Quy định bắt buộc mặc áo đồng phục đối với nhân viên có đúng luật?

2. Hành vi của tôi chưa đến mức vi phạm hình sự nên sẽ được giao cho cơ quan chủ quản xử lý nhưng bảo vệ của công ty lại áp giải tôi ra ngoài đường, không cho vào công ty làm việc. Như vậy là đúng hay sai ? 

Mong luật sư giải đáp giúp tôi. Xin cảm ơn (Người gửi : Đức Việt)

Trả lời:

Việc đưa ra các quy định mặc trang phục công sở phải dựa vào văn bản quy phạm pháp luật do nhà nước ban hành. Tùy vào lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh mà các tổ chức, công ty có thể linh hoạt trong khâu lựa chọn trang phục. Đảm bảo trang phục vừa thể hiện văn hóa công sở, vừa phát huy được giá trị mà doanh nghiệp muốn hướng tới.

Quy định về trang phục công sở là hệ thống các luật lệ, nguyên tắc, quy định được ban lãnh đạo thống nhất và ban hành trong nội bộ. Nhằm định hướng về việc sử dụng trang phục phù hợp trong thời gian làm việc tại cơ quan, tổ chức. Bao gồm mục đích việc thực hiện, hướng dẫn cụ thể về các loại trang phục và thời gian chấp hành.

1. Người lao động có bắt buộc phải mặc áo đồng phục khi làm việc hay không?

Bộ luật lao động năm 2019 không có quy định bắt buộc người lao động phải mặc dồng phục khi làm việc, tuy nhiên nếu trong thỏa ước lao động tập thể, trong hợp đồng lao động và các văn bản có giá trị tương đương như phụ lục hợp đồng lao động, nội quy lao động... có quy định về việc này thì bạn cần phải tuân thủ theo, cụ thể :

Điều 15. Hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động là sự thoả thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả lương, điều kiện làm việc, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của người lao động

2. Người lao động có các nghĩa vụ sau đây:

a) Thực hiện hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể;

b) Chấp hành kỷ luật lao động, nội quy lao động, tuân theo sự điều hành hợp pháp của người sử dụng lao động;

c) Thực hiện các quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội và pháp luật về bảo hiểm y tế.

Ngược lại, nếu đơn vị bạn đang làm việc không có những văn bản  nêu trên hì việc yêu cầu bạn phải mặc đồng phục khi làm việc là chưa có cơ sở.

2. Hình thức xử lý kỷ luật lao động không mặc đồng phục?

Giả sử, công ty có một trong các giấy tờ nêu trên thì việc bạn không mặc đồng phục là hành vi vi phạm hợp đồng lao động hoặc nội quy của công ty, theo đó bạn sẽ bị xử lý kỷ luật lao động theo quy định trong nội quy công ty đã được đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, với trường hợp của bạn thì chưa đến mức xử lý kỷ luật theo hình thức tạm đình chỉ công tác, cụ thể:

Điều 129. Tạm đình chỉ công việc

1. Người sử dụng lao động có quyền tạm đình chỉ công việc của người lao động khi vụ việc vi phạm có những tình tiết phức tạp, nếu xét thấy để người lao động tiếp tục làm việc sẽ gây khó khăn cho việc xác minh. Việc tạm đình chỉ công việc của người lao động chỉ được thực hiện sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở.

2. Thời hạn tạm đình chỉ công việc không được quá 15 ngày, trường hợp đặc biệt cũng không được quá 90 ngày. Trong thời gian bị tạm đình chỉ công việc, người lao động được tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ công việc.

Hết thời hạn tạm đình chỉ công việc, người sử dụng lao động phải nhận người lao động trở lại làm việc.

3. Trường hợp người lao động bị xử lý kỷ luật lao động, người lao động cũng không phải trả lại số tiền lương đã tạm ứng.

4. Trường hợp người lao động không bị xử lý kỷ luật lao động thì được người sử dụng lao động trả đủ tiền lương cho thời gian bị tạm đình chỉ công việc.

3. Quy định về đồng phục nhân viên

Nhân viên từng cấp lại có những mẫu đồng phục khác nhau. Quy định đồng phục cho cấp nhân viên có thể tham khảo:

- Đồng phục công sở nam: Áo sơ mi (có thêm dấu hiệu phân biệt với trang phục của quản lý hoặc áo sơ mi khác màu áo quản lý nhưng vẫn có điểm chung), caravat (được cấp phát), quần tây (theo quy định), áo vest (tuỳ tính chất công việc và bản sắc doanh nghiệp).

- Đồng phục công sở nữ: Áo sơ mi (theo quy định, khác màu, khác kiểu áo của quản lý hoặc có thêm dấu hiệu phân biệt nhưng vẫn có điểm chung), nơ cổ/caravat (được cấp phát), váy/quần tây (theo quy định), áo vest (tuỳ tính chất công việc và bản sắc doanh nghiệp).

- Cán bộ/nhân viên nữ mang thai: Cán bộ/nhân viên nữ mang thai nên mặc đầm rộng rãi, chui đầu, có dây cột/dây tăng đưa có thể gia giảm khi bầu lớn lên. Đầm dài ngang gối hoặc qua gối để thoải mái với các tư thế ngồi nhưng vẫn đảm bảo lịch sự.

- Nhân viên thử việc/thực tập sinh: Nhân viên thử việc/thực tập sinh nên sử dụng đồng phục mang tính phổ thông nhưng lịch thiệp, dễ mua. Ví dụ: sơ mi trắng kết hợp quần tây/chân váy màu đen/xanh đen cơ bản. Quần tây dài qua mắt cá chân, chân váy dài ngang gối hoặc qua gối, không xòe.

- Nhân viên khối kỹ thuật, sản xuất: Có thể sử dụng áo thun đồng phục kết hợp với quần jean, quần tây, chân váy hoặc các loại đồng phục công nhân, đồng phục bảo hộ lao động phù hợp với từng ngành nghề.

Lưu ý:

- Ngày thứ 7, quản lý, nhân viên có thể mặc áo thun (được cấp phát), váy/quần tây, jean, kaki truyền thống. Quần và váy có màu sắc trang nhã, không rách xước phù hợp với môi trường làm việc.

- Với các doanh nghiệp có nhiều khối phòng ban từ văn phòng đến nhà máy, kho bãi… cần lên cụ thể các bản đồng phục công sở, nhà máy… để dễ dàng theo dõi và thực hiện.

Loại trang phục sử dụng cho đồng phục công sở, công ty

Đồng phục công ty nói chung và công sở nói riêng gồm có trang phục kết hợp với phụ kiện. Mỗi loại đều có quy định riêng:

+ Quy định về loại trang phục sử dụng: Quy định cụ thể về loại đồng phục sử dụng tại công sở, nhà máy, khi gặp khách hàng như áo vest, áo sơ mi, quần tây/chân váy. Màu sắc, kiểu dáng, chất liệu đều phải theo quy định, không cách điệu hay sửa đổi mẫu mã.

+  Các loại phụ kiện đi kèm đồng phục: Các phụ kiện đi kèm như nơ, khăn, cài áo, thắt lưng, giày, caravat, thẻ tên, huy hiệu… đều phải theo tiêu chuẩn chung. Ví dụ như:

- Giày: Nam mang giày tây, không cách điệu, màu đen hoặc nâu. Nữ mang giày cao gót, bít mũi, kín gót, cao 2 – 7cm, màu đen hoặc nâu.

+ Tất/vớ: Nam đi tất/vớ dài qua mắt cá chân, màu đen, nâu đen, xanh đen hoặc xám. Nữ đi tất/vớ da qua mép váy, trơn, màu da.

+ Thẻ tên: Được doanh nghiệp cấp phát, sử dụng vỏ thẻ theo quy định và phải đeo trong giờ làm việc, đúng tên của mình. Thẻ cần được đeo trước ngực một cách ngay ngắn, quay mặt ra ngoài, không bị bất cứ vật gì trên trang phục che khuất.

+ Huy hiệu: Chứa logo của doanh nghiệp trong từng thời kỳ và phải được đeo bên ngực trái.

- Quy định về phụ kiện khác: Yêu cầu cụ thể về các phụ kiện khác như túi xách, đồng hồ, trang sức… phù hợp với môi trường làm việc như công sở, nhà máy, xưởng, gặp gỡ khách hàng…

4. Quy định thời gian thực hiện đồng phục

Ngoài việc quy định loại trang phục làm đồng phục thì doanh nghiệp còn phải quy định những khoảng thời gian thực hiện loại trang phục đó. Quy định cần phải nêu rõ:

- Thời gian bắt đầu thực hiện đồng phục quy định: Quy định cụ thể việc thực hiện đồng phục từ ngày tháng năm nào để nhân viên nắm rõ và làm theo. Nên lưu ý về việc không sử dụng các mẫu đồng phục cũ để tránh sự thiếu đồng bộ và chuyên nghiệp.

- Thời gian thực hiện đồng phục trong tuần: Cần quy định rõ ràng về thời gian thực hiện mặc đồng phục trong tuần Ví dụ: mặc tất cả các ngày trong tuần hay chỉ một số ngày nhất định như các ngày chẵn, các ngày lẻ, chỉ thứ 2… Tần suất mặc đồng phục  nên căn cứ vào sự cần thiết, ý nghĩa và nhu cầu thực tế.

- Quy định về đồng phục trong những ngày đặc biệt: Trong các các dịp lễ, sự kiện team building của công ty cũng cần có những quy định đồng phục phù hợp. Những ngày ý nghĩa đặc biệt nên được ghi dấu với những bộ đồng phục sang trọng, lịch sự. Ví dụ như mặc áo dài hay khoác thêm áo vest…

Đối với đồng phục nói chung, chất lượng luôn là yếu tố hàng đầu được các doanh nghiệp quan tâm. Đồng phục là bộ mặt thương hiệu của doanh nghiệp, mang đến vẻ đẹp và tự tin cho người mặc.

Doanh nghiệp nên căn cứ vào độ bền của đồng phục để có quy định cấp phát đồng phục công ty trong năm phù hợp. Nên quy định cụ thể về chất lượng đồng phục như sạch sẽ, gọn gàng, không nhăn nhúm, bạc màu, cũ nát, sứt chỉ… để đảm bảo hình ảnh thương hiệu.

5. Mức kỷ luật khi vi phạm quy định đồng phục công ty

Cùng với những quy định về loại đồng phục, thời gian mặc, chất lượng đồng phục, doanh nghiệp cũng cần quy định về hình thức xử phạt, kỷ luật một cách rõ ràng với các mức khác nhau khi cán bộ/nhân viên vi phạm quy định.

Ví dụ: Vi phạm lần 1 nhắc nhở, lần thứ 2 cảnh cáo, lần thứ 3 phạt tiền…

Những quy định về hình thức xử lý vi phạm sẽ đảm bảo việc thực hiện nghiêm túc giữa các thành viên trong công ty. Dù người mắc lỗi giữ chức vụ cao hay thấp cũng đều sẽ bị xử phạt ngang nhau.

Chủ doanh nghiệp, các HR phải giúp nhân viên hiểu được ý nghĩa của đồng phục công ty cũng như việc tại sao phải mặc đồng phục công ty. Như vậy thì việc lên quy định mặc đồng phục trong công ty sẽ được hưởng ứng và tuân thủ nghiêm ngặt, có trách nhiệm hơn của mỗi cá nhân.

Quy định cấp phát đồng phục công ty sẽ đi kèm theo quy định đồng phục công ty hoặc có văn bản riêng biệt cho các đối tượng cụ thể (thường là công ty có nhiều đối tượng nhân viên với những loại đồng phục khác nhau).

Quy định cấp phát thường áp dụng gồm:

+ Đối tượng cấp phát: Đối tượng cụ thể của việc cấp phát. VD: quản lý, nhân viên bán hàng, nhân viên giám sát, công nhân…

+ Tiêu chuẩn cấp phát: Thời gian cấp phát hàng năm, số lần cấp phát hàng năm, loại đồng phục cấp phát và số lượng đồng phục cấp phát cho từng đối tượng. VD: nhân viên được cấp 1 bộ lễ phục; đồng phục nhân viên bán hàng là 2 bộ/người trong vòng 6 tháng sẽ phát mới 1 lần…

Bạn có thể tham khảo ý kiến và sự bảo vệ của tổ chức công đoàn cơ sở để được giải quyết mâu thuẫn với công ty.

Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật lao động trực tuyến qua tổng đài điện thoại, gọi ngay số: 1900.6162 để được giải đáp. Trân trọng cảm ơn!