Mẫu Quyết định thành lập văn phòng đại diện mới nhất

Văn phòng đại diện là gì ? Nó được quy định như thế nào và điều kiện thành lập văn phòng đại diện. Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện được quy định như thế nào? 

1. Văn phòng đại diện là gì? Chức năng của văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện được định nghĩa trong khoản 2, điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

"Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó."

Như vậy, có thể hiểu Văn phòng đại diện là một đơn vị của doanh nghiệp, được thành lập ra và hoạt động với tư cách là đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp và hoạt động vì lợi ích của doanh nghiệp.

Chức năng của văn phòng đại diện: 

"Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp." Tức là sẽ không nhân danh văn phòng đại diện để ký kết các hợp đồng mà phải nhân danh công ty hoặc doanh nghiệp để kí kết hợp đồng và phải sử dụng con dấu của doanh nghiệp.

2. Chủ thể có quyền thành lập văn phòng đại diện.

Về phía doanh nghiệp thì tùy thuộc vào mô hình tổ chức công ty, doanh nghiệp thì chủ thể có thẩm quyền quyết định thành lập văn phòng đại diện cũng khác nhau.

- Đối với Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên sẽ do chủ sở hữu quyết định thành lập văn phòng đại diện;

- Đối với Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên sẽ do hội đồng thành viên công ty quyết định thành lập văn phòng đại diện;

- Đối với Công ty cổ phần sẽ do Hội đồng quản trị công ty quyết định thành lập văn phòng đại diện;

- Đối với Công ty hợp danh sẽ do các thành viên hợp danh của công ty quyết định thành lập văn phòng đại diện.

Sau khi có quyết định thành lập văn phòng đại diện thì công ty, doanh nghiệp phải gửi thông báo thành lập văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.

3. Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện.

Để thành lập một văn phòng đại diện thì điều kiện bao gồm các điều kiện về tên, thủ tục, hồ sơ và trình tự.

Tên của văn phòng đại diện được quy định tại điều 40, Luật Doanh nghiệp năm 2020 có quy định.

1. Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

2. Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ "Văn phòng đại diện" đối với văn phòng tại diện.

3. Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

Ngoài ra, doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Và doanh nghiệp cũng có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại điện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

- Trường hợp thành lập văn phòng đại diện trong nước doanh nghiệp cần gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện. Hồ sơ được quy định tại khoản 1, điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp gồm có:

+ Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

+ Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty tránh nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện;

+ Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

- Trường hợp thành lập văn phòng đại diện của của doanh nghiệp ở nước ngoài sẽ thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Kèm theo thông báo phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương. Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.

Qua các quy định của pháp luật trên có thể thấy để thành lập văn phòng địa diện thì doanh nghiệp cần có những điều kiện sau đây:

- Thứ nhất: Tên văn phòng đại diện phải được đặt đúng theo quy định của pháp luật về tên văn phòng đại diện được quy định cụ thể tại Điều 40, Luật Doanh nghiệp 2020;

- Thứ hai: Địa điểm đặt văn phòng đại diện phải hợp pháp;

- Thứ ba: Cung cấp đủ hồ sơ tài liệu đăng ký thành lập văn phòng đại diện (trong đó có quyết định thành lập văn phòng đại diện được quy định tại điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp) theo đúng quy định của pháp luật;

- Thứ tư: Đóng đầy đủ, đúng hạn các khoản phí, lệ phó theo quy định của pháp luật.

>> Xem thêm: Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện 

3. Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện mới nhất

Dưới đây là mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện do Luật Minh Khuê trực tiếp soạn thảo. Phần thông tin trong các phần nội dung của quyết định dưới đây là do chúng tôi tạo dựng để giúp Quý khách hàng dễ dàng hiểu và nắm bắt nội dung hơn. Quý khách hàng cũng có thể dùng trực tiếp mẫu quyết định này, tải xuống hoặc có thể chỉnh sửa trực tiếp sao cho phù hợp với thông tin và mục đích của mình.

Trên đây là mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện do Luật Minh Khuê trực tiếp soạn thảo. Mọi vướng mắc Quý khách hàng có thể trao đổi trực tiếp với bộ phận Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 số Hotline 1900.6162 để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê. Chúng tôi rất mong nhận được sự hợp tác từ quý khách hàng. Trân trọng cảm ơn!