1. Khái niệm dấu giáp lai

Dấu giáp lai là một khái niệm phổ biến trong việc công chứng các văn bản pháp lý và tài liệu quan trọng. Tuy nhiên, hiện nay, trong các văn bản pháp luật hiện hành, không có định nghĩa cụ thể về dấu giáp lai. Dấu giáp lai thường được sử dụng như một biện pháp bảo mật để đảm bảo tính xác thực của các tài liệu có chứa thông tin quan trọng và ngăn chặn việc thay đổi nội dung hoặc sửa đổi tài liệu sai lệch.

Dấu giáp lai thường được đặt ở lề phải của các tài liệu gồm hai tờ trở lên. Cách đặt dấu giáp lai bao gồm việc đóng dấu ở mỗi tờ tài liệu sao cho một phần của dấu chồng lên nhau ở lề phải. Điều này tạo ra một dấu vết rõ ràng và đồng nhất trên tất cả các tờ, giúp bảo vệ tính xác thực của từng tờ và dễ dàng phát hiện bất kỳ sự thay đổi hay can thiệp nào vào tài liệu.

Mặc dù không có định nghĩa chính thức trong pháp luật, tuy nhiên, việc sử dụng dấu giáp lai vẫn được công nhận như một biện pháp bảo mật hữu ích trong việc xác thực và bảo vệ tính toàn vẹn của các tài liệu quan trọng.

2. Quy định về việc đóng dấu giáp lai

Theo quy định tại điểm d, điểm đ khoản 1 Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc sử dụng con dấu được quy định như sau:

- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy: Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, hoặc đóng dấu nổi trên văn bản giấy được thực hiện bởi người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo quy định.

- Đặc điểm của dấu giáp lai:

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản.
Dấu giáp lai được đóng trùm lên một phần các tờ giấy, nhằm tạo ra một dấu vết rõ ràng và đồng nhất trên tất cả các tờ.
Mỗi dấu giáp lai đóng tối đa trên 05 tờ văn bản, giúp bảo vệ tính xác thực và ngăn chặn sự thay đổi nội dung của các tài liệu.

Theo quy định của các văn bản pháp luật như Luật Công chứng 2014, Thông tư 01/2020/TT-BTP và Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc đóng dấu giáp lai là một yêu cầu quan trọng khi xử lý các văn bản công chứng, đặc biệt là khi văn bản có từ hai tờ trở lên. Dưới đây là các điểm cần lưu ý:

Đóng dấu giáp lai giữa các tờ: Điều 49 Luật Công chứng 2014 quy định rằng các văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ. Điều này nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản khi được lưu trữ và sử dụng sau này.
Đóng dấu giáp lai khi có chữ ký và lời chứng: Theo quy định tại Điều 13 Thông tư 01/2020/TT-BTP, trong trường hợp lời chứng được ghi tại tờ liền sau của trang có chữ ký, cần phải đóng dấu giáp lai giữa giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký và trang ghi lời chứng. Điều này giúp xác nhận tính hợp pháp của các thông tin và chữ ký trong văn bản.
Đóng dấu giáp lai cho bản sao có từ hai trang trở lên: Theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đối với bản sao có từ hai trang trở lên, cần phải ghi lời chứng vào trang cuối và đóng dấu giáp lai giữa các tờ. Điều này cũng nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và xác nhận tính chính xác của bản sao.

3. Trường hợp nào nên đóng dấu giáp lai?

Theo quy định của Điều 49 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng có từ hai trang trở lên phải được đánh số thứ tự từng trang và nếu có từ hai tờ trở lên, các tờ giấy này phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.

Đối với bản sao có từ 02 trang trở lên, lời chứng phải được ghi vào trang cuối cùng của bản sao. Nếu bản sao có từ 02 tờ trở lên, thì phải đóng dấu giáp lai giữa các tờ.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy. Mỗi dấu đóng tối đa 5 trang văn bản.

Từ những quy định trên, việc đóng dấu giáp lai là bước quan trọng để đảm bảo tính chân thực và khách quan của văn bản công chứng. Dấu giáp lai giúp ngăn chặn việc thay đổi nội dung của văn bản, đồng thời làm tăng tính pháp lý và sự tin cậy của tài liệu.

4. Cách đóng dấu giáp lai

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc sử dụng con dấu được quy định như sau:

Điều kiện về dấu đóng: Dấu đóng phải được thực hiện rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và sử dụng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

Vị trí đóng dấu lên chữ ký: Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Đóng dấu trên các văn bản kèm theo: Trên các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục, dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi: Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

- Quy định về dấu giáp lai:

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
Mỗi lần đóng dấu giáp lai tối đa trên 05 tờ văn bản.

Như vậy, việc đóng dấu giáp lai phải tuân thủ các quy định về vị trí, số lượng tờ giấy, cũng như điều kiện về tính chính xác và màu sắc của dấu.

5. Lưu ý khi đóng dấu giáp lai

Khi đóng dấu giáp lai trong quá trình xử lý văn bản công chứng, cần chú ý đến một số điểm sau đây để đảm bảo tính chính xác và pháp lý của các văn bản:

Xác định đúng vị trí đóng dấu: Đảm bảo rằng dấu giáp lai được đóng ở đúng vị trí quy định trong các văn bản pháp lý. Thường thì, dấu giáp lai sẽ được đóng ở góc trên bên phải của mỗi tờ giấy.
Chọn lựa dấu đóng giáp lai phù hợp: Sử dụng dấu đóng giáp lai có chất lượng tốt và đáp ứng các yêu cầu về hình dáng và nội dung quy định trong pháp luật.
Đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản: Trước khi đóng dấu giáp lai, kiểm tra kỹ lưỡng tính toàn vẹn của văn bản, đảm bảo không có trang nào bị thiếu sót hoặc bị thay đổi.
Tuân thủ quy định của pháp luật: Đảm bảo rằng quy trình đóng dấu giáp lai tuân thủ các quy định của pháp luật, bao gồm cả quy định về số lượng tờ cần đóng dấu và vị trí đóng dấu.
Ghi chú và đánh số trang: Trước khi đóng dấu giáp lai, có thể ghi chú hoặc đánh số trang để giúp dễ dàng quản lý và tra cứu văn bản sau này.
Lưu trữ và bảo quản cẩn thận: Sau khi đóng dấu giáp lai, đảm bảo văn bản được lưu trữ và bảo quản cẩn thận để tránh mất mát hoặc thiệt hại.

Trong quá trình xử lý văn bản công chứng, việc đóng dấu giáp lai là một phần quan trọng để đảm bảo tính chính xác và pháp lý của các văn bản. Việc này giúp xác định rõ ràng về tính toàn vẹn và nguồn gốc của văn bản, đồng thời tạo ra sự tin cậy và minh bạch trong giao dịch pháp lý. Để đảm bảo hiệu quả và tuân thủ các quy định của pháp luật, cần chú ý đến các điểm lưu ý khi đóng dấu giáp lai như xác định đúng vị trí, sử dụng dấu phù hợp, kiểm tra tính toàn vẹn và tuân thủ quy định pháp luật.

Quý khách xem thêm bài viết sau: Giấy xác nhận hạnh kiểm có phải dán ảnh và đóng dấu giáp lai không?

Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.