1. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử khi người bán có sử dụng máy tính tiền

Căn cứ theo quy định tại Điều 90 của Luật Quản lý thuế 2019, các nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử được quy định cụ thể như sau:

- Khi tiến hành bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử và giao cho người mua theo đúng định dạng chuẩn dữ liệu, bao gồm đầy đủ các thông tin theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán. Hóa đơn điện tử này không phân biệt giá trị từng giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.

- Trường hợp người bán sử dụng máy tính tiền, họ phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

- Việc đăng ký, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán và thuế.

- Mã số thuế trên hóa đơn điện tử được cấp dựa trên thông tin của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh. Đồng thời, người nộp thuế phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn.

- Chính phủ quy định chi tiết về các nội dung cụ thể của Điều này.

Như vậy, khi người bán sử dụng máy tính tiền, họ cần đảm bảo tuân thủ việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền, kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo đúng quy định của pháp luật.

2. Quản lý hóa đơn điện tử khi người bán sử dụng máy tính tiền 

Tạo hình và quản lý hóa đơn điện tử (HĐĐT) trong khi sử dụng máy tính tiền là một quy trình phức tạp và yêu cầu người bán phải tuân thủ một số quy định cụ thể để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý:

Lưu trữ HĐĐT:

- Người bán phải lưu ý lưu trữ HĐĐT theo đúng quy định của pháp luật về thuế và kế toán để đảm bảo tính hợp pháp và có thể dùng làm căn cứ xác minh trong trường hợp kiểm toán hoặc thanh tra.

- Theo quy định, HĐĐT phải được lưu trữ ít nhất 5 năm tính từ ngày lập hóa đơn. Việc lưu trữ có thể thực hiện bằng cả hình thức điện tử và bản gốc giấy, tùy thuộc vào lựa chọn của doanh nghiệp và sự thuận tiện trong việc quản lý hồ sơ.

Cung cấp HĐĐT cho người mua:

- Một trong những trách nhiệm quan trọng của người bán là cung cấp HĐĐT cho người mua hàng khi có yêu cầu. Điều này bao gồm việc đảm bảo HĐĐT được cung cấp đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn.

- Người bán có thể lựa chọn hình thức cung cấp bằng cách in bản gốc giấy và trao trực tiếp cho người mua hoặc gửi bản điện tử qua email. Việc này không chỉ giúp khách hàng có bằng chứng chính xác về giao dịch mà còn đáp ứng yêu cầu pháp lý về cung cấp thông tin giao dịch.

Khai báo HĐĐT với cơ quan thuế:

- Để đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ pháp luật thuế, người bán cần thực hiện khai báo HĐĐT đầy đủ và đúng kỳ hạn với cơ quan thuế. Thông thường, việc này được thực hiện hàng tháng hoặc theo chu kỳ quý.

- Người bán có thể sử dụng các phần mềm kế toán hoặc hệ thống trực tuyến của cơ quan thuế để thực hiện khai báo một cách dễ dàng và chính xác. Quy trình này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý thông tin.

Các lưu ý quan trọng khác:

- Việc sử dụng phần mềm máy tính tiền phải đảm bảo rằng nó đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của pháp luật về xuất HĐĐT, bao gồm cả định dạng chuẩn dữ liệu và tính năng kết nối với cơ quan thuế.

- Để duy trì tính chính xác và hiệu quả của phần mềm, người bán cần thường xuyên cập nhật và kiểm tra hệ thống để đảm bảo rằng nó hoạt động một cách trơn tru và bảo mật thông tin HĐĐT.

- Bảo mật dữ liệu HĐĐT là một trong những ưu tiên hàng đầu, bảo vệ chúng khỏi rủi ro mất mát, đánh cắp hoặc truy cập trái phép.

- Việc thực hiện đúng quy trình quản lý HĐĐT khi sử dụng máy tính tiền không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật một cách nghiêm ngặt mà còn tăng cường tính minh bạch và chính xác trong quản lý thuế và kế toán. Điều này cũng mang lại lợi ích lớn cho cả người bán và người mua trong quá trình giao dịch kinh doanh hàng ngày.

3. Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có các nội dung nào?

Căn cứ Điều 8 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, các quy định về hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã của cơ quan thuế khi được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế được đặc thù và cụ thể để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật:

- Nguyên tắc khởi tạo HĐĐT:

HĐĐT phải có mã của cơ quan thuế và được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, tuân thủ nguyên tắc quy định tại Điều 11 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

- Phạm vi áp dụng HĐĐT:

Các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo các mô hình kinh doanh như trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác được phép sử dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Các HĐĐT này có thể là HĐĐT có mã hoặc không có mã.

- Nội dung chi tiết của HĐĐT:

+ HĐĐT có mã của cơ quan thuế khi được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế phải bao gồm các thông tin sau:

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.

+ Thông tin về người mua nếu được yêu cầu (bao gồm mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế).

+ Chi tiết về các mặt hàng hóa, dịch vụ bao gồm tên hàng hóa, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.

+ Đối với các tổ chức, doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế, cần ghi rõ giá bán chưa bao gồm thuế GTGT, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán bao gồm cả thuế GTGT.

+ Thời điểm cụ thể khi hóa đơn được lập.

+ Mã của cơ quan thuế để xác định nguồn gốc và tính chính xác của hóa đơn.

- Quản lý và bảo mật dữ liệu HĐĐT:

+ Để đảm bảo tính bảo mật và ngăn chặn các rủi ro về mất dữ liệu, người sử dụng máy tính tiền cần thường xuyên cập nhật phần mềm máy tính tiền để đảm bảo tính chính xác trong việc khởi tạo và lưu trữ HĐĐT.

+ Ngoài ra, các biện pháp bảo mật dữ liệu cần được áp dụng để tránh bị đánh cắp hoặc xâm nhập.

Theo quy định nêu trên, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có các nội dung như sau:

- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;

- Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế);

- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.

Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT;

- Thời điểm lập hóa đơn;

- Mã của cơ quan thuế.

Xem thêm: Các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Như vậy trên đây là toàn bộ thông tin về Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử khi người bán có sử dụng máy tính tiền mà Luật Minh Khuê muốn gửi đến quý khách mang tính tham khảo. Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.

Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất!