Những vấn đề cơ bản của chứng thực và mẫu Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (Mẫu số 61/SCT)

1. Khái niệm chứng thực

Hiện nay, pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể về định nghĩa chứng thực là gì? Do vậy, trên thực tế rất nhiều người có sự nhầm lẫn giữa công chứng và chứng thực, thường gọi chung là công chứng mà không biết rằng đây là hai định nghĩa khác nhau hoàn toàn.

Dưới góc độ pháp lý, có thể hiểu chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện xác nhận tính chính xác, tính hợp pháp của các loại giấy tờ, văn bản hoặc chữ ký của các cá nhân nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong các quan hệ dân sự, hành chính, kinh tế,…

Pháp luật hiện hành không quy định cụ thể khái niệm chứng thực là gì, tuy nhiên thông qua các quy định của pháp luật tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, chúng ta có thể hiểu chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận cho các yêu cầu, giao dịch dân sự của người có yêu cầu chứng thực, qua đó đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, nội dung giao dịch, và giao dịch.

Hoạt động chứng thực bao gồm: Chứng thực bản sao từ bản chính, Chứng thực chữ ký và Chứng thực hợp đồng, giao dịch.

2. Những văn bản, hợp đồng cần chứng thực

Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch, quy định các đối tượng chứng thực bao gồm:

a. Chứng thực bản sao từ sổ gốc hay còn gọi là cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang thực hiện quản lý hồ sơ sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho cá nhân có nhu cầu. Bản sao khi được cấp từ sổ gốc phải đúng với nội dung được ghi trong sổ gốc.

Cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc

- Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.

- Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.

- Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc

- Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là người được quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 16 của Nghị định này thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.

- Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

- Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều này, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.

- Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Nghị định này. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.

b. Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước có thẩm quyền thực hiện việc chứng thực bản sao đúng với bản chính dựa trên căn cứ là bản chính của người có yêu cầu.

Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính

- Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.

- Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

c. Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước có thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký trong các văn bản, tài liệu, giấy tờ là chữ ký của người có yêu cầu chứng thực.

Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện chứng thực chữ ký

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký; không được yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 và Khoản 4 Điều 25 của Nghị định này.

- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản.

Thủ tục chứng thực chữ ký

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

b) Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định này thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:

a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

- Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

- Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:

a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;

b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;

c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;

d) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

d. Chứng thực các hợp đồng, giao dịch

Đây là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành thực hiện chứng thực về các nội dung như địa điểm, thời gian các bên đã giao kết hợp đồng; về năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chứng thực chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên khi tham gia ký kết trong hợp đồng, giao dịch cần chứng thực.

3. Chứng thực có những đặc điểm gì?

- Chứng thực là việc cơ quan nhà nước thực hiện chứng nhận các sự việc, chủ yếu là chứng thực về mặt hình thức của văn bản, giấy tờ mà không đề cập đến nội dung chứng thực;

- Khi chứng thực cần thực hiện ở đúng cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền quản lý hồ sơ. Theo quy định các cơ quan có thẩm quyền chứng thực, bao gồm: Phòng tư pháp; UBND xã, phường, thị trấn; Các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền để thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Công chứng viên.

Như vậy, sẽ tùy thuộc vào loại giấy tờ mà người có yêu cầu chứng thực để thực hiện chứng thực ở các cơ quan có thẩm quyền khác nhau.

- Trong cuộc sống, đôi khi có những phát sinh liên quan đến một số hoạt động cần giấy tờ có tính chất pháp lý hay để xác nhận một sự việc nào. Khi đó, bắt buộc người có liên quan phải có một văn bản, giấy tờ, tài liệu hợp pháp, chính xác để làm chứng cứ chứng minh cho nội dung đó thì cá nhân thực hiện hoạt động chứng thực theo đúng quy định, tránh gặp phải những tranh chấp không mong muốn.

- Hoạt động chứng thực góp phần đảm bảo tính trung thực, tính chính xác theo đúng luật, đúng các văn bản gốc đã được lưu giữ tại cơ quan, tổ chức quản lý có thẩm quyền. Qua đó, giúp Nhà nước quản lý hiệu quả mọi hoạt động trên phạm vi cả nước.

4. Giá trị pháp lý của văn bản chứng thực

Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định rõ:

- Bản sao được chứng thực từ bản chính theo Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

5. Mẫu sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-------------

SỔ CHỨNG THỰC

HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH

Uỷ ban nhân dân xã (phường, thị trấn): ........................

Huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh): .................

Tỉnh (thành phố): .............................................................

Quyển số: .................... TP/CC-SCT/HĐGD

Mở sổ ngày ............... tháng ............. năm ...........

Khoá sổ ngày ............ tháng .............. năm ..........

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

---------------------------

1. Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, được sử dụng để ghi các việc chứng thực hợp đồng, giao dịch đã thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, phục vụ cho việc theo dõi, tra cứu, kiểm tra và thống kê số liệu chứng thực.

2. Sổ phải được đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối, phải được giữ sạch, không để nhoè hoặc rách nát.

3. Chữ viết trong Sổ phải rõ ràng, không tẩy xoá, phải viết cùng một thứ mực tốt, màu đen.

4. Trước khi ghi vào Sổ phải kiểm tra các số liệu sẽ ghi vào Sổ để tránh nhầm lẫn. Trường hợp viết nhầm, sửa lỗi kỹ thuật phải gạch đi viết lại, không được viết đè lên chữ cũ; khi viết lại phải ký, ghi rõ họ tên nguời thực hiện vào cột ghi chú và đóng dấu vào chỗ sửa.

5. Phải ghi đầy đủ các cột mục có trong Sổ và lưu ý các điểm sau đây:

- Cột (1): số chứng thực trong cột này là số ghi trong văn bản chứng thực;

- Cột (4): ghi lần lượt họ tên, nơi cư trú của từng người một;

- Cột (6): ghi thông tin về đối tượng hợp đồng, giao dịch.

6. Khi sử dụng phải ghi ngày mở Sổ, khi kết thúc phải ghi ngày khoá Sổ.

7. Sổ phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại Uỷ ban nhân dân cấp xã.