1. Dấu giáp lai ảnh là gì và tại sao cần đóng dấu giáp lai lên ảnh hồ sơ?

Dấu giáp lai ảnh là dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền được đóng sao cho một phần dấu in trên ảnh thẻ, phần còn lại in trên giấy tờ có dán ảnh. Dấu này tạo sự liên kết giữa ảnh và hồ sơ, giúp nhận biết việc ảnh đã được dán vào biểu mẫu trước khi cơ quan xác nhận.

Mục đích chính của dấu giáp lai ảnh là hạn chế việc bóc, thay hoặc tráo ảnh sau khi hồ sơ đã được xác nhận. Khi ảnh bị thay thế, dấu trên ảnh và dấu trên giấy không còn khớp nhau, từ đó có thể phát hiện dấu hiệu sửa đổi hồ sơ.

Dấu giáp lai ảnh cần được phân biệt với dấu giáp lai văn bản. Dấu giáp lai văn bản được đóng ở mép của các tờ giấy trong cùng một tập hồ sơ để bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu nhiều trang. Dấu giáp lai ảnh chỉ áp dụng đối với ảnh được dán trên biểu mẫu và chỉ cần thiết khi thủ tục, biểu mẫu hoặc cơ quan tiếp nhận yêu cầu.

2. Quy định pháp luật hiện hành về việc đóng dấu giáp lai ảnh thẻ

Pháp luật hiện hành không quy định mọi ảnh thẻ dán trên mọi loại hồ sơ đều phải đóng dấu giáp lai. Việc có bắt buộc đóng dấu hay không phụ thuộc vào từng thủ tục hành chính, từng mẫu biểu và yêu cầu của cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định nguyên tắc quản lý, sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Theo đó, con dấu phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và sử dụng đúng thẩm quyền. Quy định về dấu giáp lai trong Nghị định này chủ yếu áp dụng đối với văn bản có nhiều tờ, không ấn định một tỷ lệ chung về phần dấu phải đè lên ảnh.

Đối với sơ yếu lý lịch, cần hiểu đúng bản chất thủ tục. Cơ quan chứng thực thực hiện chứng thực chữ ký của người khai, không xác nhận toàn bộ nội dung lý lịch là đúng sự thật. Việc đóng dấu giáp lai ảnh trên sơ yếu lý lịch thường được thực hiện theo mẫu biểu hoặc yêu cầu thực tế của cơ quan chứng thực, cơ quan tuyển dụng; người dân nên hỏi trước nơi tiếp nhận để chuẩn bị đúng.

Đối với giấy khám sức khỏe, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có trách nhiệm đối chiếu người đến khám với ảnh trên giấy khám sức khỏe theo mẫu áp dụng. Việc đóng dấu giáp lai lên ảnh là yêu cầu thường có trong quy trình cấp giấy khám sức khỏe để bảo đảm giấy tờ gắn với đúng người đã khám.

Một số hồ sơ chuyên ngành như hồ sơ cán bộ, hồ sơ dự tuyển, hồ sơ ứng cử hoặc hồ sơ có biểu mẫu riêng có thể quy định cụ thể về ảnh, dấu xác nhận và dấu giáp lai. Trong các trường hợp này, cần tuân thủ đúng hướng dẫn của cơ quan ban hành hoặc cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

3. Hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai ảnh thẻ, ảnh sơ yếu lý lịch đúng chuẩn

Cá nhân không tự đóng dấu giáp lai mà cần mang hồ sơ đến đúng cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận hoặc tiếp nhận hồ sơ. Người thực hiện việc đóng dấu phải là người được giao quản lý, sử dụng con dấu theo quy định.

Trước khi xin đóng dấu, người làm hồ sơ cần:

Chuẩn bị đúng biểu mẫu theo yêu cầu;
Dán ảnh đúng vị trí, đúng kích thước ghi trên biểu mẫu;
Mang theo căn cước, hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ để đối chiếu;
Ký trước mặt người thực hiện chứng thực nếu thủ tục là chứng thực chữ ký;
Kiểm tra yêu cầu riêng về thời hạn ảnh, phông nền ảnh và số lượng ảnh.

Khi đóng dấu, dấu cần in đồng thời lên mép ảnh và phần giấy bên dưới, bảo đảm có thể thấy rõ dấu liên kết hai bề mặt. Dấu không nên che khuất toàn bộ khuôn mặt hoặc các đặc điểm nhận dạng chính trên ảnh. Pháp luật không có một quy định chung áp dụng cho mọi hồ sơ về tỷ lệ một phần tư hay một phần ba dấu phải đè lên ảnh; vị trí phù hợp cần căn cứ vào thiết kế của biểu mẫu và yêu cầu nhận diện.

Sau khi đóng dấu, cần kiểm tra dấu có rõ nét, không bị nhòe, không bị ngược chiều và có phần in trên cả ảnh lẫn giấy. Nếu dấu bị lem nặng, mờ không thể nhận biết hoặc che khuất khuôn mặt, không nên tự tẩy xóa hay đóng chồng tùy tiện. Cách an toàn là dùng biểu mẫu và ảnh mới, sau đó đề nghị cơ quan có thẩm quyền thực hiện lại thủ tục.

4. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về đóng dấu giáp lai ảnh hồ sơ

Sơ yếu lý lịch xin việc có bắt buộc đóng dấu giáp lai ảnh không?

Không có quy định chung buộc mọi sơ yếu lý lịch xin việc đều phải đóng dấu giáp lai ảnh. Tuy nhiên, nhiều đơn vị tuyển dụng hoặc cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu theo mẫu hồ sơ của họ. Người nộp hồ sơ nên kiểm tra thông báo tuyển dụng hoặc hỏi trực tiếp nơi tiếp nhận.

Có thể xin dấu giáp lai ảnh tại bất kỳ Ủy ban nhân dân xã, phường nào không?

Việc chứng thực chữ ký, xác nhận hồ sơ được thực hiện theo thẩm quyền và quy trình của cơ quan có trách nhiệm. Người dân nên đến Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng hoặc cơ quan được yêu cầu trong thông báo hồ sơ. Không phải nơi nào cũng đóng dấu giáp lai ảnh cho mọi loại giấy tờ.

Giấy khám sức khỏe không có dấu giáp lai ảnh có dùng được không?

Cần căn cứ vào biểu mẫu giấy khám sức khỏe và yêu cầu của nơi nhận hồ sơ. Nếu giấy khám sức khỏe theo mẫu yêu cầu có ảnh được cơ sở khám bệnh, chữa bệnh xác nhận thì thiếu dấu giáp lai có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc cấp lại. Người dân nên liên hệ trực tiếp cơ sở đã cấp giấy để được kiểm tra và xử lý.

Dấu giáp lai bị mờ hoặc che mất mặt có được tự sửa không?

Không. Không nên tẩy, cạo, tô lại hoặc tự đóng thêm dấu. Việc can thiệp vào dấu có thể làm hồ sơ bị nghi ngờ là đã sửa đổi. Nên đề nghị cơ quan đã đóng dấu hướng dẫn cấp lại hoặc thực hiện lại trên ảnh, biểu mẫu mới.

Có thể sử dụng ảnh đã in từ lâu để xin dấu giáp lai không?

Tùy loại hồ sơ. Một số thủ tục quy định ảnh phải chụp trong thời hạn nhất định; chẳng hạn giấy khám sức khỏe thường yêu cầu ảnh chụp gần thời điểm nộp hồ sơ. Nếu mẫu biểu không quy định thời hạn ảnh, ảnh vẫn cần phản ánh đúng diện mạo hiện tại và bảo đảm rõ mặt.

Tự ý làm giả hoặc tháo ảnh có dấu giáp lai bị xử lý thế nào?

Tự ý làm giả, sử dụng con dấu giả, cạo sửa hoặc thay đổi giấy tờ đã được xác nhận có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu đủ dấu hiệu cấu thành tội phạm. Người dân không nên tự chỉnh sửa bất kỳ dấu xác nhận nào trên hồ sơ.

5. Những lưu ý quan trọng khi xin dấu giáp lai tại các cơ quan thẩm quyền

Thứ nhất, cần xác định đúng nơi có thẩm quyền. Sơ yếu lý lịch có thể cần chứng thực chữ ký; giấy khám sức khỏe phải do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh thực hiện; hồ sơ chuyên ngành có thể cần xác nhận của cơ quan quản lý, cơ quan công tác hoặc đơn vị tiếp nhận.

Thứ hai, cần đọc kỹ yêu cầu của từng hồ sơ. Không nên mặc định ảnh nào cũng cần đóng dấu giáp lai, cũng không nên tự ý yêu cầu cơ quan đóng dấu khi biểu mẫu không có vị trí hoặc thủ tục không yêu cầu.

Thứ ba, mang theo giấy tờ tùy thân bản gốc và chuẩn bị ảnh dự phòng. Việc đối chiếu nhân thân là cần thiết khi cơ quan xác nhận ảnh; ảnh dự phòng giúp tránh phải đi lại khi ảnh bị dán lệch, hỏng hoặc không đúng kích thước.

Thứ tư, bảo đảm ảnh đã dán chắc chắn, phẳng và đúng khung. Không nên dùng ảnh nhàu, ảnh bị bong mép hoặc dán bằng băng dính dễ tróc. Bề mặt ảnh và giấy cần sạch để dấu đóng rõ ràng.

Thứ năm, kiểm tra hồ sơ trước khi rời nơi trả kết quả. Người dân nên xem lại dấu giáp lai, chữ ký, lời chứng, ngày tháng và số lượng trang. Nếu phát hiện sai sót, cần báo ngay cho cán bộ tiếp nhận hoặc người trả kết quả để được hướng dẫn xử lý.

Thứ sáu, đối với thủ tục trực tuyến, hồ sơ điện tử có thể không sử dụng ảnh giấy và dấu giáp lai vật lý. Người dân cần thực hiện theo quy trình xác thực điện tử, tải đúng tệp ảnh và sử dụng tài khoản định danh điện tử hoặc

Bên cạnh đó, quý bạn đọc cũng có thể tham khảo thêm một số nội dung khác về đóng dấu giáp lai như: