Hướng dẫn ghi Quốc hiệu và Tiêu ngữ văn bản hành chính

1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ trong văn bản hành chính là gì?

Quốc hiệu và Tiêu ngữ là hai thành phần thể thức bắt buộc ở phần đầu của văn bản hành chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành. Đây là dấu hiệu nhận diện thể hiện văn bản được ban hành trong khuôn khổ hệ thống pháp luật của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, đồng thời khẳng định tính chính thống và giá trị pháp lý của văn bản.

Theo Điều 4 Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14, Quốc hiệu của nước ta được xác định thống nhất là:

"CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM"

Đi kèm với Quốc hiệu là Tiêu ngữ:

"Độc lập - Tự do - Hạnh phúc"

Hai thành phần này không chỉ mang ý nghĩa về mặt hình thức mà còn là biểu tượng của chủ quyền quốc gia, chế độ chính trị và những giá trị nền tảng của Nhà nước Việt Nam.

Đối với văn bản hành chính, Khoản 2 Điều 8 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP xác định Quốc hiệu và Tiêu ngữ là thành phần thể thức chính đầu tiên của văn bản. Việc trình bày đúng quy định giúp xác lập tính chính danh của văn bản, tạo sự thống nhất trong hoạt động quản lý nhà nước và bảo đảm sự đồng bộ trong công tác văn thư, lưu trữ.

Bên cạnh ý nghĩa pháp lý, việc chuẩn hóa Quốc hiệu và Tiêu ngữ còn có vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi số. Khi toàn bộ hệ thống cơ quan, tổ chức sử dụng cùng một chuẩn thể thức, các phần mềm quản lý văn bản, hệ thống lưu trữ điện tử và công nghệ nhận dạng ký tự có thể xử lý, phân loại và tra cứu dữ liệu chính xác hơn. Ngược lại, việc trình bày sai hoặc không thống nhất có thể ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp của văn bản và gây khó khăn trong quá trình số hóa hồ sơ.

Về cơ sở pháp lý, việc trình bày Quốc hiệu và Tiêu ngữ hiện nay được thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Nghị định này thay thế các quy định trước đây như Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và khắc phục nhiều hạn chế trong hướng dẫn về kỹ thuật trình bày văn bản.

Một điểm đáng chú ý của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP là tập trung quy định tiêu chuẩn của kết quả trình bày thay vì quy định cứng về thao tác thực hiện trên từng phần mềm soạn thảo. Cách tiếp cận này tạo điều kiện để các cơ quan áp dụng nhiều công cụ công nghệ khác nhau nhưng vẫn bảo đảm văn bản được trình bày thống nhất theo đúng quy định pháp luật.

2. Quy định về trình bày Quốc hiệu và Tiêu ngữ theo pháp luật hiện hành

Việc trình bày Quốc hiệu và Tiêu ngữ trong văn bản hành chính được thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này. Đây là quy chuẩn bắt buộc áp dụng đối với thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Về vị trí trình bày

Quốc hiệu và Tiêu ngữ được đặt ở góc trên bên phải của trang đầu văn bản, đối xứng với tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản ở phía bên trái.

Ngay bên dưới Tiêu ngữ là địa danh và thời gian ban hành văn bản, được căn giữa theo khối Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

Về nội dung

Quốc hiệu phải ghi đúng nguyên văn:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Tiêu ngữ phải ghi đúng nguyên văn:

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Người soạn thảo không được tự ý thay đổi từ ngữ, thêm ký hiệu hoặc sử dụng cách viết khác với quy định.

Về phông chữ

Theo Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, văn bản hành chính sử dụng:

• Phông chữ Times New Roman.
• Bộ mã ký tự Unicode theo TCVN 6909:2001.
• Màu chữ đen.

Về cỡ chữ và kiểu chữ

Quốc hiệu được trình bày:

• Chữ in hoa toàn bộ.
• Kiểu chữ đứng.
• In đậm.
• Cỡ chữ từ 12 đến 13.

Tiêu ngữ được trình bày:

• Chữ in thường.
• Kiểu chữ đứng.
• In đậm.
• Cỡ chữ từ 13 đến 14.

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP không bắt buộc phải ghép cố định cỡ chữ giữa hai dòng như quy định cũ. Tuy nhiên, trên thực tế thường sử dụng Quốc hiệu cỡ 12 và Tiêu ngữ cỡ 13 hoặc Quốc hiệu cỡ 13 và Tiêu ngữ cỡ 14 để tạo sự cân đối.

Về quy tắc viết hoa

Quốc hiệu phải viết in hoa toàn bộ.

Ví dụ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Tiêu ngữ viết bằng chữ in thường nhưng viết hoa chữ cái đầu của từng cụm từ:

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Giữa ba cụm từ phải sử dụng dấu gạch nối ngắn và có khoảng trắng ở cả hai bên dấu gạch nối theo dạng:

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Không viết:

Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

Hoặc:

ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC

Về đường kẻ dưới Tiêu ngữ

Bên dưới Tiêu ngữ phải có một đường kẻ ngang đáp ứng các yêu cầu sau:

• Là đường thẳng nét liền.
• Có độ dày khoảng từ 0,5 pt đến 0,75 pt.
• Có chiều dài đúng bằng chiều dài của dòng Tiêu ngữ.
• Được đặt cân đối ngay phía dưới dòng chữ.

Mặc dù Nghị định số 30/2020/NĐ-CP không còn quy định bắt buộc cách tạo đường kẻ bằng công cụ nào, trên thực tế nên sử dụng công cụ vẽ đường thẳng thay vì chức năng gạch chân thông thường để bảo đảm đường kẻ liên tục, không bị đứt đoạn tại khoảng trắng hoặc chạm vào phần chân chữ.

Về căn lề

Khi thiết lập trang văn bản theo quy định chung đối với khổ giấy A4, lề trên thường từ 20 mm đến 25 mm và lề phải từ 15 mm đến 20 mm, giúp khối Quốc hiệu và Tiêu ngữ được bố trí cân đối, không bị tràn lề khi in hoặc chuyển đổi định dạng.

Việc tuân thủ đầy đủ các quy định về vị trí, nội dung, kiểu chữ và kỹ thuật trình bày không chỉ bảo đảm đúng thể thức văn bản hành chính mà còn góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp, thống nhất và thuận lợi trong công tác quản lý, lưu trữ cũng như số hóa tài liệu của các cơ quan, tổ chức.

Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản hành chính

3. Hướng dẫn cách viết Quốc hiệu và Tiêu ngữ chuẩn xác nhất

Để bảo đảm văn bản hành chính đúng thể thức theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, người soạn thảo cần tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về nội dung, vị trí, định dạng và kỹ thuật trình bày Quốc hiệu, Tiêu ngữ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.

Viết đúng nội dung theo quy định

Quốc hiệu phải được ghi chính xác:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Tiêu ngữ phải được ghi chính xác:

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Không được thêm dấu câu ở cuối dòng, không viết tắt, không thay đổi cách diễn đạt hoặc tự ý bổ sung ký hiệu.

Định dạng Quốc hiệu

Khi trình bày Quốc hiệu cần đáp ứng các yêu cầu sau:

• Viết in hoa toàn bộ chữ cái.
• Sử dụng kiểu chữ đứng.
• In đậm.
• Dùng phông chữ Times New Roman.
• Bộ mã Unicode theo TCVN 6909:2001.
• Màu chữ đen.
• Cỡ chữ từ 12 đến 13.
• Căn giữa trong phần lề phải của trang văn bản.

Ví dụ đúng:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Định dạng Tiêu ngữ

Tiêu ngữ được trình bày ngay bên dưới Quốc hiệu với các yêu cầu:

• Chữ in thường.
• Kiểu chữ đứng.
• In đậm.
• Cỡ chữ từ 13 đến 14.
• Viết hoa chữ cái đầu của ba cụm từ "Độc lập", "Tự do", "Hạnh phúc".
• Căn giữa với dòng Quốc hiệu.

Ví dụ đúng:

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Lưu ý cách sử dụng dấu gạch nối

Giữa các cụm từ phải sử dụng dấu gạch nối ngắn và có một khoảng trắng ở trước và sau dấu gạch nối.

Đúng:

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Sai:

Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc (nếu sử dụng dấu gạch dài không đúng theo quy chuẩn soạn thảo văn bản hành chính)

Trình bày đường kẻ dưới Tiêu ngữ

Ngay dưới dòng Tiêu ngữ phải có một đường kẻ ngang đáp ứng các yêu cầu:

• Là đường thẳng nét liền.
• Có độ dày khoảng từ 0,5 pt đến 0,75 pt.
• Chiều dài bằng đúng chiều dài của dòng Tiêu ngữ.
• Đặt cân đối phía dưới dòng chữ.

Để đạt kết quả đẹp và đúng kỹ thuật, nên sử dụng công cụ vẽ đường thẳng trong phần mềm soạn thảo thay vì chức năng gạch chân thông thường, vì gạch chân có thể bị ngắt tại khoảng trắng hoặc chạm vào phần chân của ký tự.

Đặt đúng vị trí trên trang văn bản

Theo Phụ lục I ban hành kèm Nghị định số 30/2020/NĐ-CP:

• Quốc hiệu và Tiêu ngữ được đặt ở góc trên bên phải của trang đầu.
• Đối xứng với tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản ở góc trên bên trái.
• Bên dưới Tiêu ngữ là địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

Kiểm tra trước khi phát hành

Trước khi ký ban hành văn bản, nên rà soát các nội dung sau:

• Nội dung Quốc hiệu và Tiêu ngữ có đúng chính tả.
• Viết hoa đúng quy định.
• Phông chữ, cỡ chữ và kiểu chữ đúng chuẩn.
• Đường kẻ dưới Tiêu ngữ đúng chiều dài.
• Vị trí căn lề cân đối.
• Không có lỗi khoảng trắng hoặc sai dấu gạch nối.

Việc kiểm tra kỹ các yếu tố này giúp hạn chế sai sót về thể thức và bảo đảm văn bản đáp ứng yêu cầu của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

4. Các lỗi thường gặp khi trình bày Quốc hiệu và Tiêu ngữ

Mặc dù quy định về Quốc hiệu và Tiêu ngữ tương đối rõ ràng, trên thực tế vẫn xuất hiện nhiều lỗi trong quá trình soạn thảo văn bản. Những sai sót này tuy không phải lúc nào cũng làm mất hiệu lực của văn bản nhưng ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp, tính thống nhất và có thể phải thực hiện đính chính theo quy định.

Viết sai nội dung Quốc hiệu hoặc Tiêu ngữ

Đây là lỗi nghiêm trọng nhất về thể thức.

Ví dụ:

• Thiếu từ.
• Sai dấu tiếng Việt.
• Viết nhầm "Việt nam" thay vì "Việt Nam".
• Viết sai "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc".

Cách khắc phục là luôn đối chiếu với nội dung chuẩn được quy định trong Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14.

Viết hoa không đúng quy định

Các lỗi thường gặp gồm:

• Viết thường toàn bộ Quốc hiệu.
• Chỉ viết hoa chữ cái đầu của Quốc hiệu.
• Viết in hoa toàn bộ Tiêu ngữ.

Đúng quy định là:

• Quốc hiệu viết in hoa toàn bộ.
• Tiêu ngữ viết chữ in thường, chỉ viết hoa chữ cái đầu của từng cụm từ.

Sử dụng sai phông chữ hoặc cỡ chữ

Một số văn bản sử dụng Arial, Calibri hoặc các phông chữ khác thay cho Times New Roman hoặc lựa chọn cỡ chữ vượt ngoài giới hạn quy định.

Để bảo đảm đúng thể thức, nên sử dụng:

• Times New Roman.
• Unicode.
• Quốc hiệu cỡ 12 hoặc 13.
• Tiêu ngữ cỡ 13 hoặc 14.

Sai khoảng trắng quanh dấu gạch nối

Nhiều người viết:

Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

hoặc

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Trong khi cách trình bày đúng là chỉ có một khoảng trắng ở hai bên dấu gạch nối.

Đường kẻ dưới Tiêu ngữ không đúng quy chuẩn

Các lỗi thường gặp gồm:

• Đường kẻ quá dài.
• Đường kẻ quá ngắn.
• Đường kẻ chạm lề giấy.
• Đường kẻ bị ngắt quãng.
• Đường kẻ nằm sát chân chữ.

Khắc phục bằng cách sử dụng công cụ vẽ đường thẳng và điều chỉnh chiều dài bằng đúng độ dài dòng Tiêu ngữ.

Đặt sai vị trí

Một số văn bản đặt Quốc hiệu ở giữa trang hoặc phía bên trái, làm sai bố cục quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Vị trí đúng là góc trên bên phải, đối xứng với tên cơ quan ban hành văn bản.

Thiếu Quốc hiệu hoặc Tiêu ngữ

Đối với văn bản hành chính thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, việc thiếu Quốc hiệu hoặc Tiêu ngữ là lỗi thể thức cần được khắc phục.

Không kiểm tra trước khi phát hành

Nhiều sai sót phát sinh do người soạn thảo không rà soát lần cuối trước khi trình ký. Việc kiểm tra lại nội dung, định dạng và căn lề trước khi phát hành sẽ giúp hạn chế phần lớn các lỗi về thể thức.

5. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về Quốc hiệu và Tiêu ngữ

Quốc hiệu và Tiêu ngữ có bắt buộc đối với mọi văn bản không?

Không. Quốc hiệu và Tiêu ngữ chỉ bắt buộc đối với các văn bản thuộc phạm vi áp dụng của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các văn bản mà pháp luật quy định phải trình bày theo thể thức văn bản hành chính.

Đối với thư điện tử nội bộ, tài liệu chuyên môn, tài liệu tham khảo hoặc nhiều loại văn bản nội bộ của doanh nghiệp tư nhân, pháp luật không bắt buộc phải có Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

Doanh nghiệp tư nhân có bắt buộc ghi Quốc hiệu và Tiêu ngữ không?

Theo Điều 2 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, quy định này áp dụng bắt buộc đối với các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước.

Đối với doanh nghiệp tư nhân, việc áp dụng thể thức theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP chủ yếu mang tính khuyến khích nhằm chuẩn hóa công tác văn thư và nâng cao tính chuyên nghiệp trong giao dịch.

Biên bản cuộc họp có phải ghi Quốc hiệu và Tiêu ngữ không?

Điều này phụ thuộc vào tính chất của cuộc họp.

Nếu là biên bản cuộc họp của cơ quan nhà nước hoặc cuộc họp thuộc hoạt động quản lý hành chính thì phải trình bày Quốc hiệu và Tiêu ngữ theo đúng quy định.

Đối với các cuộc họp nội bộ thông thường của doanh nghiệp tư nhân, pháp luật không bắt buộc phải có Quốc hiệu và Tiêu ngữ, trừ trường hợp doanh nghiệp lựa chọn áp dụng thống nhất thể thức văn bản hành chính.

Viết sai Quốc hiệu hoặc Tiêu ngữ thì văn bản có bị vô hiệu không?

Thông thường không.

Sai sót về Quốc hiệu và Tiêu ngữ được xem là lỗi về thể thức hoặc kỹ thuật trình bày, không phải lúc nào cũng làm mất hiệu lực của văn bản.

Theo khoản 3 Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, đối với văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức hoặc kỹ thuật trình bày, cơ quan ban hành thực hiện đính chính theo quy định. Chỉ những sai phạm về thẩm quyền, nội dung hoặc trình tự ban hành mới có thể dẫn đến việc văn bản bị hủy bỏ, thay thế hoặc mất hiệu lực.

Có thể sử dụng chức năng gạch chân trong phần mềm soạn thảo để tạo đường kẻ dưới Tiêu ngữ không?

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP không quy định bắt buộc phải sử dụng công cụ nào để tạo đường kẻ. Tuy nhiên, về mặt kỹ thuật, nên sử dụng công cụ vẽ đường thẳng để tạo đường kẻ riêng vì sẽ bảo đảm đường kẻ liền mạch, đúng chiều dài và không ảnh hưởng đến phần chân của ký tự.

Có thể tải mẫu văn bản hành chính chuẩn ở đâu?

Người dân, cơ quan và tổ chức có thể tham khảo hoặc tải mẫu văn bản hành chính từ các nguồn chính thống như:

• Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.
• Cơ sở dữ liệu văn bản quy phạm pháp luật.
• Thư viện Pháp luật.

Khi sử dụng các mẫu có sẵn, cần kiểm tra lại khổ giấy A4, căn lề và định dạng để bảo đảm phù hợp với quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP trước khi ban hành văn bản.

Ngoài ra bạn đọc cũng có thể xem thêm các nội dung khác về văn bản hành chính như:

• Phông chữ, cách trình bày, soạn thảo văn bản hành chính?
• Văn bản hành chính là gì? Đặc điểm của văn bản hành chính
• Quy trình soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính