- 1. Biên bản cuộc họp là gì?
- 2. Thế nào là biên bản cuộc họp song ngữ bằng Tiếng Anh?
- 3, Mẫu Biên bản cuộc họp song ngữ (bằng Tiếng Anh) mới nhất
- 3.1. Mẫu biển bản cuộc họp song ngữ cơ bản của tại công ty số 01:
- 3.2. Mẫu biên bản cuộc họp bằng tiếng Anh số 02:
- 4. Hướng dẫn viết mẫu biên bản cuộc họp song ngữ bằng Tiếng Anh
1. Biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp là những ghi chú được ghi lại trong cuộc họp. Biên bản họp không chỉ bao gồm những thông tin quan trọng được đem ra thảo luận, mà còn cả ý kiến của các cá nhân đã tham gia thảo luận vấn đề. Thông thường sẽ có một người được chỉ định ghi biên bản cuộc họp. Có thể thấy, đối với môi trường làm việc chuyên nghiệp, việc ghi lại nội dung cuộc hộ dưới dạng văn bản không còn quá xa lạ. Tuy nhiê, hiểu một cách hình thức thì ít ai có thể bao quát được tầm quan trong của một biên bản cuộc họp đối với một tổ chức hoặc cơ quan, doanh nghiệp. Luật Minh Khuê sẽ đưa ra cho bạn những lý do về tầm quan trọng của một biên bản cuộc họp ghi nhận nội dung quá trình họp đối với các cá nhân cũng như đối với hoạt động chung của tổ chức, doanh nghiệp :
- Biên bản cuộc họp có hiệu lực pháp lý: Nếu có sự cố xảy ra, các biên bản sẽ là căn cứ để giải quyết mâu thuẫn dựa vào tính xác định như: ngày tháng năm diễn ra cuộc họp, những chủ thể tham gia cuộc họp, những nội dung của cuộc họp, chủ thể chủ trì cuộc họp,....
- Đưa ra cấu trúc cuộc họp hợp lý: Càng ghi chú chặt chẽ và bám sát quy trình họp, các vấn đề càng được thảo luận trôi chảy và chặt chẽ hơn, từ đây định hướng rõ ràng để điều phối các đầu mục công việc.
- Điều phối công việc hiệu quả: một biên bản điều phối chi tiết những đầu mục công việc sẽ hướng kế hoạch làm việc cho lãnh đạo, nhân viên và cả những người tham gia hoặc không trực tiếp tham dự cuộc họp nắm bắt được tinh thần của công việc và thực hiện có hiệu quả.
- Công cụ đo lường hiệu suất. Vì đã phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân, đây sẽ là thước đo hữu ích để đánh giá năng suất trong trường hợp biên bản ghi nhận kết quả quá trình thực hiện công việc.
>> Tham khảo: Mẫu biên bản họp chi bộ thường kỳ thông dụng, phổ biến nhất
2. Thế nào là biên bản cuộc họp song ngữ bằng Tiếng Anh?
Biên bản cuộc họp bằng Tiếng Anh hay được gọi là Meeting minutes hoặc MoM (Minutes of meeting), thuật ngữ này được dùng để chỉ một phiên bản ghi chú bằng ngôn ngư viết về các vấn đề đã xảy ra trong buổi họp. Trên thực tế, mẫu biên bản cuộc họp hay biên bản cuộc họp song ngữ Meeting minutes không hề khác nhau, cả hai đều có những mục đích chung như: cả hai đều phục vụ mục đích ghi chú nội dung cuộc họp và do một người được chỉ định đảm nhiệm. Dù là sử dụng từ khóa nào để tìm kiếm, kết quả bạn nhận được cũng sẽ tương đồng.
Biên bản cuộc họp song ngữ bằng Tiếng Anh được thể hiện dưới hai dạng cơ bản như sau:
- Meeting agenda là loại văn bản được thông báo và gửi đến cho những người tham gia trước khi cuộc họp bắt đầu. Agenda cũng cung cấp tất cả các thông tin liên quan về thời gian, địa điểm và người sẽ tham dự. Đôi khi còn đính kèm các tài liệu và báo cáo liên quan.
- Meeting minutes là văn bản thường được sử dụng trong khi cuộc họp đang diễn ra, nhằm ghi chú lại các thông tin quan trọng và những người đã có mặt. Meeting minutes luôn luôn đóng một vai trò nhất định trong bất cứ buổi họp nào. Mỗi tổ chức hoặc mỗi nhóm sẽ có cách thiết kế form biên bản cuộc họp khác nhau, nhưng nhìn chung thường bao gồm các yếu tố sau:
- Tên cuộc họp
- Địa điểm, ngày giờ diễn ra buổi họp
- Mục đích của cuộc họp
- Danh sách thành phần tham gia và vắng mặt
- Nội dung của cuộc họp
- Các quyết định được đưa ra
- Ý kiến của các bên tham gia
- Công việc sắp tới và người đảm nhiệm
- Lượt bầu cử (nếu có)
Như vậy, biên bản cuộc họp dù là bằng tiếng Việt hay tiếng Anh thì đều đảm bảo tính thống nhất về thời điểm, địa điểm, chủ thể tham gia, mục đích tổ chức cuộc họp cũng như những nội dung của cuộc họp. Biên bản nhằm nhắc nhở cũng như mang tính xác thực những nội dung trước và sau khi diễn ra buổi họp.
>> Xem thêm: Mẫu biên bản họp gia đình chia đất, tài sản thừa kế mới nhất
3, Mẫu Biên bản cuộc họp song ngữ (bằng Tiếng Anh) mới nhất
3.1. Mẫu biển bản cuộc họp song ngữ cơ bản của tại công ty số 01:
BIÊN BẢN HỌP MEETING MINUTES (V/v ....................................... ) Hôm nay, lúc ..... ngày ,.... tại văn phòng Công ty .......... diễn ra cuộc họp với các nội dung sau: Today, time ...... dated .... at ..... meetings with the following content : I. Thành phần tham dự gồm / Participants included : ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ II. Nội dung cuộc họp / Content of the meeting : ............................................................................................................ ............................................................................................................... ........................................................................................................... Cuộc họp kết thúc lúc ....... ngày ....... The meeting ends at ..... date .....
|
3.2. Mẫu biên bản cuộc họp bằng tiếng Anh số 02:
MEETING MINUTES About .............................. 1. Time, address, voting method. Today, at ... (hour) .... on (date / month/ year )...... at the headquarter of company ....... Address : ............................................................................................ The meeting took place with the content : ......................................... I. PARTICIPANTS: 1. Mr. ……….. – owns ……. common shares accounted for….% charter capital of the company. 2. Mrs. ……….. – owns ……. common shares accounted for…...% charter capital of the company. 3.………. Pte., Ltd– owns …….. common shares accounted for ...% charter capital of the company – Representative is Mr. ……….. Chairman of the meeting: Mr. ………………………… Secretary of the meeting: Ms. ………………………... Absent: 0 Mr ………….. declares the number of shareholders representing 100% the total shares with voting rights, have eligible for organizing Meeting of Shareholders. II. MEETING CONTENT: …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… III. VOTING : - Total number of votes: …………. Promissory note - Number of votes for approval: ……… votes, accounts ……% - Number of votes for disapproval: ……… ... votes, accounting for ……% IV. CONCLUSION OF THE MEETING : ……………………………………………………….............. ……………………………………..................................… The meeting ended at … .. hour … .. day…. month … .. year ……, the meeting content was approved by the attending members and signed the minutes. The minutes is approved by the members and takes effect from the date of signing./. Absent: 0 Mr ………….. declares the number of shareholders representing 100% the total shares with voting rights, have eligible for organizing Meeting of Shareholders. II. Meeting content:Absent: 0 Mr ………….. declares the number of shareholders representing 100% the total shares with voting rights, have eligible for organizing Meeting of Shareholders. II. Meeting content: (7) …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… III. Voting : - Total number of votes: …………. Promissory note - Number of votes for approval: ……… votes, accounts ……% - Number of votes for disapproval: ……… ... votes, accounting for ……% IV. Conclusion of the meeting : …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… The meeting ended at … .. hour … .. day…. month … .. year ……, the meeting content was approved by the attending members and signed the minutes. The minutes is approved by the members and takes effect from the date of signing./. Absent: 0 Mr ………….. declares the number of shareholders representing 100% the total shares with voting rights, have eligible for organizing Meeting of Shareholders. II. Meeting content: (7) …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… III. Voting : - Total number of votes: …………. Promissory note - Number of votes for approval: ……… votes, accounts ……% - Number of votes for disapproval: ……… ... votes, accounting for ……% IV. Conclusion of the meeting : …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… The meeting ended at … .. hour … .. day…. month … .. year ……, the meeting content was approved by the attending members and signed the minutes. The minutes is approved by the members and takes effect from the date of signing./.
|
>> Tham khảo: Mẫu biên bản cuộc họp, biên bản họp nội bộ công ty mới nhất
4. Hướng dẫn viết mẫu biên bản cuộc họp song ngữ bằng Tiếng Anh
- OPENING THE MEETING (mở đầu cuộc họp)
Lời mở đầu cũng giống như khuôn mẫu biên bản cuộc họp tiếng Việt, lời mở đầu/ lời chào người tham gia bằng cụm từ ngắn và bắt đầu cuộc họp.
- Good morning/ afternoon, everyone. (Chào buổi sáng/ chiều);
- If we are all here, let’s.. . get started (OR) start the meeting. (OR). . . start. (Nếu tất cả mọi người đã có mặt, hãy bắt đầu cuộc họp.)
- Ex: Good morning everyone. If we’re all here, let’s get started.
- WELCOMING AND INTRODUCING PARTICIPANTS (Chào mừng và giới thiệu đại biểu)
Trong mọi cuộc họp sẽ đều hướng đến chủ thể tham gia, hãy giới thiệu họ trước khi bắt đầu cuộc họp.
- Please join me in welcoming (name of participant) (Hãy chào đón…..)
- We’re pleased to welcome (name of participant) (Chúng ta vinh dự chào mừng….)
- It’s a pleasure to welcome (name of participant) (hân hạnh được đón chào…..)
- I’d like to introduce (name of participant) (tôi muốn giới thiệu…..)
- I don’t think you’ve met (name of participant) (tôi không nghĩ là chúng ta đã gặp……)
- Ex: Before I get started, I’d like to please join me in welcoming Anna Dinger from our office in New York. (Trước khi bắt đầu, tôi muốn mọi người chào đón Anna Dinger từ văn phòng New York.
- GIVING APOLOGIES FOR SOMEONE WHO IS ABSENT (thông báo ai vắng mặt)
Trong quá trình diễn ra cuộc họp, nếu ai đó quan trọng vắng mặt, hãy cho mọi người biết điều đó.
- I’m afraid.., (name of participant) can’t be with us today. She is in… (Tôi e là …..không thể dự với chúng ta hôm nay. Cô ấy đang ở….)
- I have received apologies for the absence of (name of participant), who is in (place). (tôi vừa nhận được lời xin lỗi về sự vắng mặt của…..người đang ở….)
- Ex: I’m afraid Peter can’t be with us today. He’s in London meeting with clients, but will be back next week. (Tôi e là Peter không thể có mặt. Anh ấy đang ở Luân Đôn gặp khách hàng, nhưng sẽ về tuần sau.)
- STATING THE PRINCIPAL OBJECTIVES OF A MEETING (Đưa ra mục đính chính của buổi họp)
Sau lời mở đầu, giới thiệu về người tham gia vào cuộc họp, người chủ trì tiếp tục đưa ra mục đích chính của buổi họp là rất quan trọng.
- We’re here today to…. (chúng ta ở đây hôm nay để….)
- Our aim is to … (mục đích củ chúng ta là…)
- I’ve called this meeting in order to … (tôi triệu tập cuộc họp này để….)
- By the end of this meeting, I’d like to have … (Cuối cuộc họp này, tôi muốn có….)
- Ex: We’re here today to discuss the upcoming merger, as well as go over last quarter’s sales figures. (Chúng ta ở đây hôm nay để bàn về việc sáp nhận sắp tới, cũng như là doanh số quý trước.)
- READING THE MINUTES (NOTES) OF THE LAST MEETING (Đọc biên bản cuộc họp trước.)
Nếu có một cuộc họp trước đó liên quan đến cuộc họp này, hãy nhắc lại nội dung để mọi người dễ theo dõi.
- First, let’s go over the report from the last meeting which was held on (date) (đầu tiên, hãy xem lại bản báo cáo cuộc họp lần trước vào ngày….)
- Here are the minutes from our last meeting, which was on (date) (Đây là bản ghi chép của cuộc họp lần trước ngày …..)
- Ex: First, let’s go over the minutes from our last meeting which was held last Tuesday. Jeff could you please read the notes?
- END OF MEETING ( kết thúc cuộc họp):
- The meeting ended at … .. hour … .. day…. month … .. year ……, the meeting content was approved by the attending members and signed the minutes. (Cuộc họp kết thúc vào lúc… .. giờ… .. ngày…. tháng… .. năm ……, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và ký vào biên bản).
- The minutes is approved by the members and takes effect from the date of signing. (Biên bản được các thành viên thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký).
- Ex: The meeting ended at 06 hour day25 month 10 year 2023, the meeting content was approved by the attending members and signed the minutes.
The minutes is approved by the members and takes effect from the date of signing.
Những nội dung Luật Minh Khuê gửi đến bạn đọc tham khảo về nội dung cũng như hình thức Biên bản cuộc họp thể hiện dưới dạng song ngữ hoặc văn bản thể hiện dưới dạng tiếng Anh được sử dụng trong cuộc họp tại các cơ quan, doanh nghiệp, công ty có yếu tố nước ngoài đang hoạt động tại Việt Nam.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của Luật sự Luật Minh Khuê về vấn đề: Mẫu biên bản cuộc họp bằng tiếng Anh (song ngữ) ? Mọi vướng mắc vui lòng liên hệ tới tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến 1900.6162 để được hỗ trợ tư vấn kịp thời. Hy vọng những thông tin trên chúng tôi cung cấp sẽ hỗ trợ sẽ giúp bạn trong việc hoàn thành Mẫu biên bản cuộc họp dưới hình thức song ngữ bằng tiếng Anh đúng theo quy định và phù hợp với mục đích công ty, doanh nghiệp, cơ quan của bạn. Trong trường hợp bài viết có nội dung nhầm lẫn hoặc bạn có thắc mắc về vấn đề này xin vui lòng liên hệ qua email: lienhe@luatminhkhue.vn, để được hỗ trợ nhanh nhất. Xin chân thành cảm ơn!
