1. Người điều hành nước ngoài phải thành lập văn phòng điều hành tại Việt Nam thực hiện hợp đồng dầu khí?
Theo quy định tại Điều 38 Luật Dầu khí 2022 thì văn phòng điều hành của người điều hành nước ngoài trong hợp đồng dầu khí là một phần quan trọng trong quá trình thực hiện các cam kết và nghĩa vụ theo hợp đồng. Dưới đây là các điều khoản chi tiết liên quan đến việc thành lập và quản lý văn phòng điều hành:
- Thành lập văn phòng điều hành: Người điều hành nước ngoài cần thiết lập một văn phòng điều hành tại Việt Nam để thực hiện các hoạt động liên quan đến hợp đồng dầu khí. Văn phòng này cần phải có con dấu, tài khoản ngân hàng, cũng như tuyển dụng nhân sự để thực hiện đầy đủ các quyền và nghĩa vụ được uỷ quyền trong hợp đồng, tuân thủ thoả thuận điều hành với các nhà thầu, và tuân theo quy định pháp luật của Việt Nam.
- Quản lý hoạt động dầu khí: Người điều hành nước ngoài có thể sử dụng một văn phòng điều hành tại Việt Nam để quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến một hoặc nhiều hợp đồng dầu khí tại quốc gia này. Chi phí cho việc quản lý và điều hành mỗi hợp đồng dầu khí phải được phân bổ và hạch toán độc lập.
- Thay đổi văn phòng điều hành: Trong trường hợp có sự thay đổi địa chỉ văn phòng điều hành hoặc thay đổi người đứng đầu văn phòng điều hành hoặc tiếp quản lại văn phòng điều hành do thay đổi người điều hành, người điều hành phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đăng ký đầu tư nơi đặt văn phòng điều hành.
Theo quy định hiện hành, người điều hành nước ngoài buộc phải thiết lập một văn phòng điều hành tại Việt Nam để đảm bảo việc thực thi hợp đồng dầu khí một cách hiệu quả và có trách nhiệm. Văn phòng điều hành này không chỉ được trang bị với con dấu và tài khoản ngân hàng, mà còn có sức mạnh nhân sự thông qua việc tuyển dụng lao động.
Chức năng của văn phòng là thực hiện toàn bộ quyền và nghĩa vụ được giao trong hợp đồng dầu khí, tuân thủ thoả thuận với các nhà thầu, và tuân thủ mọi quy định pháp luật của Việt Nam. Điều này bảo đảm rằng mọi hoạt động liên quan đến dầu khí được thực hiện một cách đúng đắn và theo đúng quy trình, đồng thời tạo điều kiện cho việc hợp tác và phát triển bền vững trong lĩnh vực này.
2. Thời hạn đăng ký thành lập văn phòng điều hành đối với người điều hành nước ngoài
Tại Điều 35 Nghị định 45/2023/NĐ-CP thì trong vòng 60 ngày kể từ khi giấy chứng nhận đăng ký đầu tư có hiệu lực, người điều hành cần nộp một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác để thành lập văn phòng điều hành tới Sở Kế hoạch và Đầu tư tại địa phương nơi văn phòng sẽ được đặt. Bộ hồ sơ này bao gồm:
- Văn bản đăng ký thành lập văn phòng điều hành được thực hiện dưới sự ký kết của đại diện có thẩm quyền của người điều hành, bao gồm một phần mô tả chi tiết về mục tiêu, chức năng và cơ cấu tổ chức của văn phòng điều hành, cùng với các thông tin về địa chỉ, số điện thoại, email và các thông tin liên lạc khác.
- Bản sao chứng thực của giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền, với mục đích xác nhận rằng người điều hành đã hoàn thành quá trình đăng ký đầu tư và được phép thực hiện hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.
- Quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng thuê đối với trưởng văn phòng điều hành, bao gồm các điều khoản về trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của người được bổ nhiệm hoặc thuê, cùng với các điều kiện và điều khoản liên quan đến việc quản lý và điều hành văn phòng.
- Bản sao chứng thực của chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu của trưởng văn phòng điều hành, bao gồm cả thông tin cá nhân và hình ảnh, nhằm đảm bảo tính chính xác và xác thực của các thông tin cá nhân trong quá trình đăng ký và thực hiện các hoạt động văn phòng.
Việc cung cấp hồ sơ đầy đủ và chính xác này không chỉ là bước quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý, mà còn là cơ sở để khởi đầu một hoạt động văn phòng điều hành thành công và hiệu quả. Theo quy định hiện hành, người điều hành nước ngoài được yêu cầu hoàn tất việc nộp bộ hồ sơ gốc để thành lập văn phòng điều hành tới Sở Kế hoạch và Đầu tư tại địa phương nơi văn phòng sẽ được đặt, và điều này cần phải được thực hiện trong khoảng thời gian 60 ngày tính từ ngày giấy chứng nhận đăng ký đầu tư có hiệu lực. Điều này là một phần quan trọng của quy trình để đảm bảo rằng các hoạt động kinh doanh được thực hiện một cách hợp pháp và đúng quy định, đồng thời tạo điều kiện cho việc tiếp tục triển khai các dự án một cách suôn sẻ và hiệu quả.
3. Cơ quan nhận bản sao giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng điều hành
Cũng tại Điều 35 Nghị định 45/2023/NĐ-CP quy định việc gửi bản sao giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng điều hành đến các cơ quan có liên quan là một bước quan trọng để đảm bảo sự chính xác và tuân thủ các quy định pháp lý. Cụ thể, các bộ và tổ chức nhận được bản sao này bao gồm:
- Bộ Công Thương, đảm bảo rằng hoạt động văn phòng điều hành được theo dõi và điều chỉnh theo các quy định về hoạt động kinh doanh trong ngành công nghiệp.
- Bộ Kế hoạch và Đầu tư, đặc biệt quan trọng để phản ánh các hoạt động kinh doanh và đảm bảo sự phát triển bền vững theo hướng đúng đắn.
- Bộ Tài chính, đảm bảo việc quản lý tài chính và thuế được thực hiện một cách chính xác và minh bạch.
- Bộ Tư pháp, để đảm bảo rằng các hoạt động của văn phòng điều hành tuân thủ đúng luật pháp và quy định của Việt Nam.
- Tập đoàn Dầu khí Việt Nam (PVN), tổ chức quản lý và điều hành các hoạt động dầu khí trong nước, đảm bảo rằng các quy định và tiêu chuẩn của PVN được thực hiện đầy đủ và chính xác.
Việc gửi bản sao này không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là biện pháp để đảm bảo sự minh bạch và đồng thuận giữa các bộ, tổ chức và doanh nghiệp trong quản lý và phát triển ngành công nghiệp quan trọng này. Thời gian hoạt động của văn phòng điều hành được xác định dựa trên hiệu lực của giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư điều chỉnh. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, có thể xem xét gia hạn thời gian này để hoàn thành các nghĩa vụ đối với quốc gia chủ nhà, đặc biệt là sau khi hợp đồng dầu khí kết thúc. Điều này nhấn mạnh một tinh thần hợp tác và cam kết với quy định pháp lý cũng như sự phát triển bền vững của các mối quan hệ đối tác.
Trong quá trình hoạt động của một tổ chức, việc xảy ra các thay đổi về địa chỉ văn phòng điều hành, sự thay đổi về người đứng đầu văn phòng, hoặc việc tiếp nhận lại văn phòng điều hành do thay đổi người điều hành không phải là điều hiếm gặp. Cùng với những sự điều chỉnh khác liên quan đến thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng điều hành đã được cấp, các bước tiến hành thủ tục điều chỉnh trở nên cần thiết để đảm bảo tính chính xác và pháp lý của tất cả các thông tin liên quan.
Trong khoảng thời gian 15 ngày kể từ ngày xảy ra bất kỳ thay đổi nào, người điều hành phải thực hiện các thủ tục cần thiết để điều chỉnh các thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng điều hành theo quy trình được quy định tại khoản 1 của Điều này. Quy trình này bao gồm việc làm rõ các sự thay đổi và cung cấp thông tin cần thiết cho cơ quan có thẩm quyền để cập nhật và điều chỉnh hồ sơ đăng ký.
Đặc biệt, người điều hành cũng phải thông báo cho cơ quan thuế về bất kỳ sự thay đổi nào trong thông tin về văn phòng điều hành, đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều được thông tin một cách đầy đủ và kịp thời. Qua việc tuân thủ các quy trình này, người điều hành không chỉ đảm bảo tính minh bạch và pháp lý của các hoạt động, mà còn thể hiện tinh thần trách nhiệm và cam kết của mình đối với sự phát triển bền vững của tổ chức và các mối quan hệ đối tác.
Ngoài ra, có thể tham khảo: Thủ tục cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư cho nhà thầu thực hiện hoạt động dầu khí. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.
