Cơ sở pháp lý được sử dụng trong bài viết:

- Nghị định số 138/2020/NĐ-CP ngày 27 tháng 11 năm 2020 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức;

- Nghị định số 34/2017/NĐ-CP ngày 03 tháng 4 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;

- Thông tư 2/2021/TT-BNV quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và xếp lương đối với các ngạch công chức chuyên ngành hành chính, văn thư.

 

I. Giới thiệu các ngạch công chức chuyên ngành văn thư

1. Ngạch Văn thư viên chính

a. Chức trách

Chức trách văn thư viên chính là công chức có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao nhất về nghiệp vụ công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức hành chính từ cấp huyện trở lên, có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức hoạt động văn thư của cơ quan, tổ chức hoặc trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ văn thư có yêu cầu cao về trách nhiệm và bảo mật.

b. Nhiệm vụ của văn thư chuyên viên chính

- Tham gia nghiên cứu, đề xuất xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch, văn bản quản lý về công tác văn thư theo thẩm quyền được giao;

- Tham gia xây dựng và vận hành hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan, tổ chức; trực tiếp thực thi nhiệm vụ của văn thư cơ quan theo quy định;

- Tham gia các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư.

c. Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ

- Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật về công tác văn thư; am hiểu kiến thức, kỹ năng về nghiệp vụ công tác văn thư;

- Có khả năng tổ chức lao động trong hoạt động văn thư; sử dụng thành thạo hệ thống quản lý tài liệu điện tử;

- Có kỹ năng kiểm soát việc bảo đảm tuân thủ đúng thể thức, quy trình, thủ tục, thẩm quyền ban hành văn bản hành chính theo quy định của pháp luật.

d. Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng Văn thư viên chính

Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên với ngành hoặc chuyên ngành văn thư - lưu trữ, lưu trữ học. Trường hợp có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp.

e. Yêu cầu đối với công chức dự thi nâng ngạch lên ngạch văn thư viên chính

Có thời gian giữ ngạch văn thư viên và tương đương từ đủ 09 năm trở lên (không kể thời gian tập sự, thử việc). Trường hợp có thời gian tương đương với ngạch văn thư viên thì thời gian giữ ngạch văn thư viên tối thiểu 01 năm (đủ 12 tháng) tính đến ngày hết thời hạn nộp hồ sơ đăng ký dự thi nâng ngạch.

 

2. Ngạch Văn thư viên

a. Chức trách ngạch văn thư viên 

Là công chức đảm nhiệm một hoặc một số nhiệm vụ văn thư theo yêu cầu cầu của vị trí việc làm trong bộ phận văn thư cơ quan, tổ chức hành chính từ cấp huyện trở lên.

b. Nhiệm vụ ngạch văn thư viên

- Vận hành hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan, tổ chức;

- Thực hiện quản lý lưu giữ hồ sơ, tài liệu theo quy định của công tác văn thư; tổ chức việc thống kê lưu trữ các tài liệu, số liệu theo yêu cầu của nghiệp vụ công tác văn thư;

- Trực tiếp thực thi nhiệm vụ công tác văn thư cơ quan và các nhiệm vụ khác được cấp trên giao.

c. Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ ngạch văn thư viên

- Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật về công tác văn thư, quy trình nghiệp vụ và các nhiệm vụ cụ thể của văn thư cơ quan;

- Có kỹ năng kiểm soát việc bảo đảm tuân thủ đúng thể thức, quy trình, thủ tục, thẩm quyền ban hành văn bản hành chính theo quy định của pháp luật;

- Sử dụng thành thạo các phương tiện, thiết bị kỹ thuật phục vụ yêu cầu nhiệm vụ.

d. Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng ngạch văn thư viên

Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên với ngành hoặc chuyên ngành văn thư - lưu trữ, lưu trữ học. Trường hợp có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp.

e. Yêu cầu đối với công chức dự thi nâng ngạch lên ngạch văn thư viên

Có thời gian giữ ngạch văn thư viên trung cấp và tương đương, trong đó nếu có thời gian tương đương với ngạch văn thư viên trung cấp thì thời gian giữ ngạch văn thư viên trung cấp tối thiểu 01 năm (đủ 12 tháng) tính đến ngày hết thời hạn nộp hồ sơ đăng ký dự thi nâng ngạch. Cụ thể như sau:

- Trường hợp khi tuyển dụng lần đầu có trình độ đào tạo cao đẳng phải có thời gian giữ ngạch văn thư viên trung cấp và tương đương từ đủ 02 năm trở lên (không kể thời gian tập sự);

- Trường hợp khi tuyển dụng lần đầu có trình độ đào tạo trung cấp phải có thời gian giữ ngạch văn thư viên trung cấp và tương đương từ đủ 03 năm trở lên (không kể thời gian tập sự).

 

3.  Ngạch Văn thư viên trung cấp

a. Chức trách ngạch văn thư viên trung cấp

Là công chức đảm nhiệm một hoặc một số nhiệm vụ văn thư theo yêu cầu cầu của vị trí việc làm trong bộ phận văn thư cơ quan, tổ chức hành chính từ cấp huyện trở lên.

b. Nhiệm vụ ngạch văn thư viên trung cấp

Trực tiếp thực thi nhiệm vụ công tác văn thư cơ quan và các nhiệm vụ khác được cấp trên giao.

c. Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ ngạch văn thư viên trung cấp

- Nắm vững quy trình nghiệp vụ và các nhiệm vụ cụ thể của văn thư cơ quan theo quy định;

- Sử dụng thành thạo các phương tiện, thiết bị kỹ thuật phục vụ yêu cầu nhiệm vụ.

d. Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng ngạch văn thư viên trung cấp

Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên với ngành hoặc chuyên ngành văn thư hành chính, văn thư - lưu trữ, lưu trữ, lưu trữ và quản lý thông tin. Trường hợp có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp.

 

II. Phân tích xếp lương các ngạch công chức chuyên ngành văn thư

1. Nguyên tắc xếp lương các ngạch công chức chuyên ngành văn thư

- Việc bổ nhiệm và xếp lương vào các ngạch công chức chuyên ngành hành chính, công chức chuyên ngành văn thư quy định tại Thông tư này phải căn cứ vào vị trí việc làm, chức trách, nhiệm vụ và nghiệp vụ chuyên môn đảm nhận của công chức.

- Khi bổ nhiệm vào các ngạch công chức chuyên ngành hành chính, công chức chuyên ngành văn thư tương ứng không được kết hợp nâng bậc lương hoặc nâng ngạch công chức.

 

2. Xếp lương các ngạch công chức chuyên ngành văn thư

Thứ nhất, công chức được bổ nhiệm vào các ngạch công chức chuyên ngành văn thư quy định tại Thông tư này được áp dụng Bảng 2 ban hành kèm theo Nghị định số 204/2004/NĐ-CP , như sau:

a) Ngạch Văn thư viên chính (mã số 02.006) áp dụng bảng lương công chức loại A2, nhóm 1 (A2.1), từ hệ số lương 4,40 đến hệ số lương 6,78;

b) Ngạch Văn thư viên (mã số 02.007) áp dụng bảng lương công chức loại A1, từ hệ số lương 2,34 đến hệ số lương 4,98;

c) Ngạch Văn thư viên trung cấp (mã số 02.008) áp dụng bảng lương công chức loại B, từ hệ số lương 1,86 đến hệ số lương 4,06. Trường hợp công chức có trình độ cao đẳng trở lên được tuyển dụng vào vị trí việc làm có yêu cầu ngạch công chức tương ứng là ngạch văn thư viên trung cấp thì được xếp vào bậc 2 của ngạch văn thư viên trung cấp; nếu có thời gian tập sự thì trong thời gian tập sự được hưởng 85% mức lương bậc 2 của ngạch văn thư viên trung cấp.

Thứ hai, việc chuyển xếp lương đối với công chức từ các ngạch công chức chuyên ngành hiện giữ sang các ngạch công chức chuyên ngành văn thư quy định tại Thông tư này được thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 2 Mục II Thông tư số 02/2007/TT-BNV.

Trường hợp công chức có trình độ cao đẳng khi tuyển dụng đã được xếp lương công chức loại A0 theo quy định tại Nghị định số 204/2004/NĐ-CP , khi chuyển xếp vào ngạch văn thư viên trung cấp (mã số 02.008) thì việc xếp bậc lương trong ngạch mới được căn cứ vào thời gian công tác có đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo thang, bảng lương do Nhà nước quy định (sau khi trừ thời gian tập sự theo quy định của ngạch) như sau:

Tính từ bậc 2 của ngạch văn thư viên trung cấp, cứ sau thời gian 02 năm (đủ 24 tháng) được xếp lên 01 bậc lương (nếu có thời gian đứt quãng mà chưa hưởng chế độ bảo hiểm xã hội thì được cộng dồn). Trường hợp trong thời gian công tác có năm không hoàn thành nhiệm vụ được giao hoặc bị kỷ luật thì bị kéo dài thêm chế độ nâng bậc lương thường xuyên theo quy định.

Sau khi chuyển xếp lương vào ngạch văn thư viên trung cấp, nếu hệ số lương được xếp ở ngạch văn thư viên trung cấp cộng với phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có) thấp hơn hệ số lương đã hưởng ở ngạch cũ thì được hưởng hệ số chênh lệch bảo lưu cho bằng hệ số lương (kể cả phụ cấp thâm niên vượt khung, nếu có) đang hưởng ở ngạch cũ. Hệ số chênh lệch bảo lưu này được hưởng trong suốt thời gian công chức xếp lương ở ngạch văn thư viên trung cấp. Sau đó, nếu công chức được nâng ngạch thì được cộng hệ số chênh lệch bảo lưu này vào hệ số lương (kể cả phụ cấp thâm niên vượt khung, nếu có) đang hưởng để xếp lương vào chức danh được bổ nhiệm khi nâng ngạch và thôi hưởng hệ số chênh lệch bảo lưu kể từ ngày hưởng lương ở ngạch mới.

 

(MK LAW FIRM: Bài viết được đăng tải nhằm mục đích giáo dục, phổ biến, tuyên truyền pháp luật và chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước không nhằm mục đích thương mại. Thông tin nêu trên chỉ có giá trị tham khảo vì vậy Quý khách khi đọc thông tin này cần tham khảo ý kiến luật sư, chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng vào thực tế.)

Trên đây là nội dung Luật Minh Khuê đã sưu tầm và biên soạn. Trường hợp trong nội dung tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong nội dung tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề hoặc/ và có sự vướng ngại, thắc mắc, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng. Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài gọi số: 1900.6162 hoặc liên hệ văn phòng để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng!

Luật Minh Khuê (Sưu tầm và biên tập).