1. Làm rõ hồ sơ mời thầu được quy định như thế nào?
Như chúng ta đã biết, sau thời điểm đóng thầu, bất kỳ hồ sơ dự thầu nào được gửi đến bên mời thầu đều sẽ bị coi là không hợp lệ và bị loại. Mọi tài liệu gửi đến sau thời điểm này nhằm sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ dự thầu đã nộp đều bị coi là không hợp lệ, trừ khi đó là tài liệu được nhà thầu gửi đến để làm rõ hồ sơ theo yêu cầu của bên mời thầu hoặc để giới thiệu các thông tin làm rõ, bổ sung nhằm chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu.
Đối với quá trình đấu thầu qua mạng, quy định là sau thời điểm đóng thầu, nhà thầu sẽ không thể nộp hồ sơ dự thầu hoặc bất kỳ tài liệu nào khác. Điều này có nghĩa là nhà thầu sẽ không tham gia đấu thầu. Bên mời thầu chỉ nhận hồ sơ dự thầu và các tài liệu đính kèm từ nhà thầu nếu những này được nộp trước thời điểm đóng thầu. Điều 16 của Nghị định 63/2014/NĐ-CP xác định:
- Sau khi mở thầu, nhà thầu phải làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu. Trong trường hợp hồ sơ dự thầu thiếu tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm, bên mời thầu có quyền yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung để chứng minh độ hợp lệ của họ. Đối với những thông tin kỹ thuật và tài chính được nêu trong hồ sơ dự thầu, việc làm rõ phải tuân thủ nguyên tắc không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ đã nộp và không thay đổi giá dự thầu.
- Trong trường hợp sau thời điểm đóng thầu, nếu nhà thầu phát hiện thiếu các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm, họ có quyền gửi tài liệu đến bên mời thầu để làm rõ. Bên mời thầu có trách nhiệm tiếp nhận và xem xét tài liệu để đánh giá; tài liệu này được coi là một phần của hồ sơ dự thầu.
- Việc làm rõ hồ sơ dự thầu chỉ thực hiện giữa bên mời thầu và nhà thầu có hồ sơ dự thầu. Quá trình này phải đảm bảo không làm thay đổi bản chất của hồ sơ dự thầu và nội dung làm rõ phải được ghi bằng văn bản, được bảo quản như một phần của hồ sơ dự thầu.
Điều này đồng nghĩa với việc mọi tài liệu gửi đến sau thời điểm đóng thầu đều sẽ bị coi là không hợp lệ, trừ khi đó là tài liệu nhà thầu gửi theo yêu cầu của bên mời thầu để làm rõ hồ sơ dự thầu, nhưng nhất quán phải tuân thủ nguyên tắc không làm thay đổi bản chất của sự tham dự của nhà thầu và không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã được nộp. Theo đó, nhà thầu cũng được phép tự gửi tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm đến bên mời thầu khi họ phát hiện thiếu các tài liệu này trong hồ sơ dự thầu của mình.
Miêu tả rõ hơn quy định về làm rõ hồ sơ mời thầu được xác định tại điều 17 của Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT như sau:
- Đối với việc lựa chọn nhà thầu không thông qua mạng, trong trường hợp cần làm rõ hồ sơ mời thầu, nhà thầu phải gửi đề nghị làm rõ đến bên mời thầu thông qua Hệ thống ít nhất 03 ngày làm việc (đối với đấu thầu trong nước) hoặc ít nhất 05 ngày làm việc (đối với đấu thầu quốc tế) trước thời điểm đóng thầu để được xem xét và xử lý.
- Đối với việc lựa chọn nhà thầu thông qua mạng, nếu cần làm rõ hồ sơ mời thầu (E-HSMT), nhà thầu phải gửi đề nghị làm rõ đến bên mời thầu qua Hệ thống ít nhất 03 ngày làm việc trước ngày đóng thầu để xem xét và xử lý.
Sau đó, bên mời thầu tiếp nhận yêu cầu làm rõ từ nhà thầu và công bố văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu hoặc E-HSMT trên Hệ thống ít nhất 02 ngày làm việc trước ngày đóng thầu. Nội dung của văn bản làm rõ không được trái với nội dung đã được phê duyệt trong hồ sơ mời thầu hoặc E-HSMT.
Trong trường hợp cần sửa đổi hồ sơ mời thầu hoặc E-HSMT do việc tiếp nhận yêu cầu làm rõ, quá trình sửa đổi phải tuân thủ quy định tại điều 17 của Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT, đồng thời tuân thủ thời gian quy định tại điểm m khoản 1 của Điều 12 Luật Đấu thầu và điểm c khoản 2 của Điều 64 Nghị định 63/2014/NĐ-CP.
Đặc biệt, nếu cần thiết, bên mời thầu có thể tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để trao đổi với các nhà thầu về các nội dung trong hồ sơ mời thầu hoặc E-HSMT mà chưa rõ ràng. Thông tin về hội nghị tiền đấu thầu sẽ được đăng tải trên Hệ thống và bên mời thầu cần ghi lại và công bố biên bản của cuộc họp trong vòng tối đa 02 ngày làm việc sau ngày kết thúc hội nghị tiền đấu thầu.
2. Quy định về hồ sơ mời thầu đối với lựa chọn nhà thầu từ ngày 01/01/2024
Dưới đây là nội dung của hồ sơ mời thầu đối với việc lựa chọn nhà thầu, theo quy định tại Khoản 1 Điều 44 của Luật Đấu thầu 2023:
- Chỉ dẫn cho nhà thầu, bao gồm cả lựa chọn mua thêm nếu có.
- Bảng dữ liệu đấu thầu.
- Tiêu chuẩn đánh giá bao gồm:
+ Tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu.
+ Năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu.
+ Khả năng kỹ thuật.
+ Tài chính và thương mại.
+ Uy tín của nhà thầu dựa trên việc tham gia thầu, thực hiện các hợp đồng tương tự trước đó, và chất lượng hàng hóa tương tự đã sử dụng.
- Trong trường hợp sử dụng nhà thầu phụ đặc biệt, hồ sơ mời thầu phải mô tả rõ phạm vi công việc và yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu phụ đặc biệt.
- Biểu mẫu mời thầu và dự thầu.
- Phạm vi cung cấp, bao gồm yêu cầu kỹ thuật và các điều khoản tham chiếu.
- Điều kiện và biểu mẫu hợp đồng.
- Các hồ sơ, bản vẽ, và các nội dung khác nếu có.
3. Quy định về thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu từ ngày 01/01/2024
Thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu theo Điều 45 Luật Đấu thầu 2023 được xác định như sau:
- Thời gian chuẩn bị hồ sơ quan tâm và hồ sơ dự sơ tuyển tối thiểu là 9 ngày đối với đấu thầu trong nước và 18 ngày đối với đấu thầu quốc tế, tính từ ngày phát hành hồ sơ mời quan tâm và hồ sơ mời sơ tuyển đến ngày đóng thầu.
- Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu đối với đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế tối thiểu là 18 ngày đối với đấu thầu trong nước và 35 ngày đối với đấu thầu quốc tế, tính từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu đến ngày đóng thầu. Đối với các gói thầu nhỏ (giá không quá 20 tỷ đồng đối với xây lắp, hỗn hợp, và 10 tỷ đồng đối với mua sắm hàng hóa, dịch vụ phi tư vấn), thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu là 9 ngày đối với đấu thầu trong nước và 18 ngày đối với đấu thầu quốc tế.
- Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu đối với chào hàng cạnh tranh là 5 ngày làm việc, tính từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu đến ngày đóng thầu.
- Trong trường hợp gói thầu đủ điều kiện áp dụng hình thức chỉ định thầu theo quy định, nhưng người có thẩm quyền quyết định áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi để lựa chọn nhà thầu, thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu là 9 ngày từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu đến ngày đóng thầu.
- Việc sửa đổi hồ sơ mời thầu được thực hiện tối thiểu là 10 ngày trước ngày đóng thầu, và 3 ngày làm việc trước ngày đóng thầu đối với các gói thầu nhỏ.
- Sửa đổi hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển được thực hiện trong thời gian tối thiểu là 3 ngày làm việc trước ngày đóng thầu.
- Hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, và hồ sơ mời thầu được phát hành cùng với thông báo mời nộp hồ sơ quan tâm, thông báo mời sơ tuyển, và thông báo mời thầu.
- Đối với các công việc khác ngoài quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 45 Luật Đấu thầu 2023, người có thẩm quyền và chủ đầu tư chịu trách nhiệm quyết định thời gian thực hiện dựa trên bảo đảm tiến độ của dự án và gói thầu.
Luật Đấu thầu 2023 có hiệu lực từ ngày 01/01/2024, thay thế Luật Đấu thầu 2013.
Bài viết liên quan: Quy định mới phát hành, sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu?
Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!
