Tác giả:: 1. Quy định chung
Theo quy định tại khoản 4 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được quy định như sau:
Trong trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo khoản 1 Điều 15, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (sau đây gọi chung là doanh nghiệp) phải thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này. Việc gửi thông tin thay đổi có thể thực hiện qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, trừ trường hợp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tiếp nhận mẫu đăng ký thay đổi thông tin, và cơ quan thuế sẽ thực hiện xử lý theo quy định tại khoản 2 Điều 15. Cụ thể, cơ quan thuế sẽ xem xét và cập nhật thông tin thay đổi trong hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của mình để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của thông tin đăng ký.
Do đó, khi có sự thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Chuẩn bị hồ sơ thay đổi thông tin: Bao gồm các thông tin cần thay đổi như tên, địa chỉ trụ sở chính, địa điểm kinh doanh, họ tên và địa chỉ người đại diện theo pháp luật, số điện thoại, địa chỉ email, ngành nghề kinh doanh, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Điền Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA: Điền đầy đủ thông tin thay đổi vào Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Gửi hồ sơ qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT: Nộp mẫu đăng ký thay đổi thông tin qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý hồ sơ: Sau khi nhận được hồ sơ, cơ quan thuế sẽ xem xét và cập nhật thông tin thay đổi trong hệ thống quản lý hóa đơn điện tử.
Việc thực hiện đúng và đầy đủ quy trình thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp các doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong việc sử dụng hóa đơn điện tử, đồng thời tránh các rủi ro pháp lý có thể phát sinh từ việc thông tin không chính xác hoặc không cập nhật kịp thời.
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, hoặc cá nhân kinh doanh (gọi chung là doanh nghiệp) có sự thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT), họ phải thực hiện việc cập nhật thông tin và gửi lại cơ quan thuế. Thủ tục này cần được thực hiện bằng cách nộp Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Việc nộp mẫu có thể thực hiện qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua các tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT. Tuy nhiên, điều này không áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp ngừng sử dụng HĐĐT theo quy định tại khoản 1 Điều 16 của Nghị định.
2. Trường hợp thay đổi thông tin
Doanh nghiệp cần thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) trong các trường hợp sau:
- Thay đổi tên, địa chỉ trụ sở chính, địa điểm kinh doanh: Khi doanh nghiệp thay đổi tên hoặc địa chỉ trụ sở chính, địa điểm kinh doanh, thông tin này phải được cập nhật để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của hóa đơn điện tử.
- Thay đổi họ, tên, địa chỉ người đại diện theo pháp luật: Nếu có sự thay đổi về họ, tên hoặc địa chỉ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, thông tin này cũng phải được cập nhật kịp thời.
- Thay đổi số điện thoại, địa chỉ email: Các thông tin liên lạc như số điện thoại và địa chỉ email nếu có sự thay đổi cũng cần được cập nhật để duy trì liên lạc chính xác và thuận tiện giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế.
- Thay đổi ngành nghề kinh doanh: Khi doanh nghiệp mở rộng hoặc thay đổi ngành nghề kinh doanh, việc cập nhật thông tin này là cần thiết để đảm bảo hóa đơn điện tử phản ánh đúng lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
- Thay đổi mã số thuế: Trường hợp doanh nghiệp thay đổi mã số thuế, thông tin này phải được cập nhật trên hệ thống hóa đơn điện tử để tránh nhầm lẫn và đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn.
- Thay đổi ngân hàng thanh toán: Khi doanh nghiệp thay đổi tài khoản ngân hàng thanh toán, thông tin này cũng cần được cập nhật để đảm bảo các giao dịch tài chính liên quan đến hóa đơn điện tử được thực hiện chính xác.
- Thay đổi tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT: Nếu doanh nghiệp thay đổi tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, thông tin này phải được cập nhật để đảm bảo sự liên tục và tính chính xác trong việc phát hành hóa đơn điện tử.
Trong tất cả các trường hợp trên, doanh nghiệp cần thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thủ tục này có thể thực hiện qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua các tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT. Việc cập nhật kịp thời và chính xác các thông tin này giúp doanh nghiệp duy trì sự tuân thủ pháp luật và đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn điện tử.
3. Thủ tục thay đổi thông tin
Thủ tục thay đổi thông tin đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử (HĐĐT)
Để thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước chi tiết sau:
Bước 1: Tải mẫu tờ khai
Tải mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp có thể tải mẫu này từ:
+ Website của Tổng cục Thuế.
+ Website của tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT.
Bước 2: Điền thông tin vào tờ khai
Điền đầy đủ và chính xác thông tin vào mẫu tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Chú ý không bỏ sót bất kỳ mục nào và đảm bảo thông tin khai báo phải khớp với thông tin thực tế của doanh nghiệp.
Bước 3: Ký tên và đóng dấu
+ Ký tên của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
+ Đóng dấu của doanh nghiệp (nếu có) vào tờ khai sau khi đã điền đầy đủ thông tin.
Bước 4: Nộp tờ khai
Nộp tờ khai thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT qua một trong hai kênh sau:
+ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Lưu ý quan trọng
- Thời hạn nộp tờ khai: Doanh nghiệp cần nộp tờ khai thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT trong vòng 15 ngày kể từ ngày có sự thay đổi thông tin.
- Thời gian xử lý: Sau khi nhận được tờ khai, cơ quan thuế sẽ kiểm tra và xử lý trong vòng 03 ngày làm việc.
- Tra cứu kết quả: Doanh nghiệp có thể tra cứu kết quả xử lý tờ khai thay đổi thông tin trên:
+ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
+ Qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT mà doanh nghiệp đã nộp tờ khai.
Quy trình chi tiết trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
- Đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Chọn mục “Quản lý HĐĐT” và tìm đến phần thay đổi thông tin đăng ký.
- Tải lên tờ khai đã điền đầy đủ và có chữ ký, dấu mộc (nếu có).
- Xác nhận nộp tờ khai và chờ thông báo xử lý từ cơ quan thuế.
Hướng dẫn nộp qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT
- Truy cập vào hệ thống quản lý HĐĐT của tổ chức cung cấp dịch vụ.
- Chọn chức năng thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT.
- Tải lên tờ khai đã điền và có chữ ký, dấu mộc (nếu có).
- Gửi tờ khai và theo dõi quá trình xử lý qua hệ thống.
Bằng cách tuân thủ đầy đủ các bước và lưu ý trên, doanh nghiệp sẽ hoàn tất việc thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT một cách chính xác và hiệu quả.
Quý khách xem thêm bài viết sau: Hộ kinh doanh cá thể có cần phải lấy hoá đơn đầu vào không?
Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật thuế trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.
