Mục lục bài viết

1. Giấy xác nhận đang làm việc tại công ty là gì và vai trò pháp lý

Giấy xác nhận đang làm việc tại công ty, còn được gọi là giấy xác nhận công tác, là văn bản do cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp cấp theo đề nghị của người lao động nhằm xác nhận người đó hiện vẫn đang làm việc tại đơn vị. Đây là một loại văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong các giao dịch dân sự, hành chính, tài chính và lao động để chứng minh tình trạng việc làm của cá nhân tại thời điểm xác nhận.

Mặc dù Bộ luật Lao động năm 2019 không có điều khoản quy định riêng về mẫu giấy xác nhận đang làm việc, nhưng việc doanh nghiệp cấp văn bản xác nhận cho người lao động xuất phát từ quan hệ lao động hợp pháp, quyền được chứng minh quá trình làm việc của người lao động và trách nhiệm quản lý hồ sơ nhân sự của người sử dụng lao động. Khi được lập đúng thể thức và do người có thẩm quyền ký, giấy xác nhận đang làm việc có giá trị chứng minh thông tin trước cơ quan nhà nước, ngân hàng, cơ quan đại diện ngoại giao hoặc các tổ chức khác theo yêu cầu.

Về hình thức trình bày, doanh nghiệp thường tham khảo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư để xây dựng văn bản hành chính bảo đảm thống nhất, đầy đủ các thành phần như quốc hiệu, tiêu ngữ, tên văn bản, nội dung xác nhận, chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của doanh nghiệp (nếu sử dụng).

Về bản chất pháp lý, giấy xác nhận đang làm việc không phải là hợp đồng lao động, không thay thế quyết định tuyển dụng, quyết định bổ nhiệm hay các giấy tờ chứng minh quyền, nghĩa vụ trong quan hệ lao động. Văn bản này chỉ có giá trị xác nhận những thông tin thực tế mà doanh nghiệp đang quản lý đối với người lao động tại thời điểm cấp giấy.

Thông thường, giấy xác nhận sẽ ghi nhận các nội dung như:

  • Họ và tên người lao động.
  • Ngày tháng năm sinh.
  • Số căn cước công dân, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.
  • Chức danh, vị trí công tác.
  • Phòng, ban hoặc bộ phận làm việc.
  • Thời điểm bắt đầu làm việc.
  • Loại hợp đồng lao động.
  • Mức thu nhập (nếu người lao động có yêu cầu và doanh nghiệp đồng ý xác nhận).
  • Mục đích sử dụng giấy xác nhận.

Vai trò pháp lý của giấy xác nhận đang làm việc thể hiện trên nhiều phương diện.

Thứ nhất, đây là căn cứ chứng minh người lao động đang có việc làm ổn định tại một doanh nghiệp, góp phần tạo niềm tin cho cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ khi xem xét các thủ tục hành chính hoặc giao dịch tài chính.

Thứ hai, giấy xác nhận là cơ sở xác thực các thông tin liên quan đến quá trình làm việc như chức vụ, thời gian công tác, loại hợp đồng và thu nhập trong trường hợp doanh nghiệp xác nhận. Những thông tin này thường được sử dụng để hoàn thiện hồ sơ vay vốn, xin thị thực, đăng ký học tập hoặc thực hiện các thủ tục hành chính khác.

Thứ ba, văn bản này giúp bảo đảm tính minh bạch trong việc cung cấp thông tin về nhân sự. Do mọi nội dung đều do doanh nghiệp trực tiếp xác nhận nên mức độ tin cậy cao hơn so với việc người lao động tự kê khai.

Thứ tư, giấy xác nhận còn góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cả người lao động và doanh nghiệp. Người lao động có cơ sở chứng minh tình trạng việc làm của mình, trong khi doanh nghiệp kiểm soát được phạm vi thông tin được xác nhận và tránh việc sử dụng thông tin không chính xác.

Trong thực tiễn, nhiều doanh nghiệp còn bổ sung nội dung giới hạn phạm vi sử dụng của giấy xác nhận, chẳng hạn xác định rõ văn bản chỉ dùng để chứng minh tình trạng nhân sự phục vụ mục đích cụ thể và không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bảo lãnh nghĩa vụ tài chính của người lao động. Cách thể hiện này góp phần hạn chế các rủi ro pháp lý phát sinh trong quá trình sử dụng giấy xác nhận.

Để giấy xác nhận có giá trị pháp lý cao, toàn bộ thông tin ghi trên văn bản phải thống nhất với hồ sơ lao động, hợp đồng lao động, hồ sơ bảo hiểm xã hội và các tài liệu quản lý nhân sự khác của doanh nghiệp. Đồng thời, giấy cần được ký bởi người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp pháp và được đóng dấu của doanh nghiệp theo quy định nội bộ hoặc quy định pháp luật có liên quan. Chỉ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện này, giấy xác nhận đang làm việc mới phát huy đầy đủ giá trị chứng minh trong các giao dịch và thủ tục hành chính.

 

2. Các trường hợp phổ biến cần sử dụng giấy xác nhận công tác

Giấy xác nhận công tác được sử dụng trong rất nhiều giao dịch hành chính, dân sự và tài chính nhằm chứng minh người lao động đang làm việc ổn định tại một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Tùy từng mục đích, đơn vị tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu bổ sung thêm các thông tin như chức vụ, thời gian làm việc hoặc mức thu nhập.

Một số trường hợp sử dụng phổ biến gồm:

Xin vay vốn hoặc mở thẻ tín dụng tại ngân hàng

Đây là trường hợp sử dụng giấy xác nhận công tác phổ biến nhất. Ngân hàng thường yêu cầu người vay cung cấp giấy xác nhận đang làm việc để chứng minh nguồn thu nhập ổn định và khả năng trả nợ. Trong nhiều trường hợp, giấy xác nhận sẽ kèm theo thông tin về mức lương hoặc thu nhập bình quân trong thời gian gần đây.

Làm hồ sơ xin thị thực (Visa)

Nhiều quốc gia yêu cầu người xin thị thực chứng minh có công việc ổn định tại Việt Nam nhằm đánh giá khả năng quay trở về sau chuyến đi. Giấy xác nhận công tác là một trong những tài liệu quan trọng trong hồ sơ xin visa du lịch, công tác hoặc thăm thân.

Thực hiện thủ tục nhập học cho con

Một số cơ sở giáo dục, đặc biệt là trường công lập hoặc trường tuyển sinh theo địa bàn, yêu cầu phụ huynh nộp giấy xác nhận công tác để chứng minh nơi làm việc hoặc điều kiện ưu tiên theo quy định tuyển sinh của địa phương.

Bổ sung hồ sơ hành chính

Trong quá trình thực hiện các thủ tục tại cơ quan nhà nước, người dân có thể được yêu cầu nộp giấy xác nhận đang làm việc để chứng minh thông tin nghề nghiệp hoặc nơi công tác hiện tại, chẳng hạn khi xin cấp phiếu lý lịch tư pháp, hoàn thiện hồ sơ thuế hoặc thực hiện một số thủ tục về lao động.

Chứng minh kinh nghiệm làm việc

Một số đơn vị tuyển dụng, chủ đầu tư dự án hoặc tổ chức đấu thầu yêu cầu người lao động chứng minh thời gian công tác, vị trí làm việc hoặc chức danh chuyên môn. Giấy xác nhận công tác là căn cứ xác thực thông tin trong trường hợp này.

Hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu của đối tác

Nhiều tổ chức tài chính, doanh nghiệp, đơn vị đào tạo hoặc cơ quan nước ngoài có thể yêu cầu người lao động xuất trình giấy xác nhận công tác để hoàn thiện hồ sơ đăng ký dịch vụ, học tập hoặc hợp tác.

Dù sử dụng trong trường hợp nào, người lao động cũng nên ghi rõ mục đích xin xác nhận để doanh nghiệp có cơ sở xác nhận đúng phạm vi thông tin cần thiết, tránh phải xin cấp lại nhiều lần.

 

3. Nội dung cần có trong mẫu đơn xác nhận làm việc tại công ty chuẩn

Một mẫu giấy xác nhận đang làm việc được lập đúng quy định cần bảo đảm đầy đủ các thông tin cơ bản về người lao động, quá trình công tác và nội dung xác nhận của doanh nghiệp. Việc trình bày đầy đủ giúp văn bản có tính thống nhất, dễ kiểm tra và thuận tiện cho đơn vị tiếp nhận hồ sơ.

Các nội dung quan trọng cần có gồm:

Phần mở đầu

Văn bản cần có quốc hiệu, tiêu ngữ theo thể thức văn bản hành chính, tên giấy xác nhận và nơi nhận hoặc đơn vị có thẩm quyền xem xét.

Thông tin người lao động

Bao gồm họ và tên, ngày tháng năm sinh, số căn cước công dân hoặc hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ thường trú hoặc nơi ở hiện tại.

Thông tin về quá trình công tác

Đây là phần quan trọng nhất của giấy xác nhận, thường bao gồm:

  • Tên doanh nghiệp.
  • Phòng, ban hoặc bộ phận công tác.
  • Chức danh hoặc vị trí làm việc.
  • Loại hợp đồng lao động.
  • Ngày bắt đầu làm việc.
  • Tình trạng hiện vẫn đang làm việc tại doanh nghiệp.

Thông tin về thu nhập (nếu cần)

Trong trường hợp sử dụng để vay vốn hoặc xin visa, doanh nghiệp có thể xác nhận thêm mức lương cơ bản, phụ cấp hoặc thu nhập bình quân theo đề nghị của người lao động nếu phù hợp với hồ sơ quản lý.

Mục đích xin xác nhận

Người lao động nên ghi rõ lý do xin giấy xác nhận, chẳng hạn bổ sung hồ sơ vay vốn, xin visa, hoàn thiện hồ sơ tuyển sinh hoặc thực hiện thủ tục hành chính. Việc ghi cụ thể giúp doanh nghiệp xác nhận đúng nội dung cần thiết.

Cam kết của người đề nghị

Người lao động xác nhận các thông tin đã kê khai là đúng sự thật và chịu trách nhiệm về nội dung cung cấp.

Phần xác nhận của doanh nghiệp

Bao gồm chữ ký của người có thẩm quyền, họ tên, chức vụ, dấu của doanh nghiệp (nếu có) và ngày tháng năm xác nhận.

 

Mẫu giấy xác nhận đang làm việc tham khảo

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

GIẤY XÁC NHẬN ĐANG LÀM VIỆC

Kính gửi: Ban Giám đốc và Phòng Nhân sự Công ty...

Tôi tên là: ...

Ngày sinh: ...

Số CCCD: ...

Địa chỉ: ...

Hiện đang công tác tại:

  • Doanh nghiệp: ...
  • Phòng/Ban: ...
  • Chức vụ: ...
  • Loại hợp đồng lao động: ...
  • Thời gian làm việc từ ngày ... đến nay.
  • Mức thu nhập (nếu cần): ...

Lý do xin xác nhận: ...

Kính đề nghị Công ty xác nhận các thông tin nêu trên để tôi hoàn thiện hồ sơ theo quy định.

Người làm đơn

(Ký, ghi rõ họ tên)

Xác nhận của doanh nghiệp

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu)

 

4. Hướng dẫn chi tiết cách viết giấy xác nhận đang làm việc tại công ty

Để giấy xác nhận được tiếp nhận thuận lợi, người lao động cần trình bày đúng thể thức văn bản hành chính và kê khai chính xác toàn bộ thông tin.

Bước 1. Ghi đầy đủ phần mở đầu

Điền quốc hiệu, tiêu ngữ và tên văn bản theo đúng quy cách trình bày. Tên văn bản nên ghi là "Giấy xác nhận đang làm việc" hoặc "Giấy xác nhận công tác".

Bước 2. Điền thông tin cá nhân

Ghi đầy đủ họ tên, ngày sinh, số căn cước công dân, địa chỉ và các thông tin nhận dạng theo đúng giấy tờ tùy thân.

Bước 3. Khai thông tin công tác

Người lao động ghi chính xác tên doanh nghiệp, phòng ban, chức vụ, loại hợp đồng lao động và thời điểm bắt đầu làm việc. Các thông tin này phải thống nhất với hợp đồng lao động và hồ sơ nhân sự.

Bước 4. Ghi rõ mục đích xin xác nhận

Nên ghi cụ thể như:

  • Bổ sung hồ sơ vay vốn tại ngân hàng.
  • Hoàn thiện hồ sơ xin visa.
  • Đăng ký nhập học cho con.
  • Thực hiện thủ tục hành chính.
  • Chứng minh quá trình công tác.

Không nên ghi chung chung như "phục vụ việc cá nhân" vì có thể khiến đơn vị tiếp nhận yêu cầu xác nhận lại.

Bước 5. Ký tên và gửi doanh nghiệp xác nhận

Sau khi hoàn thành nội dung, người lao động ký tên và chuyển đến bộ phận hành chính hoặc nhân sự để kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký xác nhận.

 

5. Quy trình xin xác nhận và thẩm quyền ký giấy xác nhận nhân sự

Tại hầu hết doanh nghiệp, việc cấp giấy xác nhận công tác được thực hiện theo quy trình thống nhất nhằm bảo đảm tính chính xác của thông tin.

Bước 1. Người lao động nộp đề nghị

Người lao động chuẩn bị mẫu giấy xác nhận hoặc đơn đề nghị và gửi đến phòng hành chính hoặc phòng nhân sự.

Bước 2. Bộ phận nhân sự kiểm tra hồ sơ

Nhân sự đối chiếu các thông tin với hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự, dữ liệu tiền lương và các tài liệu liên quan để bảo đảm nội dung xác nhận chính xác.

Bước 3. Trình người có thẩm quyền ký

Sau khi kiểm tra, hồ sơ được trình người có thẩm quyền ký xác nhận theo quy định nội bộ của doanh nghiệp.

Bước 4. Đóng dấu và trả kết quả

Sau khi ký, doanh nghiệp thực hiện đóng dấu (nếu sử dụng) và trả lại giấy xác nhận cho người lao động để sử dụng.

Về thẩm quyền ký

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp như Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc là người có thẩm quyền ký giấy xác nhận công tác.

Trong trường hợp được ủy quyền hợp pháp, Trưởng phòng Nhân sự hoặc người được giao nhiệm vụ có thể ký thay theo quy định của doanh nghiệp. Nội dung xác nhận chỉ có giá trị khi được thực hiện đúng thẩm quyền và phù hợp với quy chế quản lý của đơn vị.

 

6. Những lưu ý quan trọng để giấy xác nhận có giá trị pháp lý cao nhất

Để giấy xác nhận công tác được các cơ quan và tổ chức chấp nhận, người lao động và doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau.

Toàn bộ thông tin phải trung thực và thống nhất với hồ sơ lao động, hợp đồng lao động, hồ sơ bảo hiểm xã hội và các tài liệu quản lý nhân sự của doanh nghiệp.

Không khai khống mức lương, chức vụ, thời gian công tác hoặc các nội dung khác nhằm phục vụ mục đích vay vốn, xin visa hoặc thực hiện các giao dịch khác. Hành vi cung cấp thông tin sai sự thật có thể phát sinh trách nhiệm pháp lý tùy từng trường hợp.

Nên ghi rõ mục đích sử dụng của giấy xác nhận để doanh nghiệp xác nhận đúng phạm vi thông tin cần thiết.

Giấy xác nhận cần có chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu thì văn bản nên được đóng dấu để tăng giá trị chứng minh.

Đối với văn bản có từ hai trang trở lên, doanh nghiệp nên thực hiện đóng dấu giáp lai theo quy định về quản lý văn bản nhằm bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu.

Nhiều doanh nghiệp còn ghi rõ nội dung rằng giấy xác nhận chỉ dùng để chứng minh tình trạng làm việc và không phải là cam kết bảo lãnh nghĩa vụ tài chính của người lao động. Đây là biện pháp hạn chế rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp khi văn bản được sử dụng trong các giao dịch với bên thứ ba.

 

7. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về thủ tục xác nhận việc làm

Giấy xác nhận công tác có mất phí không?

Thông thường không. Việc cấp giấy xác nhận đang làm việc là hoạt động quản lý nhân sự của doanh nghiệp và pháp luật hiện hành không quy định người lao động phải nộp phí khi đề nghị cấp giấy.

Giấy xác nhận đang làm việc có thời hạn bao lâu?

Pháp luật hiện chưa quy định thời hạn sử dụng cụ thể. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều ngân hàng, cơ quan đại diện ngoại giao và tổ chức tiếp nhận hồ sơ chỉ chấp nhận giấy xác nhận được cấp trong khoảng từ 1 đến 3 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

Đã nghỉ việc có xin giấy xác nhận đang làm việc được không?

Không. Sau khi quan hệ lao động đã chấm dứt, người lao động không còn đủ điều kiện để được xác nhận là đang làm việc. Trong trường hợp này, người lao động có thể đề nghị doanh nghiệp cấp giấy xác nhận thời gian công tác hoặc xác nhận quá trình làm việc trước đây.

Kế toán trưởng có được ký giấy xác nhận công tác không?

Kế toán trưởng có thể xác nhận các nội dung thuộc phạm vi chuyên môn như tiền lương hoặc thu nhập nếu được doanh nghiệp phân công. Tuy nhiên, việc xác nhận tình trạng làm việc của người lao động và sử dụng con dấu của doanh nghiệp phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp thực hiện theo quy định nội bộ của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải xác nhận mức lương không?

Không. Việc xác nhận thu nhập phụ thuộc vào mục đích sử dụng của người lao động, quy chế của doanh nghiệp và phạm vi thông tin mà doanh nghiệp đồng ý xác nhận. Nếu không cần thiết, doanh nghiệp có thể chỉ xác nhận tình trạng làm việc, chức vụ và thời gian công tác.

Có thể sử dụng bản sao giấy xác nhận công tác không?

Điều này phụ thuộc vào yêu cầu của cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận hồ sơ. Trong nhiều trường hợp, đơn vị tiếp nhận yêu cầu nộp bản gốc hoặc bản sao được chứng thực theo quy định để bảo đảm tính xác thực của thông tin.

Quý bạn đọc cũng có thể xem thêm một số mẫu Đơn xác nhận khác như: