1. Hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh cá thể là gì?

Theo quy định tại Điều 89 của Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:

Đây là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử. Hóa đơn này được tạo ra bởi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để lập và ghi nhận thông tin về bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, tuân thủ theo quy định của pháp luật về kế toán và pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử. Đặc biệt, điều này còn áp dụng cho trường hợp hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Những trường hợp nào hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử?

Dựa trên quy định của Khoản 2 Điều 6 trong Thông tư 78/2021/TT-BTC, các đối tượng hộ và cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau sẽ phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày 01/07/2022:

- Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, phải thực hiện việc sử dụng hóa đơn điện tử;

- Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán, nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn, cơ quan thuế cấp lẻ sẽ cung cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh;

- Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh, nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn, cơ quan thuế cấp lẻ sẽ cung cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp của bạn thuộc vào các trường hợp nêu trên, bạn cần thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ngay trong thời hạn quy định để đảm bảo tuân thủ theo quy định của pháp luật.

Trong bối cảnh kinh tế hiện tại, đặc biệt là tác động của đại dịch Covid-19, nhiều doanh nghiệp nhỏ, cũng như các hộ và cá nhân kinh doanh, đang phải đối mặt với nhiều khó khăn về mặt tài chính. Mặc dù đã có các quy định điều chỉnh thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, nhưng vẫn tồn tại những trường hợp ngoại lệ được hỗ trợ với thời hạn kéo dài, nhằm giúp doanh nghiệp có đủ thời gian để đáp ứng theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Theo quy định của Khoản 2 Điều 11 trong Thông tư 78/2021/TT-BTC, các trường hợp chưa áp dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày 01/07/2022 được quy định như sau:

- Đối tượng áp dụng: Bao gồm các hộ và cá nhân kinh doanh tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn, như được chi tiết quy định tại khoản 1 Điều 14 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Đối tượng này không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, và không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử cũng như truyền dữ liệu điện tử đến người mua và cơ quan thuế.

- Thời gian áp dụng: Thời gian hỗ trợ kéo dài là tối đa 12 tháng, được tính một lần kể từ ngày 01/07/2022 đối với các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đang hoạt động từ trước ngày này. Đối với các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01/07/2022, thời gian áp dụng bắt đầu từ thời điểm đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

3. Một số lưu ý về hóa đơn điện tử đối với hộ, cá nhân kinh doanh

3.1. Đối tượng chưa áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022

Điều 11 của Thông tư 78/2021/TT-BTC đã quy định việc áp dụng hóa đơn điện tử đối với hộ và cá nhân kinh doanh, có hiệu lực từ ngày 01/7/2022. Tuy nhiên, vẫn có nhóm đối tượng được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế cung cấp. Đối tượng này bao gồm hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đặt mình trong các điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn tại địa bàn. Cụ thể, đối tượng này không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế qua phương tiện điện tử, không sở hữu hệ thống phần mềm kế toán, không có hạ tầng công nghệ thông tin, và không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để truyền dữ liệu điện tử đến người mua và cơ quan thuế.

Thời gian sử dụng hóa đơn giấy được giới hạn trong khoảng tối đa 12 tháng. Đối với hộ và cá nhân kinh doanh đã hoạt động từ trước ngày 01/7/2022, thời gian này được tính từ ngày nói trên. Đối với những hộ và cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01/7/2022, thời gian 12 tháng được tính từ thời điểm họ đăng ký bắt đầu sử dụng hóa đơn.

3.2. Ai sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền?

- Đối tượng áp dụng theo quy định của Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP bao gồm hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh hoạt động tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, cũng như địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn. Việc xác định địa bàn khó khăn tuân theo danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư được ban hành kèm theo Nghị định 31/2021/NĐ-CP và các văn bản điều chỉnh, bổ sung, hoặc thay thế nếu có.

- Thời gian không phải trả tiền dịch vụ cho hóa đơn điện tử là trong khoảng 12 tháng kể từ thời điểm bắt đầu sử dụng.

3.3. Có thể thêm logo hoặc thông tin khác vào hóa đơn điện tử

Hộ và cá nhân kinh doanh được phép tích hợp biểu trưng, logo, hoặc hình ảnh đại diện của người bán để thể hiện thương hiệu và nhãn hiệu trong nội dung của hóa đơn điện tử, theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khoản 15. Bên cạnh các hướng dẫn từ khoản 1 đến khoản 13 của Điều này, doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh có quyền bổ sung thông tin về biểu trưng, logo để thể hiện đặc trưng nhãn hiệu, thương hiệu, hoặc hình ảnh đại diện của người bán.

Tùy thuộc vào đặc điểm của giao dịch, tính chất cụ thể, và yêu cầu quản lý, trên hóa đơn điện tử cũng có thể hiển thị thông tin chi tiết về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác liên quan đến giao dịch.

3.4. Những trường hợp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Dựa vào quy định tại Điều 16, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sẽ phải dừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế trong những trường hợp sau đây:

- Hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh kết thúc hiệu lực mã số thuế.

- Hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo rằng họ không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký kinh doanh.

- Hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc tạm ngừng kinh doanh.

- Hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh nhận được thông báo từ cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong quá trình thực hiện cưỡng chế nợ thuế.

3.5. Xác định cơ quan thuế cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh

Dựa trên quy định tại tiết c.2 điểm c khoản 2 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ và cá nhân kinh doanh sẽ xác định cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã cho từng lần phát sinh theo các quy tắc sau đây:

- Đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định, thủ tục nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh sẽ được thực hiện tại Chi cục Thuế quản lý khu vực mà hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh đang thực hiện hoạt động kinh doanh.

- Đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định, quy trình nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh sẽ được thực hiện tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú hoặc nơi mà hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đã đăng ký kinh doanh.

Bài viết liên quan: Tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhanh nhất

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về: Những lưu ý về hóa đơn điện tử đối với hộ, cá nhân kinh doanh. Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!