1. Thông báo thay đổi địa chỉ công ty cần lưu ý vấn đề gì?

1.1 Quy định về địa chỉ trụ sở công ty

Những địa chỉ được phép đăng ký kinh doanh khi đáp ứng được những điều kiện quy định trong Luật doanh nghiệp 2020 dưới đây:

"Điều 42. Trụ sở chỉnh của doanh nghiệp

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)".

Pháp luật quy định địa chỉ trụ sở chính công ty phải chính xác, rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc trung ương, thành phố trực thuộc tỉnh, tỉnh. 

Trụ sở chính được coi là tài sản hợp pháp của doanh nghiệp. Khi thay đổi trụ sở, sẽ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ doanh nghiệp đối với quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật doanh nghiệp. Trong quá trình doanh nghiệp muốn tiến hành thủ tục đăng ký doanh nghiệp hoặc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thì phải gửi kèm theo cả số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

 

1.2 Có bắt buộc phải thông báo thay đổi địa chỉ công ty?

Tại Khoản 2, Điều 32, Luật Doanh nghiệp quy định rất rõ ràng các doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản về việc thay đổi địa điểm công ty với Cơ quan Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày. Quá thời hạn nêu trên, các doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Mức phạt mà các doanh nghiệp có thể phải chịu dao động từ 500.000 - 5.000.000 đồng tùy thuộc vào thời gian mà quá hạn. Cụ thể: 

- Nếu quá hạn từ 1 - 30 ngày, doanh nghiệp bị xử phạt từ 500.000 - 1.000.000 đồng.

- Nếu quá hạn từ 31 - 90 ngày, doanh nghiệp bị xử phạt từ 1.000.000 - 2.000.000 đồng.

- Nếu quá hạn từ 91 ngày trở lên, doanh nghiệp bị xử phạt từ 2.000.000 - 5.000.000 đồng.

Như vậy, khi thay đổi địa chỉ công ty (hay còn gọi là trụ sở chính); Công ty phải gửi thông báo thay đổi đến cơ quan có thẩm quyền theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn có liên quan. Ngoài ra, doanh nghiệp phải gửi tài liệu và thông báo cho khách hàng. Bởi thông qua việc gửi thông báo, tránh việc khách hàng, đối tác tìm đến những địa chỉ cũ, lãng phí thời gian, công sức mà không đạt được hiệu quả. 

 

1.3 Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh ở đâu?

Trong quá trình làm việc với các khách hàng câu hỏi mà chúng tôi thường xuyên nhận được đó chính là Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh ở đâu? Có hai đáp án cho câu hỏi này. Đầu tiên doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ dăng ký thay đổi địa chỉ kinh doanh công ty (bản mềm) qua Cổng thông tin quốc gia theo địa chỉ website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn. Sau khi nộp hồ sơ được chấp nhận hợp lệ, doanh nghiệp sẽ sử dụng hồ sơ (bản cứng) gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

 

1.4 Các rủi ro khi chuyển trụ sở mà không đăng ký thay đổi địa chỉ 

Trên thực tế, các công ty có thể thay đổi địa điểm, trụ sở làm việc của mình trong quá trình hoạt động. Để đảm bảo không gián đoạn, ảnh hưởng đến nhu cầu của khách hàng, đối tác, công ty cần thông báo chuyển địa điểm. Nếu không cập nhật thay đổi địa chỉ công ty kịp thời sẽ có thể mang lại nhiều rủi ro cho doanh nghiệp và đưa doanh nghiệp vào những tính huống, khó khăn nhất định. Ví dụ như: Công ty có thể bị phạt lỗi chậm thông báo thay đổi địa chỉ với số tiền 3 triệu đến 5 triệu đồng; Công ty có thể bị đóng mã số thuế nếu kiểm tra hoạt động địa chỉ hiện tại cơ quan thuế không thấy có hoạt động tại đó; Công ty có thể bị phạt lỗi kinh doanh không đăng ký tại địa chỉ mới.

 

2. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp?

2.1 Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, huyện, tỉnh

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Trong trường hợp quý khách hàng muốn thay đổi địa chỉ công ty cùng quân, Hồ sơ bao gồm 

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp; do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

- Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữ công ty; đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định; và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh. Của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

- Quyết định và bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty (đối với Công ty TNHH 2 thành viên, công ty hợp danh, công ty cổ phần);

- Trường hợp không phải người đại diện theo pháp luật hoặc Chủ sở hữu của doanh nghiệp trực tiếp nộp hồ sơ thì cần có Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh kèm theo bản sao chứng thực (hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu) một trong các giấy tờ sau:

+ Đối với công dân Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực;

+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế Hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Bước 2: Nộp hồ sơ chuyển trụ sở chính tới Phòng Đăng ký kinh doanh

Hồ sơ được nộp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doạnh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc trong trường hợp công ty ở Hà Nội thì có thể nộp qua mạng tại website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn

Bước 3: Mang theo Giấy biên nhận hồ sơ và Giấy ủy quyền nhận kết quả tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi nộp hồ sơ.

 

2.2 Trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty sang quận khác, tỉnh/thành phố khác

Bước 1: Thực hiện thủ tục chốt thuế tại chi cục thuế

Đối với trường hợp công ty muốn thay đổi địa chỉ khác quận/huyện hoặc khác tỉnh/thành phố; sẽ phải làm thêm một bước nữa đó chính là tiến hành thủ tục "chốt" thuế và xin công văn xin chuyển sang quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố mới. 

Hồ sơ chốt thuế bao gồm: 

- Tờ khai điều chình thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST;

- Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp nếu thông tin đăng ký thuế trên các Giấy tờ này có thay đổi.

* Lưu ý: Ngoài các loại giấy tờ trên, một số Chi cục thuế có thể yêu cầu thêm các loại giấy tờ như:

- Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh.

- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

- Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ.

Sau đó, thực hiện chốt hóa đơn nếu công ty có sử dụng hóa đơn đó là nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý đó đến thời điểm chuyển trụ sở. Các cán bộ sẽ rà soát toàn bộ việc báo cáo hóa đơn, các khoản nợ của doanh nghiệp. Nếu có vi phạm, các cán bộ sẽ lập biên bản và ra quyết định xử phạt hành chính.

Thời gian thủ tục này thông thường kéo dài từ 5 - 10 ngày làm việc; tính từ ngày nộp hồ sơ đăng ký.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Hồ sơ trong trường hợp chuyển trụ sở khác quận; khác tỉnh, thành phố bao gồm:

-  Bản gốc Công văn (mẫu 09) do cơ quan thuế cấp; về việc đồng ý cho chuyển quận (áp dụng trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện);

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;

- Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty; đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên; đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh. Của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

- Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty. 

Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển trụ sở chỉnh tới Phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 4: Trường hợp con dấu của công ty có thông tin địa chỉ cũ thì cần khắc lại con dấu

Bước 5: Thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan thuế về việc thay đổi trụ sở và các vấn đề liên quan đến sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (VAT).

Nộp hồ sơ chuyển thuế tới cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện mới. Hồ sơ gồm:

- Quyết định chốt thuế chuyển quận/huyện của Chi cục thuế nơi công ty đặt địa chỉ cũ cấp;

- Mẫu 08 - MST có đóng dấu xác nhận chuyển địa chỉ tới quận/huyện mới;

- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.

 

3. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng 

Bên cạnh việc gửi bản mềm qua các hòm thư điện tử cho các đối tác, khách hàng thì công ty cũng nên thực hiện nhiều hình thức thông báo khác nhau nhằm giúp khách hàng, đối tác có nhiều kênh tiếp cận thông tin ví dụ như làm các tấm biển thông báo việc thay đổi địa chỉ văn phòng cũ hoặc thông báo qua các kênh phương tiện thông tin đại chúng. 

Dưới đây Luật Minh Khuê xin gửi tới quý khách hàng mẫu thông báo chung thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng, đối tác:

 

3.1 Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty thông dụng

Tải về
 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

---------------------

.............., ngày .... tháng .... năm ....

THÔNG BÁO

(V/v: Thay đổi địa chỉ công ty)

Kính gửi: Quý khách hàng cùng các đối tác;

Căn cứ vào Luật doanh nghiệp năm 2020;

Căn cứ vào giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do Phòng đăng ký doanh nghiệp đầu tư tỉnh ..... cấp ngày .......

Công ty ....... xin trân trọng thông báo đến quý khách hàng, đối tác về việc thay đổi địa chỉ giao dịch công tác (địa chỉ công ty).......... kể từ ngày .....tháng....năm....như sau: 

Địa chỉ cũ: ..............................................................................

Địa chỉ văn phòng giao dịch mới: ......................................... 

Thời điểm thay đổi địa chỉ: .................................................. 

Thông báo này, được thông báo cho xông văn và thư gửi tới các đối tác và khách hàng của chúng tôi. Mọi hoạt động khác của chúng tôi, không có sự thay đổi. Chúng tôi hy vọng nhận được sự hỗ trợ, hợp tác tốt hơn trong thời gian tiếp theo.

Xin chân thành cảm ơn!

Nơi nhận:

- Đối tác, khách hàng;

- Cán bộ công nhân viên;

- Lưu văn phòng;

TỔNG GIÁM ĐỐC/GIÁM ĐỐC

( Ký tên và đóng dấu)

 

In / Sửa biểu mẫu
Tải về
 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

---------------------

.............., ngày .... tháng .... năm ....

THÔNG BÁO

(V/v: Thay đổi địa chỉ công ty)

Kính gửi: Quý khách hàng cùng các đối tác;

Căn cứ vào Luật doanh nghiệp năm 2020;

Căn cứ vào giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do Phòng đăng ký doanh nghiệp đầu tư tỉnh ..... cấp ngày .......

Công ty ....... xin trân trọng thông báo đến quý khách hàng, đối tác về việc thay đổi địa chỉ giao dịch công tác (địa chỉ công ty).......... kể từ ngày .....tháng....năm....như sau: 

Địa chỉ cũ: ..............................................................................

Địa chỉ văn phòng giao dịch mới: ......................................... 

Thời điểm thay đổi địa chỉ: .................................................. 

Thông báo này, được thông báo cho xông văn và thư gửi tới các đối tác và khách hàng của chúng tôi. Mọi hoạt động khác của chúng tôi, không có sự thay đổi. Chúng tôi hy vọng nhận được sự hỗ trợ, hợp tác tốt hơn trong thời gian tiếp theo.

Xin chân thành cảm ơn!

Nơi nhận:

- Đối tác, khách hàng;

- Cán bộ công nhân viên;

- Lưu văn phòng;

TỔNG GIÁM ĐỐC/GIÁM ĐỐC

( Ký tên và đóng dấu)

 

In / Sửa biểu mẫu

3.2 Hướng dẫn cách viết chi tiết mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty

Nhằm giúp cho Quý khách hàng dễ hình dùng về việc điền mẫu thông báo thay đổi địa chỉ kinh doanh gửi khách hàng sau đây Luật Minh Khuê xin mượn vài trường hợp để có thể giúp Quý khách hàng dễ hiểu, dễ áp dụng khi làm mẫu thông báo. 

CÔNG TY CỔ PHẦN HPT

HỒNG PHONG

----------------------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

--------------------------

Số: ........./HPT - TB

V/v: Thay đổi địa chỉ

Hà Nội, ngày 30 tháng 10 năm 2023

 

THÔNG BÁO

V/v: Thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch của Công ty

Kính gửi: Quý khách hàng và đối tác

Công ty cổ phần HPT Hồng Phong xin gửi tới Quý khách hàng lời chúc sức khỏe và lời chào thịnh vượng!

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong quan hệ giao dịch, công tác với quý khách hàng Công ty cổ phẩn HPT Hồng Phong xin trân trọng gửi tới thông báo về việc thay đổi địa chỉ Văn phòng Công ty tại Hà Nội sang địa chỉ mới kể từ ngày 28/10/2023 cụ thể như sau:

Địa chỉ cũ: Tầng 20, Tòa M5, Khu đô thị Pháp Lai, đường Hoàng Hoa Thám, quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội.

Sang địa chỉ mới: Tầng 1, Tòa nhà TNR - Vincom Center, 67 Quang Trung, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội.

Ngoài ra, các thông tin khác của Công ty cổ phần HPT Hồng Phong vẫn giữ nguyên, cụ thể:

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HPT HỒNG PHONG

Mã số thuế: 01xxxxxxx

Điện thoại: 04 xxx xxx xx

Số fax: 04 xxx xxx xx

Email: [email protected]

Vậy Công ty Cổ phần HPT Hồng Phong xin trân trọng thông báo tới Quý khách hàng và rất mong tiếp tục được hợp tác của Quý khách hàng trong thời gian tiếp theo.

Xin chân thành cảm ơn!

Nơi nhận: 

- Như trên;

- Lưu VT, VP.

GIÁM ĐỐC

(Đã ký)

 

3.3 Hướng dẫn viết mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch

Một công ty có thể có nhiều văn phòng giao dịch khác nhau trên một địa bàn tỉnh/Thành phố. Luật Minh Khuê giới thiệu mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch để quý khách hàng tham khảo và vận dụng như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-----------------

Hà Nội, ngày 30 tháng 10 năm 2023

THÔNG BÁO

(V/v Thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch của Công ty)

Kính gửi: Quý khách hàng cùng đối tác;

- Căn cứ vào Quyết định số ......... ngày ........ của trưởng văn phòng Công ty Luật TNHH Thảo Mai về việc thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch Công ty Luật TNHH Thảo Mai;

- Căn cứ vào Giấy phép hoạt động của Sở tư pháp thành phố Hà Nội cấp ngày ..../...../.....  đăng ký thay đổi lần thứ 4;

Công ty Luật TNHH Thảo Mai xin trân trọng thông báo đến quý khách hàng, đối tác về việc thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch tại Hà Nội của Công ty nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong quan hệ giao dịch công tác với các đơn vị cụ thể như sau: 

Địa chỉ cũ: Tầng 20, tòa nhà Liễu Giai Tower, số 26, đường Nguyễn Tất Thành, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội.

Địa chỉ văn phòng giao dịch mới: Phòng 1504, Tầng 2, Tòa nhà ICA, đường Võ Thị Sáu, phường Trung Hòa, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

Thời điểm thay đổi địa chỉ: Kể từ ngày 28 tháng 10 năm 2023

Các thông tin khác của Công ty Luật TNHH Thảo Mai vẫn giữ nguyên như hiện tai, cụ thể:

CÔNG TY LUẬT TNHH THẢO MAI

Mã số thuế: 01xxxxxxxx

Số tài khoản ngân hàng: 2001xxxxxxxxx tại Ngân hàng BIDV - Chi nhánh Đống Đa

Điện thoại: 024xxxxxxxx                       Fax: 0243xxxxxxxxx

Email: [email protected]

Website: www.luatthaomai.vn

Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn!

Nơi nhận:

- Đối tác, khách hàng;

- Cán bộ công nhân viên;

- Lưu văn phòng;

GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH

Mai

Hoàng Hữu Mai

Trên đây là mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng do Luật Minh Khuê trực tiếp soạn thảo. Mọi vướng mắc Quý khách hàng có thể trao đổi trực tiếp với bộ phận Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 qua Hotline: 1900.6162 để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê. Chúng tôi rất mong nhận được sự hợp tác từ quý khách hàng!