Mẫu biên bản họp chi bộ thường kỳ thông dụng, phổ biến nhất

1. Khái niệm và vai trò của biên bản họp chi bộ trong sinh hoạt Đảng

Biên bản họp chi bộ là văn bản hành chính của Đảng được lập để ghi nhận trung thực, đầy đủ và có hệ thống toàn bộ diễn biến của kỳ sinh hoạt chi bộ, từ thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, nội dung thảo luận, ý kiến của đảng viên đến kết luận của chủ trì và kết quả biểu quyết. Đây không chỉ là tài liệu phản ánh quá trình tổ chức sinh hoạt Đảng mà còn là căn cứ chứng minh việc chi bộ đã thực hiện đúng nguyên tắc tổ chức, chế độ sinh hoạt và các quyết nghị được thông qua.

Trong hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, chi bộ là nền tảng của tổ chức Đảng, trực tiếp lãnh đạo việc thực hiện nhiệm vụ chính trị tại cơ quan, đơn vị, địa phương. Vì vậy, mỗi kỳ sinh hoạt chi bộ đều phải được ghi chép bằng biên bản theo đúng quy định để bảo đảm tính công khai, minh bạch, dân chủ và trách nhiệm của từng đảng viên.

Theo Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam khóa XIII và các văn bản hướng dẫn của Trung ương, biên bản họp chi bộ có nhiều ý nghĩa quan trọng.

Thứ nhất, đây là căn cứ pháp lý xác nhận diễn biến và kết quả của cuộc họp. Khi cấp ủy cấp trên tiến hành kiểm tra, giám sát hoặc đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở đảng, biên bản là tài liệu gốc chứng minh việc chi bộ đã tổ chức sinh hoạt đúng quy định, đúng trình tự và đúng thẩm quyền.

Thứ hai, biên bản là cơ sở để triển khai và theo dõi việc thực hiện nghị quyết chi bộ. Mọi nhiệm vụ được giao cho chi ủy viên hoặc đảng viên đều được ghi rõ trong biên bản cùng thời hạn thực hiện, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đôn đốc và đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ.

Thứ ba, biên bản góp phần bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ trong sinh hoạt Đảng. Những ý kiến phát biểu, nội dung tự phê bình và phê bình, các quan điểm khác nhau cũng như kết quả biểu quyết đều phải được ghi nhận khách quan, trung thực, tránh tình trạng ghi chép mang tính hình thức hoặc chỉ phản ánh ý kiến của người chủ trì.

Thứ tư, biên bản là tài liệu lưu trữ có giá trị lâu dài trong công tác xây dựng Đảng. Đây là nguồn thông tin quan trọng phục vụ việc tổng kết thực tiễn, nghiên cứu lịch sử Đảng bộ, xem xét công tác cán bộ, kết nạp đảng viên, khen thưởng, kỷ luật và giải quyết các vấn đề phát sinh sau này.

Trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay, vai trò của biên bản họp chi bộ ngày càng được nâng cao. Bên cạnh sổ biên bản truyền thống, nhiều tổ chức đảng đã triển khai lưu trữ biên bản trên hệ thống Sổ tay đảng viên điện tử theo Quy định số 339-QĐ/TW năm 2025. Tuy nhiên, bản giấy có chữ ký của chủ trì và thư ký vẫn là văn bản gốc có giá trị pháp lý cao nhất, còn bản điện tử chủ yếu phục vụ công tác quản lý, theo dõi và báo cáo.

Đáng chú ý, Hướng dẫn số 42-HD/BTCTW năm 2025 đã đổi mới phương pháp đánh giá chất lượng sinh hoạt chi bộ theo thang điểm 100. Điều này đồng nghĩa với việc nội dung biên bản không chỉ phản ánh diễn biến cuộc họp mà còn là căn cứ để chứng minh việc chi bộ đã thực hiện đầy đủ các tiêu chí về nội dung, thời lượng, dân chủ trong thảo luận và chất lượng kết luận. Nếu biên bản ghi chép sơ sài hoặc thiếu các nội dung bắt buộc, chi bộ có thể bị ảnh hưởng đến kết quả xếp loại kỳ sinh hoạt.

Ngoài nội dung, thời lượng tổ chức sinh hoạt cũng cần được ghi nhận rõ trong biên bản để chứng minh việc chấp hành quy định của Trung ương.

Việc ghi rõ giờ bắt đầu và giờ kết thúc cuộc họp là nội dung bắt buộc để phục vụ công tác kiểm tra, đánh giá chất lượng sinh hoạt.

2. Các thành phần bắt buộc phải có trong biên bản sinh hoạt chi bộ

Biên bản họp chi bộ là văn bản chính thức của Đảng nên phải được trình bày theo đúng thể thức quy định. Việc thiếu các thành phần bắt buộc không chỉ làm giảm giá trị pháp lý của văn bản mà còn ảnh hưởng đến công tác kiểm tra, giám sát và lưu trữ hồ sơ của chi bộ.

Theo Quy định số 399-QĐ/TW năm 2026 về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng cùng Hướng dẫn số 05-HD/VPTW năm 2026 về kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng, một biên bản sinh hoạt chi bộ thường kỳ phải có đầy đủ các thành phần sau.

Tiêu đề của Đảng

Phía trên bên phải của trang đầu phải ghi dòng:

"ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM"

Tiêu đề được trình bày bằng chữ in hoa, cân đối, phía dưới có đường kẻ ngang theo đúng quy định về thể thức văn bản Đảng.

Tên tổ chức đảng ban hành

Phía trên bên trái ghi:

• Tên Đảng bộ cấp trên trực tiếp.
• Tên chi bộ.

Cần phân biệt rõ "Đảng bộ" và "Đảng ủy". Ví dụ:

• ĐẢNG BỘ TRƯỜNG THPT A
• CHI BỘ TỔ TOÁN

Đây là lỗi thường gặp nhất trong quá trình soạn thảo biên bản.

Số và ký hiệu văn bản

Ngay dưới tên chi bộ ghi:

Số: …-BB/CB

Ký hiệu này giúp quản lý, tra cứu và lưu trữ hồ sơ khoa học hơn.

Địa danh và ngày, tháng, năm

Ghi đầy đủ:

"..., ngày ... tháng ... năm ..."

Ngày và tháng dưới 10 nên ghi thêm số 0 phía trước để bảo đảm thống nhất.

Tên loại văn bản

Ở giữa trang ghi:

BIÊN BẢN SINH HOẠT CHI BỘ THƯỜNG KỲ

Ngay bên dưới ghi rõ:

Tháng ... năm ...

Nội dung biên bản

Đây là phần quan trọng nhất, gồm ba nhóm nội dung chính:

• Phần mở đầu.
• Phần tiến hành sinh hoạt.
• Phần kết thúc.

Nội dung phải phản ánh khách quan, đầy đủ, không suy diễn hoặc bổ sung ý kiến chủ quan của thư ký.

Phần ký xác nhận

Cuối văn bản phải có:

• Chủ trì cuộc họp.
• Thư ký.

Hai người ký, ghi rõ họ tên theo đúng quy định.

Chữ ký hoặc chữ ký số

Biên bản giấy phải có chữ ký trực tiếp.

Đối với bản điện tử có thể sử dụng chữ ký số theo quy định của Đảng nhưng không thay thế bản gốc lưu trong sổ biên bản.

Nơi nhận

Thông thường gồm:

• Đảng ủy cấp trên trực tiếp.
• Lưu chi bộ.
• Các chi ủy viên hoặc bộ phận liên quan (nếu cần).

Việc bảo đảm đầy đủ các thành phần trên giúp biên bản đáp ứng yêu cầu về thể thức, thuận lợi trong kiểm tra, lưu trữ và sử dụng lâu dài.

3. Hướng dẫn cách ghi biên bản họp chi bộ hàng tháng chi tiết

Thư ký cuộc họp có trách nhiệm ghi chép trung thực toàn bộ diễn biến của kỳ sinh hoạt. Biên bản cần được lập theo đúng trình tự của cuộc họp để phản ánh đầy đủ quá trình lãnh đạo, thảo luận và thống nhất của chi bộ.

Bước 1. Ghi phần mở đầu

Ngay khi cuộc họp bắt đầu, thư ký cần ghi đầy đủ các thông tin hành chính.

Ghi thời gian và địa điểm

Ví dụ:

• Khai mạc lúc 14 giờ 00 phút ngày 05/8/2026.
• Địa điểm: Phòng họp số 2, Trường THCS A.

Ghi thành phần tham dự

Bao gồm:

• Tổng số đảng viên.
• Đảng viên chính thức.
• Đảng viên dự bị.
• Đảng viên sinh hoạt tạm thời.
• Đảng viên miễn sinh hoạt.
• Số đảng viên có mặt.
• Tỷ lệ tham dự.
• Danh sách đảng viên vắng mặt và lý do.

Không nên chỉ ghi:

"Có 100% đảng viên tham dự."

Mà cần ghi rõ số lượng cụ thể để phục vụ công tác thống kê.

Ghi đại biểu cấp trên

Nếu có cán bộ cấp ủy dự họp cần ghi:

• Họ tên.
• Chức vụ.
• Đơn vị công tác.

Ghi việc thông qua chương trình

Biên bản cần thể hiện:

• Chủ trì trình bày chương trình.
• Chi bộ thảo luận.
• Kết quả biểu quyết thông qua.

Ghi tình hình nộp đảng phí

Ghi số lượng đảng viên đã hoàn thành nghĩa vụ nộp đảng phí trong tháng.

Bước 2. Ghi nội dung sinh hoạt

Đây là phần chiếm dung lượng lớn nhất của biên bản.

Nội dung triển khai của Bí thư

Thư ký cần ghi tóm tắt:

• Tình hình thời sự.
• Văn bản mới của Đảng.
• Đánh giá kết quả tháng trước.
• Phương hướng tháng tới.

Khi ghi văn bản chỉ đạo nên nêu rõ:

• Số hiệu.
• Ngày ban hành.
• Cơ quan ban hành.
• Nội dung chính.

Ghi ý kiến thảo luận

Mỗi ý kiến nên trình bày theo cấu trúc:

• Người phát biểu.
• Nội dung góp ý.
• Đề xuất.
• Kiến nghị.
• Nội dung tự phê bình hoặc phê bình (nếu có).

Không nên ghi chung chung như:

"Đảng viên nhất trí cao."

Thay vào đó cần phản ánh các nội dung cụ thể đã được trao đổi.

Bước 3. Ghi phần kết thúc

Đây là phần quyết định giá trị thực thi của cuộc họp.

Kết luận của chủ trì

Ghi rõ:

• Nội dung được tiếp thu.
• Nội dung được thống nhất.
• Nội dung cần bổ sung.
• Phân công nhiệm vụ.
• Thời hạn hoàn thành.

Ghi kết quả biểu quyết

Ví dụ:

• Đồng ý: 25/26 đảng viên (96,15%).
• Không đồng ý: 01 đảng viên.
• Không có ý kiến khác.

Ghi kết quả tự chấm điểm

Nếu chi bộ thực hiện theo Hướng dẫn số 42-HD/BTCTW thì cần ghi:

• Điểm tự chấm.
• Mức xếp loại.

Thông qua biên bản

Cuối buổi họp, thư ký đọc lại toàn văn biên bản.

Nếu không có ý kiến chỉnh sửa thì ghi rõ:

"Chi bộ thống nhất thông qua biên bản."

Sau đó ghi:

• Giờ bế mạc.
• Chủ trì ký.
• Thư ký ký.

4. Mẫu biên bản họp chi bộ thường kỳ mới nhất năm 2026

Lưu ý: Các thông tin dưới dây chỉ là thông tin giả định, quý khách hàng cần thay đổi và sử dụng biểu mẫu phù hợp với tình hình thực tế.

 BIÊN BẢN SINH HOẠT CHI BỘ THƯỜNG KỲ

Tháng ..... năm 2026

Hôm nay, vào lúc ..... giờ ..... phút, ngày ..... tháng ..... năm 2026, tại ..............................................................., Chi bộ ..................................................... tiến hành sinh hoạt chi bộ thường kỳ tháng ..... năm 2026.

I. PHẦN MỞ ĐẦU

1. Nhân sự điều hành

• Chủ trì cuộc họp: Đồng chí .................................................., chức vụ: Bí thư/Phó Bí thư Chi bộ.
• Thư ký cuộc họp: Đồng chí .................................................., chức vụ: ....................................

2. Thành phần tham dự

• Đại biểu cấp trên tham dự (nếu có): Đồng chí .................................................., chức vụ .................................................., đơn vị công tác ..................................................
• Tổng số đảng viên của chi bộ: ........ đồng chí.
• Đảng viên chính thức: ........ đồng chí.
• Đảng viên dự bị: ........ đồng chí.
• Đảng viên sinh hoạt tạm thời (nếu có): ........ đồng chí.
• Đảng viên được miễn sinh hoạt theo quy định: ........ đồng chí.
• Đảng viên có mặt: ........ đồng chí, đạt ........%.
• Đảng viên vắng mặt: ........ đồng chí.

Danh sách đảng viên vắng mặt:

• Đồng chí .................................................. (Lý do: ..................................................)
• Đồng chí .................................................. (Lý do: ..................................................)

3. Thông qua chương trình sinh hoạt

Đồng chí chủ trì trình bày chương trình sinh hoạt chi bộ thường kỳ tháng ..... năm 2026. Chi bộ thảo luận và biểu quyết thống nhất thông qua chương trình với tỷ lệ ........%.

4. Báo cáo tình hình nộp đảng phí

Đồng chí .................................................. báo cáo tình hình nộp đảng phí của đảng viên trong tháng. Kết quả: ........../.......... đảng viên đã hoàn thành nghĩa vụ nộp đảng phí theo quy định.

II. NỘI DUNG SINH HOẠT

1. Công tác chính trị, tư tưởng

Đồng chí Bí thư chi bộ thông tin tình hình thời sự nổi bật trong nước, quốc tế và địa phương; phổ biến các văn bản chỉ đạo mới của Trung ương, cấp ủy cấp trên; đánh giá tình hình tư tưởng của cán bộ, đảng viên và định hướng công tác tư tưởng trong thời gian tới.

Các văn bản được quán triệt:

• ....................................................................................................
• ....................................................................................................
• ....................................................................................................

2. Đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ tháng trước

Đồng chí Bí thư trình bày báo cáo kết quả lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ tháng trước, gồm các nội dung:

• Kết quả thực hiện nhiệm vụ chính trị.
• Công tác xây dựng Đảng.
• Công tác kiểm tra, giám sát.
• Công tác phát triển đảng viên.
• Việc thực hiện các nhiệm vụ đã giao tại kỳ sinh hoạt trước.
• Những kết quả nổi bật.
• Những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân.

3. Phương hướng, nhiệm vụ tháng tới

Chi bộ thống nhất các nhiệm vụ trọng tâm sau:

• ....................................................................................................
• ....................................................................................................
• ....................................................................................................

Phân công trách nhiệm:

• Đồng chí .................................................. phụ trách ..................................................
• Đồng chí .................................................. phụ trách ..................................................
• Thời hạn hoàn thành: ....................................................

4. Thảo luận

Các đảng viên tham gia phát biểu ý kiến:

Ý kiến của đồng chí ..................................................:

............................................................................................................

............................................................................................................

Ý kiến của đồng chí ..................................................:

............................................................................................................

............................................................................................................

Ý kiến của đồng chí ..................................................:

............................................................................................................

............................................................................................................

(Thư ký tiếp tục ghi đầy đủ, trung thực các ý kiến phát biểu, nội dung tự phê bình, phê bình, kiến nghị và đề xuất của từng đảng viên theo diễn biến thực tế của cuộc họp.)

III. KẾT THÚC

1. Kết luận của chủ trì

Đồng chí Bí thư chi bộ tổng hợp các ý kiến, tiếp thu các nội dung được thống nhất và kết luận:

• ....................................................................................................
• ....................................................................................................
• ....................................................................................................

Phân công nhiệm vụ:

• Đồng chí .................................................. thực hiện nhiệm vụ .................................................., hoàn thành trước ngày ..... tháng ..... năm 2026.
• Đồng chí .................................................. thực hiện nhiệm vụ .................................................., hoàn thành trước ngày ..... tháng ..... năm 2026.

2. Kết quả biểu quyết

Chi bộ tiến hành biểu quyết thông qua kết luận (hoặc nghị quyết) của kỳ sinh hoạt.

Kết quả:

• Đồng ý: ........ đồng chí, đạt ........%.
• Không đồng ý: ........ đồng chí, đạt ........%.
• Có ý kiến khác: ........ đồng chí (nêu rõ nội dung nếu có).

3. Đánh giá chất lượng kỳ sinh hoạt

Chi bộ tiến hành tự đánh giá chất lượng buổi sinh hoạt theo các tiêu chí quy định.

• Tổng số điểm tự chấm: ........../100 điểm.
• Đề xuất mức xếp loại: ..................................................
• Kết quả biểu quyết thông qua: ........% đảng viên nhất trí.

4. Thông qua biên bản

Đồng chí Thư ký đọc toàn văn biên bản trước chi bộ. Các đảng viên dự họp thống nhất thông qua biên bản, không có ý kiến chỉnh sửa (hoặc ghi rõ các nội dung được chỉnh sửa nếu có).

Buổi sinh hoạt chi bộ thường kỳ tháng ..... năm 2026 kết thúc vào hồi ..... giờ ..... phút cùng ngày.

5. Những lưu ý quan trọng khi trình bày và lưu trữ biên bản chi bộ

Để biên bản sinh hoạt chi bộ có giá trị pháp lý và thuận tiện trong công tác quản lý hồ sơ, việc trình bày và lưu trữ phải tuân thủ nghiêm các quy định về văn bản của Đảng.

Về hình thức trình bày, biên bản nên sử dụng phông chữ Unicode Times New Roman trên khổ giấy A4. Lề trái được chừa rộng hơn để thuận tiện đóng quyển; lề trên, lề dưới và lề phải thực hiện theo quy chuẩn thể thức văn bản của Đảng. Các tiêu đề, tên loại văn bản, mục và tiểu mục cần trình bày thống nhất, bảo đảm tính trang trọng và dễ theo dõi.

Nội dung biên bản phải được ghi liên tục theo diễn biến thực tế của cuộc họp. Không được tẩy xóa, sửa chữa trực tiếp trong sổ biên bản. Nếu phát hiện sai sót sau khi ký xác nhận, việc xử lý phải thực hiện theo đúng quy trình đính chính hoặc thông qua tại kỳ họp tiếp theo, tuyệt đối không tự ý thay đổi nội dung đã được xác nhận.

Sau khi kết thúc cuộc họp, biên bản cần được chủ trì và thư ký kiểm tra, ký xác nhận đầy đủ trước khi đưa vào lưu trữ. Bản gốc phải được ghi trong sổ biên bản của chi bộ, bảo quản tại nơi lưu giữ hồ sơ của chi bộ theo chế độ bảo mật đối với tài liệu của Đảng.

Bên cạnh bản giấy, nhiều chi bộ hiện nay thực hiện số hóa biên bản trên ứng dụng Sổ tay đảng viên điện tử để phục vụ công tác quản lý và báo cáo. Tuy nhiên, bản điện tử chỉ có giá trị hỗ trợ quản lý; bản viết tay có chữ ký trực tiếp của chủ trì và thư ký vẫn là tài liệu gốc có giá trị pháp lý cao nhất.

Đối với hồ sơ lưu trữ, thời hạn bảo quản được xác định theo quy định của Đảng về công tác văn thư, lưu trữ. Trường hợp một hồ sơ gồm nhiều loại tài liệu có thời hạn bảo quản khác nhau thì áp dụng thời hạn bảo quản của tài liệu có giá trị cao nhất để bảo đảm tính thống nhất của hồ sơ.

6. Câu hỏi thường gặp về quy trình ghi chép biên bản Đảng

Bí thư chi bộ có được đồng thời làm thư ký cuộc họp không?

Không. Theo nguyên tắc tổ chức và sinh hoạt Đảng, người chủ trì cuộc họp và người ghi biên bản phải là hai chủ thể độc lập. Việc phân công thư ký riêng giúp bảo đảm tính khách quan trong ghi chép, đồng thời tạo cơ chế kiểm tra chéo khi rà soát nội dung biên bản trước khi ký xác nhận.

Đã sử dụng Sổ tay đảng viên điện tử thì còn phải ghi sổ biên bản viết tay không?

Có. Việc số hóa hồ sơ chỉ hỗ trợ quản lý, theo dõi và báo cáo. Sổ biên bản viết tay có chữ ký trực tiếp của chủ trì và thư ký vẫn là văn bản gốc có giá trị pháp lý, phải được duy trì và lưu giữ theo quy định.

Có được ghi tóm tắt ý kiến của đảng viên không?

Được, nhưng phải bảo đảm phản ánh đúng bản chất nội dung phát biểu. Thư ký không được tự ý lược bỏ những ý kiến quan trọng, đặc biệt là các nội dung liên quan đến tự phê bình, phê bình, kiến nghị, phản biện hoặc kết quả biểu quyết.

Khi phát hiện sai sót sau khi đã ký biên bản thì xử lý thế nào?

Nếu chỉ là lỗi kỹ thuật như chính tả, ngày tháng hoặc thể thức trình bày thì có thể lập nội dung đính chính, có xác nhận của chủ trì và thư ký. Trường hợp sai sót làm thay đổi nội dung cuộc họp, kết quả biểu quyết hoặc phân công nhiệm vụ thì không được tẩy xóa trong sổ biên bản. Chi bộ cần đưa nội dung này ra xem xét tại kỳ sinh hoạt tiếp theo để thống nhất việc điều chỉnh hoặc lập biên bản đính chính theo đúng quy định.

Biên bản họp chi bộ có cần đọc lại trước khi kết thúc cuộc họp không?

Có. Trước khi bế mạc, thư ký cần đọc toàn văn hoặc đọc các nội dung chính của biên bản để toàn thể đảng viên tham dự kiểm tra, góp ý nếu cần. Sau khi chi bộ thống nhất thông qua, chủ trì và thư ký mới thực hiện ký xác nhận. Đây là bước quan trọng nhằm bảo đảm tính chính xác, khách quan và giá trị pháp lý của biên bản.

Bên cạnh đó, quý bạn đọc cũng có thể tham khảo thêm một số nội dung khác liên quan đến chủ đề họp chi bộ như:

• Mẫu trích biên bản họp chi bộ mới nhất kèm tải File
• Mẫu Biên bản họp chi bộ đề nghị công nhận Đảng viên chính thức
• Mẫu biên bản họp chi bộ đề nghị kết nạp Đảng viên mới nhất