Chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới theo quy định mới nhất

Trong bối cảnh chuyển đổi số và toàn cầu hóa diễn ra mạnh mẽ, việc trao đổi và xử lý dữ liệu cá nhân không còn bị giới hạn trong phạm vi lãnh thổ quốc gia mà ngày càng diễn ra phổ biến trên môi trường xuyên biên giới. Đặc biệt, từ ngày 01/01/2026, khi Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 chính thức có hiệu lực, Việt Nam đã thiết lập một khung pháp lý chặt chẽ nhằm kiểm soát hoạt động này. Theo quy định mới, chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới được hiểu là việc đưa dữ liệu từ Việt Nam ra nước ngoài dưới nhiều hình thức như lưu trữ trên máy chủ nước ngoài, chuyển cho tổ chức nước ngoài hoặc xử lý trên nền tảng quốc tế. Điều này không chỉ đặt ra yêu cầu tuân thủ pháp luật đối với doanh nghiệp mà còn góp phần bảo vệ quyền riêng tư và lợi ích hợp pháp của cá nhân trong môi trường số toàn cầu.

1. Chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới là gì?

Chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới là việc đưa dữ liệu cá nhân từ phạm vi lãnh thổ của một quốc gia sang lãnh thổ quốc gia khác hoặc cho phép chủ thể ở nước ngoài tiếp cận, xử lý dữ liệu đó. Hoạt động này không chỉ bao gồm việc di chuyển dữ liệu về mặt vật lý giữa các hệ thống lưu trữ mà còn bao gồm cả việc sử dụng các nền tảng công nghệ đặt tại nước ngoài để xử lý dữ liệu thu thập trong nước. Trong bối cảnh toàn cầu hóa và chuyển đổi số, việc chuyển dữ liệu diễn ra phổ biến thông qua các dịch vụ điện toán đám mây, mạng xã hội, hoặc các hệ thống quản trị doanh nghiệp xuyên quốc gia. Do đó, khái niệm này mang tính rộng, bao trùm cả hành vi lưu trữ, truyền tải và xử lý dữ liệu. Đây là một nội dung quan trọng trong quản trị dữ liệu hiện đại.

Bản chất của chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới là sự dịch chuyển quyền kiểm soát và khai thác dữ liệu ra khỏi phạm vi quản lý trực tiếp của một quốc gia. Điều này làm phát sinh nhiều rủi ro liên quan đến quyền riêng tư, an toàn thông tin và chủ quyền dữ liệu, đặc biệt khi pháp luật giữa các quốc gia có sự khác biệt. Đồng thời, hoạt động này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho hợp tác quốc tế, phát triển kinh tế số và cung cấp dịch vụ toàn cầu. Vì vậy, việc nhận diện đúng khái niệm giúp các cơ quan, tổ chức và cá nhân có cơ sở để thực hiện các biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp. Nó cũng là nền tảng để xây dựng các cơ chế kiểm soát, giám sát và đánh giá rủi ro trong quá trình xử lý dữ liệu cá nhân xuyên biên giới.

2. Các trường hợp chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới

Căn cứ khoản 1 Điều 20 Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025, các trường hợp chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới được quy định như sau:

- Chuyển dữ liệu ra hệ thống lưu trữ ở nước ngoài

Chuyển dữ liệu ra hệ thống lưu trữ ở nước ngoài là trường hợp dữ liệu cá nhân được di chuyển từ hạ tầng lưu trữ trong nước sang các máy chủ hoặc hệ thống đặt tại quốc gia khác. Hoạt động này thường xuất phát từ nhu cầu sử dụng dịch vụ lưu trữ hiện đại, tiết kiệm chi phí hoặc tối ưu hóa hiệu suất vận hành của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi dữ liệu không còn nằm trong lãnh thổ quốc gia, khả năng kiểm soát trực tiếp của cơ quan quản lý sẽ bị hạn chế đáng kể. Điều này có thể dẫn đến những rủi ro liên quan đến việc truy cập trái phép, rò rỉ thông tin hoặc sử dụng dữ liệu không đúng mục đích. Ngoài ra, sự khác biệt về pháp luật giữa các quốc gia cũng khiến việc bảo vệ quyền lợi của chủ thể dữ liệu trở nên phức tạp hơn.

- Chuyển dữ liệu cho chủ thể ở nước ngoài

Chuyển dữ liệu cho chủ thể ở nước ngoài là việc cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trong nước cung cấp, chia sẻ hoặc chuyển giao dữ liệu cá nhân cho một bên ở quốc gia khác. Hoạt động này thường diễn ra trong bối cảnh hợp tác kinh doanh, cung cấp dịch vụ quốc tế hoặc thực hiện các giao dịch xuyên biên giới. Dữ liệu cá nhân khi được chuyển đi có thể phục vụ nhiều mục đích khác nhau như phân tích, tiếp thị hoặc quản lý khách hàng. Tuy nhiên, việc chuyển giao này cũng làm gia tăng nguy cơ dữ liệu bị sử dụng sai mục đích hoặc vượt quá phạm vi mà chủ thể dữ liệu đã đồng ý. Trong một số trường hợp, dữ liệu còn có thể bị chuyển tiếp cho bên thứ ba mà không có sự kiểm soát đầy đủ. Vì vậy, việc thiết lập cơ chế giám sát và đảm bảo an toàn thông tin là yêu cầu cần thiết.

- Sử dụng nền tảng nước ngoài để xử lý dữ liệu

Sử dụng nền tảng nước ngoài để xử lý dữ liệu là trường hợp dữ liệu cá nhân được thu thập tại Việt Nam nhưng lại được xử lý thông qua các hệ thống công nghệ đặt ãnh thổ. Đây là xu hướng phổ biến trong thời đại số khi nhiều doanh nghiệp sử dụng các dịch vụ điện toán đám mây, phần mềm trực tuyến hoặc nền tảng phân tích dữ liệu quốc tế. Mặc dù dữ liệu có thể không được chuyển giao trực tiếp cho một chủ thể cụ thể, nhưng quá trình xử lý vẫn diễn ra trên hạ tầng ở nước ngoài. Điều này khiến dòng chảy dữ liệu trở nên khó kiểm soát và tiềm ẩn nguy cơ bị truy cập hoặc khai thác ngoài ý muốn. Bên cạnh đó, người sử dụng dịch vụ có thể không nhận thức đầy đủ về việc dữ liệu của mình đang được xử lý ở đâu và như thế nào. Do đó, việc thận trọng khi lựa chọn và sử dụng các nền tảng quốc tế là hết sức cần thiết.

3. Nghĩa vụ lập và gửi hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu xuyên biên giới

Căn cứ khoản 2 Điều 20 Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025, cơ quan, tổ chức, cá nhân khi thực hiện chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới có nghĩa vụ lập hồ sơ đánh giá tác động và gửi cho cơ quan chuyên trách. Quy định này nhằm đảm bảo rằng hoạt động chuyển dữ liệu được xem xét một cách toàn diện trước và trong quá trình thực hiện. Hồ sơ đánh giá tác động đóng vai trò như công cụ nhận diện rủi ro, đặc biệt là các nguy cơ liên quan đến bảo mật và quyền riêng tư. Đồng thời, việc gửi hồ sơ trong thời hạn nhất định giúp cơ quan quản lý có thể theo dõi và kiểm soát kịp thời. Đây là cơ chế quan trọng nhằm nâng cao trách nhiệm của các chủ thể khi tham gia xử lý dữ liệu xuyên biên giới.

Nghĩa vụ này không chỉ mang tính hình thức mà còn thể hiện yêu cầu thực chất trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân. Thông qua việc đánh giá tác động, các chủ thể phải chủ động rà soát quy trình xử lý dữ liệu, xác định các điểm yếu và đề xuất biện pháp khắc phục phù hợp. Điều này góp phần hạn chế các sự cố như rò rỉ, mất mát hoặc sử dụng dữ liệu sai mục đích. Bên cạnh đó, nghĩa vụ lập và gửi hồ sơ còn tạo ra sự minh bạch trong hoạt động chuyển dữ liệu, giúp tăng cường niềm tin của người dùng. Trong bối cảnh dữ liệu ngày càng được khai thác rộng rãi, việc tuân thủ nghiêm túc quy định này là cần thiết. Qua đó, góp phần xây dựng môi trường số an toàn và bền vững.

4. Thời điểm và giá trị của đánh giá tác động chuyển dữ liệu xuyên biên giới

Căn cứ khoản 3 Điều 20 Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025, việc đánh giá tác động chuyển dữ liệu xuyên biên giới được thực hiện một lần cho toàn bộ thời gian hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân và được cập nhật khi có thay đổi. Quy định này xác định rõ thời điểm thực hiện nghĩa vụ, giúp tránh tình trạng phải đánh giá lặp lại nhiều lần gây tốn kém nguồn lực. Đồng thời, việc thực hiện ngay từ giai đoạn đầu tạo điều kiện nhận diện sớm các rủi ro có thể phát sinh. Điều này giúp chủ thể có sự chuẩn bị đầy đủ về mặt kỹ thuật và pháp lý trước khi tiến hành chuyển dữ liệu. Nhờ đó, hoạt động chuyển dữ liệu được triển khai một cách chủ động và có kiểm soát.

Bên cạnh yếu tố thời điểm, giá trị của đánh giá tác động còn thể hiện ở tính lâu dài và khả năng áp dụng xuyên suốt quá trình hoạt động. Việc chỉ thực hiện một lần nhưng có thể sử dụng trong thời gian dài giúp giảm gánh nặng thủ tục hành chính cho các chủ thể. Tuy nhiên, yêu cầu cập nhật khi có thay đổi cũng đảm bảo rằng nội dung đánh giá luôn phù hợp với thực tế. Điều này tạo ra sự cân bằng giữa tính ổn định và tính linh hoạt trong quản lý dữ liệu. Đồng thời, đánh giá tác động còn là căn cứ để cơ quan quản lý kiểm tra, giám sát và xử lý khi có vi phạm. Qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả bảo vệ dữ liệu cá nhân trong môi trường xuyên biên giới.

5. Hoạt động kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền

Căn cứ khoản 4 Điều 20 Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025, cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân có quyền kiểm tra việc chuyển dữ liệu xuyên biên giới theo định kỳ hoặc đột xuất. Quy định này nhằm thiết lập cơ chế giám sát thường xuyên đối với các hoạt động có nguy cơ cao liên quan đến dữ liệu cá nhân. Việc kiểm tra định kỳ giúp cơ quan quản lý theo dõi tình hình tuân thủ pháp luật của các chủ thể một cách có hệ thống. Trong khi đó, kiểm tra đột xuất được thực hiện khi có dấu hiệu vi phạm hoặc sự cố phát sinh, bảo đảm phản ứng kịp thời trước các rủi ro. Nhờ đó, hoạt động kiểm tra trở thành công cụ quan trọng để duy trì kỷ luật pháp lý trong lĩnh vực bảo vệ dữ liệu.

Bên cạnh chức năng giám sát, hoạt động kiểm tra còn góp phần nâng cao ý thức tuân thủ của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Khi biết rằng hoạt động của mình có thể bị kiểm tra bất cứ lúc nào, các chủ thể sẽ chủ động hơn trong việc thực hiện đúng quy định. Đồng thời, kiểm tra cũng giúp phát hiện những lỗ hổng trong quy trình xử lý dữ liệu để kịp thời khắc phục. Điều này không chỉ hạn chế thiệt hại mà còn ngăn ngừa các vi phạm có thể xảy ra trong tương lai. Ngoài ra, kết quả kiểm tra còn là cơ sở để áp dụng các biện pháp xử lý hoặc điều chỉnh chính sách quản lý phù hợp. Qua đó, góp phần bảo đảm an toàn dữ liệu cá nhân trong bối cảnh chuyển dữ liệu xuyên biên giới ngày càng phổ biến.

6. Quyền yêu cầu ngừng chuyển dữ liệu xuyên biên giới

Căn cứ khoản 5 Điều 20 Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025, cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân ngừng chuyển dữ liệu xuyên biên giới khi phát hiện dữ liệu bị sử dụng vào hoạt động có thể gây tổn hại đến quốc phòng, an ninh quốc gia. Quy định này thể hiện rõ vai trò can thiệp kịp thời của cơ quan quản lý nhằm ngăn chặn các nguy cơ nghiêm trọng phát sinh từ việc chuyển dữ liệu. Trong bối cảnh dữ liệu có thể bị khai thác cho nhiều mục đích khác nhau, việc trao quyền chủ động cho cơ quan nhà nước là cần thiết. Điều này giúp bảo vệ không chỉ quyền riêng tư của cá nhân mà còn các lợi ích quan trọng của quốc gia. Đồng thời, đây cũng là biện pháp phòng ngừa hiệu quả trước những rủi ro khó lường trong môi trường số.

Quyền yêu cầu ngừng chuyển dữ liệu không chỉ mang tính chất xử lý tình huống mà còn có ý nghĩa răn đe đối với các chủ thể tham gia hoạt động này. Khi biết rằng việc chuyển dữ liệu có thể bị đình chỉ bất cứ lúc nào nếu vi phạm, các cơ quan, tổ chức và cá nhân sẽ thận trọng hơn trong quá trình thực hiện. Điều này thúc đẩy việc tuân thủ các quy định về bảo mật và sử dụng dữ liệu đúng mục đích. Bên cạnh đó, cơ chế này còn góp phần đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân không bị lợi dụng cho các hành vi gây phương hại đến lợi ích chung. Việc ngừng chuyển dữ liệu trong những trường hợp cần thiết cũng giúp hạn chế hậu quả và tạo điều kiện khắc phục kịp thời. Qua đó, nâng cao hiệu quả quản lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân trong hoạt động xuyên biên giới.

7. Các trường hợp được miễn đánh giá tác động chuyển dữ liệu xuyên biên giới

Căn cứ khoản 6 Điều 20 Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025, các trường hợp được miễn đánh giá tác động chuyển dữ liệu xuyên biên giới như sau:

- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Trong các trường hợp được miễn đánh giá tác động chuyển dữ liệu xuyên biên giới, hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền được ưu tiên nhằm bảo đảm hiệu quả quản lý và điều hành. Việc miễn nghĩa vụ này xuất phát từ tính chất đặc thù của hoạt động công vụ, nơi dữ liệu được sử dụng phục vụ lợi ích chung. Các cơ quan nhà nước thường thực hiện chuyển dữ liệu trong khuôn khổ chức năng, nhiệm vụ đã được xác định rõ. Do đó, việc yêu cầu đánh giá tác động có thể làm chậm quá trình xử lý công việc. Quy định miễn trừ giúp tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quản lý nhà nước diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.

- Lưu trữ dữ liệu người lao động trên cloud

Trường hợp lưu trữ dữ liệu người lao động trên nền tảng điện toán đám mây cũng thuộc nhóm được miễn đánh giá tác động chuyển dữ liệu xuyên biên giới. Đây là hoạt động mang tính nội bộ, phục vụ trực tiếp cho công tác quản lý nhân sự của tổ chức. Việc miễn nghĩa vụ đánh giá giúp giảm bớt thủ tục hành chính và tạo điều kiện cho doanh nghiệp ứng dụng công nghệ hiện đại. Mặc dù dữ liệu có thể được lưu trữ trên lãnh thổ, nhưng mục đích sử dụng vẫn giới hạn trong phạm vi tổ chức. Điều này cho thấy mức độ rủi ro được đánh giá là thấp hơn so với các hoạt động chuyển dữ liệu khác.

- Cá nhân tự chuyển dữ liệu của mình

Cá nhân tự chuyển dữ liệu của mình xuyên biên giới là trường hợp được miễn đánh giá tác động nhằm bảo đảm quyền tự định đoạt của chủ thể dữ liệu. Khi chính cá nhân là người quyết định việc chuyển dữ liệu, trách nhiệm kiểm soát cũng thuộc về họ. Quy định miễn trừ này thể hiện sự tôn trọng quyền riêng tư và quyền tự do cá nhân trong môi trường số. Đồng thời, việc yêu cầu đánh giá trong trường hợp này là không cần thiết và khó khả thi trong thực tế. Vì vậy, pháp luật lựa chọn cách tiếp cận linh hoạt để phù hợp với nhu cầu sử dụng dữ liệu của cá nhân.

- Trường hợp khác theo quy định của Chính phủ

Việc quy định các trường hợp khác được miễn đánh giá tác động chuyển dữ liệu xuyên biên giới cho thấy sự linh hoạt của hệ thống pháp luật. Trong thực tiễn, luôn tồn tại những tình huống mới chưa được dự liệu đầy đủ trong các quy định hiện hành. Cơ chế mở này cho phép cơ quan có thẩm quyền kịp thời bổ sung các trường hợp phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế và công nghệ. Điều đó giúp tránh việc áp dụng cứng nhắc, gây cản trở cho các hoạt động hợp pháp. Qua đó, vừa bảo đảm yêu cầu quản lý nhà nước vừa tạo điều kiện thuận lợi cho các chủ thể trong quá trình chuyển dữ liệu.

8. Kết luận

Như vậy, quy định về chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới theo pháp luật mới nhất đã khẳng định rõ vai trò quản lý của Nhà nước trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân trước những thách thức của môi trường số toàn cầu, đồng thời tạo hành lang pháp lý chặt chẽ để kiểm soát hoạt động chuyển dữ liệu ra nước ngoài; thông qua việc đặt ra các điều kiện, nguyên tắc và nghĩa vụ cụ thể như đánh giá tác động, bảo đảm an toàn thông tin và chịu sự giám sát của cơ quan có thẩm quyền, pháp luật không chỉ góp phần hạn chế nguy cơ xâm phạm quyền riêng tư mà còn nâng cao trách nhiệm của các tổ chức, doanh nghiệp trong quá trình xử lý dữ liệu; hơn nữa, các quy định này còn thể hiện sự cân bằng giữa yêu cầu phát triển kinh tế số và bảo vệ quyền con người, giúp Việt Nam từng bước tiệm cận với các chuẩn mực quốc tế, qua đó tạo nền tảng cho việc mở rộng hợp tác toàn cầu trong lĩnh vực công nghệ và dữ liệu; trong thời gian tới, để các quy định này thực sự phát huy hiệu quả, đòi hỏi sự phối hợp đồng bộ giữa cơ quan quản lý nhà nước và khu vực tư nhân, cũng như sự chủ động của doanh nghiệp trong việc hoàn thiện hệ thống quản trị và bảo mật dữ liệu, từ đó góp phần xây dựng một môi trường số an toàn, minh bạch và bền vững.

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc gửi qua email  để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.