Trong đời sống pháp lý và kinh tế – xã hội hiện nay, các hợp đồng, giao dịch được soạn thảo sẵn ngày càng phổ biến, đặc biệt trong các lĩnh vực như chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua bán tài sản, thế chấp, tặng cho hay ủy quyền. Việc công chứng đối với những hợp đồng, giao dịch đã được các bên chuẩn bị trước nội dung không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn bảo đảm tính xác thực, hợp pháp và phòng ngừa rủi ro pháp lý có thể phát sinh. Tuy nhiên, để bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên cũng như giữ vững tính chặt chẽ của hoạt động công chứng, pháp luật đã quy định cụ thể về trình tự, thủ tục thực hiện.
1. Hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn bao gồm những gì?
Theo khoản 1 điều 42 Luật công chứng 2024 quy định như sau:
1. Người yêu cầu công chứng nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu công chứng trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính đến tổ chức hành nghề công chứng. Hồ sơ yêu cầu công chứng bao gồm các giấy tờ sau đây:
a) Dự thảo giao dịch;
b) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng, gồm: thẻ căn cước hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ khác để xác định nhân thân của người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật;
c) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc bản án, quyết định của Tòa án hoặc quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc xử lý tài sản hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp giao dịch liên quan đến tài sản đó;
d) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch mà pháp luật quy định phải có.
Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã khai thác được các thông tin quy định tại các điểm b, c và d khoản này trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người yêu cầu công chứng không phải nộp các giấy tờ này nhưng phải nộp phí khai thác dữ liệu theo quy định của pháp luật để tổ chức hành nghề công chứng khai thác dữ liệu.
Từ quy định trên có thể thấy, thủ tục nộp hồ sơ yêu cầu công chứng được thiết kế theo hướng bảo đảm sự kiểm soát chặt chẽ về thông tin nhân thân, quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản và các giấy tờ liên quan đến giao dịch, qua đó tạo cơ sở vững chắc để công chứng viên xem xét, đánh giá và thực hiện việc công chứng một cách chính xác, hạn chế rủi ro phát sinh tranh chấp. Đồng thời, việc cho phép người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ bằng nhiều hình thức khác nhau và cho phép tổ chức hành nghề công chứng khai thác dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu quốc gia thể hiện sự linh hoạt, hiện đại và phù hợp với xu hướng số hóa thủ tục hành chính. Cơ chế này không chỉ góp phần giảm bớt gánh nặng về giấy tờ, tiết kiệm thời gian, chi phí cho người dân mà còn nâng cao tính minh bạch, tính an toàn và hiệu quả của hoạt động công chứng, đáp ứng tốt hơn nhu cầu giao dịch ngày càng đa dạng trong đời sống xã hội.
2. Trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng giao dịch được soạn sẵn theo quy định mới nhất
Theo Điều 42 Luật công chứng 2024, Quy trình công chứng được xây dựng theo một trình tự chặt chẽ, trong đó mỗi bước đều gắn với trách nhiệm cụ thể của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng nhằm bảo đảm giao dịch được xác lập minh bạch, tự nguyện và đúng quy định.
Bước 1: Kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng
Công chứng viên kiểm tra toàn bộ giấy tờ trong hồ sơ mà người yêu cầu công chứng nộp. Việc kiểm tra này nhằm đánh giá tính đầy đủ, thống nhất và phù hợp của hồ sơ với quy định hiện hành. Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu thì được tiếp nhận để giải quyết. Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện, công chứng viên không được từ chối một cách chung chung mà phải trực tiếp giải thích rõ lý do hoặc trả lời bằng văn bản, nêu cụ thể căn cứ từ chối để người yêu cầu công chứng biết và có hướng xử lý tiếp theo. Quy định này bảo đảm tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong hoạt động công chứng.
Bước 2: Hướng dẫn, giải thích quyền và nghĩa vụ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, công chứng viên có trách nhiệm hướng dẫn và giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của mình, đồng thời làm rõ ý nghĩa và hậu quả của việc tham gia giao dịch. Đây là bước quan trọng nhằm bảo đảm các bên tham gia trên cơ sở tự nguyện, có nhận thức đầy đủ, tránh tình trạng ký kết khi chưa hiểu rõ nội dung.
Bước 3: Làm rõ các vấn đề chưa rõ ràng, xác minh hoặc giám định (nếu cần)
Trong trường hợp có căn cứ cho rằng hồ sơ có điểm chưa rõ, có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có nghi ngờ về năng lực hành vi của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng giao dịch chưa được mô tả cụ thể, công chứng viên phải đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ. Khi cần thiết, công chứng viên có thể tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Nếu các vấn đề đó không được làm rõ, hoặc người yêu cầu công chứng từ chối việc xác minh, giám định, hoặc đã xác minh nhưng vẫn không đủ cơ sở kết luận, thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng. Bước này thể hiện vai trò kiểm soát rủi ro và phòng ngừa vi phạm trong hoạt động công chứng.
Bước 4: Kiểm tra nội dung dự thảo giao dịch
Công chứng viên tiếp tục xem xét kỹ nội dung dự thảo giao dịch. Nếu phát hiện điều khoản vi phạm quy định, trái chuẩn mực chung hoặc đối tượng giao dịch không phù hợp, công chứng viên phải chỉ rõ để người yêu cầu công chứng sửa chữa. Trường hợp không sửa chữa, công chứng viên từ chối công chứng. Quy định này khẳng định công chứng viên không chỉ xác nhận hình thức mà còn có trách nhiệm kiểm tra nội dung giao dịch.
Bước 5: Đọc lại dự thảo giao dịch
Người yêu cầu công chứng tự đọc lại toàn bộ dự thảo giao dịch hoặc đề nghị công chứng viên đọc cho nghe. Mục đích của bước này là bảo đảm các bên đã tiếp cận đầy đủ nội dung văn bản trước khi ký kết.
Bước 6: Ký văn bản và đối chiếu bản chính giấy tờ
Khi đồng ý với toàn bộ nội dung, người yêu cầu công chứng ký vào từng trang của giao dịch, ghi đầy đủ họ tên; nếu là tổ chức thì đóng dấu vào trang cuối. Trường hợp điểm chỉ được thực hiện theo quy định riêng. Trước khi ký vào lời chứng và từng trang giao dịch, công chứng viên phải yêu cầu xuất trình bản chính các giấy tờ liên quan để đối chiếu. Nếu tại thời điểm ký không có bản chính đối với một số giấy tờ theo quy định, có thể xuất trình bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực. Đây là bước bảo đảm tính chính xác của thông tin trước khi văn bản được xác nhận chính thức.
Bước 7: Hoàn tất thủ tục, ghi sổ và lưu trữ hồ sơ
Sau khi hoàn tất việc ký và xác nhận, tổ chức hành nghề công chứng ghi số văn bản công chứng, đóng dấu, giao bản gốc cho người yêu cầu công chứng. Đồng thời, văn bản được ghi vào sổ công chứng và hồ sơ được lưu trữ theo quy định Điều 68 Luật này. Việc ghi sổ và lưu trữ nhằm bảo đảm khả năng tra cứu, đối chiếu khi cần thiết và phục vụ công tác quản lý.
Như vậy, với trình tự được thực hiện theo từng bước cụ thể từ kiểm tra hồ sơ, giải thích quyền và nghĩa vụ, xác minh khi cần thiết, kiểm tra nội dung dự thảo, ký xác nhận đến hoàn tất thủ tục và lưu trữ, hoạt động công chứng được bảo đảm diễn ra một cách cẩn trọng, minh bạch và có kiểm soát, qua đó nâng cao tính an toàn, hạn chế rủi ro pháp lý và bảo vệ tối đa quyền, lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch.
3. Thẩm quyền công chứng giao dịch về bất động sản
Đối với các giao dịch liên quan đến bất động sản, pháp luật quy định rõ giới hạn về thẩm quyền nhằm bảo đảm sự quản lý chặt chẽ, thống nhất theo địa bàn hành chính. Theo Điều 44 Luật Công chứng 2024, công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chỉ được thực hiện công chứng giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức đó đặt trụ sở. Điều này có nghĩa là nếu bất động sản nằm ngoài địa giới hành chính nơi tổ chức hành nghề công chứng hoạt động thì công chứng viên không có thẩm quyền thực hiện việc công chứng giao dịch chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp hoặc các giao dịch làm thay đổi quyền đối với tài sản đó.
Việc giới hạn thẩm quyền theo lãnh thổ xuất phát từ đặc điểm pháp lý của bất động sản. Đây là loại tài sản gắn liền với đất đai, có vị trí cố định và chịu sự quản lý của cơ quan nhà nước tại địa phương nơi có tài sản. Khi công chứng trong phạm vi địa bàn, công chứng viên có điều kiện thuận lợi hơn trong việc kiểm tra thông tin về quyền sử dụng, quyền sở hữu, tình trạng tranh chấp, hạn chế quyền hoặc các nghĩa vụ tài chính liên quan. Đồng thời, quy định này giúp cơ quan quản lý nhà nước kiểm soát hiệu quả hoạt động công chứng, hạn chế tình trạng công chứng chồng chéo, thiếu thống nhất giữa các địa phương.
Tuy nhiên, Công chứng viên vẫn có thể công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản, thỏa thuận xác lập chế độ tài sản của vợ chồng về bất động sản cũng như việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hoặc hủy bỏ các giao dịch này mà không bị giới hạn bởi địa bàn nơi có tài sản. Những trường hợp này chủ yếu liên quan đến việc thể hiện ý chí cá nhân hoặc điều chỉnh quan hệ giữa các bên, chưa trực tiếp làm phát sinh việc chuyển dịch quyền đối với bất động sản tại thời điểm công chứng, nên không nhất thiết phải ràng buộc theo nguyên tắc địa giới hành chính.
Quy định về thẩm quyền công chứng giao dịch bất động sản thể hiện sự kết hợp hài hòa giữa yêu cầu quản lý chặt chẽ theo lãnh thổ và sự linh hoạt trong những trường hợp đặc thù. Điều này không chỉ bảo đảm tính an toàn, minh bạch cho các giao dịch liên quan đến bất động sản mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức khi thực hiện các thỏa thuận, cam kết có liên quan.
Kết luận
Việc quy định chặt chẽ trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch được soạn sẵn không chỉ nhằm bảo đảm tính hợp pháp của văn bản mà còn nâng cao trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên trong quá trình kiểm tra, rà soát nội dung. Khi các bước được thực hiện đúng quy định, quyền và lợi ích của các bên tham gia giao dịch được bảo vệ một cách tối đa, đồng thời hạn chế tranh chấp và rủi ro pháp lý trong tương lai. Qua đó, hoạt động công chứng tiếp tục khẳng định vai trò là “lá chắn pháp lý” quan trọng, góp phần xây dựng môi trường giao dịch an toàn, minh bạch và ổn định trong đời sống xã hội.
Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900 6162 để được giải đáp.
