1. Mẫu quy định kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty là gì?

Quy định về việc kiểm soát việc ra vào của nhân viên và khách hàng trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu. Điều này giúp doanh nghiệp đề phòng và ngăn chặn các tình huống không mong muốn, đồng thời bảo vệ tài sản và tính mạng của cán bộ và công nhân viên làm việc tại công ty. Cổng ra vào chính là điểm kiểm soát quan trọng nhất trong việc quản lý việc ra vào của nhân viên và khách hàng. Nó đảm bảo an toàn cho các cơ sở kinh doanh như nhà máy, công trường, bệnh viện, siêu thị, và các địa điểm khác. Chỉ khi kiểm soát được việc ra vào của con người và hàng hóa, công ty mới có thể đảm bảo an ninh và bảo vệ tài sản cho chủ sở hữu. Ngoài việc bảo vệ tài sản và tính mạng, quy trình kiểm soát việc ra vào còn giúp các bộ phận chức năng và Ban Giám Đốc của công ty tiếp tục liên lạc và giao dịch với các cá nhân và tổ chức bên ngoài. Điều này làm cho sản xuất, kinh doanh và cung cấp dịch vụ trở nên hiệu quả hơn. Ngoài cổng chính, nhiều doanh nghiệp còn sử dụng các chòi gác để mở rộng phạm vi kiểm soát việc ra vào của nhân viên và khách hàng. Điều này giúp tạo sự bao quát và duyệt hơn, đảm bảo trật tự và an toàn cho toàn bộ nhân viên, cũng như bảo vệ tài sản và trang thiết bị của công ty.

Nhân viên trong công ty là những cá nhân mà công ty quản lý, bao gồm nhân viên chính thức, cộng tác viên, và người chịu trách nhiệm về các dịch vụ của công ty hoặc những người lao động khác. Trong khi đó, khách hàng ra vào công ty là những người có nhu cầu tham gia, tìm hiểu, hoặc sử dụng các dịch vụ và sản phẩm mà công ty cung cấp. Đây thường là những người thường xuyên ra và vào công ty.

Mẫu quy định kiểm soát nhân viên và khách hàng ra vào công ty được sử dụng để định rõ quy trình giám sát hoạt động của nhân viên công ty và khách hàng khi họ đến công ty để thực hiện các giao dịch hoặc hoạt động khác. Biểu mẫu này thường áp dụng cho bộ phận bảo vệ, có trách nhiệm kiểm soát việc ra vào của khách hàng và nhân viên. Nhiệm vụ của họ là đảm bảo duy trì trật tự và an toàn cho toàn bộ nhân viên, cũng như bảo vệ tài sản và trang thiết bị trong nhà xưởng của công ty.

 

2. Mẫu quy định kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty mới nhất

>> Tải ngay: Mẫu quy định kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty

CÔNG TY X

QUY ĐỊNH KIỂM SOÁT

NHÂN VIÊN, KHÁCH RA VÀO CỔNG

Mã tài liệu: HC-20

 

QUY ĐỊNH KIỂM SOÁT
NHÂN VIÊN, KHÁCH RA VÀO CỔNG
Mã hiệu:
Phiên bản:
Ngày ban hành:

 

Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu

Ngày sửa đổi Vị trí Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi chú
         
         
         
  Người biên soạn Phó ban ISO Giám đốc
Họ và tên      
Chữ ký      

I/ MỤC ĐÍCH:

Hướng dẫn các bước kiểm soát khách và nhân viên ra vào công ty.

II/ PHẠM VI:

Áp dụng cho bộ phận bảo vệ của công ty.

III/ ĐỊNH NGHĨA:

Không có.

IV/ NỘI DUNG:

1. Khách đến sử dụng dịch vụ:

- Khi khách hàng đến sử dụng dịch vụ của chúng tôi, họ sẽ tiếp xúc trực tiếp với bộ phận giới thiệu sản phẩm.

2. Khách đến liên hệ công việc, xin việc, hoặc là nhà cung cấp...

a. Hỏi thăm thông tin:

Nhân viên bảo vệ sẽ thực hiện việc hỏi thông tin của khách, bao gồm tên tổ chức hoặc công ty, giấy giới thiệu, và chứng minh nhân dân (nếu cần).

Đối với trường hợp những nhà cung cấp thường xuyên ra vào, bộ phận mua hàng cần chuyển danh sách nhân viên của mỗi nhà cung cấp, với sự xác nhận của Trưởng phòng HCQT, cho bộ phận bảo vệ.

Nhân viên bảo vệ chỉ cho phép những nhân viên thuộc danh sách vào bên trong.

b. Mời khách vào phòng chờ:

Nhân viên bảo vệ sẽ dẫn khách vào phòng chờ, sau đó thông tin của khách sẽ được chuyển đến bộ phận lễ tân để tiếp tục xử lý.

c. Liên hệ với bộ phận hẹn gặp:

Nhân viên lễ tân sẽ thực hiện cuộc gọi đến bộ phận mà khách muốn gặp.

Nếu người được hẹn gặp đồng ý, quá trình tiếp tục.

Trong trường hợp người được hẹn gặp không đồng ý hoặc không thể liên hệ được, nhân viên sẽ thông báo cho khách một cách tế nhị để khách có thể hẹn lại sau (đồng thời ghi lại thông tin và báo cáo cho người có trách nhiệm sau).

d. Dẫn khách lên:

Nhân viên bảo vệ cửa sẽ chịu trách nhiệm dẫn khách lên gặp trực tiếp với bộ phận, dựa trên thông tin từ lễ tân.

e. Ghi hồ sơ:

Nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm ghi lại hồ sơ về quá trình ra vào của khách, tuân theo mẫu: HC-20-BM01.

3. Ra vào công ty của nhân viên

a. Vào công ty:

Nhân viên muộn phải ký vào sổ điểm danh của bảo vệ và ghi rõ lý do trễ giờ.

Không được phép đưa bạn bè hoặc người thân vào công ty. Không thể tiếp đón người thân trong giờ làm việc, trừ trường hợp khẩn cấp, phải thông qua sự xem xét và phê duyệt của Ban Giám Đốc hoặc Trưởng phòng Tổ chức Hành chánh (tiếp ở Phòng khách hoặc sau khi xin phép ra ngoài).

Nhân viên không có nhiệm vụ cụ thể thì không được ra khu vực cổng công ty hoặc phòng bảo vệ trong giờ làm việc hoặc trong thời gian nghỉ trưa.

Trước khi vào hoặc ra cổng công ty, nhân viên cần xuất trình giấy tờ, vật phẩm cá nhân, hoặc thiết bị cần mang theo cho bảo vệ kiểm tra và ghi vào sổ điểm danh.

b. Ra công ty:

Nhân viên ra ngoài công tác cần có giấy công tác được Quản lý cấp phòng chấp thuận và xác nhận trên giấy công tác.

Nhân viên thường xuyên ra ngoài không cần giấy công tác, nhưng cần có văn bản từ Quản lý gửi cho bộ phận bảo vệ để xác nhận.

Nếu nhân viên ra ngoài do lý do sức khỏe (bệnh), cần có giấy xác nhận từ bác sĩ công ty.

4. Khám xét

Khám xét chỉ được thực hiện đối với nhân viên khi bảo vệ nghi ngờ rằng họ có vi phạm quy định của công ty. Mục tiêu của khám xét là ngăn chặn việc mang vũ khí, chất nổ hoặc chất cháy, và đảm bảo an toàn tài sản và trang thiết bị của công ty và khách hàng.

Khám xét phải được tiến hành nhanh chóng và phải tuân theo quy định của pháp luật hiện hành liên quan. Khám xét chỉ thực hiện bởi nhân viên cùng giới tính với người bị khám xét, và phải được tiến hành trong môi trường kín đáo.

Trong trường hợp phát hiện vi phạm quy định của công ty, bộ phận bảo vệ sẽ lập biên bản theo mẫu: HC-20-BM03 và gửi cho Trưởng phòng HCQT để xử lý.

VI/ BIỂU MẪU KÈM THEO:

1. Sổ theo dõi khách hàng ra vào cổng.

2. Sổ theo dõi nhân viên ra vào cổng.

3. Biên bản vụ việc .

Lưu ý: Những thông tin chúng tôi đề cập trên đây chỉ mang tính minh họa. Mời quý bạn đọc tham khảo và tải mẫu về chỉnh sửa nội dung theo nhu cầu.

 

3. Hướng dẫn soạn thảo quy định kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty

Các quy định kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty cần đảm bảo các yếu tố sau:

- Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu, bao gồm các thông tin như ngày sửa đổi, vị trí, nội dung sửa đổi, số lần sửa đổi, và ghi chú.

- Phải rõ ràng về mục đích và phạm vi của quy định kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty.

- Nội dung quy định kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty cần bao gồm các quy định về khách đến sử dụng dịch vụ, khách đến liên hệ công việc, xin việc, nhà cung cấp, cũng như quy định về ra vào công ty của nhân viên và quy định về việc khám xét đối với người ra vào công ty.

- Quy định kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty phải đi kèm với các biểu mẫu cần thiết, bao gồm sổ theo dõi khách hàng ra vào cổng, sổ theo dõi nhân viên ra vào cổng, và biên bản vụ việc.

Bài viết liên quan: Mẫu sổ theo dõi khách ra vào công ty

Trên đây là nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về mẫu quy định kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty năm 2023. Mời quý khách hàng liên hệ số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn nếu như có những băn khoăn liên quan về mặt pháp luật. Xin trân trọng cảm ơn!