Mục lục bài viết

1. Khái quát hoạt động quản lý tài chính của cơ quan hành chính nhà nước:
2. Thanh tra việc lập dự toán ngân sách:
2.1. Kiểm tra căn cứ lập dự toán:
2.2 Thanh tra việc lập dự toán chi ngân sách
3. Thanh tra việc thực hiện dự toán
3.1 Thanh tra việc thẩm tra, phân bổ dự toán của đơn vị
3.2 Thanh tra việc chi
4. Thanh tra việc quyết toán kinh phí
5. Thanh tra việc quản lý tài sản công
6. Những sai phạm thường gặp khi quản lý tài chính của cơ quan hành chính
6.1. Trong việc lập dự toán ngân sách:
6.2. Trong việc thực hiện dự toán:
6.3. Trong kế toán và quyết toán ngân sách nhà nước
6.4. Trong quản lý tài sản công

Căn cứ pháp lý:

- Nghị định số 130/2005/NĐ-CP;

- Thông tư liên tịch số 03/2006/TTLT-BTC-BNV.

1. Khái quát hoạt động quản lý tài chính của cơ quan hành chính nhà nước:

Tất cả các cơ quan nhà nước (có tài khoản và con dấu riêng) đều phải thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính (gọi tắt là cơ quan thực hiện chế độ tự chủ).

Từ ngày 01/01/2006, thực hiện theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan nhà nước (thay thế Nghị định 192/2001/NĐ-CP); Thông tư liên tịch số 03/2006/TTLT-BTC-BNV ngày 17/01/2006 của Bộ Tài chính và Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện Nghị định số 130/2005/NĐ-CP.

* Nguồn kinh phí của cơ quan hành chính:

-> Kinh phí thực hiện chế độ tự chủ:

- Ngân sách do nhà nước cấp theo quy định như:

+ Đối với cơ quan Trung ương theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ hàng năm:

Ví dụ: Quyết định số 151/2006/QĐ-TTg ngày 29/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành định mức phân bổ dự toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước năm 2007.

+ Đối với cơ quan ở địa phương do HĐND cấp tỉnh quyết định hàng năm:

Ví dụ: Nghị quyết số 52/2006/NQ-HĐND ngày 10/10/2006 của HĐND tỉnh Quảng Ngãi khóa X về định mức phân bổ dự toán chi thường xuyên ngân sách địa phương năm 2007.

- Các khoản phí, lệ phí được để lại theo quy định;

- Các khoản thu hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.

-> Kinh phí không thực hiện chế độ tự chủ:

Ngoài các khoản kinh phí quản lý hành chính thực hiện chế độ tự chủ, cơ quan hành chính nhà nước còn được bố trí kinh phí để thực hiện một số nhiệm vụ do cơ quan có thẩm quyền giao.

Ví dụ:

- Chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định;

- Chi đóng niên liễm, vốn đối ứng các dự án theo hiệp định với các tổ chức quốc tế;

- Chi thực hiện các nhiệm vụ có tính chất đột xuất được cấp có thẩm quyền giao;

- Kinh phí thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia;

- Kinh phí đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức nhà nước;

- Kinh phí nghiên cứu khoa học;

- Kính phí đầu tư XDCB được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ không thường xuyên khác.

Quản lý tài chính của cơ quan hành chính thông qua quy trình lập, thực hiện dự toán và quyết toán kinh phí. Như vậy, khi thanh tra cũng phải xem xét các việc lập, thực hiện và quyết toán kinh phí có đúng với quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, các quy định khác về quản lý tài sản và trách nhiệm của các cá nhân trong việc quản lý tài chính của đơn vị.

2. Thanh tra việc lập dự toán ngân sách:

2.1. Kiểm tra căn cứ lập dự toán:

a) Các văn bản hướng dẫn lập dự toán của Bộ Tài chính đối với các đơn vị dự toán cấp I:

+ Ở Trung ương là các Bộ ngành;

+ Ở cấp tỉnh là các Sở, Ban ngành;

+ Cấp huyện là các phòng, ban chuyên môn.

b) Hướng dẫn của của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên đối với đơn vị dự toán cấp II là các đơn vị dưới đơn vị dự toán cấp I;

c) Tình hình thực hiện nhiệm vụ của năm trước và dự kiến cho năm kế hoạch;

d) Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao;

đ) Các nhiệm vụ cụ thể do cấp trên giao.

2.2 Thanh tra việc lập dự toán chi ngân sách

Việc lập dự toán chi ngân sách phải lập theo hai nội dung riêng biệt đó là kinh phí thực hiện chế độ tự chủ và kinh phí không thực hiện chế độ tự chủ. Khi kiểm tra phải kiểm tra từng phần:

a) Dự toán kinh phí thực hiện chế độ tự chủ

Số kinh phí được xác định như sau: Kinh phí do NSNN cấp = Chỉ tiêu biên chế được cấp có thẩm quyền giao (kể cả biên chế dự bị) X Định mức phân bổ dự toán NSNN tính trên biên chế

- Về biên chế:

Biên chế của cơ quan thực hiện chế độ tự chủ là biên chế hành chính và biên chế dự bị (nếu có) được cơ quan nhà nước thẩm quyền giao và biên chế này không bao gồm biên chế của các đơn vị sự nghiệp trực thuộc:

+ Đối với Bộ: Căn cứ vào tổng đã được Chính phủ phê duyệt để giao;

+ Đối với các Vụ, Cục, Tổng cục, Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ và các tổ chức hành chính khác thuộc Bộ do Bộ trưởng giao;

+ Đối với VP Hội đồng nhân dân, VP UBND, các cơ quan chuyên môn cùng cấp và UBND cấp huyện do UBND cấp tỉnh giao;

+ Đối với VP HĐND, VP UBND, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cùng cấp và UBND cấp xã do UBND cấp huyện giao.

- Việc sử dụng biên chế được giao:

Căn cứ vào biên chế được giao, cơ quan thực hiện chế độ tự chủ được quyền chủ động trong việc sử dụng biên chế:

+ Được quyết định sắp xếp, phân công cán bộ, công chức theo vị trí công việc để đảm bảo thực hiện nhiệm vụ của cơ quan có hiệu quả.

+ Được điều động cán bộ, công chức giữa các đơn vị trong nội bộ cơ quan.

+ Được quyền tiếp nhận số lao động trong biên chế bằng hoặc thấp hơn chỉ tiêu biên chế được cấp có thẩm quyền giao. Trường hợp cơ quan có biên chế thấp hơn chỉ tiêu biên chế được giao vẫn được cơ quan có thẩm quyền giao kinh phí quản lý hành chính theo chỉ tiêu biên chế được giao.

+ Thủ trưởng cơ quan được phép hợp đồng lao động với các chức danh sau: bảo vệ, lái xe, tạp vụ, vệ sinh.

Kinh phí hành chính giao cho cơ quan thực hiện chế độ tự chủ để chi phí quản lý hành chính thay đổi khi: Do điều chỉnh nhiệm vụ, điều chỉnh biên chế, thay đổi chính sách tiền lương hoặc thay đổi mức phân bổ dự toán ngân sách.

- Định mức phân bổ dự toán chi ngân sách nhà nước

+ Đối với Bộ do Thủ tướng Chính phủ quyết định.

+ Đối với cơ quan thuộc Bộ do Bộ trưởng quy định trên cơ sở cụ thể hoá định mức phân bổ dự toán chi ngân sách do Thủ tướng quyết định.

+ Đối với cơ quan thuộc địa phương: Định mức phân bổ dự toán chi ngân sách nhà nước do HĐND cấp tỉnh quyết định.

b) Dự toán phần kinh phí không thực hiện chế độ tự chủ

Dự toán phần kinh phí không thực hiện chế độ tự chủ phải lập trên cơ sở sau:

- Xem xét việc lập dự toán có căn cứ vào nhu cầu của đơn vị không?

- Các dự án dầu tư XDCB, các đề tài nghiên cứu khoa học đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt chưa?

- Xem xét việc lập dự toán có căn cứ vào định mức, chế độ, tiêu chuẩn hiện hành của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định không?

- Xem xét việc lập dự toán đầu tư xây dựng cơ bản đã có phê duyệt của người có thẩm quyền chưa?

- Căn cứ vào dự toán của đơn vị dự toán cấp dưới:

+ Đơn vị dự toán cấp II tổng hợp của các đơn vị dự toán cấp III và gửi cho đơn vị dự toán cấp I.

+ Đơn vị dự toán cấp I tổng hợp dự toán của đơn vị dự toán cấp II và gửi cho cơ quan tài chính cùng cấp:

-> Đối với cơ quan Bộ (đơn vị dự toán cấp I ở Trung ương) gửi cho Bộ Tài chính;

-> Đối với cơ quan Sở (đơn vị dự toán cấp I của tỉnh) gửi cho Sở Tài chính;

-> Đối với cơ quan là phòng, ban (đơn vị dự toán cấp I của huyện) gửi cho phòng tài chính - Kế hoạch huyện.

c) Thanh tra việc lập dự toán có thực hiện đúng mẫu biểu, thời gian và mục lục ngân sách nhà nước, công khai dự toán thu chi?

- Việc lập dự toán ngân sách nhà nước phải thực hiện theo đúng mẫu biểu do Bộ tài chính ban hành, dự toán có kèm theo thuyết minh chi tiết nội dung công việc.

- Thời gian hoàn thành có đúng quy dịnh không? đối với Bộ, các cơ quan khác ở Trung ương hoàn thành trước ngày 20/7 năm trước; đối với các đơn vị dự toán ở địa phương do UBND cấp tỉnh quy định.

- Việc lập dự toán phải lập theo mục lục ngân sách nhà nước:

+ Đối với kinh phí thực hiện chế độ tự chủ lập vào mục chi khác (mục 134);

+ Đối với kinh phí không thực hiện chế độ tự chủ phân bổ vào 4 nhóm mục;

- Lập dự toán có theo mẫu biểu của bộ Tài chính không?

- Có công khai dự toán thu chi không?

+ Đối với đơn vị dự toán cấp trên

Thủ trưởng đơn vị dự toán cấp trên công bố dự toán thu chi ngân sách nhà nước được cấp có thẩm quyền giao, nguồn kinh phí khác và phân bổ cho các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc.

Nội dung công khai: Công khai các căn cứ, nguyên tắc phân bổ.

Hình thức công khai: Niêm yết tại trụ sở làm việc của đơn vị, thời gian niêm yết ít nhất là 90 ngày kể từ ngày niêm yết; đồng thời thông báo bằng văn bản cho các đơn vị cấp dưới trực thuộc và đơn vị được uỷ quyền (nếu có).

Thời điểm công khai: Chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày được cấp có thẩm quyền giao đầu năm và điều chỉnh (nếu có)

+ Đối với đơn vị dự toán trực tiếp sử dụng kinh phí

Thủ trưởng đơn vị dự toán trực tiếp sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước công khai dự toán thu, chi ngân sách nhà nước kể cả phần điều chỉnh đã được cấp có thẩm quyền giao.

Nội dung công khai: Chi mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, chi sửa chữa lớn tài sản cố định, chi hội nghị. Việc công khai các nội dung chi khác do Thủ trưởng đơn vị quy định.

Hình thức công khai: Niêm yết tại trụ sở làm việc của đơn vị, thời gian niêm yết ít nhất là 90 ngày kể từ ngày niêm yết; đồng thời thông báo trong hội nghị cán bộ, công chức của đơn vị.

Thời điểm công khai: Chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày được đơn vị dự toán cấp trên phân bổ dự toán.

3. Thanh tra việc thực hiện dự toán

3.1 Thanh tra việc thẩm tra, phân bổ dự toán của đơn vị

- Xem xét việc phâm bổ dự toán của cơ quan chủ quản cấp trên (đơn vị dự toán cấp I) cho đơn vị dự toán cấp dưới, có căn cứ vào dự toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao không? Có phân bổ và giao dự toán theo hai phần: phần thực hiện chế độ tự chủ và phần không thực hiện chế độ tự chủ:

Đối với đơn vị dự toán cấp I có đơn vị dự toán cấp dưới

+ Đối với Bộ, các cơ quan khác ở Trung ương, khi được Thủ tướng giao, căn cứ vào dự toán đó phân bổ dự toán ngân sách cho đơn vị dự toán cấp dưới.

+ Đối với Sở, ngành khi được Chủ tịch UBND tỉnh giao dự toán, căn cứ vào dự toán được giao, phân bổ đự toán cho đơn vị cấp dưới.

Đối với đơn vị dự toán cấp I không có đơn vị dự toán cấp dưới Căn cứ vào dự toán được giao chia dự toán thành hai phần:

+ Phần dự toán giao thực hiện chế độ tự chủ;

+ Phần dự toán giao không thực hiện chế độ tự chủ.

Việc phân bổ dự toán của đơn vị dự toán cấp I cho đơn vị dự toán cấp dưới không được vượt tổng dự toán được giao.

3.2 Thanh tra việc chi

Việc chi kinh phí thực hiện chế độ tự chủ và chi không thực hiện chế độ tự chủ cũng phải thực hiện chế độ hoá đơn chứng từ theo quy định.

a) Thanh tra sử dụng kinh phí thực hiện chế độ tự chủ

Xem xét từng khoản chi phí thực hiện chế độ tự chủ có đúng quy định không? (có vượt quá chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định không? Có đúng chứng từ hoá đơn hợp lệ không?)

* Chi thanh toán cá nhân: Tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, các khoản đóng góp theo lương, tiền thưởng, phúc lợi tập thể và các khoản thanh toán cá nhân khác;

* Chi thanh toán dịch vụ công cộng, chi thuê mướn, chi vật tư, văn phòng, thông tin tuyên truyền, liên lạc (Theo quy định về chế độ sử dụng điện thoại tại nhà riêng);

* Chi công tác phí trong nước, hội nghị, chi các đoàn đi công tác nước ngoài và đón khách nước ngoài vào Việt Nam:

Theo chế độ công tác phí:

- Các điều kiện để hưởng chế độ công tác phí là: Có quyết định cử đi công tác, thực hiện đúng nhiệm vụ được giao, có đủ chứng từ thanh toán;

- Các trường hợp không được thanh toán công tác phí: Thời gian điều trị tại bệnh viện, những ngày làm việc riêng trong thời gian đi công tác, những ngày học ở trường lớp đào tạo tập trung dài, ngắn hạn được hưởng chế độ đối với cán bộ được cử đi học, những ngày được giao nhiệm vụ thường trú hoặc biệt phái tại một địa phương hoặc cơ quan khác.

Chế độ thanh toán:

+ Đi máy bay, tàu xe công cộng;

+ Đi xe cơ quan;

+ Tự túc phương tiện;

+ Phụ cấp công tác;

+ Tiền thuê trọ nơi công tác. Chế độ hội nghị:

- Các hội nghị toàn quốc phải được phép bằng văn bản của Ban Bí thư hoặc Thủ tướng Chính phủ;

- Các hội nghị quy mô toàn tỉnh phải được phép bằng văn bản của Thường vụ tỉnh uỷ hoặc Chủ tịch UBND tỉnh.

- Các hội nghị triệu tập toàn huyện phải được phép bằng văn bản của Thường vụ quận (huyện) uỷ hoặc Chủ tịch UBND cấp huyện.

Hội nghị không quá 03 ngày, tập huấn không quá 07 ngày.

* Các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn;

* Các khoản chi nghiệp vụ của ngành, chi may sắm trang phục (theo quy định của cơ quan có thẩm quyền);

* Chi mua sắm trang thiết bị, phương tiện, vật tư, sửa chữa thường xuyên TSCĐ (ngoài kinh phí không thực hiện chế độ tự chủ);

* Các khoản chi có tính chất thường xuyên khác;

* Các khoản chi phục vụ cho công tác thu phí, lệ phí.

b) Thanh tra việc sử dụng kinh phí quản lý hành chính giao để thực hiện chế độ tự chủ tiết kiệm được

Cuối năm ngân sách, sau khi đã hoàn thành các nhiệm vụ, công việc được giao, cơ quan thực hiện chế độ tự chủ có số chi thấp hơn số dự toán kinh phí quản lý hành chính được giao (kinh phí do ngân sách nhà nước cấp, các khoản phí, lệ phí được để lại theo chế độ quy định, các khoản thu hợp pháp khác)

- Xem xét kinh phí tiết kiệm được có sử dụng đúng nội dung và có sử dụng đúng vào mục đích sau không?

+ Bổ sung thu nhập cho cán bộ, công chức theo hệ số tăng thêm quỹ tiền lương nhưng tối đa không quá 01 lần so với tiền lương cấp bậc, chức vụ do Nhà nước quy định:

QTL =LminxK1x(K2+K3)xLx12tháng

QTL Là quỹ tiền lương, tiền công của cơ quan được phép trả tăng thêm tối

đa trong một năm

Lmin Là mức lương tối thiểu chung (đồng/tháng) hiện hành do Nhà nước quy định

K1 Hệ số điều chỉnh tăng thêm mức lương tối thiểu của đơn vị được xác định theo kết quả công việc (tối đa không quá một lần)

K2 Hệ số lương cấp bậc, chức vụ bình quân của cơ quan K3 Hệ số phụ cấp lương bình quân của cơ quan L Là số biên chế bao gồm cả số lao động hợp đồng trả theo thang bảng lương do Nhà nước quy định

+ Chi khen thưởng;

+ Chi cho các hoạt động phúc lợi trong cơ quan;

+ Chi trợ cấp khó khăn đột xuất cho người lao động kể cả những trường hợp nghỉ hưu, mất sức;

+ Chi trả thêm cho người lao động khi tinh giảm biên chế;

+ Trường hợp xét thấy khả năng kinh phí tiết kiệm được không ổn định, cơ quan thực hiện chế độ tự chủ có thể trích một phần số tiết kiệm được để lập quỹ dự phòng;

+ Cuối năm kinh phí tiết kiệm được sử dụng không hết, được chuyển sang năm sau để sử dụng.

- Xem xét các khoản kinh phí giao nhưng chưa hoàn thành công việc có tiếp tục được thực hiện vào năm sau không?

c) Thanh tra việc thực hiện dự toán kinh phí không thực hiện chế độ tự chủ

- Xem xét từng khoản chi của đơn vị có đúng với quy định chi hiện hành không?

- Chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định;

- Chi đóng niên liễm, vốn đối ứng các dự án theo hiệp định với các tổ chức quốc tế;

- Chi thực hiện các nhiệm vụ có tính chất đột xuất được cấp có thẩm quyền giao;

- Kinh phí thực hiện chương trình, mục tiêu quốc gia;

- Kinh phí đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức nhà nước;

- Kinh phí nghiên cứu khoa học;

- Kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản theo dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ không thường xuyên khác;

4. Thanh tra việc quyết toán kinh phí

- Xem xét việc chuyển nguồn kinh phí (nguồn thực hiện chế độ tự chủ và không thực hiện chế độ tự chủ) sang năm sau có đúng không?

- Xem số kinh phí tiết kiệm được có đúng không?

- Việc hạch toán kế toán và mục lục ngân sách có đúng quy định không?

- Việc quyết toán ngân sách có đúng thời hạn, biểu mẫu không?

- Xem xét quyết toán có được công khai không:

+ Đối với đơn vị dự toán cấp trên

Thủ trưởng đơn vị dự toán cấp trên công bố quyết toán kinh phí ngân sách ngân sách nhà nước, kinh phí khác.

* Nội dung công khai:

+ Công khai quyết toán ngân sách đã được cấp có thẩm quyềt phê duyệt;

+ Công khai quyết toán do đơn vị phê duyệt cho đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc.

* Hình thức công khai

Niêm yết tại trụ sở làm việc của đơn vị trong thời gian ít nhất 90 ngày kể từ ngày niêm yết, đồng thời thông báo bằng văn bản cho các đơn vị trực thuộc.

* Thời điểm công khai

Chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày được cấp có thẩm quyền phê duyệt

+ Đối với đơn vị hạch toán trực tiếp sử dụng kinh phí

Thủ trưởng đơn vị trực tiếp sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, kinh phí khác công bố công khai quyết toán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

* Nội dung công khai

Công khai quyết toán một số nội dung chủ yếu: Chi mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa lớn tài sản cố định, chi hội nghị.

* Hình thức công khai

Niêm yết tại trụ sở làm việc của đơn vị trong thời gian ít nhất 90 ngày kể từ ngày niêm yết, đồng thời công bố tại hội nghị cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị.

* Thời điểm công khai

Chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày đơn vị được đơn vị dự toán cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán.

5. Thanh tra việc quản lý tài sản công

- Việc sử dụng tài sản có đúng quy định của nhà nước không? Quy định về sử dụng ô tô, máy lạnh, điện thoại, diện tích phòng làm việc, trang bị khác...

+ Việc sử dụng ô tô

Theo quy định: Ủy viên Bộ chính trị Ban chấp hành TƯ Đảng, Phó Chủ tịch Nhà nước, Phó Thủ tướng Chính phủ, Phó Chủ tịch HĐ Quốc phòng, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao... Trưởng các Ban của Đảng, Bộ trưởng và tương đương, Bí thư, Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch UBND thành phố HN, HCM được sử dụng thường xuyên trong thời gian công tác 01 xe ô tô con lắp ráp trong nước giá tối đa 600 triệu đồng.

Phó Trưởng Ban của Đảng, Thứ trưởng và tương đương, chuyên gia cao cấp Chính phủ, cán bộ lãnh đạo có hệ số lương phụ cấp 1,1 trở lên, Bí thư, Phó Bí thư, Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp tỉnh, được sử dụng ô tô con lắp ráp trong nước không quá 500 triệu để đưa đón từ nơi ở đến nơi làm việc.

+ Việc sử dụng tài sản trang bị cho cán bộ, công chức:

Trang bị cho cán bộ, công chức có đúng quy định không?

- Việc sửa chữa, mua tài sản cố định, thanh lý tài sản cố định, các tài sản không sử dụng...;

- Việc mở sổ sách theo dõi tài sản.