Và trong các trường hợp khác bên nào được quyền đóng dấu giáp lai? Tôi xin chân thành cảm ơn.

Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục tư vấn luật dân sự công ty Luật Minh khuê. 

Trả lời:

Chào bạn, Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

Cơ sở pháp lý:

Nghị định số 99/2016/NĐ-CP quy định về quản lý và sử dụng con dấu;

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư;

1. Định nghĩa dấu giáp lai là gì?

Dấu giáp lai là một trong các loại dấu quan trọng. Hiểu đơn giản thì nó là cách đóng dấu lên lề phải hoặc lề trái của văn bản. Người đóng dấu phải đảm bảo hình tròn của giáp lai được in lên bề mặt của những tờ giấy xếp trồng lên nhau.

Đóng giáp lai nhằm mục đích:

  • Tránh việc thay đổi tài liệu được trình hoặc nộp đơn khi có yêu cầu giao kết hợp đồng hay làm hồ sơ để nộp lên các cơ quan Nhà nước.
  • Đóng dấu giáp lai còn đảm bảo tính khách quan của tài liệu để tránh văn bản bị thay thế. Hoặc người nào đó cố tình làm sai lệnh thông tin kết quả mà các công ty/doanh nghiệp đăng ký trước đó.

Nhìn chung thì việc đóng dấu giáp lai đảm bảo sự khách quan và chuẩn xác cho các văn bản. Vì vậy, các nội dung trong văn bản và giấy tờ cũng hạn chế tối đa tình trạng bị thay đổi.

2. Các quy định đóng dấu giáp lai

Việc đóng dấu giáp lai mới nhất cần phải tuân theo đúng quy định tại Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Cụ thể như sau:

Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

Đó là quy định chung về việc đóng dấu giáp lai và những con dấu khác của doanh nghiệp. Vậy, đóng dấu giáp lai được thực hiện cụ thể như thế nào?

2.1. Về giá trị pháp lý của dấu giáp lai

Thường thì con dấu giáp lai sẽ được đóng ở bên lề trái hoặc lề phải của văn bản. Chúng được xếp chồng lên các mặt của đường xếp trồng trang giấy. Con dấu hợp lệ sẽ được đóng ở cạnh phải hay vị trí giữa của phụ lục tại một loại văn bản cụ thể nào đó. Theo các quy định của Pháp Luật, dấu giáp lai sử dụng để chứng thực độ chính xác và khách quan của văn bản. Qua đó tránh tình trạng làm giả hoặc thay thế các thông tin không chuẩn xác. Dấu giáp lai sẽ được đóng toàn bộ các tờ của văn bản.

 

Dấu giáp lai được đóng chồng lên trên đường thẳng giữa các trang văn bản

2.2. Về việc đóng dấu

Không phải người nào cũng biết cách đóng dấu giáp lai hợp đồng. Bởi vậy, dấu giáp lai phải đảm bảo điều kiện sau:

  • Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và được sử dụng đúng mực dấu quy định.
  • Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hay phụ lục văn bản, trùm lên 1 phần văn bản.
  • Không phải ai cũng biết cách đóng dấu giáp lai hợp đồng, theo đó, dấu giáp lai phải đảm bảo:
  • Tối đa mỗi dấu được đóng 5 trang văn bản.

Nếu như có nhiều trang không thể đóng dấu giáp lai 1 lần thì hãy chia ra. Các dấu giáp lai đều được đóng ở khoảng giữa mép phải của văn bản nối tiếp nhau. Đồng thời, con dấu phải đảm bảo khớp toàn bộ các trang lai với nhau và trùng với giáp lai của doanh nghiệp.

2.3. Về các văn bản, giấy tờ cần đóng dấu giáp lai

Theo Điều 20, Khoản 3, Điểm b của Nghị định 23/2015/NĐ-CP có nêu rõ văn bản cần đóng dấu giáp lai như sau:

“b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.”

Bên cạnh đó, văn bản cần được đóng dấu giáp lai cũng được quy định một cách chi tiết ở Điều 49 của Luật Công Chứng năm 2014 như sau:

“Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.”
Ngoài ra tại Khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV cũng có ghi rõ:

“2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.”

Qua những thông tin trên có thể hiểu dấu giáp lai được sử dụng để đóng cho những loại hợp đồng, giấy từ, văn bản có 2 mặt trở lên với loại bản in 1 mặt. Còn loại văn bản in 2 mặt phải đảm bảo có từ 3 trang trở lên.

3. Đối với hợp đồng thì bên nào thực hiện đóng dấu giáp lai?

Căn cứ Điều 8 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về các cơ quan, tổ chức được phép sử dụng con dấu không có hình quốc huy như sau:

Điều 8. Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình biểu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng

1. Cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban thường vụ Quốc hội (trừ các cơ quan quy định tại Điều 7 Nghị định này), Văn phòng Quốc hội, Kiểm toán nhà nước, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh.

2. Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của bộ, ngành trung ương tại địa phương.

3. Cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Tòa án nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương, Tòa án quân sự trung ương, Tòa án quân sự quân khu và tương đương, Tòa án quân sự khu vực.

4. Cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Viện kiểm sát nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương, Viện kiểm sát quân sự trung ương, Viện kiểm sát quân sự quân khu và tương đương, Viện kiểm sát quân sự khu vực.

5. Cơ quan điều tra của Công an nhân dân, cơ quan điều tra trong Quân đội nhân dân, cơ quan điều tra của Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

6. Cơ quan quản lý thi hành án hình sự thuộc Bộ Công an; cơ quan quản lý thi hành án hình sự thuộc Bộ Quốc phòng; trại giam, trại tạm giam thuộc Bộ Công an; trại giam, trại tạm giam thuộc Bộ Quốc phòng; trại giam thuộc quân khu; trại tạm giam cấp quân khu; trại tạm giam thuộc Công an cấp tỉnh; cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh; cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện; cơ quan thi hành án hình sự quân khu và tương đương.

7. Ban chỉ huy quân sự bộ, ngành trung ương; tổ chức chỉ huy quân sự cơ sở.

8. Văn phòng Hội đồng nhân dân cấp tỉnh

9. Cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện.

10. Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức tôn giáo, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ được cơ quan có thẩm quyền thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động.

11. Tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

12. Doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo các luật: Công chứng, luật sư, giám định tư pháp, kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán, hợp tác xã.

13. Tổ chức trực thuộc doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật.

14. Ủy ban bầu cử ở cấp tỉnh, Ủy ban bầu cử ở cấp huyện, Ủy ban bầu cử ở cấp xã; Ban bầu cử đại biểu Quốc hội, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp huyện, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp xã; Tổ bầu cử.

15. Tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động và được phép sử dụng con dấu theo quy định tại Điều 5 Nghị định này.

Như vậy, các bên mua bán hàng hóa là tổ chức kinh tế được phép sử dụng con dấu, bao gồm cả dấu giáp lai.

Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu đóng lên lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản gồm 2 tờ trở lên  để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. Việc đóng dấu giáp lai được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Thông thường khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng thì còn có dấu giáp lai của các bên ký kết nếu tất cả các bên đều là tổ chức có sử dụng con dấu. Đối với hợp đồng có nhiều trang mà không thể đóng dấu giáp lai 1 lần thì có thể chia ra, đóng dấu giáp lai trên các trang liên tiếp cho đến khi đã đóng dấu giáp lai lên hết các trang của hợp đồng đó và đảm bảo khi ráp các trang lại với nhau thì dấu giáp lai phải khớp với con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, dấu giáp lai không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Giá trị pháp lý của văn bản được khẳng định bởi con dấu đóng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền. Việc đóng dấu treo hay dấu giáp lai tùy thuộc vào tính chất văn bản, quy định của pháp luật cũng như nội bộ tổ chức đó. Do đó, trong một hợp đồng mua bán hàng hóa, bên nào cũng có quyền đóng dấu giáp lai, và việc một trong hai bên không đóng dấu giáp lai cũng không ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của hợp đồng.

Trên đây là ý kiến tư vấn của chúng tôi về câu hỏi của quý khách hàng. Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luật và thông tin do quý khách hàng cung cấp. Mục đích đưa ra nội dung tư vấn này là để các cá nhân, tổ chức tham khảo. Trường hợp trong nội dung tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong nội dung tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề hoặc/ và có sự vướng ngại, thắc mắc, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng.

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc gửi qua email:Tư vấn pháp luật dân sự miễn phí qua Email để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.                                  

Bộ phận tư vấn pháp luật dân sự - Công ty luật Minh KHuê