Hướng dẫn cách ký tên, đóng dấu giáp lai, dấu treo quy định mới nhất

Trong hoạt động của doanh nghiệp, cơ quan nhà nước hay các giao dịch dân sự, việc ký tên và đóng dấu trên văn bản là yêu cầu quan trọng nhằm bảo đảm giá trị pháp lý, tính xác thực và trách nhiệm của chủ thể ban hành. Bên cạnh chữ ký thông thường, các hình thức đóng dấu giáp lai và dấu treo cũng được sử dụng rất phổ biến trong hồ sơ, hợp đồng, tài liệu nhiều trang hoặc văn bản nội bộ. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ cách ký tên đúng vị trí, khi nào phải đóng dấu giáp lai, khi nào sử dụng dấu treo và giá trị pháp lý của từng loại dấu theo quy định hiện hành. Việc thực hiện sai có thể khiến hồ sơ bị trả lại, văn bản thiếu tính thống nhất hoặc phát sinh tranh chấp trong quá trình sử dụng. Vì vậy, việc nắm rõ quy định mới nhất về cách ký tên, đóng dấu giáp lai và dấu treo sẽ giúp cá nhân, doanh nghiệp thực hiện thủ tục đúng quy định, hạn chế rủi ro pháp lý và bảo đảm tính chuyên nghiệp trong công việc.

1. Thế nào là dấu treo, dấu giáp lai?

Trong hoạt động quản lý văn bản, hợp đồng và hồ sơ hành chính tại Việt Nam, “dấu treo” và “dấu giáp lai” là hai hình thức đóng dấu phổ biến, tuy không phải lúc nào cũng được định nghĩa trực tiếp bằng thuật ngữ trong văn bản quy phạm pháp luật, nhưng lại được quy định về cách thức quản lý, sử dụng con dấu và thể thức văn bản trong các văn bản pháp lý hiện hành, đặc biệt là Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư và Nghị định 99/2016/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung năm 2026) về quản lý và sử dụng con dấu.

1.1. Dấu treo là gì?

Dấu treo là cách đóng dấu của cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp lên một phần văn bản, thường ở góc trên bên trái của trang đầu hoặc chồng lên một phần tên đơn vị ban hành văn bản. Việc đóng dấu treo nhằm xác định văn bản đó do đúng cơ quan, tổ chức phát hành và có giá trị nhận diện nguồn gốc tài liệu. Khác với dấu đóng tại chữ ký, dấu treo không trực tiếp xác nhận nội dung hay ý chí của người ký mà chủ yếu có tác dụng quản lý, tránh việc thay đổi, thất lạc phụ lục hoặc tài liệu kèm theo.  

Về bản chất pháp lý, dấu treo thường được sử dụng trong các trường hợp như: đóng dấu vào phụ lục kèm theo văn bản chính, tài liệu nội bộ, bản sao hoặc các trang tài liệu không phải là văn bản chính thức có chữ ký trực tiếp. Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc đóng dấu phải bảo đảm tính toàn vẹn và xác thực của văn bản; trong đó, dấu của cơ quan, tổ chức thường được đóng trùm lên một phần chữ ký đối với văn bản chính thức. Tuy nhiên, đối với tài liệu kèm theo hoặc phụ lục không có chữ ký riêng, việc sử dụng dấu treo là một cách để xác nhận tài liệu đó là một phần của hồ sơ do cơ quan ban hành, dù không làm phát sinh giá trị pháp lý độc lập như văn bản chính.

1.2. Dấu giáp lai là gì?

Dấu giáp lai là hình thức đóng dấu trên mép nối giữa các trang của văn bản hoặc tài liệu nhiều trang, sao cho dấu in đè lên một phần của nhiều tờ giấy liên tiếp. Mục đích chính của dấu giáp lai là bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu, ngăn chặn việc thay thế, thêm bớt hoặc sửa đổi nội dung giữa các trang sau khi văn bản đã được ký và đóng dấu.

Đối với văn bản, tài liệu nhiều trang, cơ quan, tổ chức có thể thực hiện đóng dấu giáp lai để đảm bảo tính liên kết giữa các trang. Thực tiễn áp dụng cho thấy, dấu giáp lai thường được sử dụng trong các loại hồ sơ như hợp đồng, hồ sơ đấu thầu, hồ sơ pháp lý, tài liệu gửi cơ quan nhà nước hoặc tài liệu có giá trị pháp lý cao, nơi yêu cầu nghiêm ngặt về tính nguyên vẹn của nội dung.

2. Phân biệt dấu treo và dấu giáp lai

Căn cứ Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP và công việc văn thư trên thực tế, có thể phân biệt dấu treo và dấu giáp lai qua các tiêu chí sau:

3. Hướng dẫn cách ký tên, đóng dấu giáp lai, dấu treo theo quy định mới nhất

3.1. Hướng dẫn cách ký tên

Căn cứ Điều 13, Khoản 7 Mục II Phụ lục I  Nghị định 30/2020/NĐ-CP cách ký tên được thực hiện như sau:

- Trường hợp cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu là người có thẩm quyền ký chính đối với các văn bản được ban hành. Trường hợp cần thiết, cấp phó có thể được giao ký thay đối với những lĩnh vực được phân công phụ trách. Khi ký thay, người ký phải ghi đúng ký hiệu “KT.” trước chức vụ của người đứng đầu. Nếu cấp phó được giao điều hành hoặc phụ trách chung thì vẫn thực hiện cách ký như trường hợp ký thay cấp trưởng.

- Trường hợp cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể, người đứng đầu sẽ đại diện tập thể lãnh đạo để ký văn bản ban hành. Khi ký thay mặt tập thể, trên văn bản phải ghi chữ viết tắt “TM.” trước tên cơ quan hoặc tập thể lãnh đạo. Trong một số trường hợp, cấp phó được phép ký thay theo sự ủy quyền hoặc theo lĩnh vực phụ trách. Việc ký phải thể hiện đúng thẩm quyền để bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản.

- Trường hợp ký thừa ủy quyền hoặc ký thừa lệnh, người đứng đầu có thể giao cho đơn vị trực thuộc ký thừa ủy quyền hoặc ký thừa lệnh đối với một số loại văn bản nhất định. Khi ký thừa ủy quyền phải ghi “TUQ.”, còn ký thừa lệnh phải ghi “TL.” trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan. Việc giao ký phải được quy định rõ bằng văn bản hoặc trong quy chế làm việc của cơ quan. Người được giao ký chỉ được thực hiện trong phạm vi đã được cho phép và không được tự ý ủy quyền lại cho người khác.

- Đối với văn bản giấy, người ký phải sử dụng bút mực xanh và không dùng các loại mực dễ phai để bảo đảm tính ổn định của văn bản. Với văn bản điện tử, người có thẩm quyền sẽ thực hiện ký số theo đúng vị trí và định dạng quy định. Chữ ký phải đi kèm đầy đủ chức vụ, họ tên của người ký và trình bày đúng thể thức hành chính. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung và giá trị pháp lý của văn bản do mình ký ban hành.

3.2. Hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai

Căn cứ điểm d và điểm đ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, dấu giáp lai được sử dụng đối với văn bản có từ hai tờ trở lên nhằm bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu. Khi thực hiện giáp lai, con dấu phải:

• Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản.
• Dấu cần trùm lên một phần của các tờ giấy để thể hiện sự liên kết giữa các trang.
• Việc đóng dấu giáp lai cụ thể do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định phù hợp với yêu cầu quản lý văn bản.

Theo điểm đ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, mỗi dấu giáp lai được đóng tối đa trên 05 tờ văn bản nhằm bảo đảm dấu hiển thị rõ ràng và dễ kiểm tra. Khi đóng dấu cần sử dụng mực đỏ, đóng ngay ngắn, đúng chiều để tránh lem mờ hoặc sai vị trí. Trường hợp văn bản có nhiều trang hơn quy định thì phải đóng thêm nhiều dấu giáp lai theo từng cụm trang. Cách đóng này giúp hạn chế việc thay đổi, thêm bớt nội dung trong quá trình lưu trữ và sử dụng văn bản.

3.3. Hướng dẫn cách đóng dấu treo

Căn cứ điểm a, c và điểm d khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, dấu treo thường được sử dụng đối với văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục. Đóng dấu treo phải tuân thủ quy định sau:

• Con dấu được đặt tại trang đầu của tài liệu và trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
•  Khi thực hiện đóng Người thực hiện phải đóng dấu đúng vị trí để không che khuất nội dung quan trọng của văn bản hoặc phụ lục đi kèm. 
• Dấu treo cần bảo đảm dấu rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và sử dụng mực đỏ theo quy định. 
• Dấu treo cụ thể do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định tùy theo tính chất và yêu cầu quản lý tài liệu.

Việc đóng dấu treo giúp xác định tài liệu thuộc cơ quan ban hành và có liên quan trực tiếp đến văn bản chính. Đây là cách thể hiện tính xác thực và mối liên hệ giữa các tài liệu trong cùng một hồ sơ. Đồng thời, dấu treo còn giúp thuận tiện cho việc quản lý, lưu trữ và kiểm tra văn bản trong quá trình sử dụng.

Trong thực tế, dấu treo thường được áp dụng cho bảng biểu, phụ lục, danh sách hoặc tài liệu gửi kèm nhằm tăng tính thống nhất của hồ sơ. Cách đóng dấu đúng quy định giúp văn bản thể hiện sự chuyên nghiệp, rõ ràng và bảo đảm giá trị quản lý hành chính.

Kết luận

Như vậy, việc ký tên, đóng dấu giáp lai và đóng dấu treo là những nội dung tưởng chừng đơn giản nhưng lại có ý nghĩa rất quan trọng trong quá trình ban hành và sử dụng văn bản, hồ sơ, hợp đồng hay tài liệu hành chính. Mỗi loại chữ ký và con dấu đều mang giá trị pháp lý riêng, giúp xác định trách nhiệm của cá nhân, tổ chức cũng như bảo đảm tính thống nhất, đầy đủ và xác thực của tài liệu. Trong thực tế, nhiều hồ sơ bị trả lại, chậm giải quyết hoặc phát sinh tranh chấp chỉ vì thực hiện sai cách ký tên, đóng dấu không đúng vị trí hoặc sử dụng nhầm giữa dấu giáp lai và dấu treo. Do đó, việc nắm rõ quy định mới nhất về cách ký tên, đóng dấu giáp lai và dấu treo sẽ giúp cá nhân, doanh nghiệp hạn chế sai sót trong quá trình làm việc, đặc biệt khi thực hiện các thủ tục với cơ quan nhà nước hoặc ký kết giấy tờ quan trọng với đối tác, khách hàng. Bên cạnh việc bảo đảm tính hợp lệ của văn bản, việc thực hiện đúng quy định còn thể hiện sự chuyên nghiệp, cẩn trọng và nâng cao tính minh bạch trong hoạt động quản lý, điều hành. 

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc gửi qua email  để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.