1. Công chứng bản dịch là gì ? Dịch thuật công chứng là gì ?

Theo quy định tại Luật Công chứng năm 2014 quy định như sau:

“Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.”

Như vậy, hoạt động công chứng bản dịch là hoạt động do cá nhân là công chứng viên thực hiện, các công chứng viên chứng nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ Tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.

Dịch thuật công chứng là việc chứng thực chữ ký người dịch của Phòng tư pháp Quận, Huyện hoặc công chứng bản dịch của Văn phòng công chứng. Như vậy, có 2 hình thức dịch thuật công chứng:

- Chứng thực bản dịch tại UBND Quận, Huyện thường gọi là dịch thuật công chứng tư pháp. Có tên thường gọi này vì việc chứng thực bản dịch thực hiện bởi phòng tư pháp Quận, Huyện. Dịch thuật công chứng tư pháp là việc phòng tư pháp chứng thực cộng tác viên đã dịch và cam kết dịch chính xác từ văn bản gốc sang tiếng nước ngoài. Cộng tác viên ở đây là người đủ khả năng, trình độ dịch thuật. Được cơ quan nhà nước kiểm tra trình độ và ký hợp đồng cộng tác viên.

- Công chứng bản dịch tại Văn phòng công chứng là việc công chứng viên công chứng bản dịch.

--> Bản chất, 2 hình thức này là khác nhau. UBND quận huyện chỉ chứng thực chữ ký của người dịch trên bản dịch chứ không chịu trách nhiệm về nội dung dịch thuật. Công chứng viên công chứng bản dịch sẽ phải chịu trách nhiệm về nội dung của bản dịch. Tuy nhiên, giá trị sử dụng và pháp lý của hai bản chứng này là như nhau.

 

2. Công chứng bản dịch ở đâu ?

Như ở khái niệm công chứng nêu trên, thì hoạt động công chứng được thực hiện ở các tổ chức hành nghề công chứng. Và theo Luật Công chứng năm 2014 thì tổ chức hành nghề công chứng bao gồm:

- Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập.

- Văn phòng công chứng: đây là tổ chức hành nghề công chứng do các cá nhân đủ điều kiện thành lập, hay là tổ chức hành nghề công chứng ngoài công lập, văn phòng công chứng thành lập dưới dạng công ty hợp danh, và có từ hai thành viên hợp danh trở lên thành lập, không có thành viên góp vốn.

 

3. Hoạt động công chứng bản dịch do ai thực hiện ?

Theo quy định tại Điều 61 Luật Công chứng năm 2014 quy định như sau:

“Điều 61. Công chứng bản dịch

1. Việc dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt để công chứng phải do người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện. Cộng tác viên phải là người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác mà thông thạo thứ tiếng nước ngoài đó. Cộng tác viên phải chịu trách nhiệm đối với tổ chức hành nghề công chứng về tính chính xác, phù hợp của nội dung bản dịch do mình thực hiện.

2. Công chứng viên tiếp nhận bản chính giấy tờ, văn bản cần dịch, kiểm tra và giao cho người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức mình thực hiện. Người phiên dịch phải ký vào từng trang của bản dịch trước khi công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của bản dịch.

Từng trang của bản dịch phải được đóng dấu chữ “Bản dịch” vào chỗ trống phía trên bên phải; bản dịch phải được đính kèm với bản sao của bản chính và được đóng dấu giáp lai.

3. Lời chứng của công chứng viên đối với bản dịch phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; họ tên người phiên dịch; chứng nhận chữ ký trong bản dịch đúng là chữ ký của người phiên dịch; chứng nhận nội dung bản dịch là chính xác, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.”

Như vậy, hoạt động công chứng bản dịch do cộng tác viên là người phiên dịch và công chứng viên thực hiện. Trong đó, cộng tác viên sẽ thực hiện dịch các văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại từ tiếng nước ngoài ra tiếng Việt. Và công chứng viên sẽ thực hiện hoạt động kiểm tra, và ghi lời chứng của công chứng viên, thực hiện các hoạt động nghiệp vụ để công chứng bản dịch.

Các cộng tác viên là người phiên dịch là người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác mà thông thạo thứ tiếng nước ngoài để dịch sang tiếng Việt hoặc dịch từ tiếng Việt sang. Khi thực hiện hoạt động dịch thuật, thì cộng tác viên chịu trách nhiệm đối với tổ chức hành nghề công chứng về tính chính xác cũng như sự phù hợp của nội dung bản dịch. Đây là hoạt động bắt buộc vì nếu cá nhân dịch sai sẽ không đảm bảo được tính đúng đắn, tính đúng đắn của bản dịch.

Khi một cá nhân có nhu cầu dịch thuật, thì công chứng viên của phòng công chứng hoặc công chứng viên của văn phòng công chứng sẽ tiến hành tiếp nhận bản chính giấy tờ, văn bản cần dịch sang tiếng Việt hoặc dịch từ tiếng Việt sang. Tiếp đó công chứng viên thực hiện hoạt động kiểm tra tính đúng đắn, tính hợp pháp và thẩm quyền xem văn bản cần dịch có được dịch không. Trong trường hợp công chứng viên phát hiện hoặc phải có nghĩa vụ viết văn bản cần dịch được cấp sai thẩm quyền, không hợp lệ hoặc là bản giả; văn bản được yêu cầu dịch đã bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc bị thêm hoặc bớt nội dung, bị hư hỏng, cũ nát khiến công chứng viên không thể đọc, xác định được nội dùng trong văn bản được yêu cầu dịch và trong trường hợp văn bản được yêu cầu dịch thuật thuộc bí mật nhà nước; giấy tờ, văn bản bị cấm phổ biến thì công chứng viên không được nhận và công chứng bản dịch.

Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của văn bản, giấy tờ được yêu cầu dịch thì công chứng viên sẽ giao văn bản, giấy tờ được yêu cầu dịch cho người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức mình thực hiện. Khi nhận được giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch thì cộng tác viên là người phiên dịch sẽ tiến hành dịch văn bản, giấy tờ từ tiếng Việt sang ngôn ngữ yêu cầu hoặc người lại. Trước khi đưa bản dịch cho công chứng viên ghi lời chứng thì phiên dịch viên phải ký tên vào từng trang của bản dịch.

Công chứng viên sau khi nhận được bản dịch sẽ tiến hành kiểm tra, ghi lời chứng của công chứng viên. Lời chứng của công chứng viên là một bộ phận của văn bản công chứng. Hiện tại, theo hướng dẫn của Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ Tư pháp ban hành quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng thì lời chứng của công chứng viên đối với bản dịch là Mẫu TP- CC- 26 với nội dung như sau:

“LỜI CHỨNG CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN

Hôm nay, ngày … tháng … năm …  (1)

Tại …  (2), địa chỉ tại …  (3)

Tôi …  (4), công chứng viên, trong phạm vi trách nhiệm của mình theo quy định của pháp luật,

– Bản dịch này do Ông/Bà … (5), cộng tác viên phiên dịch của … (2), tỉnh (thành phố) ….. (6) dịch từ tiếng … sang tiếng … ;

– Chữ ký trong bản dịch đúng là chữ ký của Ông/Bà…….. (5);

– Nội dung bản dịch chính xác, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội;

– Văn bản công chứng này được lập thành…… (7) bản chính, mỗi bản gồm …. tờ, …… trang (8), lưu 01 bản tại ……….(2), tỉnh (thành phố) ………(6)

Số công chứng ……….., quyển số ……./…TP/CC-SCC/BD (9)

CÔNG CHỨNG VIÊN (10)

 

4. Tại sao phải dịch thuật công chứng?

Một số giao dịch, hồ sơ bắt buộc phải dịch thuật công chứng. Dù không có quy định thì hồ sơ dịch thuật công chứng cũng có độ tin tưởng cao hơn. Bởi lẽ, được quy định và giám sát bởi nhà nước.

Muốn dịch thuật công chứng được, tài liệu phải có chữ ký và con dấu. Trường hợp tài liệu có nhiều trang phải đóng dấu giáp lai. Với tài liệu của các quốc gia không sử dụng con dấu thì chỉ cần chữ ký. Đối với tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao trước khi tiến hành dịch thuật và công chứng tư pháp. Trừ trường hợp văn bản, tài liệu của một số quốc gia được miễn hợp thức hóa theo Hiệp định tương trợ tư pháp và Hiệp định lãnh sự giữa Việt nam và quốc gia đó.

 

5. Tự dịch thuật công chứng được không ?

- Trường hợp có bằng đại học chuyên ngành ngoại ngữ: được dịch thuật công chứng hồ sơ với mục đích cá nhân. Khi công chứng mang theo tài liệu gốc, bản photo tài liệu gốc, bản dịch, giấy tờ tùy thân, văn bằng chứng chỉ liên quan.

- Tất cả trường hợp khác: chỉ được dịch thuật công chứng khi trở thành công tác viên dịch thuật của phòng tư pháp. Để trở thành cộng tác viên dịch thuật tại phòng tư pháp, ứng viên phải tham gia đăng ký khi phòng tư pháp có nhu cầu tuyển cộng tác viên. Sau khi đăng ký, trải qua kỳ thi sát hạch về trình độ ngoại ngữ, nếu trúng tuyển, ứng viên sẽ được ký hợp đồng cộng tác viên.

 

6. Dịch thuật công chứng ở đâu ?

Dịch thuật công chứng tư pháp

- Trực tiếp ở UBND Quận, Huyện: chú ý là phí dịch thuật cao, thời gian dịch thuật lâu. Thông thường dịch tiếng anh là 100 ngàn một trang, thời gian xử lý hồ sơ tối thiểu 3 ngày.

- Các công ty, dịch vụ dịch thuật: thời gian giải quyết nhanh và chi phí tiết kiệm hơn. Điều này nghe có vẻ vô lý, nhưng lại rất thực tế. Có thể hiểu đơn giản, UBND quận, huyện chỉ là đơn vị quản lý. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, người dịch (cộng tác viên) lên nhận hồ sơ, mang về dịch thuật. Dịch thuật xong, người dịch mang hồ sơ lên UBND công chứng. Phí dịch thuật là do nhà nước quy định bao gồm cả chi phí quản lý cộng tác viên. Quy trình giao nhận phức tạp nên thời gian lâu. Công ty, dịch vụ dịch thuật là nơi người dịch (cộng tác viên) làm việc, trực tiếp nhận hồ sơ và dịch thuật. Người dịch mang hồ sơ lên UBND công chứng. Vì vậy, tiết kiệm được thời gian giao nhận hồ sơ. Phí dịch thuật công chứng, phương thức giao nhận, dịch vụ khách hàng dựa theo nguyên tắc thị trường nên cũng hợp lý hơn.

Công chứng bản dịch:

Công chứng bản dịch được thực hiện tại văn phòng công chứng. Ưu điểm của hình thức này là thời gian xử lý nhanh. Nhược điểm là chi phí cao hơn dịch thuật công chứng tư pháp.

Để biết thêm thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn trực tiếp. Luật sư tư vấn pháp luật hành chính trực tiếp qua điện thoại, gọi 1900.6162.

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn luật hành chính - Công ty luật Minh Khuê