Làm giấy ủy quyền vắng mặt một bên có được không?

Trong nhịp sống hiện đại hối hả, khi các mối quan hệ dân sự và kinh tế không còn bị giới hạn bởi biên giới địa lý hay khoảng cách vùng miền, nhu cầu thực hiện các giao dịch thông qua người đại diện đã trở thành một phần tất yếu của đời sống pháp lý. Tuy nhiên, một bài toán thường xuyên đặt ra khiến không ít cá nhân và doanh nghiệp lúng túng là: "Làm thế nào để xác lập một mối quan hệ ủy quyền khi người ủy quyền và người được ủy quyền đang ở hai đầu đất nước, thậm chí là ở hai quốc gia khác nhau?" Liệu quy trình pháp lý có đủ linh hoạt để chấp nhận sự vắng mặt của một bên tại thời điểm ký kết, hay sự cách biệt về địa lý sẽ trở thành rào cản làm đình trệ mọi kế hoạch và dự định?

Việc làm giấy ủy quyền vắng mặt một bên không đơn thuần là một thủ tục hành chính thay thế, mà đó là sự vận dụng tinh tế các quy định về "Ủy quyền kép" được ghi nhận trong Luật Công chứng và Bộ luật Dân sự. Đây chính là nhịp cầu pháp lý quan trọng, cho phép các bên nối dài cánh tay quyền hạn của mình để thực hiện các công việc cần thiết mà không nhất thiết phải hiện diện cùng một thời điểm, tại cùng một văn phòng công chứng. Việc thấu hiểu tường tận trình tự, điều kiện và những lưu ý bảo mật trong quy trình này không chỉ giúp chúng ta tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí đi lại mà còn đảm bảo cho mọi giao dịch được vận hành một cách trơn tru, hợp pháp và tuyệt đối an toàn.

1. Bản chất pháp lý của hoạt động ủy quyền 

Trước khi đi vào phân tích chi tiết Điều 57 Luật Công chứng 2024 (Luật 2024), cần phải làm rõ các khái niệm nền tảng về đại diện và ủy quyền vốn thường bị nhầm lẫn trong thực tiễn áp dụng. Trong hệ thống pháp luật dân sự Việt Nam, ủy quyền là sự chuyển giao quyền thay mặt từ một chủ thể này sang một chủ thể khác để xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.

Một trong những nhầm lẫn phổ biến nhất của người dân là đánh đồng "Giấy ủy quyền" và "Hợp đồng ủy quyền". Dưới góc độ pháp lý chuyên sâu, hai loại văn bản này sở hữu những đặc tính khác biệt rõ rệt về bản chất, chủ thể và hệ quả pháp lý. Giấy ủy quyền được coi là hành vi pháp lý đơn phương, trong đó người ủy quyền chỉ định người được ủy quyền thực hiện công việc mà không cần sự cam kết ngay lập tức từ phía người nhận. Ngược lại, Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận song phương, hình thành dựa trên sự thống nhất ý chí giữa hai bên, quy định rõ quyền và nghĩa vụ của cả bên ủy quyền và bên được ủy quyền.

Luật Công chứng 2024 khẳng định công chứng là một dịch vụ công, trong đó Công chứng viên đóng vai trò là người chứng kiến và chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của các giao dịch. Đối với hoạt động ủy quyền, sự hiện diện của Công chứng viên đảm bảo rằng các bên tham gia hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự phù hợp và nội dung ủy quyền không vi phạm điều cấm của luật hay trái đạo đức xã hội. Theo Luật mới, văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan và có giá trị chứng cứ mà không cần phải chứng minh thêm tại Tòa án.

2. Làm giấy ủy quyền vắng mặt một bên có được không?

Câu hỏi then chốt "Làm giấy ủy quyền vắng mặt một bên có được không?" đã được giải đáp một cách tường minh tại Điều 57 của Luật Công chứng 2024. Điều luật này không những không cấm mà còn tạo ra một lộ trình pháp lý rõ ràng cho việc công chứng hợp đồng ủy quyền khi các bên không thể cùng có mặt tại một tổ chức hành nghề công chứng.

- Nguyên tắc ký tiếp nối tại hai nơi:

Điều 57 Luật Công chứng 2024  thiết lập một cơ chế "ký tách" hoặc "ký tiếp nối". Thay vì yêu cầu hai bên phải cùng hít thở chung một bầu không khí tại một văn phòng công chứng, luật cho phép mỗi bên thực hiện nghĩa vụ ký kết tại nơi họ đang cư trú hoặc làm việc. Đây là sự thừa nhận tính thực tế của các giao dịch hiện đại, nơi khoảng cách địa lý giữa các chủ thể có thể cách nhau hàng ngàn cây số.

Cần lưu ý rằng Điều 57 đặc biệt nhấn mạnh vào "Hợp đồng ủy quyền" chứ không phải "Giấy ủy quyền" đơn phương. Điều này là do tính chất song phương của hợp đồng đòi hỏi sự xác nhận ý chí của cả hai bên để văn bản có giá trị pháp lý đầy đủ nhất, đặc biệt là trong các giao dịch quan trọng như mua bán bất động sản hoặc định đoạt tài sản giá trị lớn.

- Giá trị pháp lý và thời điểm có hiệu lực:

Hợp đồng ủy quyền theo Điều 57 Luật Công chứng 2024 chỉ chính thức phát sinh hiệu lực kể từ thời điểm Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thứ hai (nơi bên được ủy quyền ký) ký và đóng dấu vào văn bản. Điều này tạo ra một chuỗi logic pháp lý: văn bản đi từ đề nghị ủy quyền (bên ủy quyền) đến chấp nhận ủy quyền (bên được ủy quyền), và chỉ khi sự chấp nhận này được chứng nhận thì vòng tròn pháp lý mới được khép kín.

3. Quy trình thủ tục công chứng ủy quyền hai nơi 

Việc thực thi Điều 57 Luật Công chứng 2024  đòi hỏi một quy trình ba bước nghiêm ngặt, đòi hỏi sự phối hợp giữa hai tổ chức hành nghề công chứng và sự cẩn trọng từ phía người yêu cầu.

Giai đoạn 1: Xác lập đề nghị ủy quyền tại nơi cư trú của bên ủy quyền

Bên ủy quyền phải mang hồ sơ đến một tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng) do họ lựa chọn tại địa phương mình.

Hồ sơ cần chuẩn bị: Phiếu yêu cầu công chứng, giấy tờ tùy thân (CCCD, Hộ chiếu còn hạn), giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản (nếu ủy quyền định đoạt tài sản), và giấy tờ về tình trạng hôn nhân.

Công chứng viên kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ, giải thích quyền và nghĩa vụ cho bên ủy quyền. Bên ủy quyền thực hiện ký và điểm chỉ vào bản gốc hợp đồng ủy quyền. Công chứng viên ký và đóng dấu chứng nhận phần ủy quyền của bên ủy quyền.

Giai đoạn 2: Luân chuyển hồ sơ gốc

Sau khi hoàn tất bước một, bên ủy quyền phải chuyển bản gốc hợp đồng đã có dấu công chứng cho bên được ủy quyền. Tuyệt đối không được sử dụng bản scan, bản photo hay chữ ký giả trong giai đoạn này vì Công chứng viên thứ hai cần đối chiếu trực tiếp trên văn bản gốc.

Giai đoạn 3: Xác lập chấp nhận ủy quyền tại nơi cư trú của bên được ủy quyền

Bên được ủy quyền mang bản gốc hợp đồng đó đến một tổ chức hành nghề công chứng tại nơi họ cư trú để yêu cầu công chứng tiếp vào văn bản.

Công chứng viên thứ hai có trách nhiệm kiểm tra tính xác thực của con dấu và chữ ký của Công chứng viên thứ nhất trên văn bản. Sau khi xác thực, bên được ủy quyền thực hiện ký vào phần chấp nhận ủy quyền. Công chứng viên thứ hai ký chứng nhận và đóng dấu của tổ chức mình vào hợp đồng.

Theo quy định mới, tổ chức hành nghề công chứng nơi bên được ủy quyền ký phải gửi 01 bản gốc hợp đồng cho tổ chức hành nghề công chứng nơi bên ủy quyền đã ký để lưu trữ hồ sơ, đảm bảo tính thống nhất và tra cứu thông tin sau này.

4. So sánh những điểm mới so với quy định cũ 

Luật Công chứng 2024 không chỉ đơn thuần kế thừa mà còn thực hiện những bước cải cách mạnh mẽ, đặc biệt là trong việc kiểm soát trách nhiệm và ứng dụng công nghệ.

Tăng cường kiểm soát và phân nhóm hành vi bị nghiêm cấm: Trong khi Luật công chứng 2014 quy định chung chung về các hành vi bị nghiêm cấm, Luật 2024 đã phân định rõ các hành vi bị cấm theo từng nhóm đối tượng: Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng và cá nhân, tổ chức có liên quan. Điều này giúp việc xử lý vi phạm trong các giao dịch ủy quyền trở nên chính xác và nghiêm minh hơn, đặc biệt là các hành vi giả mạo người ủy quyền trong quy trình ủy quyền vắng mặt.

Chế định Công chứng điện tử - Bước ngoặt của tương lai: Điểm khác biệt rực rỡ nhất của Luật 2024 là việc chính thức triển khai công chứng điện tử từ ngày 01/07/2025. Điều này có ảnh hưởng trực tiếp đến việc ủy quyền vắng mặt thông qua hai hình thức:

• Công chứng điện tử trực tiếp: Các bên vẫn đến văn phòng nhưng thay vì ký giấy, họ sử dụng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử.
• Công chứng điện tử trực tuyến (Online): Đây là hình thức đột phá nhất, cho phép các bên không cần có mặt tại cùng một địa điểm mà giao kết giao dịch qua phương tiện trực tuyến dưới sự chứng kiến của Công chứng viên. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng Luật 2024 không áp dụng công chứng điện tử trực tuyến đối với di chúc và các hành vi pháp lý đơn phương khác. Như vậy, Hợp đồng ủy quyền song phương theo Điều 57 sẽ là đối tượng tiềm năng nhất cho hình thức công chứng online này.

Quản lý tuổi hành nghề và chất lượng đội ngũ: Luật 2024 giới hạn tuổi hành nghề của Công chứng viên là không quá 70 tuổi. Điều này nhằm đảm bảo sức khỏe và sự minh mẫn của Công chứng viên khi thực hiện các giao dịch phức tạp như ủy quyền hai nơi, vốn đòi hỏi sự tỉnh táo cao độ để đối chiếu thông tin.

5. Những lưu ý quan trọng để hợp đồng ủy quyền có hiệu lực

Việc thực hiện ủy quyền vắng mặt tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu các bên không nắm vững các quy định về hiệu lực và phạm vi quyền hạn.

Thời hạn và phạm vi ủy quyền: Một trong những rủi ro thường gặp là việc các bên không ghi rõ thời hạn ủy quyền. Theo Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015, nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định khác, hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm kể từ ngày xác lập. Đối với ủy quyền hai nơi, các bên cần tính toán kỹ thời gian từ lúc người thứ nhất ký đến lúc người thứ hai ký để tránh trường hợp văn bản bị vô hiệu về mặt thời gian trước khi kịp thực hiện công việc.

Phạm vi ủy quyền cũng cần được mô tả chi tiết, tránh sử dụng những cụm từ quá rộng như "toàn quyền quyết định" mà không có giới hạn, dễ dẫn đến việc người được ủy quyền lạm dụng quyền hạn để gây thiệt hại cho người ủy quyền.

Quy trình sửa đổi, bổ sung và hủy bỏ ủy quyền hai nơi: Luật công chứng 2024 đã làm rõ quy trình này để tránh tình trạng "trống đánh xuôi, kèn thổi ngược" giữa hai văn phòng công chứng. Việc hủy bỏ hợp đồng ủy quyền đã được công chứng tại hai nơi có thể được thực hiện theo hai phương thức:

• Ký tiếp tại hai nơi: Bên ủy quyền làm thủ tục hủy bỏ tại tổ chức cũ, sau đó gửi văn bản cho bên được ủy quyền ký tiếp tại tổ chức cũ của họ.
• Ký cùng một nơi: Nếu cả hai bên cùng có mặt tại một trong hai tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng trước đó, tổ chức này có quyền thực hiện việc chấm dứt hợp đồng và phải thông báo bằng văn bản cho tổ chức còn lại để lưu hồ sơ.

Năng lực hành vi và tính tự nguyện: Dưới góc độ rủi ro, Công chứng viên phải đặc biệt lưu ý đến năng lực hành vi dân sự của các bên. Trong trường hợp người ủy quyền là người già yếu, không thể đi lại hoặc có dấu hiệu không minh mẫn, việc công chứng có thể phải thực hiện ngoài trụ sở hoặc yêu cầu giám định sức khỏe để đảm bảo tính pháp lý của văn bản. Nếu một trong các bên bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự sau khi ký nhưng trước khi giao dịch hoàn tất, văn bản ủy quyền sẽ mặc nhiên chấm dứt hiệu lực.

6. Chi phí và tài chính trong ủy quyền hai nơi

Chi phí công chứng là một trong những rào cản khiến người dân băn khoăn khi thực hiện thủ tục tại hai địa điểm khác nhau. Tổng chi phí cho việc công chứng hợp đồng ủy quyền bao gồm Phí công chứng và Thù lao công chứng.

Luật Công chứng 2024 quy định tại Điều 70 về nghĩa vụ nộp phí, tuy nhiên không đưa ra một tỷ lệ phân chia cứng nhắc giữa hai văn phòng công chứng khi thực hiện Điều 57. Thực tế, mỗi tổ chức hành nghề công chứng sẽ thực hiện thu phí và thù lao dựa trên phần công việc (hành vi công chứng) mà mình thực hiện. Thông thường, tổ chức hành nghề công chứng thứ nhất sẽ thu phí công chứng và thù lao soạn thảo ban đầu, trong khi tổ chức thứ hai thu phí công chứng cho hành vi ký chứng nhận tiếp và phí lưu trữ, gửi văn bản.

Kết luận

Việc lập giấy ủy quyền khi vắng mặt một bên là vấn đề được pháp luật cho phép trong những điều kiện nhất định và phải được thực hiện theo đúng quy định nhằm bảo đảm tính hợp pháp và giá trị pháp lý của văn bản ủy quyền. Việc vắng mặt một bên không làm mất hiệu lực của văn bản ủy quyền nếu việc lập, ký kết và công chứng hoặc chứng thực được thực hiện đúng trình tự, thủ tục và bảo đảm đầy đủ các điều kiện pháp luật quy định. Điều này thể hiện tính linh hoạt và phù hợp của pháp luật trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức thực hiện các quyền dân sự của mình trong bối cảnh các quan hệ xã hội ngày càng đa dạng và phức tạp.

Công ty Luật Minh Khuê mong muốn gửi đến quý khách hàng những thông tin tư vấn hữu ích. Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, hãy liên hệ với Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Hoặc quý khách hàng gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc nhanh chóng. Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của quý khách hàng!