Người lao động có được tự chốt sổ bảo hiểm khi nghỉ việc không?

1. Sổ bảo hiểm xã hội là gì? 

Hiểu một cách đơn giản, sổ bảo hiểm xã hội là loại sổ dùng để ghi chép quá trình đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH) cũng như làm cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Hiện nay, sổ bảo hiểm xã hội do cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp và quản lý. Bao gồm hai bộ phận chính, là Bìa sổ bảo hiểm và Tờ rời ghi nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội.

Theo đó, mỗi cá nhân khi tham gia bảo hiểm xã hội sẽ được cấp 1 sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Trong trường hợp sổ bị mất, hỏng hoặc thay đổi thông tin người tham gia bảo hiểm xã hội sẽ yêu cầu được cấp lại sổ mới. Sổ mới sẽ kèm theo tờ rời tóm tắt và ghi lại các thông tin từ sổ cũ để phục vụ việc tính toán các chế độ trong tương lai. Cụ thể, sổ bảo hiểm xã hội mới cấp lại được ghi rõ sổ bảo hiểm xã hội cấp lần lần thứ mấy.

Hiện nay, căn cứ theo Khoản 2 Điều 96 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, bắt đầu từ 1/1/2020 thì sổ bảo hiểm xã hội sẽ được thay thế bằng thẻ bảo hiểm xã hội. Đồng thời các thông tin về quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động sẽ được lưu trữ và ghi lại trên hệ thống bảo hiểm xã hội điện tử quốc gia. Như vậy, việc thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội sẽ căn cứ từ các thông tin được truy cập từ thẻ bảo hiểm xã hội của người lao động.

2. Người lao động tự chốt sổ bảo hiểm xã hội được không?

Hiện nay, về trách nhiệm của người sử dụng lao động trong vấn đề xác nhận và trả sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động được quy định cụ thể tại Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 như sau:

- Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động.

Bên cạnh đó, theo Khoản 5 Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động như sau:

- Người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Như vậy, việc chốt và trả sổ bảo hiểm là trách nhiệm của người sử dụng lao động đối với người lao động, vậy nên người lao động không thể tự mình đi chốt sổ. Tuy nhiên, duy chỉ có trường hợp công ty phá sản hoặc giải thể thì người lao động có thể mang sổ bảo hiểm đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi công ty đặt trụ sở để làm thủ tục chốt.

3. Thời hạn chốt sổ bảo hiểm xã hội

Hiện nay, thời hạn mà phía đơn vị, tổ chức sử dụng lao động phải thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động được quy định tại khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019. Cụ thể như sau:

- Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

+ Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;

+ Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;

+ Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;

+ Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

Như vậy, theo quy định trên thì thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội sẽ không quá 14 ngày và trong trường hợp đặc biệt theo quy định trên thì thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội tối đa không quá 30 ngày.

Bên cạnh đó, thời hạn chốt sổ bảo hiểm xã hội đối với cơ quan Bảo hiểm xã hội được quy định theo khoản 4 Điều 29 Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH ngày 26/6/2020 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Cụ thể như sau:

- Xác nhận sổ Bảo hiểm xã hội: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Như vậy, chỉ trong thời gian 5 ngày kể từ ngày cơ quan Bảo hiểm xã hội nhận đủ hồ sơ từ đơn vị sử dụng lao động, cơ quan Bảo hiểm xã hội có trách nhiệm chốt sổ xác nhận thời gian đóng Bảo hiểm xã hội của người lao động và trả cho đơn vị để đơn vị trả sổ cho người lao động. Trường hợp nếu cá nhân/ đơn vị nào làm mất sổ của người lao động thì cá nhận/đơn vị đó phải có trách nhiệm làm thủ tục đề nghị cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp lại sổ Bảo hiểm xã hội mới cho người lao động.

4. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội 

Hiện nay các doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động khi làm thủ tục chốt sổ cho người lao động cần thực hiện báo giảm lao động trước khi thực hiện chốt sổ. Cụ thể, 2 bước thực hiện thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội gồm:

Bước 1. Báo giảm lao động

Chuẩn bị hồ sơ cần chuẩn bị để báo giảm lao động gồm:

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 thay thế Quyết định 959/QĐ-BHXH năm 2015);

- Biên bản trả thẻ BHYT với trường hợp doanh nghiệp đã nộp trước đó (nếu có);

- Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người);

- Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động.

Doanh nghiệp hoàn thiện các giấy tờ nêu trên và gửi tới cơ quan Bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp tham gia đóng Bảo hiểm xã hội. Đối với các doanh nghiệp sử dụng phần mềm Bảo hiểm xã hội điện tử eBH có thể thực hiện nghiệp vụ báo giảm lao động dễ dàng qua phần mềm.

Bước 2. Chốt sổ bảo hiểm xã hội

Hồ sơ làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm gồm:

- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);

- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);

- Sổ bảo hiểm xã hội;

- Công văn chốt sổ của đơn vị (Mẫu D01b-TS);

- Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có).

Khi doanh nghiệp hoàn tất hồ sơ chốt sổ Bảo hiểm xã hội, có thể nộp hồ sơ qua mạng khi nếu không đính kèm thẻ BHYT còn hạn, nộp qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp (tùy quận huyện) tại cơ quan Bảo hiểm xã hội mà công ty đặt trụ sở chính.

5. Công ty không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động bị xử lý như thế nào? 

Hiện nay, việc khiếu nại về bảo hiểm xã hội được giải quyết căn cứ theo khoản 1 Điều 118 Luật Bảo hiểm xã hội 2014. Cụ thể như sau:

- Người lao động, người đang hưởng lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội hằng tháng, người đang bảo lưu thời gian đóng bảo hiểm xã hội và những người khác có quyền đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét lại quyết định, hành vi của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội, xâm phạm đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

Theo đó, nếu công ty không chốt và trả sổ cho bạn, bạn có thể khiếu nại đến phòng lao động thương binh và xã hội nơi công ty đặt trụ sở để yêu cầu giải quyết. 

Bên cạnh đó, theo Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm các quy định khác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp như sau:

- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

+ Không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng; không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc có hiệu lực;

+ Không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định

Như vậy, trường hợp công ty không chịu trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì có thể bị phạt từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng không quá 75.000.000 đồng.

Mọi vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại 24/7, gọi ngay tới số: 1900.6162 hoặc gửi email trực tiếp tại: Tư vấn pháp luật qua Email để được giải đáp. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê./.