1. Chữ viết trong văn bản công chứng là gì?

Hiện tại, trong các thỏa thuận dân sự và thương mại, các bên trong hợp đồng được phép lựa chọn sử dụng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài, trừ trường hợp có yêu cầu từ luật chuyên ngành cụ thể mà hợp đồng phải viết bằng tiếng Việt. Hoạt động công chứng đóng vai trò quan trọng và có ý nghĩa lớn trong thời điểm hiện tại. Vì vậy, hệ thống pháp luật của nước ta đã đưa ra các quy định liên quan đến việc sử dụng chữ viết trong các tài liệu công chứng.

Văn bản có thể được hiểu là một phương tiện dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ một bên sang một bên khác, bất kể đó là ký hiệu hoặc ngôn ngữ. Trong một góc độ khác, văn bản còn được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hoặc hồ sơ được tạo ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, hoặc các tổ chức kinh tế. Với quan điểm này, bất kỳ loại tài liệu nào sử dụng để quản lý và điều hành hoạt động của cơ quan hoặc tổ chức, chẳng hạn như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, đề án công tác, báo cáo, đều thuộc vào danh mục văn bản.

Văn bản công chứng là một loại hợp đồng hoặc giao dịch khác mà yêu cầu sự chứng nhận về tính xác thực và hợp pháp của nó, theo quy định của pháp luật. Văn bản này có thể được công chứng bởi một công chứng viên theo yêu cầu hoặc do cá nhân, tổ chức yêu cầu tự nguyện.

Theo quy định tại Điều 6 của Luật công chứng năm 2014: Tiếng nói và chữ viết sử dụng trong quá trình công chứng phải là tiếng Việt.

Khi các bên thực hiện các giao kết hợp đồng để tiến hành công chứng, yêu cầu rằng họ phải sử dụng toàn bộ văn bản bằng tiếng Việt, và không được phép kết hợp với bất kỳ ngôn ngữ nào khác (tất nhiên, trừ khi luật chuyên ngành yêu cầu sử dụng tiếng nước ngoài cho những mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như tên của cá nhân hoặc tổ chức bằng tiếng nước ngoài, địa chỉ ở nước ngoài hoặc tên của các thiết bị bằng tiếng nước ngoài theo quy định của pháp luật).

Trong trường hợp các bên muốn sử dụng cả hai ngôn ngữ, họ có thể soạn thảo cùng một hợp đồng bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài hoặc tạo hai hợp đồng riêng biệt. Cả hai phiên bản hợp đồng này phải có nội dung giống nhau. Hợp đồng viết bằng tiếng Việt sẽ được công chứng theo quy định của Luật Công chứng năm 2014. Tuy nhiên, hợp đồng sử dụng tiếng nước ngoài sẽ không được công chứng.

Theo quy định về việc sử dụng tiếng nói và chữ viết trong quá trình công chứng tại Điều 6 của Luật công chứng năm 2014, tiếng nói và chữ viết dùng trong quá trình công chứng phải là tiếng Việt. Vì vậy, công chứng hợp đồng viết bằng tiếng nước ngoài không được phép. Thay vào đó, đối với những hợp đồng viết bằng tiếng nước ngoài, có thể yêu cầu công chứng bản dịch của hợp đồng sang tiếng Việt. Theo quy định tại khoản 4 Điều 5 của Luật công chứng năm 2014, "Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như tài liệu, giấy tờ hoặc văn bản gốc." Điều này có nghĩa rằng giá trị nội dung của hợp đồng sẽ không thay đổi khi được công chứng và dịch sang tiếng Việt.

2. Quy định về chữ viết trong văn bản công chứng như thế nào?

Theo quy định tại Điều 45 của Luật công chứng năm 2014 về việc sử dụng chữ viết trong văn bản công chứng, các điều sau đây được quy định:

- Chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc sử dụng ký hiệu, không được viết xen lẫn hoặc đè lên dòng khác, không được tẩy xoá, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Thời điểm công chứng phải được ghi cả ngày, tháng, năm; có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết. Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Dựa trên quy định trên, việc sử dụng chữ viết trong văn bản công chứng được điều chỉnh trong Luật công chứng năm 2014.

Theo quy định của Luật công chứng năm 2014, công chứng viên có quyền công chứng hợp đồng đã được soạn thảo sẵn với điều kiện sau đây: hợp đồng hoặc giao dịch không vi phạm pháp luật, không vi phạm đạo đức xã hội; các bên tham gia hợp đồng hoặc giao dịch phải tuân theo quy định của pháp luật; nội dung và ý định giao kết hợp đồng/giao dịch phải được xác thực và hợp pháp, không vi phạm các quy định của pháp luật.

Khi công chứng viên tiếp nhận hợp đồng đã được soạn thảo sẵn, họ phải kiểm tra nếu hợp đồng hoặc giao dịch có bất kỳ điều khoản vi phạm pháp luật hoặc đạo đức xã hội, hoặc nếu các bên tham gia không tuân theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp này, công chứng viên phải thông báo rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa theo đúng quy định của pháp luật. Điều này giúp bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia vào công chứng và đảm bảo tính pháp lý, chính xác và rõ ràng của văn bản công chứng, đồng thời giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn trong quá trình công chứng.

Hơn nữa, theo quy định tại Điều 6 của Luật công chứng năm 2014, chữ viết dùng trong công chứng phải sử dụng tiếng Việt. Vì vậy, việc sử dụng tiếng Việt là bắt buộc trong quá trình công chứng, và công chứng viên chỉ thực hiện việc công chứng khi các bên yêu cầu sử dụng tiếng Việt. Đối với các trường hợp mà văn bản sử dụng ngôn ngữ nước ngoài, cần phải có người phiên dịch để dịch văn bản đó sang tiếng Việt, đồng thời tuân theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Theo quy định tại khoản 1 của Điều 47 của Luật công chứng năm 2014, người yêu cầu công chứng có thể là cá nhân phải đủ năng lực hành vi dân sự. Trong trường hợp người yêu cầu công chứng là tổ chức, việc yêu cầu công chứng phải được thực hiện thông qua người đại diện theo quy định của pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền từ tổ chức đó. Các chủ thể là người yêu cầu công chứng phải cung cấp đầy đủ giấy tờ cần thiết liên quan đến việc công chứng và chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính hợp pháp của các giấy tờ đó.

Theo quy định tại khoản 3 của Điều 47 của Luật công chứng năm 2014, đối với trường hợp người yêu cầu công chứng không thông thạo tiếng Việt, họ phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải đủ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, thông thạo cả tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu công chứng sử dụng, và người phiên dịch được mời bởi người yêu cầu công chứng. Người phiên dịch phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc phiên dịch của mình.

Dựa trên các quy định trên, khi đủ các hồ sơ và điều kiện theo quy định của pháp luật, công chứng viên sẽ thực hiện công chứng theo đúng quy định của pháp luật.

3. Sử dụng tiếng nước ngoài trong văn bản công chứng có thể bị xử phạt không?

Theo khoản 2 của Điều 15 Nghị định 82/2020/NĐ-CP, quy định về việc vi phạm các quy định về hoạt động hành nghề công chứng, sử dụng tiếng nước ngoài trong văn bản công chứng có thể bị xử phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng.

Đáng chú ý, theo khoản 4 của Điều 4 trong Nghị định 82/2020/NĐ-CP, mức phạt tiền này áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính của cá nhân. Trong trường hợp tổ chức có hành vi vi phạm hành chính tương tự như của cá nhân, mức phạt tiền sẽ là gấp đôi mức phạt tiền đối với cá nhân.