Quy định về lưu trữ, bàn giao và quản lý hồ sơ nhà ở

Trong tiến trình hoàn thiện hệ thống pháp luật về nhà ở, việc bảo đảm tính minh bạch, thống nhất và liên thông của thông tin nhà ở luôn được xem là một trong những trụ cột quan trọng của quản lý nhà nước. Nhà ở không chỉ là tài sản có giá trị lớn đối với mỗi cá nhân, hộ gia đình mà còn là đối tượng quản lý đặc thù gắn chặt với đất đai, quy hoạch, xây dựng, dân cư và an sinh xã hội. Do đó, mọi hoạt động liên quan đến xác lập, thay đổi, chuyển dịch quyền sở hữu và sử dụng nhà ở đều đòi hỏi phải được ghi nhận bằng hệ thống hồ sơ pháp lý đầy đủ, chính xác và được quản lý chặt chẽ theo quy định của pháp luật.

1. Hồ sơ nhà ở là gì?

Hồ sơ nhà ở được định nghĩa pháp lý là tập hợp các tài liệu liên quan đến quá trình hình thành, biến động và thực trạng của nhà ở, bao gồm cả các thông tin về đất đai gắn liền với nhà ở đó. Theo quy định tại Điều 119 Luật Nhà ở 2023, việc lập hồ sơ nhà ở là nghĩa vụ bắt buộc nhằm phục vụ công tác quản lý nhà nước và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của chủ sở hữu. Hồ sơ này là căn cứ duy nhất để xác định tính hợp quy của công trình so với quy hoạch và giấy phép xây dựng đã được cấp.

Đây là loại hình hồ sơ phức tạp nhất và chịu sự điều chỉnh của nhiều luồng văn bản pháp luật khác nhau, từ Luật Nhà ở, Luật Xây dựng đến Luật Kinh doanh bất động sản. Đối với nhà ở xây dựng theo dự án, hồ sơ nhà ở không chỉ là một vài bản vẽ mà là một hệ thống dữ liệu đồ sộ bao gồm hồ sơ dự án đầu tư xây dựng đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt và toàn bộ hồ sơ hoàn công của công trình.   

Trong hồ sơ này, thông tin về diện tích đóng vai trò sống còn. Theo Điều 120 Luật Nhà ở 2023, đối với căn hộ chung cư, hồ sơ phải ghi rõ diện tích sàn xây dựng và diện tích sử dụng căn hộ (diện tích thông thủy). Diện tích sử dụng này bao gồm cả phần diện tích tường ngăn các phòng bên trong căn hộ, diện tích ban công, lô gia, nhưng không tính diện tích tường bao quanh, tường phân chia các căn hộ và diện tích sàn có cột, hộp kỹ thuật nằm bên trong căn hộ. Việc quy định chi tiết cách tính diện tích trong hồ sơ nhà ở giúp giảm thiểu các tranh chấp thường gặp giữa chủ đầu tư và người mua nhà về sau.

2. Quy định về chủ thể có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ nhà ở

2.1. Trách nhiệm lưu trữ của chủ sở hữu và người đang sử dụng nhà ở

Theo điểm a khoản 1 Điều 120 Luật Nhà ở 2023, nguyên tắc cơ bản được xác lập là: chủ sở hữu nhà ở có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ nhà ở của mình. Quy định này phù hợp với nguyên tắc chung của pháp luật dân sự, theo đó chủ sở hữu phải tự bảo quản các giấy tờ pháp lý liên quan đến tài sản thuộc quyền sở hữu của mình.

Đối với trường hợp chưa xác định được chủ sở hữu, trách nhiệm lưu trữ được giao cho người đang sử dụng nhà ở hoặc tổ chức được giao quản lý nhà ở thuộc tài sản công. Đây là quy định có ý nghĩa thực tiễn rất lớn, đặc biệt trong các trường hợp:

• Nhà ở đang tranh chấp quyền sở hữu;
• Nhà ở bỏ hoang, chưa hoàn tất thủ tục pháp lý;
• Nhà ở thuộc tài sản công chưa giao quyền sở hữu cụ thể.

Việc quy định rõ chủ thể chịu trách nhiệm giúp tránh khoảng trống pháp lý, bảo đảm hồ sơ nhà ở không bị thất lạc, mất mát hoặc bị sử dụng sai mục đích.

Riêng đối với nhà chung cư, việc lưu trữ, bàn giao và quản lý hồ sơ được thực hiện theo Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư, thể hiện tính đặc thù của loại hình nhà ở có nhiều chủ sở hữu, nhiều phần sở hữu chung – riêng, đòi hỏi cơ chế quản lý tập trung, minh bạch và có tính cộng đồng cao.

2.2. Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ của cơ quan quản lý nhà ở  

Điểm b và điểm c khoản 1 Điều 120 Luật Nhà ở 2023 đã thiết lập mô hình phân cấp quản lý hồ sơ nhà ở theo đối tượng sở hữu, cụ thể:

- Cấp xã: Lưu trữ hồ sơ nhà ở của hộ gia đình, cá nhân trong nước và người Việt Nam định cư ở nước ngoài trên địa bàn. 

Khoản 4 Điều 9 Nghị định 140/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025) đã điều chỉnh lại chủ thể thực hiện trách nhiệm lưu trữ hồ sơ nhà ở của hộ gia đình, cá nhân, theo đó: “Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ nhà ở … do Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện.” 

- Cấp tỉnh: Lưu trữ hồ sơ nhà ở của tổ chức trong nước, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài và các dự án đầu tư xây dựng nhà ở. Cách phân định này thể hiện tư duy quản lý hiện đại, theo đó:

• Nhà ở của hộ gia đình, cá nhân – chiếm số lượng lớn, mang tính dân sinh – được giao cho cấp chính quyền gần dân nhất.
• Nhà ở của tổ chức, dự án, chủ thể nước ngoài – có tính phức tạp cao – được quản lý ở cấp tỉnh để bảo đảm năng lực chuyên môn và kiểm soát thống nhất.

3. Quy định về bàn giao và phối hợp cung cấp thông tin hồ sơ nhà ở

Khoản 2 và khoản 3 Điều 120 Luật Nhà ở năm 2023 đặt ra cơ chế liên thông thông tin giữa cơ quan cấp Giấy chứng nhận và cơ quan quản lý nhà ở, theo đó:

• Khi thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận, cơ quan có thẩm quyền phải cung cấp đầy đủ thông tin nhà ở cho cơ quan quản lý nhà ở cùng cấp.
• Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm quy định cụ thể cơ chế phối hợp tại địa phương.

Quy định này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc Bảo đảm thống nhất thông tin giữa đất ở và nhà ở, tránh tình trạng “mỗi cơ quan một dữ liệu”, hạn chế rủi ro sai lệch, tranh chấp, khiếu kiện liên quan đến quyền sở hữu nhà ở. Đây cũng là cơ sở pháp lý để xây dựng cơ sở dữ liệu nhà ở quốc gia, tiến tới quản lý tập trung, số hóa và minh bạch hóa toàn bộ thông tin về nhà ở.

4. Một số vướng mắc thực tế thường gặp

Thực tế cho thấy khoảng 60% hợp đồng mua bán chung cư hiện nay chứa các điều khoản bất lợi cho người mua về việc bàn giao hồ sơ. Nhiều chủ đầu tư chỉ bàn giao chìa khóa mà "quên" bàn giao các tài liệu kỹ thuật quan trọng như sơ đồ điện, ống nước ngầm. Khi cư dân muốn sửa chữa, hoàn thiện nội thất, họ dễ dàng khoan trúng hệ thống kỹ thuật ngầm, gây hư hỏng nghiêm trọng cho cả tòa nhà.

Nhiều dự án đã đưa dân vào ở nhưng hồ sơ hoàn công vẫn chưa được cơ quan nhà nước chấp thuận do có những sai lệch so với giấy phép xây dựng ban đầu. Điều này dẫn đến tình trạng hàng ngàn cư dân không thể làm được Sổ hồng dù đã thanh toán đủ tiền. Vướng mắc này thường bắt nguồn từ việc chủ đầu tư tự ý thay đổi thiết kế trong quá trình thi công để tối ưu hóa lợi nhuận mà không thực hiện thủ tục điều chỉnh quy hoạch đúng quy định.

Tranh chấp về diện tích là loại hình tranh chấp phổ biến và kéo dài nhất tại các dự án nhà ở. Mặc dù Điều 120 Luật Nhà ở 2023 đã quy định cách tính thông thủy, nhưng trong hồ sơ thiết kế cũ hoặc trong hợp đồng, nhiều chủ đầu tư vẫn lồng ghép các cột chịu lực hoặc hộp kỹ thuật vào diện tích bán. Việc đo đạc lại diện tích thực tế khi bàn giao thường cho ra kết quả lệch so với hồ sơ, dẫn đến các vụ kiện đòi bồi thường vi phạm hợp đồng lên tới hàng tỷ đồng.

Kết luận

Quy định về lưu trữ, bàn giao và quản lý hồ sơ nhà ở theo Luật Nhà ở năm 2023 và các văn bản hướng dẫn thi hành đã đánh dấu một bước tiến quan trọng trong tư duy lập pháp về quản lý nhà ở tại Việt Nam. Thông qua việc xác lập rõ trách nhiệm của từng chủ thể — từ chủ sở hữu nhà ở, cơ quan quản lý nhà ở các cấp cho đến chính quyền địa phương — pháp luật đã từng bước khắc phục tình trạng quản lý chồng chéo, thiếu thống nhất và phân tán thông tin vốn tồn tại trong thời gian dài.

Mọi vướng mắc pháp lý trong lĩnh vực xây dựng, đất đai, nhà ở - Quý khách hàng vui lòng liên hệ ngay: Luật sư tư vấn pháp luật đất đai, tư vấn luật xây dựng trực tuyến qua tổng đài điện thoại, gọi số: 1900.6162, Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và giải đáp mọi vướng mắc.