Quy chế cập nhật, sử dụng, khai thác dữ liệu, thông tin của Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức

1. Đối tượng áp dụng quy chế khai thác, sử dụng dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức

Vào ngày 04/5/2023, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 06/2023/TT-BNV, với hiệu lực thi hành từ ngày 05/5/2023, để ra Quy chế cập nhật, sử dụng, và khai thác dữ liệu và thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia (CSDLQG) liên quan đến cán bộ, công chức, và viên chức (CBCCVC) tại các cơ quan nhà nước, bắt đầu từ cấp xã trở lên. Thể theo Thông tư số 06/2023/TT-BNV, Quy chế này bao gồm 03 chương và 16 điều, quy định về nguyên tắc và cách thức cập nhật, sử dụng, và khai thác dữ liệu và thông tin từ CSDLQG về CBCCVC tại các cơ quan nhà nước. 

Quy chế này áp dụng cho các đối tượng sau đây: Cán bộ, công chức, và viên chức (CBCCVC); Người lao động làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập (gọi tắt là người lao động); Các bộ, cơ quan ngang bộ, và cơ quan thuộc Chính phủ, trừ Bộ Công an và Bộ Quốc phòng; Tòa án nhân dân ở mọi cấp; Viện kiểm sát nhân dân ở mọi cấp; Văn phòng Chủ tịch nước. Văn phòng Quốc hội. Cơ quan Kiểm toán Nhà nước; Các tổ chức do Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ thành lập; Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ở mọi cấp (gọi tắt là bộ, ngành, và địa phương).

Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, và viên chức trong các cơ quan nhà nước, được viết tắt là Cơ sở dữ liệu quốc gia, là một hệ thống thông tin được tạo ra để thu thập, tích hợp, và chia sẻ thông tin về cán bộ, công chức, viên chức, người lao động, tổ chức bộ máy, biên chế, và vị trí công việc. Mục tiêu chính của Cơ sở dữ liệu này là tổng hợp và phân tích thông tin để phục vụ quá trình chỉ đạo và điều hành của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ, cũng như các cơ quan nhà nước ở mọi cấp. Cơ sở dữ liệu quốc gia được hình thành dựa trên thông tin liên quan đến cán bộ, công chức, viên chức, và người lao động trong các cơ quan nhà nước, như được nêu chi tiết tại Điều 2 của Quy chế này. Cơ sở dữ liệu này được quản lý và lưu trữ tập trung tại Bộ Nội vụ, do Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm xây dựng, quản lý, và vận hành để phục vụ quá trình quản lý tổng thể.

2. Quy trình tạo lập, cập nhật dữ liệu trên cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức

Điều 6 Chương II Thông tư 06/2023/TT-BNV nêu các quy định về thiết lập và cập nhật dữ liệu như sau:

+ Chuẩn hóa thông tin đầu vào, quản lý thông tin, dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia cũng như cơ sở dữ liệu của các Bộ, ngành, địa phương. Việc chuẩn hóa thông tin đầu vào và quản lý dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia cũng như các Cơ sở dữ liệu của các Bộ, ngành, và địa phương là một phần quan trọng trong quá trình quản lý thông tin. Điều này đảm bảo tính nhất quán, độ chính xác, và khả năng tương thích giữa các nguồn thông tin khác nhau.

+ Đối với công chức, viên chức: Triển khai sử dụng mẫu hồ sơ cá nhân (Phụ lục kèm theo Thông tư này) để chuẩn hóa thông tin đầu vào, quản lý thông tin, dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia cũng như cơ sở dữ liệu của các Bộ, ngành, địa phương. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán và chính xác của thông tin về công chức và viên chức, cũng như hỗ trợ trong quá trình quản lý dữ liệu liên quan đến họ.

+ Đối với người lao động: Triển khai sử dụng mẫu hợp đồng lao động (Phụ lục II) ban hành kèm theo Thông tư 06/2023/TT-BNV ngày 03/5/2023 để chuẩn hóa thông tin đầu vào, quản lý thông tin, dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia, cũng như cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành, địa phương.

Nhiệm vụ tạo và cập nhật dữ liệu liên quan đến người lao động sẽ chính thức bắt đầu từ ngày 01/01/2024. Trách nhiệm tạo tài khoản cá nhân cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động để họ có thể nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, hoặc địa phương thuộc về cơ quan quản lý dữ liệu của họ.

Cá nhân cán bộ, công chức, viên chức, và người lao động sẽ có nhiệm vụ truy cập vào tài khoản cá nhân mà họ đã được cấp để cập nhật thông tin cá nhân của mình vào Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, hoặc địa phương. Thông tin này phải được nhập đầy đủ và tuân thủ định dạng kỹ thuật quy định, và nó phải phản ánh chính xác thông tin từ sơ yếu lý lịch hoặc mẫu hợp đồng lao động đã được cơ quan quản lý xác nhận.

Lưu ý rằng khi có sự thay đổi hoặc hiệu chỉnh thông tin cá nhân, cá nhân có trách nhiệm cập nhật thông tin và dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, hoặc địa phương, đồng thời cung cấp bản số hóa của tài liệu đã được cơ quan quản lý xác nhận. Điều này giúp duy trì tính chính xác và độ tin cậy của thông tin trong hệ thống, đồng thời đảm bảo rằng thông tin mới được cập nhật và xác thực đúng cách.

Người đứng đầu bộ, ngành, hoặc địa phương có các nhiệm vụ sau: Tổ chức quá trình cập nhật thông tin của cán bộ, công chức, viên chức, và người lao động thuộc thẩm quyền quản lý từ Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, hoặc địa phương, và chuyển thông tin này lên Cơ sở dữ liệu quốc gia thông qua kết nối và chia sẻ dữ liệu theo quy định tại khoản 2 Điều 12 của Quy chế. Phê duyệt hoặc ủy quyền phê duyệt thông qua ký số dữ liệu được cập nhật theo quy định tại khoản 1 Điều 7 của Quy chế này.

3. Cách thức khai thác, sử dụng dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức

Bộ Nội vụ sử dụng thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia (CSDLQG) để tổng hợp và phân tích thông tin về đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC), người lao động, tổ chức bộ máy, biên chế, vị trí công việc, và các thông tin khác thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ. Thông tin này phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo, và điều hành của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ. Bộ Nội vụ cũng thực hiện kết nối và chia sẻ thông tin từ CSDLQG với các hệ thống thông tin khác, để phục vụ cơ quan nhà nước và cán bộ, công chức, viên chức, và người lao động trong việc truy cập thông tin theo quy định tại Quy chế này.

Bộ, ngành, và địa phương có quyền tận dụng thông tin tổng hợp và phân tích về cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) và người lao động của mình trong Cơ sở dữ liệu quốc gia (CSDLQG). Các thông tin này mặc định được chia sẻ từ CSDLQG tới Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, hoặc địa phương để phục vụ các nhiệm vụ chỉ đạo và điều hành theo chức năng và nhiệm vụ của họ. CBCCVC và người lao động có quyền trích xuất thông tin của mình và được cho phép truy cập, nghiên cứu, và sử dụng thông tin trong CSDLQG và Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, hoặc địa phương khi có sự đồng ý bằng văn bản từ phía cơ quan có thẩm quyền quản lý CBCCVC và người lao động, tuân theo các quy định của pháp luật.

Khi dữ liệu liên quan đến cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) và người lao động được xuất từ Cơ sở dữ liệu quốc gia (CSDLQG) hoặc Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, hoặc địa phương dưới dạng tài liệu điện tử, nếu nó đã được ký số bởi người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật, thì tài liệu điện tử đó sẽ có giá trị pháp lý tương tự như bản gốc văn bản giấy.

Ngoài ra, quý khách hàng có thể tham khảo thêm bài viết Hướng dẫn cách tính lương làm thêm của cán bộ, công chức, viên chức. Nếu có bất cứ thắc mắc nào về vấn đề này hay gặp phải bất kì vấn đề pháp lý nào khác, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để được giải đáp nhanh chóng. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết. Trân trọng!