Mục lục bài viết

1. Quy định về việc nghỉ học đại học và thủ tục rút hồ sơ

Về mặt pháp lý, khi sinh viên không tiếp tục học đại học, cần phân biệt rõ giữa nghỉ học tạm thời và thôi học hẳn. Theo Thông tư số 08/2021/TT-BGDĐT, cơ sở đào tạo đại học được quyền ban hành quy chế nội bộ để quản lý việc nghỉ học tạm thời, thôi học tự nguyện, buộc thôi học và công nhận kết quả học tập đã tích lũy. Vì vậy, ngoài khung chung của Bộ Giáo dục và Đào tạo, mỗi trường sẽ có biểu mẫu, đầu mối tiếp nhận và quy trình xử lý riêng.

Nghỉ học tạm thời, thường gọi là bảo lưu, là trường hợp sinh viên xin tạm dừng học trong một thời gian nhưng vẫn giữ tư cách người học ở trạng thái bảo lưu. Trường hợp này nhà trường tiếp tục quản lý hồ sơ, kết quả học tập đã tích lũy và chỉ giải quyết cho quay lại học khi còn trong thời hạn được phép theo quy chế.

Thôi học tự nguyện là trường hợp sinh viên chủ động chấm dứt việc học vì lý do cá nhân như chuyển trường, đi du học, đi làm hoặc không còn nhu cầu theo học. Khi đó, sinh viên thường phải làm đơn xin thôi học, hoàn tất nghĩa vụ tài chính, thư viện, ký túc xá và nhận lại hồ sơ gốc nếu nhà trường đang lưu giữ.

Trong thực tiễn, “rút hồ sơ” không phải là một thủ tục tách rời hoàn toàn khỏi việc thôi học, mà là phần việc hành chính đi kèm sau khi nhà trường chấp thuận cho thôi học. Hồ sơ được trả thường gồm bằng tốt nghiệp trung học phổ thông bản gốc hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời bản gốc, học bạ, giấy tờ cá nhân đã nộp khi nhập học và trích lục bảng điểm nếu sinh viên có nhu cầu.

Ngoài ra, sinh viên cũng cần lưu ý trường hợp buộc thôi học. Theo Thông tư 08/2021/TT-BGDĐT, sinh viên có thể bị buộc thôi học nếu vượt quá giới hạn cảnh báo học tập theo quy chế của trường, vượt thời gian học tối đa hoặc vi phạm kỷ luật ở mức nghiêm trọng. Khi đó, việc trả hồ sơ vẫn có thể được giải quyết, nhưng thường chỉ sau khi sinh viên hoàn tất nghĩa vụ còn tồn đọng với nhà trường.

 

2. Nghỉ học đại học có bắt buộc phải rút hồ sơ không?

Không phải mọi trường hợp nghỉ học đại học đều bắt buộc phải rút hồ sơ.

Nếu sinh viên nghỉ học tạm thời theo diện bảo lưu thì thông thường không rút hồ sơ gốc. Lý do là quan hệ học tập với nhà trường chưa chấm dứt, hồ sơ vẫn phải được lưu tại trường để phục vụ việc quay lại học và tiếp tục công nhận kết quả học tập trước đó.

Ngược lại, nếu sinh viên thôi học hẳn thì trên thực tế nên làm thủ tục rút hồ sơ. Việc này đặc biệt cần thiết nếu sinh viên có kế hoạch nộp vào trường khác, chuẩn bị hồ sơ du học, xin việc, hoàn thiện hồ sơ nghĩa vụ quân sự hoặc cần chứng minh tình trạng học tập đã chấm dứt. Nếu không rút hồ sơ, nhiều giấy tờ gốc vẫn nằm tại trường, gây vướng mắc cho các kế hoạch tiếp theo.

Trường hợp sinh viên tự ý bỏ học mà không nộp đơn thôi học là tình huống dễ phát sinh rủi ro nhất. Khi đó, nhà trường có thể vẫn để tình trạng sinh viên ở trạng thái đang học hoặc chờ xử lý học vụ, đồng thời chưa trả hồ sơ gốc cho đến khi sinh viên quay lại hoàn tất thủ tục. Vì vậy, về mặt thực tiễn, nếu đã xác định dừng học hẳn thì nên chủ động làm thủ tục xin thôi học và rút hồ sơ thay vì bỏ ngang.

Nói ngắn gọn, bảo lưu thì thường không rút hồ sơ; thôi học hẳn thì nên và thường phải làm thủ tục rút hồ sơ để chấm dứt đầy đủ quyền, nghĩa vụ với trường.

 

3. Quy trình và thời gian giải quyết thủ tục rút hồ sơ tại trường đại học

Quy trình phổ biến tại các trường đại học hiện nay thường gồm 5 bước.

Bước đầu tiên là chuẩn bị hồ sơ. Sinh viên làm đơn xin thôi học theo mẫu của trường, nêu rõ lý do, thông tin cá nhân và trong nhiều trường hợp phải có ý kiến hoặc chữ ký xác nhận của phụ huynh, người giám hộ hoặc cố vấn học tập theo quy định nội bộ.

Bước thứ hai là hoàn tất phiếu thanh toán nghĩa vụ. Sinh viên phải xin xác nhận từ các đơn vị liên quan như khoa chuyên môn, thư viện, phòng tài chính, ký túc xá, đơn vị cấp học bổng hoặc các bộ phận khác nếu có phát sinh nghĩa vụ. Nếu còn nợ học phí, nợ sách, nợ thiết bị hoặc vi phạm hợp đồng nội trú thì hồ sơ thôi học thường chưa được giải quyết dứt điểm.

Bước thứ ba là nộp hồ sơ tại phòng công tác sinh viên, phòng đào tạo hoặc bộ phận một cửa của trường. Một số trường hiện cho phép nộp trực tuyến bước đầu, nhưng khâu trả hồ sơ gốc thường vẫn thực hiện trực tiếp để đối chiếu căn cước công dân và ký nhận.

Bước thứ tư là nhà trường thẩm định và ban hành quyết định. Phòng chức năng sẽ kiểm tra tình trạng học vụ, nghĩa vụ tài chính, điều kiện pháp lý rồi trình lãnh đạo ký quyết định cho thôi học hoặc xác nhận chấm dứt tư cách sinh viên.

Bước thứ năm là nhận kết quả. Sinh viên nhận quyết định thôi học, bảng điểm hoặc trích lục kết quả học tập, nhận lại hồ sơ gốc và thực hiện thêm các thủ tục liên quan như chuyển sinh hoạt Đoàn, nhận giấy tờ nghĩa vụ quân sự hoặc giấy xác nhận khác nếu cần.

Về thời gian giải quyết, trên thực tế thường dao động khoảng 10 đến 20 ngày làm việc, tương đương khoảng 2 đến 4 tuần, tính từ khi hồ sơ hợp lệ và sinh viên đã hoàn tất đầy đủ xác nhận nghĩa vụ. Một số trường xử lý nhanh hơn với tân sinh viên xin rút trước khai giảng; ngược lại, trường hợp đang nợ học phí hoặc thiếu xác nhận có thể kéo dài lâu hơn.

 

4. Nghỉ học đại học có bị gửi giấy báo về gia đình không?

Pháp luật hiện hành không có một quy định chung bắt buộc mọi trường đại học phải gửi giấy báo bằng văn bản về gia đình mỗi khi sinh viên tự nguyện nghỉ học. Nói cách khác, nếu sinh viên làm thủ tục thôi học bình thường thì không có quy định thống nhất trên toàn quốc buộc trường phải gửi “giấy báo về gia đình” như ở bậc phổ thông.

Tuy nhiên, trên thực tế việc nhà trường thông tin cho gia đình vẫn có thể xảy ra trong một số trường hợp. Thứ nhất, nhiều trường yêu cầu chữ ký phụ huynh ngay trong đơn xin thôi học, đặc biệt với sinh viên năm đầu hoặc sinh viên chưa tự chủ hoàn toàn về tài chính. Thứ hai, một số chương trình đào tạo có cơ chế kết nối với phụ huynh thông qua cổng thông tin, email, điện thoại hoặc cố vấn học tập. Thứ ba, nếu sinh viên rơi vào diện bị cảnh báo học tập, bị buộc thôi học hoặc liên quan nghĩa vụ tài chính, nhà trường có thể chủ động liên hệ người thân để bảo đảm quản lý sinh viên.

Đối với nam sinh viên trong độ tuổi nghĩa vụ quân sự, việc thôi học còn kéo theo hệ quả pháp lý riêng. Theo Luật Nghĩa vụ quân sự năm 2015 và quy định sửa đổi có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, sinh viên đại học hệ chính quy chỉ được tạm hoãn gọi nhập ngũ trong thời gian một khóa đào tạo. Khi thôi học hoặc bị buộc thôi học, căn cứ tạm hoãn này chấm dứt. Vì vậy, ngoài câu chuyện gia đình có được báo hay không, sinh viên nam cần đặc biệt chú ý đến việc cập nhật tình trạng với cơ quan quân sự địa phương.

Vì thế, câu trả lời đúng nhất là: không phải cứ nghỉ học là chắc chắn bị gửi giấy báo về gia đình, nhưng nhà trường hoàn toàn có thể thông tin cho phụ huynh hoặc người liên hệ tùy quy chế nội bộ, tình trạng học vụ và nghĩa vụ liên quan của sinh viên.

 

5. Những lưu ý quan trọng khi quyết định nghỉ học đại học

Điều đầu tiên cần làm là xác định rõ mình đang muốn bảo lưu hay muốn thôi học hẳn. Nếu chỉ cần tạm dừng để giải quyết việc cá nhân, sức khỏe, nghĩa vụ quân sự hoặc định hướng lại kế hoạch học tập thì nên cân nhắc bảo lưu trước, vì cách này giúp giữ kết quả đã học và tránh phải bắt đầu lại từ đầu.

Thứ hai, không nên tự ý bỏ học mà không làm thủ tục. Đây là sai lầm rất phổ biến và thường kéo theo nợ học phí, khó lấy lại hồ sơ gốc, phát sinh quyết định buộc thôi học và gây bất lợi cho các kế hoạch học tiếp hoặc xin việc sau này.

Thứ ba, cần hỏi rõ nhà trường về học phí và các khoản phải thanh toán. Nhiều trường chỉ hoàn lại học phí nếu nộp đơn trước thời điểm học kỳ bắt đầu hoặc trong một khoảng thời gian rất ngắn đầu kỳ. Nếu nộp muộn, sinh viên có thể không được hoàn học phí, thậm chí vẫn phải thanh toán các khoản đã phát sinh.

Thứ tư, phải xin và lưu giữ đầy đủ giấy tờ sau khi thôi học: quyết định thôi học, bảng điểm hoặc trích lục kết quả học tập, hồ sơ gốc, biên bản thanh toán nghĩa vụ và các giấy tờ liên quan khác. Đây là căn cứ quan trọng nếu sau này muốn học lại, chuyển đổi tín chỉ, nộp hồ sơ trường mới hoặc giải trình với cơ quan, doanh nghiệp.

Thứ năm, nam sinh viên trong độ tuổi nghĩa vụ quân sự cần xử lý ngay vấn đề đăng ký nghĩa vụ quân sự sau khi thôi học. Không nên chỉ tập trung vào việc rút hồ sơ mà quên cập nhật tình trạng với Ban Chỉ huy quân sự cấp xã nơi cư trú.

Cuối cùng, trước khi quyết định nghỉ hẳn, sinh viên nên trao đổi với cố vấn học tập, gia đình và phòng đào tạo để cân nhắc các phương án khác như giảm tải học phần, tạm dừng học, chuyển ngành hoặc chuyển trường. Nhiều trường hợp không nhất thiết phải thôi học ngay nếu vẫn còn một phương án phù hợp hơn, ít rủi ro hơn cho hồ sơ học tập và kế hoạch tương lai.

Quý bạn đọc cũng có thể tham khảo thêm: