Lấy ý kiến quy chế quản lý kiến trúc đô thị phải trực tiếp bằng văn bản?

1. Quy định về việc lấy ý kiến trực tiếp bằng văn bản

Việc lấy ý kiến trực tiếp bằng văn bản cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:

- Nội dung văn bản lấy ý kiến:

+ Nêu rõ mục đích: Phải nêu rõ lý do, mục đích lấy ý kiến để người tham gia hiểu rõ và có cơ sở đóng góp ý kiến chính xác.

+ Nội dung Quy chế cần lấy ý kiến: Phải trình bày đầy đủ, chính xác nội dung Quy chế cần lấy ý kiến để người tham gia nắm rõ và có thể đóng góp ý kiến cụ thể.

+ Thời hạn lấy ý kiến: Phải quy định rõ thời gian bắt đầu và kết thúc lấy ý kiến để người tham gia có thể sắp xếp thời gian đóng góp ý kiến phù hợp.

+ Địa chỉ liên hệ để tiếp nhận ý kiến: Phải cung cấp đầy đủ thông tin về địa chỉ, số điện thoại, email,... để người tham gia có thể dễ dàng liên hệ và gửi ý kiến.

- Phân phối văn bản lấy ý kiến:

+ Gửi đến các tổ chức, cá nhân liên quan: Phải xác định danh sách cụ thể các tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung Quy chế cần lấy ý kiến và gửi văn bản lấy ý kiến đến từng đối tượng.

+ Hình thức gửi văn bản: Có thể gửi văn bản trực tiếp, qua bưu điện hoặc qua email.

- Quyền của tổ chức, cá nhân liên quan:

+ Có quyền gửi ý kiến bằng văn bản: Tổ chức, cá nhân liên quan có quyền đóng góp ý kiến bằng văn bản dưới dạng ý kiến chung hoặc ý kiến cụ thể cho từng điều khoản của Quy chế.

+ Gửi ý kiến trong thời hạn quy định: Phải gửi ý kiến trong thời hạn lấy ý kiến đã được quy định trong văn bản lấy ý kiến.

- Lưu ý:

+ Việc lấy ý kiến trực tiếp bằng văn bản cần được thực hiện một cách công khai, minh bạch để đảm bảo thu thập ý kiến đầy đủ, chính xác và khách quan của mọi tổ chức, cá nhân liên quan.

+ Cần tổng hợp, phân tích và xem xét kỹ lưỡng các ý kiến đóng góp để hoàn thiện Quy chế trước khi ban hành.

Ngoài ra, tùy theo quy định cụ thể của từng trường hợp mà có thể có thêm những yêu cầu khác đối với việc lấy ý kiến trực tiếp bằng văn bản.

2. Việc lấy ý kiến trực tiếp bằng văn bản có bắt buộc không?

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 85/2020/NĐ-CP, việc lấy ý kiến về quy chế quản lý kiến trúc đô thị có thể được thực hiện theo một hoặc nhiều hình thức sau:

- Trực tiếp bằng văn bản, phiếu điều tra, phiếu góp ý: Hình thức này phù hợp với việc thu thập ý kiến của một số lượng lớn cá nhân hoặc tổ chức trong phạm vi hẹp.

- Hội nghị, hội thảo: Hình thức này phù hợp với việc trao đổi thảo luận và thu thập ý kiến trực tiếp từ các chuyên gia, nhà quản lý, tổ chức và cá nhân có liên quan.

- Lấy ý kiến qua cổng thông tin điện tử của cơ quan có liên quan: Hình thức này phù hợp với việc thu thập ý kiến một cách nhanh chóng, tiện lợi và rộng rãi thông qua mạng internet.

- Trưng bày công khai hoặc giới thiệu trên phương tiện thông tin đại chúng: Hình thức này phù hợp với việc thông tin rộng rãi nội dung quy chế quản lý kiến trúc đô thị đến người dân để họ có thể tham gia đóng góp ý kiến.

Việc lựa chọn hình thức lấy ý kiến phù hợp sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như mục đích lấy ý kiến, phạm vi đối tượng lấy ý kiến, điều kiện kinh phí,...

Cần lưu ý rằng, mặc dù không bắt buộc phải lấy ý kiến về quy chế quản lý kiến trúc đô thị trực tiếp bằng văn bản, tuy nhiên đây vẫn là một hình thức hiệu quả để thu thập ý kiến một cách chi tiết và cụ thể từ các tổ chức, cá nhân liên quan. Do đó, trong nhiều trường hợp, việc lấy ý kiến trực tiếp bằng văn bản vẫn được áp dụng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin thu thập được.

Ngoài ra, cần tuân thủ các quy định về thời hạn lấy ý kiến, quy trình lấy ý kiến và cách thức tiếp nhận, xử lý ý kiến đóng góp để đảm bảo tính minh bạch và công khai trong quá trình lấy ý kiến về quy chế quản lý kiến trúc đô thị.

3. Trường hợp nên áp dụng hình thức lấy ý kiến trực tiếp bằng văn bản

Hình thức lấy ý kiến trực tiếp bằng văn bản có nhiều ưu điểm như:

- Thu thập được ý kiến chi tiết, cụ thể: Việc sử dụng văn bản cho phép người tham gia trình bày ý kiến một cách đầy đủ, rõ ràng và logic, đồng thời có thể đính kèm tài liệu, số liệu để minh họa cho ý kiến của mình.

- Đảm bảo tính chính xác: Việc thu thập ý kiến bằng văn bản giúp hạn chế sai sót do nghe nhầm, ghi chép sai sót hoặc diễn đạt không chính xác ý kiến của người tham gia.

- Dễ dàng lưu trữ và quản lý: Các ý kiến thu thập được bằng văn bản có thể dễ dàng lưu trữ, phân loại và quản lý để phục vụ cho công tác nghiên cứu, phân tích và tổng hợp ý kiến.

- Bảo đảm tính minh bạch và công khai: Việc công khai các văn bản lấy ý kiến và kết quả tổng hợp ý kiến góp phần đảm bảo tính minh bạch và công khai trong quá trình lấy ý kiến.

=> Do đó, nên áp dụng hình thức lấy ý kiến trực tiếp bằng văn bản trong các trường hợp sau:

- Khi cần lấy ý kiến của một số lượng lớn tổ chức, cá nhân liên quan:

+ Việc lấy ý kiến bằng văn bản có thể tiết kiệm thời gian và chi phí so với việc tổ chức các buổi hội thảo, hội nghị.

+ Việc thu thập ý kiến bằng văn bản giúp đảm bảo rằng tất cả các tổ chức, cá nhân liên quan đều có cơ hội tham gia đóng góp ý kiến.

- Khi cần thu thập ý kiến chuyên môn của các tổ chức, cá nhân có liên quan đến lĩnh vực kiến trúc đô thị:

+ Việc sử dụng văn bản cho phép các chuyên gia, nhà khoa học có thể trình bày ý kiến một cách cẩn trọng và chi tiết, đồng thời có thể tham khảo tài liệu chuyên ngành để củng cố cho ý kiến của mình.

+ Việc thu thập ý kiến chuyên môn bằng văn bản giúp đảm bảo tính chính xác và khách quan của ý kiến đóng góp.

- Khi cần đảm bảo tính minh bạch và công khai trong việc lấy ý kiến:

+ Việc công khai các văn bản lấy ý kiến và kết quả tổng hợp ý kiến góp phần đảm bảo rằng tất cả các tổ chức, cá nhân liên quan đều được biết về nội dung quy chế quản lý kiến trúc đô thị và có cơ hội tham gia đóng góp ý kiến.

+ Việc công khai thông tin còn góp phần tăng cường sự tin tưởng của người dân đối với cơ quan nhà nước trong quá trình xây dựng quy chế quản lý kiến trúc đô thị.

- Ngoài ra, việc áp dụng hình thức lấy ý kiến trực tiếp bằng văn bản cũng có thể phù hợp trong một số trường hợp khác như:

+ Khi cần lấy ý kiến của những người bận rộn hoặc không có điều kiện tham gia các buổi hội thảo, hội nghị.

+ Khi cần lấy ý kiến về những vấn đề nhạy cảm hoặc cần được bảo mật.

- Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc lấy ý kiến trực tiếp bằng văn bản cũng có một số hạn chế như:

+ Có thể tốn nhiều thời gian và chi phí để thu thập và xử lý ý kiến.

+ Khó khăn trong việc trao đổi thảo luận và giải đáp thắc mắc của người tham gia.

+ Không phù hợp với việc thu thập ý kiến của những người không biết chữ hoặc không có khả năng viết lách.

Do đó, cần lựa chọn hình thức lấy ý kiến phù hợp với mục đích, đối tượng và điều kiện cụ thể của từng trường hợp.

4. Tầm quan trọng của việc lấy ý kiến trực tiếp bằng văn bản

Việc lấy ý kiến trực tiếp bằng văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập ý kiến đầy đủ và hiệu quả của các tổ chức, cá nhân liên quan, góp phần nâng cao chất lượng của các quy chế, chính sách, dự án...

- Thu thập ý kiến chi tiết và đầy đủ:

+ Hình thức linh hoạt: Cho phép người tham gia trình bày ý kiến một cách cẩn thận, chi tiết và đầy đủ theo quan điểm, hiểu biết và kinh nghiệm của bản thân.

+ Có thể đính kèm tài liệu: Góp phần minh họa cho ý kiến, luận điểm được đưa ra, tăng độ thuyết phục và chính xác cho thông tin.

+ Thu thập ý kiến chuyên sâu: Phù hợp thu thập ý kiến chuyên môn từ các tổ chức, cá nhân có chuyên môn, kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan.

- Đảm bảo tính chính xác và khách quan:

+ Hạn chế sai sót: Tránh sai sót do nghe nhầm, ghi chép sai sót hoặc diễn đạt không chính xác ý kiến của người tham gia.

+ Dễ dàng kiểm tra: Giúp cơ quan thu thập ý kiến dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và xác minh tính chính xác của thông tin thu thập được.

+ Lưu trữ và quản lý hiệu quả: Dễ dàng lưu trữ, phân loại và quản lý các ý kiến đóng góp để phục vụ cho công tác nghiên cứu, phân tích và tổng hợp.

- Nâng cao tính minh bạch và công khai:

+ Công khai văn bản lấy ý kiến: Giúp cho tất cả các tổ chức, cá nhân liên quan đều được biết về nội dung quy chế, chính sách, dự án... và có cơ hội tham gia đóng góp ý kiến.

+ Công khai kết quả tổng hợp ý kiến: Thể hiện sự tôn trọng đối với ý kiến đóng góp của các tổ chức, cá nhân liên quan và góp phần xây dựng quy chế, chính sách, dự án... một cách dân chủ, công bằng.

- Tạo điều kiện cho sự tham gia rộng rãi:

+ Tiết kiệm thời gian và chi phí: So với tổ chức hội thảo, hội nghị, việc lấy ý kiến bằng văn bản có thể tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển, hội họp.

+ Phù hợp nhiều đối tượng: Dễ dàng tiếp cận với nhiều đối tượng tham gia, kể cả những người ở xa, bận rộn hoặc có điều kiện khó khăn.

+ Bảo đảm an ninh, trật tự: Phù hợp thu thập ý kiến về những vấn đề nhạy cảm hoặc cần được bảo mật.

Việc lấy ý kiến trực tiếp bằng văn bản là một hình thức hiệu quả để thu thập ý kiến đầy đủ, chính xác, khách quan và minh bạch của các tổ chức, cá nhân liên quan. Do đó, cần được áp dụng thường xuyên trong quá trình xây dựng quy chế, chính sách, dự án... để góp phần nâng cao chất lượng và tính đại diện cho các văn bản này.

Ngoài ra, có thể tham khảo: Cơ quan chuyên môn thực hiện chức năng quản lý kiến trúc, xây dựng ở cấp huyện là cơ quan nào. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.