Mục lục bài viết

1. Văn phòng đại diện là gì?
2. Những quy định pháp luật về việc thành lập văn phòng đại diện
3. Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện là gì?
4. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
4.1 Thông báo thành lập văn phòng đại diện
4.2 Bản sao quyết định thành lập văn phòng đại diện và bản sao biên bản họp phù hợp với luật định tương ứng với các chủ thể như sau:
4.3 Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
4.4 Hồ sơ cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện
4.5 Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ:
5. Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện
6. Một số lưu ý khi soạn thảo thông báo thành lập văn phòng đại diện

1. Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp (khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020).

Văn phòng đại diện là cơ quan hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật chỉ khi văn phòng đó được doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.

2. Những quy định pháp luật về việc thành lập văn phòng đại diện

- Việc đặt tên cho văn phòng đại diện cần tuân thủ quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020:

" 1. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F,J,Z,W, chữ số và các ký hiệu.
2. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ "Chi nhánh" đối với chi nhánh, cụm từ "Văn phòng đại diện" đối với văn phòng đại diện, cụm từ "Địa điểm kinh doanh" đối với địa điểm kinh doanh.
3. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành."

- Người đứng đầu văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền. (khoản 4 Điều 84 Bộ luật Dân sự 2015)

- Văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện trong phạm vi do pháp nhân giao, bảo vệ lợi ích của pháp nhân. (khoản 3 Điều 84 Bộ luật Dân sự 2015)

- Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. (khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020)

3. Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện là gì?

Mẫu thông báo thành lập doanh nghiệp là mẫu đỡ do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người đứng đầu chi nhánh lập ra gửi đến Phòng đăng ký kinh doanh tỉnh/ thành phố khi làm thủ tục lập văn phòng đại diện.

4. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Căn cứ vào khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

4.1 Thông báo thành lập văn phòng đại diện

Khi soạn thảo thông báo thành lập văn phòng đại diện cần đảm bảo nội dung của thông báo đầy đủ các nội dung sau:

- Số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

- Tên của doanh nghiệp bao gồm tên ghi in hoa đầy đủ, tên tiếng anh, tên viết tắt nếu có

- Tên địa chỉ trụ sở chính của công ty ghi đầy đủ 4 ấp theo địa giới hành chính luật định

- Tên văn phòng đại diện

- Địa chỉ rõ ràng về trụ sở văn phòng đại diện

- Nội dung, phạm vi hoạt động mà doanh nghiệp ủy quyền cho văn phòng đại diện

- Kê khai đăng ký thuế

- Thông tin cá nhân và giấy tờ chứng minh nhân thân của người đứng đầu văn phòng đại diện

- Chữ ký và ghi đầy đủ họ tên của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

4.2 Bản sao quyết định thành lập văn phòng đại diện và bản sao biên bản họp phù hợp với luật định tương ứng với các chủ thể như sau:

- Của Hội đồng thành viên nếu là Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.

- Của chủ sở hữu công ty nếu là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

- Của Hội đồng quản trị nếu là công ty Cổ phần.

- Của thành viên hợp danh nếu là công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện.

4.3 Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện

Đối với quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện cần được soạn thảo theo đúng quy định của luật định.

4.4 Hồ sơ cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện

- Trường hợp là cá nhân có quốc tịch Việt Nam sẽ bao gồm: chứng minh thư nhân dân (căn cước công dân) và hộ chiếu.

- Trường hợp cá nhân có quốc tịch nước ngoài sẽ bao gồm: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, giấy phép lao động và hộ chiếu.

4.5 Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ:

Trường hợp người đại diện pháp luật không phải là người đi nộp hồ sơ thì doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị hồ sơ bổ sung: giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ, chứng minh thư nhân dân (căn cước công dân)/ hộ chiếu còn thời hạn theo quy định của người nộp hồ sơ. Lưu ý: chuẩn bị hồ sơ bản sao y công chứng hợp lệ.

>> Xem thêm: Mẫu Quyết định thành lập văn phòng đại diện mới nhất

5. Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện

Luật Minh Khuê giới thiệu mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện thông dụng, Quý khách hàng có thể tải về để sử dụng hoặc soạn thảo trực tuyến - in ra để sử dụng trong những trường hợp cụ thể:

Tải về

TÊN DOANH NGHIỆP

---------

Số: .............

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..............., ngày ........ tháng ....... năm.....

THÔNG BÁO

Về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố ..........................

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): .............................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/ mã số thuế): ..........

Ngày cấp: ........../............../.............................. Nơi cấp: .....................

Mã số doanh nghiệp/ Mã số thuế: .......................................................

Đăng ký hoạt động văn phòng đại diện với các nội dung sau

1. Tên văn phòng đại diện viết bằng tiếng Việt (ghi bằng chữ in hoa): ...............

Tên văn phòng đại diện/ viết băng tiếng nước ngoài (nếu có): ............

Tên văn phòng đại diện viết tắt (nếu có): ...........................................

2. Địa chỉ văn phòng đại diện:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn: .....................

Xã/Phường/Thị trấn: ...........................................................................

Quận/Huyện/ Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: ......................................

Tỉnh/Thành phố: ..............................................................................

Điện thoại (nếu có): ....................... Fax (nếu có): .........................

Email (nếu có): ....................... Website (nếu có): ...........................

3. Ngành, nghề kinh doanh, nội dung hoạt động:

Nội dung hoạt động (đối với văn phòng đại diện): .......................

4. Người đứng đầu văn phòng đại diện:

Họ tên người đứng đầu (ghi bằng chữ in hóa): ............ Giới tính: .........

Sinh ngày: ....../......./.............. Dân tộc: .............. Quốc tịch: ...................

Loại giấy tờ chứng thực cá nhân:

Chứng minh nhân dân Căn cước công dân

Hộ chiếu Loại khác (ghi rõ): ..................................

Số giấy tờ chứng thực cá nhân: .......................................................................

Ngày cấp: ....../........../.......... Nơi cấp: .............. Ngày hết hạn (nếu có): ........./......./.....

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn:....................................

Xã/Phường/Thị trần:..............................................

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: .....................................................

Tỉnh/Thành Phố:..............................................................................................

Quốc gia: ............................................................................................................

Chỗ ở hiện tại:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn: ....................................

Xã/Phường/Thị trấn:......................................................................................

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh:......................................................

Tỉnh/Thành phố:..............................................................................................

Quốc gia:..................................

Điện thoại (nếu có): .................................................... Fax (nếu có): ...............

Email (nếu có): ............................................... Website (nếu có): ....................

5.Thông tin đăng ký thuế:

STT

Các chỉ tiêu thông tin đăng ký thuế

Địa chỉ nhận thông báo thuê (chỉ kê khai nếu địa chỉ nhận thông báo thuê khác địa chỉ trụ sở chính):

Số nhà, đường phố/tổ/ấp/thôn:........................................................

Xã/Phường/Thị trấn:......................................................................

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh:.........................................

Tỉnh/Thành phố:.......................................................

Điện thoại:............................................ Fax (nếu có):...........................

Email (nếu có):...................................................................................

Ngày bắt đầu hoạt động (trường hợp văn phòng đại diện được dự kiến bắt đầu hoạt động kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động thì không cần kê khai nội dung này):.........../............/..............

Hình thức hạch toán:

Hạch toán độc lập ............

Hạch toán phụ thuộc ...........

Năm tài chính:

Áp dụng từ ngày ............./.............. đến ngày .............../..................

(ghi ngày, tháng bắt đầu và kết thúc niên độ kế toán)

Tổng số lao động (dự kiến):................................................

Hoạt động theo dự án BOT/BTO/BT/BOO,BLT,BTL,O&M:

Có........... Không .................

Phương pháp tính thuế GTGT (chọn 1 trong 4 phương pháp)

Khấu trừ ..................

Trực tiếp trên GTGT .....................

Trực tiếp trên doanh số .....................

Không phải nộp thuế GTGT ........................

Thông tin về Tài khoản ngân hàng

Tên ngân hàng	Số tài khoản ngân hàng
...................................	..............................................
..................................	..............................................

9. Thông tin về việc đóng bảo hiểm xã hội:

Phương thức đóng bảo hiểm xã hội (chọn 1 trong 3 phương thức):

Hàng tháng ....... 03 tháng một lần ................ 06 tháng một lần ...............

Doanh nghiệp cam kết:

- Trụ sở van phòng đại diện thuộc quyền sở hữu/ quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp và được sử dụng đúng mục đích theo quy định của pháp luật;

- Hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực của nội dung Thông báo này.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP

(Ký, ghi họ tên)

In / Sửa biểu mẫu