Văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện có gì khác nhau?

1. Văn phòng đại diện là gì?

Hiện nay, theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về văn phòng đại diện như sau:

"Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp."

Như vậy căn cứ theo quy định trên, văn phòng đại diện được hiểu là loại hình không trực tiếp kinh doanh, không ký kết một hợp đồng kinh tế nào với đối tác trừ việc có ủy quyền từ trụ sở chính. Doanh nghiệp quản lý các hoạt động từ văn phòng đại diện do đó mọi hoạt động như kê khai thuế, xuất hóa đơn đều do trụ sở chính quản lý. Do đó, nếu chủ sở hữu cần một địa chỉ hợp pháp giúp doanh nghiệp dễ dàng giao dịch với đối tác mà không nhất thiết thực hiện hoạt động sinh lời thì văn phòng đại diện là một lựa chọn tối ưu và phù hợp nhất hiện nay. 

2. Văn phòng giao dịch là gì?

Hiện nay, pháp luật không quy định cụ thể khái niệm đối với văn phòng giao dịch. Tuy nhiên trên thực tế, có thể hiểu văn phòng giao dịch là địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.

Theo đó, khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp như sau:

"Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể."

Như vậy, có thể hiểu văn phòng giao dịch là địa điểm để cho doanh nghiệp có thể tiến hành hoạt động kinh doanh, sản xuất, mua bán hàng hóa, dịch vụ của mình.

3. Phân biệt giữa văn phòng đại diện và văn phòng giao dịch?

Trên cơ sở hoạt động của hai mô hình văn phòng, có thể phân biệt văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện qua các tiêu chí dưới đây:

Trụ sở

- Đối với văn phòng đại diện, doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính (khoản 1 Điều 45 Luật doanh nghiệp 2020). Bên cạnh đó, doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Như vậy, hiện nay pháp luật không giới hạn việc thành lập văn phòng đại diện.

- Đối với văn phòng giao dịch, doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại các địa chỉ khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh (điểm a khoản 2 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp). Như vậy, có thể đặt văn phòng giao dịch ngoài tỉnh, thành phố khác với nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, chi nhánh.

Phạm vi hoạt động

- Đối với văn phòng đại diện, không được tham gia ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với bên thứ ba với mục đích thương mại, không được trực tiếp kinh doanh mua bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Chủ yếu là có quyền thực hiện các công việc hành chính được ủy quyền, giới thiệu, quảng bá sản phẩm, thay mặt công ty giao dịch với khách hàng, không có chức năng kinh doanh.

- Đối với văn phòng giao dịch, bản chất là địa điểm kinh doanh nên là nơi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thực hiện các hoạt động theo ủy quyền của doanh nghiệp. Tuy nhiên do văn phòng giao dịch không có con dấu riêng, nên trường hợp cần ký hợp đồng hay xuất hóa đơn, cần phải ghi nhận chi phí hóa đơn thì doanh nghiệp sẽ thực hiện thay.

Cơ cấu tổ chức

- Đối với văn phòng đại diện, cơ cấu tổ chức đơn giản với chức danh của người đứng đầu là trưởng văn phòng đại diện. 

- Đối với văn phòng giao dịch (địa điểm kinh doanh), người đứng đầu phải đáp ứng những điều kiện nhất định cụ thể như sau:

+ Người có đủ năng lực hành vi dân sự, không có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi; 

+ Người từ đủ 18 tuổi;

+ Không bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc,...

+ Không phải là cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức; sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam,...

Con dấu, giấy phép

- Đối với văn phòng đại diện: có con dấu riêng; có giấy chứng nhận hoạt động riêng.

- Đối với văn phòng giao dịch (địa điểm kinh doanh): văn phòng giao dịch không có con dấu riêng và không có tư cách pháp nhân của công ty. Có giấy chứng nhận hoạt động riêng.

Mã số thuế, các loại thuế phải nộp

- Đối với văn phòng giao dịch: Có mã số thuế riêng 13 số và tiến hành kê khai thuế theo mã số văn phòng ghi nhận trên giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của doanh nghiệp.

- Đối với văn phòng đại diện: Không có mã số thuế riêng.

+ Đối với địa điểm kinh doanh cùng tỉnh thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính sẽ kê khai nộp thuế cho địa điểm kinh doanh.

+ Đối với địa điểm kinh doanh khác tỉnh thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính, địa điểm kinh doanh phải đăng ký mã số thuế phụ thuộc tại Cục thuế nơi địa điểm kinh doanh đặt trụ sở chính và tiến hành kê khai theo mã số thuế phụ thuộc.

Thủ tục thành lập, thay đổi

- Đối với văn phòng đại diện: hồ sơ phức tạp; việc thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện phải tiến hành thực hiện thủ tục xác nhận thuế trước khi tiến hành việc thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận.

- Đối với văn phòng giao dịch: hồ sơ thành lập khá đơn giản, việc thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch không cần phải thực hiện thủ tục xác nhận thuế đối với cơ quan thuế. 

4. Nên thành lập văn phòng đại diện hay văn phòng giao dịch?

Để có thể lựa chọn việc thành lập văn phòng giao dịch hay văn phòng đại diện thì phải phụ thuộc vào nhu cầu thực tế cũng như loại hình của doanh nghiệp để có thể lựa chọn thành lập văn phòng giao dịch hoặc văn phòng đại diện. Cụ thể sau đây, Luật Minh Khuê xin trình bày những ưu, nhược điểm cụ thể đối với từng loại hình văn phòng:

Thành lập văn phòng đại diện có ưu, nhược điểm như sau:

- Ưu điểm: Tiện lợi trong giao tiếp với khách hàng ở một vị trí thuận lợi hơn là đến văn phòng công ty; không phải nộp thuế môn bài; thuận lợi hơn để trưng bày, giới thiệu, quảng bá sản phẩm,...

- Nhược điểm: Văn phòng đại diện không có chức năng ký kết hợp đồng, mua bán hàng hóa,... mà văn phòng đại diện chỉ được giới thiệu sản phẩm, không thực hiện mua bán trực tiếp mà chỉ thực hiện chức năng quảng bá, tiếp thị và giao dịch.

Thành lập văn phòng giao dịch có ưu, nhược điểm như sau:

- Ưu điểm: Địa điểm kinh doanh là nơi diễn ra các hoạt động buôn bán, tổ chức hoạt động vậy nên dễ dàng mở tại nhiều khu vực trong cùng tỉnh thành có chi nhánh/ trụ sở chính của công ty.

- Nhược điểm: Không có quyền đăng ký con dấu riêng. Phải kê khai thuế phụ thuộc vào công ty mẹ. Hiện nay, sau khi thành lập địa điểm kinh doanh thì được cấp giấy chứng nhận đăng ký, chưa được cấp mã số thuế cho địa điểm kinh doanh nên cũng gây ra khó khăn khi thực hiện các thủ tục thuế như thuế môn bài cho địa điểm kinh doanh.

Như vậy, từ phân tích về sự khác nhau và những ưu điểm, nhược điểm của văn phòng đại diện và văn phòng giao dịch tức địa điểm kinh doanh của mỗi loại hình đơn vị phụ thuộc, doanh nghiệp nên dựa vào nhu cầu thực tế để quyết định lựa chọn thành lập văn phòng sao cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. 

Trường hợp doanh nghiệp đang muốn thăm dò nghiên cứu thị trường tại nhiều địa phương khác nhau mà không phát sinh nhu cầu kinh doanh có thể lựa chọn mở văn phòng đại diện.

Trường hợp doanh nghiệp muốn mở một cơ sở có chức năng kinh doanh thì có thể lựa chọn loại hình văn phòng giao dịch (địa điểm kinh doanh), nếu công ty mở một cơ sở chỉ để giao dịch trong cùng tỉnh, thành phố với trụ sở chính của doanh nghiệp với hình thức đơn giản thì việc thành lập địa điểm kinh doanh là hoàn toàn hợp lý.

Trên đây là toàn bộ phần tư vấn của chúng tôi về chủ đề Văn phòng đại diện và văn phòng giao dịch có gì khác nhau và một số những vấn đề có liên quan. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.

Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, quý khách hàng vui lòng liên hệ trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7. Gọi số 1900.6162 hoặc gửi email chi tiết tại: Tư vấn pháp luật qua Email. Chúng tôi rất mong nhận được sự hợp tác từ quý khách hàng. Trân trọng./.