Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

Căn cứ pháp lý

Luật hộ tịch năm 2014

Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật hộ tịch

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 2 năm 2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch

Nội dung tư vấn

1. Mất giấy khai sinh bản gốc có được cấp lại bản gốc không?

Pháp luật hiện hành chưa có bất kỳ quy định nào về việc thực hiện thủ tục cấp lại bản chính Giấy khai sinh mà khi bị mất giấy khai sinh thì tùy vào từng  trường hợp, người bị mất Giấy khai sinh có thể xin cấp bản sao trích lục hộ tịch hoặc đăng ký lại việc khai sinh.

1.1 Đăng ký khai sinh lại

Điều 24 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định về điều kiện đăng ký khai sinh lại, cụ thể như sau:

"Điều 24. Điều kiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử

1. Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.

2. Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.

3. Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ".

Như vậy, nếu bạn đáp đủ điều kiện được quy định như trên thì bạn có thể thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh lại, cụ thể:

  • Đã đăng ký khai sinh trước ngày 01/01/2016;
  • Sổ hộ tịch và bản chính Giấy khai sinh đều bị mất.

* Việc đăng ký khai sinh lại được thực hiện theo trình tự, thủ tục sau đây:

- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gồm các giấy tờ:

Hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ sau:

  • Tờ khai đăng ký lại khai sinh, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng bị mất bản chính Giấy khai sinh;
  • Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh:

+ Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;

+ Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú;

+ Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, Hồ sơ học tập do cơ quan đào tạo, quản lý giáo dục có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận;

+ Giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân;

+ Giấy tờ chứng minh quan hệ cha con, mẹ con.

  • Trường hợp người yêu cầu là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ trên còn phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về những nội dung khai sinh phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý gồm: Họ, chữ đệm, tên; Giới tính; Ngày, tháng, năm sinh; Dân tộc; Quốc tịch; Quê quán; Quan hệ cha - con, mẹ - con.

- Bước 2: Người làm thủ tục có thể nộp hồ sơ tại một trong hai nơi sau:

  • Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh, kết hôn trước đây hoặc;
  • Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú.

- Bước 3: Thời gian giải quyết 

  • Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng thì cấp bản mới Giấy khai sinh bản chính có đóng dấu “đăng ký lại”.
  • Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại UBND cấp xã không phải nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch UBND có văn bản đề nghị UBND nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ Sổ hộ tịch tại địa phương.
  • Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, UBND nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được Sổ hộ tịch.
  • Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ Sổ hộ tịch tại nơi đăng ký khai sinh, nếu thấy đầy đủ hồ sơ, công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh.

1.2 Cấp bản sao trích lục hộ tịch

Khi bạn bị mất giấy khai sinh bản gốc nhưng không đáp ứng được các điều kiện được quy định tại Điều 24 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì bạn có thể làm thủ tục yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch (bản sao trích lục giấy khai sinh).

Cụ thể, bạn nộp hồ sơ tại cơ quan đã thực hiện đăng ký khai sinh cho bạn lúc trước để tiến hành làm thủ tục yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch

Hồ sơ gồm:

  • Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch;
  • Xuất trình bản chính một trong các giấy tờ: Hộ chiếu, CMND, thẻ Căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng.

Sau khi nhận được yêu cầu, cơ quan đang lưu trữ Sổ gốc Sổ đăng ký khai sinh trước đây sẽ cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh cho bạn. Bản sao có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Và bản sao trích lục Giấy khai sinh có giá trị thay cho bản chính trong các giao dịch.

Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân, mọi giấy tờ, hồ sơ khác có nội dung về họ, chữ đêm, tên; ngày, tháng, năm sinh… đều phải khớp với Giấy khai sinh.

Khi đã được cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh, bạn đối chiếu thông tin với Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân và Sổ hộ khẩu để điều chỉnh cho phù hợp.

1.3 Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc

Theo quy định tại khoản 1 Điều 2, khoản 1 Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc và Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Cụ thể:

" Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác."

Như vậy, bạn muốn cấp bản sao giấy khai sinh của con thì bạn liên hệ với Cơ quan hộ tịch nơi bạn đăng ký khai sinh trước để cấp trích lục bản sao.

2. Một số tình huống cụ thể

2.1 Tình huống 1

Thưa luật sư, em bị mất giấy khai sinh và xã nơi em sinh từ chối cấp lại cho em . Họ nói là bây giờ không cấp bản chính nữa. Và thêm một điều là e sinh năm 1998 nhưng đến năm 1999 mẹ mới đi làm giấy khai sinh cho em. Trên giấy khai sinh thì ngày tháng năm sinh vẫn ghi 1998 nhưng người nhà của em ra xã xin làm lại thì họ nói trong sổ ghi 1999 và không giải quyết cho em. Bây giờ em có học bạ, sổ hộ khẩu, CMND và giấy khai sinh bản sao. Em phải làm thủ tục thế nào để được cấp lại và có thể cấp lại được không? E xin cảm ơn !

Pháp luật hiện hành quy định về điều kiện đăng ký lại khai sinh, cụ thể tại Điều 24 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, cụ thể như sau:

"Điều 24. Điều kiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử

1. Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.

2. Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.

3. Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ".

Như vậy theo như thông tin mà bạn đã cung cấp thì các giấy tờ hộ tịch của bạn vẫn còn được lưu giữ tại Ủy ban nhân dân xã nơi trước đây bạn làm thủ tục đăng ký khai sinh, vì thế với trường hợp này bạn không được đăng ký lại bản chính giấy khai sinh mà chỉ cung cấp lại được bản sao đăng ký khai sinh được thôi nhưng bạn vẫn sẽ tiến hành thủ tục cải chính thông tin hộ tịch được bạn nhé.

Về thẩm quyền đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch và thủ tục đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch được quy định cụ thể tại Điều 27 và 28 Nghị định trên, cụ thể như sau:

"Điều 27. Thẩm quyền đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch

Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của cá nhân có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người chưa đủ 14 tuổi; bổ sung hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước".

"Điều 28. Thủ tục đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch

1. Người yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy tờ liên quan cho cơ quan đăng ký hộ tịch.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều này, nếu thấy việc thay đổi, cải chính hộ tịch là có cơ sở, phù hợp với quy định của pháp luật dân sự và pháp luật có liên quan, công chức tư pháp - hộ tịch ghi vào Sổ hộ tịch, cùng người yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch ký vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trích lục cho người yêu cầu.

Trường hợp thay đổi, cải chính hộ tịch liên quan đến Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn thì công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung thay đổi, cải chính hộ tịch vào Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn.

Trường hợp cần phải xác minh thì thời hạn được kéo dài thêm không quá 03 ngày làm việc.

3. Trường hợp đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch không phải tại nơi đăng ký hộ tịch trước đây thì Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến Ủy ban nhân dân nơi đăng ký hộ tịch trước đây để ghi vào Sổ hộ tịch.

Trường hợp nơi đăng ký hộ tịch trước đây là Cơ quan đại diện thì Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến Bộ Ngoại giao để chuyển đến Cơ quan đại diện ghi vào Sổ hộ tịch".

2.2 Tình huống 2 

Xin chào luật sư tôi đã sinh bé được 6 tháng rồi mà chưa làm giấy khai sinh giờ mới làm thi hay mất giấy chứng sinh rồi tôi phải làm sao mới làm được giấy khai sinh đây thưa luật sư!

Thủ tục đăng ký khai sinh được quy định tại Điều 16 Luật hộ tịch năm 2014, cụ thể như sau:

- Người đi đăng ký khai sinh nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy chứng sinh cho cơ quan đăng ký hộ tịch. Trường hợp không có giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh; trường hợp khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi phải có biên bản xác nhận việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập; trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ phải có văn bản chứng minh việc mang thai hộ theo quy định pháp luật.

- Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều này, nếu thấy thông tin khai sinh đầy đủ và phù hợp, công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung khai sinh theo quy định tại khoản 1 Điều 14 của Luật này vào Sổ hộ tịch; cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy Số định danh cá nhân.

Công chức tư pháp - hộ tịch và người đi đăng ký khai sinh cùng ký tên vào Sổ hộ tịch. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp Giấy khai sinh cho người được đăng ký khai sinh.

- Chính phủ quy định chi tiết việc đăng ký khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi, trẻ em chưa xác định được cha, mẹ, trẻ em sinh ra do mang thai hộ; việc xác định quê quán của trẻ em bị bỏ rơi, trẻ em chưa xác định được cha, mẹ.

Như vậy, nếu bạn làm mất giấy chứng sinh của con thì bạn phải có giấy cam đoan về việc sinh của con.

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số1900.6162 hoặc liên hệ văn phòng để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận Tư vấn Pháp luật dân sự - Công ty Luật Minh Khuê.