1. Những loại tài liệu kế toán nào phải lưu trữ phải lữu trữ trên phương tiện điện tử 

1.1 Tài liệu kế toán phải lưu trữ 

Theo Nghị định 174/2016NĐ-CP của Chính phủ tại Điều 8 quy định loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm: 

- Chứng từ kế toán 

- Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp

- Báo cáo tài chính; báo cáo quyết nhân sách ; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách 

- Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án thoàn thành,  dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phố các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan  đến giải thể, phá sản, chia, tách. hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.

 

1.2 Tài liệu kế toán lữu trữ trên phương tiện điện tử 

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 174/2018/NĐ-CP có quy định rằng:

- Chứng từ kế toán và sổ kế toán trước khi lưu trữ phải in ra giấy trừ trường hợp đơn vị kế toán lựa chọn lưu trên phương tiện điện tử. Và phải đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ

Các đơn vị kế toán nhà nước trừ đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp nếu lựa chọn tài liêu kế toán trên phương tiện điện tử vân phải in sổ kế toán tổng hợp

- Khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền để phục vụ cho kiểm tra, thanh tra, kiểm toán theo quy định thì đơn vị phải có trách nhiệm in ra giấy các tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử. 

Từ các quy định nhận thấy rằng, các đơn vị kế toán nhà nước trừ đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước nếu lưu trữ trên phương tiện điện tử vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy và ký xác nhận. Còn những đơn vị khác nếu lựa chọn lưu trữ trên phương tiện điện tử sẽ không phải in tài liệu còn không thì sẽ phải in trước khi lưu trữ. Nhưng việc lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Ngoài ra, khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền các đơn vị kế toán phải in ra giấy các tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử và có chữ ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật hoặc kế toán trưởng để cung cấp. 

 

2. Điều kiện đối với đơn vị bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử

Đơn vị được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử phải có các điều kiện sau đây:

- Có phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử bằng phương tiện điện tử trình thẩm quyền theo quy định của pháp luật phê duyệt trước khi thực hiện.

- Duy trì các phương tiện điện tử, trang thiết bị kỹ thuật, địa điểm lưu trữ và xây dựng quy trình kỹ thuật để bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đảm bảo yêu cầu khai thác, sử dụng.

- Lưu trữ các phương tiện kèm theo đảm bảo việc khai thác chứng từ điện tử.

(Quy định tại Điều 21 Nghị định 35/2007/NĐ-CP)

Như vậy, đơn vị bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử phải đáp ứng những điều kiện được nêu trên. Trong đó có điều kiện đơn vị bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử phải có phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử bằng phương tiện điện tử trình cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật phê duyệt trước khi thực hiện.

 

3. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán 

3.1 Đối với tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm 

Căn cứ Điều 12 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì những chứng từ kế toán không được sử dụng trực tiếp để ghi sổ như phiếu thu chi và phiếu nhập xuất kho, cũng như tài tiệu kế toán dùng cho quản lý và điều hành phải được lưu trữ ít nhất là 5 năm:

- Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trữ trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

- Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toan không trực tiếp ghi sổ kế toán của bộ phận kế toán. 

Tuy nhiên, đối với các trường hợp khác thời hạn lưu trữ có thể được quy định cụ thể và doanh nghiệp phải tuân thủ quy định đó: nếu pháp luật khác có quy định trên 5 năm thì thực hiện theo quy định đó.

 

3.2 Tài liệu kế toán phải lưu trữ tố thiểu 10 năm 

- Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

- Các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp.

- Báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán

- Báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

- Tài liệu kế toán liên quan liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản

- Tài liệu kế toán của đơn vị của chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.

- Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.

- Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước , hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập

- Các tài liệu khác không được quy định về thời hạn lưu trữ tối thối 5 năm và thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán tối thiểu 10 năm

- Trường hợp tài liệu kế toán quy định 9 nội dung trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

 

3.3 Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn 

Ngoài các quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ của chứng từ kế toán đã nêu, đối với những chứng từ có tính sử sách, giá trị kinh tế và chính trị- xã hội cao, doanh nghiệp phải lưu trữ chúng vĩnh viễn:

- Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phe chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, anh ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng

- Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

Lưu ý: Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị huỷ hoại tự nhiên.

Trong quản lý tài chính doanh nghiệp, việc tuân thủ thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là một phần quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ quy định thuế, bảo vệ thông tin.

Trên đây là những nội dung pháp lý liên quan đến vấn đề lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử. Ngoài ra, có thể tham thảo: các quy định về bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán. Nếu quý khách có câu hỏi xin vui lòng liên hệ đến hotline 19006162 hoặc gửi đến địa chỉ email lienhe@luatminhkhue.vn. Xin chân thành cảm ơn!