1. Hóa đơn điện tử là gì

Hóa đơn là một trong những chứng từ quan trọng trong lĩnh vực kế toán, đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận thông tin về bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ từ tổ chức hay cá nhân. Hóa đơn có thể được thể hiện dưới hai hình thức chính là hóa đơn điện tử và hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử và có thể được tạo bởi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bằng phương tiện điện tử. Có hai loại hóa đơn điện tử chính:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

Được cấp mã số giao dịch duy nhất và chuỗi ký tự mã hóa dựa trên thông tin của người bán.

Cơ quan thuế cấp mã trước khi hóa đơn được gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế là một phần quan trọng để xác định tính hợp lệ của hóa đơn.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

Hóa đơn điện tử được tạo bởi tổ chức bán hàng, cung cấp dịch vụ mà không có mã của cơ quan thuế.

Có thể được gửi trực tiếp cho người mua.

Hóa đơn in đặt tại cơ quan thuế:

Là hóa đơn được in tại cơ quan thuế và được phép sử dụng bởi các tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật.

Dùng để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Những quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch và tính chính xác trong quản lý thông tin tài chính, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho cả người bán và người mua trong quá trình giao dịch kinh tế.

2. Các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn

Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định một số trường hợp mà các đối tượng cụ thể phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Dưới đây là một đoạn văn mô tả về nội dung quy định này:

Theo quy định của khoản 1 Điều 16 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các đối tượng sau đây sẽ bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

Doanh nghiệp chấm dứt hiệu lực mã số thuế: Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sẽ không được sử dụng hóa đơn điện tử khi họ chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký: Trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo rằng doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, doanh nghiệp đó sẽ ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh: Doanh nghiệp cần thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nếu họ tạm ngừng kinh doanh, và trong trường hợp này, họ sẽ ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp cưỡng chế nợ thuế: Doanh nghiệp sẽ bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử nếu nhận thông báo từ cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.

Hành vi sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp: Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, và cơ quan chức năng phát hiện, doanh nghiệp sẽ bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Hành vi lập hóa đơn điện tử để bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền: Trong trường hợp lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa hoặc chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp sẽ bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Yêu cầu tạm ngừng kinh doanh của cơ quan quản lý nhà nước: Cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Lưu ý: Các doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế, sau khi bị cơ quan chức năng phát hiện và kiểm tra, sẽ bị cơ quan thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và bị xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Các bước thực hiện ngừng hóa đơn điện tử

Quy trình ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, theo quy định tại khoản 2 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy trình cụ thể như sau:

Bước 1: Gửi thông báo và đề xuất giải trình hoặc bổ sung thông tin cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ gửi thông báo đến người nộp thuế đề xuất giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

Hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.
Hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân khác.
Bị cơ quan chức năng yêu cầu tạm ngừng kinh doanh, ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi không có đủ điều kiện kinh doanh.

Bước 2: Giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu người nộp thuế có thời hạn là 02 ngày làm việc từ ngày nhận thông báo để giai trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu. Người nộp thuế có thể đến cơ quan thuế giai trình trực tiếp hoặc bổ sung thông tin, tài liệu bằng văn bản.

Bước 3: Quyết định tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử hoặc ngừng sử dụng, người nộp thuế tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử nếu đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu đầy đủ và chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật. Quyết định tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được cơ quan thuế đưa ra.

Nếu thông tin tài liệu mà người nộp thuế đã giải trình không chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật, người nộp thuế có thêm thời hạn 02 ngày làm việc để bổ sung thông tin, tài liệu.

Nếu người nộp thuế không giải thích, bổ sung thông tin, tài liệu trong thời hạn, cơ quan thuế sẽ ra quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, và người nộp thuế sẽ phải áp dụng hóa đơn giấy theo quy định.

Quy trình này nhấn mạnh sự minh bạch và tính công bằng trong quản lý việc sử dụng hóa đơn điện tử, giúp ngăn chặn các hành vi vi phạm và đảm bảo tuân thủ đúng đắn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

4. Cách bảo quản hóa đơn điện tử

Theo quy định tại khoản 2 Điều 6 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử đang trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn bao giờ hết. Dưới đây là những điểm chính của quy định này:

Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử có thể được bảo quản và lưu trữ thông qua phương tiện điện tử. Điều này mang lại sự thuận tiện và tiết kiệm không gian lưu trữ so với việc sử dụng giấy tờ truyền thống.

Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.

Quy định này khuyến khích sự linh hoạt và sáng tạo trong việc sử dụng công nghệ để tối ưu hóa quá trình quản lý thông tin tài chính.

Mặc dù là hóa đơn điện tử, quy định yêu cầu rằng chúng phải sẵn sàng in ra giấy khi có nhu cầu và phải có khả năng tra cứu được. Điều này nhằm đảm bảo tính linh hoạt và tiện ích khi có yêu cầu kiểm tra hoặc sử dụng hóa đơn.

Quy định này không chỉ tạo điều kiện cho sự chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử mà còn hỗ trợ sự phát triển của việc sử dụng công nghệ trong quản lý và lưu trữ tài liệu kế toán. Điều này giúp cải thiện hiệu suất, giảm bớt rủi ro mất mát thông tin, đồng thời đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu kiểm tra và báo cáo từ các cơ quan quản lý.

Trên đây là nội dung bài viết "Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử", nội dung trên mang tính chất tham khảo nếu quý khách hàng có vướng mắc vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ, tư vấn. Rất mong được hợp tác với quý khách hàng. Cảm ơn và trân trọng ./.