1. Thời điểm văn bản công chứng có hiệu lực
Theo khoản 4 Điều 2 Văn bản hợp nhất số 07/VBHN-VPQH 2018 về Luật Công chứng, được giải thích về văn bản công chứng là bao gồm hợp đồng, giao dịch, và bản dịch đã được công chứng viên chứng nhận theo quy định của pháp luật về công chứng. Điều 5 của Văn bản này cũng quy định về giá trị pháp lý của văn bản công chứng như sau:
- Văn bản công chứng có hiệu lực từ ngày đã được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng, tức là ngày ký và đóng dấu được coi là thời điểm bắt đầu có hiệu lực của văn bản. Hợp đồng, giao dịch được công chứng sẽ có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan. Điều này có thể bao gồm việc đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin trong văn bản và tăng cường sức ảnh hưởng pháp lý của chúng.
- Trong trường hợp bên nào có nghĩa vụ không thực hiện đúng nghĩa vụ của mình, bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ khi có thoả thuận khác giữa các bên tham gia hợp đồng hoặc giao dịch. Điều này thường là quy định cơ bản trong nền pháp luật để bảo vệ quyền lợi và xác định cách giải quyết tranh chấp.
- Hợp đồng, giao dịch đã được công chứng có giá trị chứng cứ. Điều này có nghĩa là thông tin trong những văn bản này được xem xét có tính chất chứng minh và có sức mạnh pháp lý đặc biệt trong quá trình sử dụng và giải quyết tranh chấp. Văn bản công chứng thường được coi là có độ chính xác và đáng tin cậy cao, đồng thời giảm thiểu nhu cầu chứng minh bổ sung trong quá trình tư vấn pháp lý và giải quyết tranh chấp.
- Những tình tiết và sự kiện trong hợp đồng, giao dịch mà đã được công chứng không cần phải chứng minh thêm, trừ khi Tòa án tuyên bố chúng là vô hiệu. Điều này có nghĩa là thông tin đã được công chứng được coi là có tính chất chứng minh, và Tòa án không yêu cầu bằng chứng bổ sung trừ khi tuyên bố chúng là vô hiệu. Bên cạnh đó, bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ và văn bản được dịch.
Do đó, theo quy định trên, có thể khẳng định rằng văn bản công chứng có hiệu lực từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Điều này làm tăng tính chất chứng minh và pháp lý của văn bản trong quá trình sử dụng và giải quyết tranh chấp.
2. Văn phòng công chứng phải lưu trữ văn bản công chứng trong bao lâu?
Theo Điều 64 của Luật Công chứng 2014, quy định chi tiết về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng như sau:
- Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng: Tổ chức hành nghề công chứng chịu trách nhiệm duy trì một quá trình quản lý chặt chẽ và thực hiện các biện pháp an toàn để bảo vệ hồ sơ công chứng. Bản chính của văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ tại trụ sở của tổ chức ít nhất là trong khoảng thời gian 20 năm. Trong trường hợp quyết định lưu trữ hồ sơ ngoài trụ sở, sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp là điều bắt buộc để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của việc bảo quản hồ sơ. Những biện pháp như vậy giúp đảm bảo rằng thông tin trong hồ sơ công chứng được bảo vệ một cách an toàn và đáng tin cậy trong thời gian dài, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật và tiêu chuẩn ngành.
- Cung cấp hồ sơ công chứng khi có yêu cầu cơ quan nhà nước: Khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền đưa ra yêu cầu chính thức bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng để phục vụ cho công tác giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử và thi hành án liên quan đến công chứng đã thực hiện, tổ chức hành nghề công chứng phải phản hồi bằng cách cung cấp bản sao của văn bản công chứng và các giấy tờ liên quan. Quá trình đối chiếu bản sao với bản chính chỉ được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, nơi mà hồ sơ công chứng đang được lưu trữ. Tất cả những điều này nhằm mục đích đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ pháp luật, và sự hợp tác hiệu quả giữa tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan nhà nước trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác giám sát và kiểm tra.
- Kê biên và khám xét trụ sở: Việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải được thực hiện theo quy định của pháp luật và phải có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương. Quy định này nhằm đảm bảo rằng hoạt động của các tổ chức công chứng được thực hiện theo đúng quy định, có tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Sự chứng kiến của đại diện từ Sở Tư pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội - nghề nghiệp cũng có thể nhằm mục đích đảm bảo tính công bằng và trung thực trong quá trình kê biên và khám xét.
- Chuyển đổi từ Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng: Trong trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng, hồ sơ công chứng sẽ được quản lý bởi Văn phòng công chứng sau khi chuyển đổi. Sau khi chuyển đổi, Văn phòng công chứng mới sẽ đảm nhận trách nhiệm quản lý, bảo quản, và duy trì các hồ sơ công chứng. Điều này bao gồm việc tiếp nhận hồ sơ từ Phòng công chứng cũ và thực hiện các biện pháp cần thiết để đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn của thông tin trong hồ sơ.
Như vậy, dựa trên các quy định trên đây, có thể xác nhận rằng Văn phòng công chứng phải lưu trữ bản chính văn bản công chứng ít nhất là 20 năm tại trụ sở của mình, và trong trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở, phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.
3. Trường hợp có thể vừa ký vừa điểm chỉ vào văn bản công chứng
Dựa vào Điều 48 của Luật Công chứng 2014 về việc ký và điểm chỉ trong văn bản công chứng, quy định như sau:
- Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, và người phiên dịch phải thực hiện việc ký vào hợp đồng hoặc giao dịch trước mặt công chứng viên. Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng hoặc doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng, họ có thể ký trước vào hợp đồng. Điều này đòi hỏi rằng chữ ký của họ đã được đăng ký và được công nhận bởi tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên phải đối chiếu chữ ký trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện công chứng.
- Việc điểm chỉ được áp dụng trong trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, hoặc người phiên dịch không thể ký do khuyết tật hoặc không biết ký. Khi điểm chỉ, họ sử dụng ngón trỏ phải; nếu không thể điểm chỉ bằng ngón trỏ phải, thì sử dụng ngón trỏ trái. Trong trường hợp không thể sử dụng cả hai ngón trỏ trên, họ sử dụng ngón khác và phải ghi rõ việc sử dụng ngón nào và của bàn tay nào.
- Việc điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây: Công chứng di chúc; Theo đề nghị của người yêu cầu công chứng; Khi công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng. Quy định này thường được xem xét để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình công chứng, đặc biệt là trong các trường hợp như di chúc khi mà việc bảo vệ quyền lợi và tính chất chứng minh của tài liệu là quan trọng.
Do đó, có thể thực hiện đồng thời việc ký và điểm chỉ vào văn bản công chứng khi nằm trong một trong những trường hợp được nêu trên.
Ngoài ra, quý bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết: Ai có quyền đề nghị Tòa án tuyên văn bản công chứng vô hiệu?
Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng!
