Nhưng lúc tôi nghỉ việc tại công ty và lấy sổ bảo hiểm thì công ty báo cho tôi rằng sổ bảo hiểm của tôi bị đóng trùng 5 tháng nên không thể chốt sổ được. Và bây giờ thì người tôi mượn hồ sơ gọi cho tôi muốn lấy sổ bảo hiểm để nộp cho công ty, vì người đó đi làm công ty đã đóng nối tiếp vào sổ của tôi. Vậy thưa luật sư bây giờ tôi phải làm sao để giải quyết và lấy được sổ bảo hiểm , và tôi có bị xử lý gì không ạ. Kính mong luật sư giúp đỡ tôi.
1. Luật sư trả lời:
Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:
1.1 Cơ sở pháp lý
- Luật bảo hiểm xã hội 2014;
- Quyết định 595/QĐ-BHXH ban hành quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động- bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.
1.2 Luật sư tư vấn
Theo thông tin mà bạn cung cấp thì do bạn chưa đủ tuổi lao động nên đã mượn hồ sơ của một người bạn để đi làm, sau đó, người bạn này cũng đi làm tai công ty và có tham gia bảo hiểm xã hội. Vì sổ bảo hiểm của bạn sử dụng thông tin của người bạn đó, cho nên người bạn này bị coi là có 2 số sổ bảo hiểm xã hội và có thời gian đóng bảo hiểm trùng nhau. Đối với trường hợp này thì người bạn của bạn cần phải làm thủ tục hoàn trả bảo hiểm xã hội.
Cụ thể, căn cứ theo quy định của điểm 2.5 khoản 2 điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH thì: Hoàn trả: là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN hoặc đóng thừa khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH.
Theo đó, căn cứ theo quy định tại điều 43 Quyết định 595/QĐ-BHXH thì những trường hợp được hoàn trả và thủ tục hoàn trả bảo hiểm xã hội như sau:
Điều 43. Quản lý tiền thu
....3. Hoàn trả
3.1. Các trường hợp hoàn trả
a) Đơn vị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật hoặc di chuyển nơi đăng ký tham gia đã đóng thừa tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.
b) Các trường hợp hoàn trả BHXH tự nguyện, BHYT.
c) Đơn vị chuyển tiền vào tài khoản chuyên thu không thuộc trách nhiệm quản lý thu của cơ quan BHXH tỉnh, huyện theo phân cấp.
d) Số tiền đơn vị, cá nhân đã chuyển vào tài khoản chuyên thu không phải là tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.
đ) Kho bạc hoặc ngân hàng hạch toán nhầm vào tài khoản chuyên thu.
e) Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi.
g) Trường hợp đóng BHXH cho người lao động không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
....
3.3. Trình tự hoàn trả
a) Hồ sơ đề nghị hoàn trả
- Trường hợp quy định tại Tiết a Điểm 2.1 Khoản này: đơn vị lập hồ sơ theo quy định tại Điều 23.
- Trường hợp quy định tại Tiết b, Tiết e Điểm 2.1 Khoản này: cá nhân lập hồ sơ theo quy định tại Điều 26. Đối với trường hợp hoàn trả tiền đóng BHYT cho nhiều người trong cùng đối tượng, UBND xã, đại lý thu/nhà trường lập danh sách đề nghị hoàn trả theo Mẫu D03-TS gửi cơ quan BHXH.
- Các trường hợp còn lại: đơn vị hoặc ngân hàng, kho bạc có văn bản đề nghị.
b) Phòng/Tổ Quản lý thu phối hợp với Phòng/Tổ KH-TC xác định nguyên nhân, số tiền đã đóng thừa, số tiền chuyển nhầm, hạch toán nhầm vào tài khoản chuyên thu trình Giám đốc BHXH.
c) Giám đốc BHXH ra quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS), gửi 01 bản cho Phòng/Tổ KH-TC lưu và làm thủ tục chuyển tiền, gửi Phòng/Tổ Quản lý thu 01 bản. Trường hợp ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước hạch toán nhầm thì gửi 01 bản cho ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước đó để kiểm soát.
Như vậy, theo quy định của pháp luật thì mỗi người lao động chỉ được tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc tại một đơn vị trong một khoảng thời gian. Do đó, thời gian 5 tháng mà bạn bị đóng trùng bảo hiểm xã hội ( thời gian đóng sai) sẽ được cơ quan bảo hiểm xã hội hoàn trả. Vì vậy, trong trường hợp này bạn phải mang sổ bảo hiểm xã hội của bạn và bạn của bạn đến cơ quan bảo hiểm xã hội để giảm trùng thời gian đóng sai, sau khi được cơ quan bảo hiểm xã hội hoàn trả tiền bảo hiểm xã hội đối với thời gian đóng trùng thì bạn có thể hoàn tất thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội theo quy định.
2. Thủ tục gộp sổ BHXH
Thay đổi công việc nhiều lần khiến không ít người lao động hiện nay vẫn có từ 2 sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) trở lên. Để đảm bảo quyền lợi của người lao động cũng như thực hiện theo quy định của Chính phủ thì người lao động nên làm thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội. Trước khi làm thủ tục gộp hồ sơ BHXH, người lao động cần kiểm tra thông tin cá nhân của người tham gia (họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch) trên các sổ BHXH, xảy ra 2 trường hợp như sau:
- Trường hợp 1: Thông tin cá nhân người lao động trùng khớp => thực hiện kiểm tra tiếp quá trình đóng bảo hiểm xã hội.
- Trường hợp 2: Thông tin cá nhân người tham gia khác nhau => làm hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân để thông tin trên 2 sổ BHXH trùng khớp.
2.1 Hồ sơ làm thủ tục gộp sổ BHXH.
Căn cứ theo Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định hồ sơ làm thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội bao gồm:
- Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (đối với người lao động);
- Mẫu D01-TS: Bảng kê thông tin (đối với doanh nghiệp).
- Sổ BHXH (tất cả các sổ mà người lao động có);
- Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (đối với người lao động);
2.2 Làm thủ tục gộp sổ BHXH ở đâu?
Về địa điểm làm thủ tục và nộp hồ sơ gộp sổ BHXH Người lao động cần đến Cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi người lao động tham gia bảo hiểm.
2.3 Quy trình làm thủ tục gộp sổ BHXH
Bước 1: Người lao động nộp hồ sơ
Khi đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trong hồ sơ nêu trên thì người lao động nộp hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động nơi mình đang làm việc hoặc có thể nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH.
Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Trong vòng không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định thì trường hợp cơ quan cần xác minh quá trình đóng BHXH ở các tỉnh khác nhau hoặc ở nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày (có văn bản thông báo cho người lao động biết) thì người lao động được cấp sổ BHXH mới.
Lưu ý: Căn cứ theo Điểm e, Điều 43 Quyết định 595, nếu người lao động có từ 02 sổ BHXH trở lên mà có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi.
3. Thủ tục đề nghị huỷ sổ BHXH
3.1 Các trường hợp người lao động muốn hủy sổ bảo hiểm xã hội
Có rất nhiều lý do khiến người lao động muốn hủy sổ bảo hiểm xã hội cũ, tuy nhiên cơ quan BHXH chỉ thực hiện hủy sổ cho người lao động khi họ cam kết không thừa nhận quá trình tham gia BHXH trước đây.
Các trường hợp người lao động muốn hủy sổ BHXH như:
- Người lao động chuyển đi nơi khác sống và làm việc, không muốn sử dụng sổ BHXH cũ.
- Tham gia BHXH trong một thời gian ngắn tại đơn vị cũ và không muốn quá trình tham gia BHXH bị phức tạp.
- Đã nhận hưởng BHXH 1 lần, sổ cũ không còn giá trị hưởng lợi ích hoặc lợi ích nhỏ, muốn hủy sổ và làm sổ mới tại nơi làm việc mới.
- Do quá trình chuyển công tác phức tạp nhiều người có tới 2 sổ bảo hiểm xã hội.
- Sổ bảo hiểm xã hội cũ bị sai thông tin và không muốn làm các thủ tục điều chỉnh thông tin.
Khi đi làm tại đơn vị mới người lao động buộc phải làm thủ tục chốt sổ ở đơn vị cũ để có thể tham gia tiếp tục BHXH ở đơn vị mới. Tuy nhiên, việc không chốt sổ BHXH cũ khiến cho việc tham gia BHXH ở đơn vị mới khó khăn.
3.2 Quy trình hủy sổ BHXH
Bước 1: Chuẩn bị sổ BHXH cần hủy, các giấy tờ tùy thân hoặc sổ hộ khẩu bản gốc để xác nhận. Cơ quan BHXH sẽ chỉ hủy sổ BHXH trong trường hợp bạn có nhiều sổ hoặc phải đem sổ cần hủy đến trực tiếp để hủy chứ không hủy thông qua số sổ được.
Bước 2: Đến tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện hoặc tỉnh TP nơi mình đăng ký tham gia BHXH ở đơn vị cũ thực hiện làm đơn xin hủy sổ BHXH. Đơn xin hủy sổ BHXH theo Mẫu TK1-TS phải kèm theo cam kết không thừa nhận quá trình đóng BHXH của mình trong thời gian ghi trên sổ BHXH mà bạn yêu cầu hủy.
Bước 3: Nộp đơn và chờ kết quả xác nhận đã hủy sổ từ cơ quan BHXH.
Sau khi làm hoàn tất các thủ tục hủy sổ BHXH cũ bạn có thể đăng ký tham gia BHXH và nhận sổ BHXH mới tại đơn vị mình đang làm việc.
Câu hỏi: Cho em hỏi về thủ tục hủy sổ bảo hiểm cũ. Trước đây em đi làm nhưng không lấy sổ. Em muốn lấy sổ sau 6 năm thì có được không ạ. Trường hợp em không muốn lấy sổ mà muốn hủy sổ làm lại sổ thì thủ tục ra sao?
Trả lời:
Thứ nhất, vấn đề lấy lại sổ bảo hiểm ở công ty cũ
Theo quy định tại Điều 48 Bộ luật Lao động 2019:
Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động
1. Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:
a) Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;
b) Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;
c) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;
d) Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.
2. Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.
Như vậy, khi người lao động nghỉ việc người sử dụng lao động có trách nhiệm chốt sổ và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Theo như thông tin mà bạn cung cấp; bạn nghỉ việc đã được 6 năm và thời điểm nghỉ việc bạn không lấy lại sổ bảo hiểm xã hội. Nay bạn muốn lấy lại sổ bảo hiểm; bạn phải quay về công ty cũ yêu cầu công ty chốt sổ và trả lại sổ bảo hiểm cho bạn.
Thứ hai, về thủ tục hủy sổ bảo hiểm cũ làm sổ bảo hiểm xã hội mới
Căn cứ theo quy định tại khoản 5 Mục I Công văn 3663/BHXH-THU của Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh quy định:
“5. Trường hợp NLĐ cam kết không thừa nhận quá trình tham gia BHXH; BHTN thì phải trình bày rõ trong Đơn đề nghị (mẫu D01-TS). Cán bộ xử lý nghiệp vụ khóa dữ liệu quá trình đóng BHXH; BHTN bằng phương án KB, KT và lập biên bản hủy sổ tại mục “Hủy có nhiều sổ”. Đơn đề nghị của NLĐ có phê duyệt của Ban Giám đốc BHXH quận; huyện hoặc Lãnh đạo phòng Thu BHXH Thành phố để thay thế cho sổ thu hồi. Trường hợp đặc biệt phải phục hồi lại quá trình đã khóa phương án KB; KT; thì chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt (nơi đã khóa dữ liệu trước đây) của Ban Giám đốc BHXH quận; huyện hoặc lãnh đạo phòng chức năng của Thành phố và đúng theo quy trình phục hồi số sổ đã hủy.”
Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.
Trân trọng./.
Bộ phận tư vấn pháp luật Bảo hiểm xã hội - Công ty luật Minh Khuê
