Một số nội dung về thẩm quyền công chứng, chứng thực

1. Công chứng, chứng thực khác nhau như thế nào?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 của Luật công chứng năm 2014, công chứng được định nghĩa là hoạt động mà công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng và các giao dịch dân sự khác thông qua việc cung cấp chứng từ văn bản. Ngoài ra, công chứng còn đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và không vi phạm đạo đức xã hội trong việc chứng thực các bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, những bản dịch này phải được quy định bởi pháp luật để công chứng hoặc được yêu cầu công chứng bởi cá nhân hoặc tổ chức tự nguyện.

Theo Điều 2 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực bản sao từ bản chính được hiểu là hoạt động của cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền dựa vào bản chính để xác nhận tính đúng đắn của bản sao so với bản chính. Trong khi đó, chứng thực hợp đồng và giao dịch là hoạt động của cơ quan có thẩm quyền dựa vào quy định tại Nghị định này để xác nhận về thời gian, địa điểm ký kết hợp đồng và giao dịch, khả năng hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu chỉ của các bên tham gia hợp đồng và giao dịch.

Tóm lại, công chứng là quá trình xác nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng và các giao dịch dân sự khác bằng văn bản, cũng như tính chính xác và hợp pháp của bản dịch giấy tờ, văn bản. Quá trình này được thực hiện bởi công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Theo quy định pháp luật trích dẫn ở trên, ta có thể nhận thấy công chứng và chứng thực có một số điểm khác biệt cơ bản như sau:

- Thẩm quyền thực hiện: Công chứng hợp đồng, giao dịch được thực hiện bởi cơ quan bổ trợ tư pháp cụ thể như Phòng Công chứng và Văn phòng Công chứng. Trong khi đó, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký được thực hiện bởi các cơ quan như UBND cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng công chứng viên cũng có thẩm quyền chứng thực. Theo Điều 5 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, công chứng viên có thể chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp, và chứng thực chữ ký trừ trường hợp chứng thực chữ ký người dịch. Việc chứng thực này thường được thực hiện bằng cách ký và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng.

- Phạm vi chứng thực: Chứng thực chỉ áp dụng cho bản sao và chữ ký trong các giấy tờ của người yêu cầu hoặc chứng thực sự việc, không liên quan đến nội dung. Trong khi đó, công chứng đảm bảo tính hợp pháp của một hợp đồng, một giao dịch cụ thể và công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó.

Như vậy, công chứng và chứng thực là hai quy trình khác nhau trong lĩnh vực pháp lý. Công chứng hướng tới việc xác nhận tính hợp pháp và chính xác của hợp đồng và giao dịch, trong khi chứng thực tập trung vào xác nhận tính đúng đắn của bản sao từ bản chính và chữ ký trong các giấy tờ.

2.  Một số nội dung về thẩm quyền công chứng, chứng thực

2.1. Thực hiện chứng thức tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ, về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, người yêu cầu chứng thực có thể yêu cầu thực hiện tại các cơ quan nhà nước theo quy định sau đây:

- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.

+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.

+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp sẽ thực hiện chứng thực các việc quy định trên, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai.

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở.

+ Chứng thực di chúc.

+ Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản.

+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản 2 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

- Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc theo quy định này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

- Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất sẽ được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở sẽ được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.

2.2. Thực hiện công chứng, chứng thực tại tổ chức hành nghề công chứng

Về chứng thực, theo Điều 77 của Luật Công chứng năm 2014, công chứng viên có quyền chứng thực bản sao từ bản chính và chữ ký trong giấy tờ, văn bản. Quy định này đảm bảo rằng việc chứng thực bản sao và chữ ký được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực.

Ngoài ra, theo Khoản 4 của Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ, công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc sau:

+ chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền trong nước và nước ngoài;

+ chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, trừ trường hợp chứng thực chữ ký của người dịch. Công chứng viên sẽ ký chứng thực và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

Theo đó, công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc thuộc hai nhóm trên. Thủ tục chứng thực được thực hiện theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2022, cung cấp các quy định và hướng dẫn chi tiết về việc thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Về chứng thực

Theo Chương V của Luật Công chứng năm 2014, tổ chức hành nghề công chứng có nhiệm vụ thực hiện các công việc chứng thực hợp đồng, giao dịch và bản dịch. Luật cụ thể quy định thủ tục chung về công chứng cũng như thủ tục cụ thể trong các trường hợp sau: thực hiện thế chấp bất động sản, công chứng hợp đồng ủy quyền, công chứng di chúc, chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản, nhận lưu giữ di chúc, và công chứng bản dịch.

Các công việc công chứng được thực hiện theo quy định của Luật Công chứng, đảm bảo tính chính xác, pháp lý và bảo đảm quyền lợi của các bên liên quan. Tổ chức hành nghề công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính pháp lý và sự minh bạch trong các giao dịch pháp lý của cá nhân và tổ chức.

2.3. Công chứng, chứng thực ở ngoài

Theo khoản 3 Điều 5 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (gọi chung là cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc sau đây:

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.

- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

Về phần công chứng, theo khoản 1 Điều 78 Luật Công chứng năm 2014, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của Luật Công chứng và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao, trừ các hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam.

Như vậy, các cơ quan đại diện ngoại giao và lãnh sự có trách nhiệm thực hiện công chứng và chứng thực các loại giấy tờ, văn bản theo quy định của Luật Công chứng và pháp luật về lãnh sự, đảm bảo tính chính xác và pháp lý trong các giao dịch và thủ tục liên quan.

3. Giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch được công chứng và văn bản được chứng thực

Thực tế, trong một số trường hợp hợp đồng, giao dịch, người yêu cầu có thể lựa chọn yêu cầu chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, điều quan trọng là cần hiểu rõ sự khác biệt về giá trị pháp lý giữa văn bản được công chứng và văn bản được chứng thực, cụ thể như sau:

Văn bản được công chứng

- Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 đã quy định rõ ràng về công chứng và vai trò của văn bản công chứng. Theo quy định đó, công chứng được thực hiện bởi công chứng viên thuộc một tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên này chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng và giao dịch dân sự khác thông qua việc chứng thực văn bản. Điều này đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và không vi phạm đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại. Việc công chứng có thể được yêu cầu bởi pháp luật hoặc do cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu.

- Theo Điều 5 Luật Công chứng năm 2014, văn bản công chứng có giá trị pháp lý. Khi văn bản được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng, nó có hiệu lực kể từ ngày đó. Hợp đồng và giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan. Trong trường hợp một bên không thực hiện nghĩa vụ của mình, bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Hợp đồng và giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ, và những tình tiết, sự kiện trong đó không cần phải chứng minh, trừ khi bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu. Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.

- Quy định tại Điều 51 Luật Công chứng năm 2014 đề cập đến việc sửa đổi, bổ sung, và hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng. Theo quy định này, việc công chứng sửa đổi, bổ sung, và hủy bỏ chỉ được thực hiện khi tất cả những người tham gia hợp đồng, giao dịch đã đồng ý và cam kết bằng văn bản. Công chứng sửa đổi, bổ sung, và hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng phải được tiến hành tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng ban đầu, và do công chứng viên tiến hành. Trong trường hợp tổ chức hành nghề công chứng không hoạt động nữa do chấm dứt, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể, công chứng viên của tổ chức đó vẫn có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng để thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, và hủy bỏ hợp đồng, giao dịch. Thủ tục công chứng việc sửa đổi, bổ sung, và hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tương tự như thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch ban đầu.

- Điều 52 Luật Công chứng năm 2014 quy định người có quyền đề nghị Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu. Công chứng viên, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền đều có quyền đề nghị Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu nếu có căn cứ cho rằng việc công chứng vi phạm pháp luật.

Dựa trên các quy định trên, ta có thể thấy rõ rằng hợp đồng và giao dịch được chứng thực chỉ có giá trị chứng cứ về thời gian, địa điểm, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia. Trong khi đó, văn bản được công chứng bảo đảm cả về nội dung. Do đó, hợp đồng và giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, và chỉ có Tòa án là cơ quan có thẩm quyền tuyên bố vô hiệu.

Văn bản được chứng thực

- Khoản 4 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định rằng "Chứng thực hợp đồng, giao dịch" là quy trình mà cơ quan có thẩm quyền theo quy định của Nghị định này xác nhận tính xác thực và hợp pháp về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

- Khoản 4 Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định rằng hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ về thời gian, địa điểm mà các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

- Theo Điều 7 của Thông tư 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2022, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định pháp luật, các giấy tờ, văn bản chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này sẽ không có giá trị pháp lý.

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định đối với giấy tờ, văn bản do Phòng Tư pháp chứng thực. Tương tự, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cũng có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan của họ chứng thực. Sau khi ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ, văn bản chứng thực, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cần đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

- Đối với người đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, họ có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan của họ chứng thực và đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Trang thông tin điện tử của cơ quan đó.

Quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý và đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản này cần được thực hiện ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản đó đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật.

Luật Minh Khuê đã giới thiệu về chủ đề " Một số nội dung về thẩm quyền công chứng, chứng thực" thông qua bài viết trên. Nếu quý khách hàng có nhu cầu tìm hiểu thêm thông tin, chúng tôi đề xuất tham khảo bài viết "Các văn bản buộc phải công chứng, chứng thực hiện nay". 

Để giải đáp bất kỳ câu hỏi hoặc gặp phải vướng mắc nào, quý khách hàng vui lòng liên hệ thông qua hotline: 19006162 hoặc gửi email đến địa chỉ lienhe@luatminhkhue.vn. Chúng tôi sẽ nhanh chóng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của quý khách. Trân trọng cảm ơn!