1. Bổ sung nội dung của nội quy lao động

Ngoài các nội dung mà nội quy lao động phải có theo Bộ luật Lao động năm 2012, Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019 còn bổ sung trong nội quy lao động phải có thêm các nội dung: i) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc; ii) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động; iii) Trách nhiệm vật chất; và iv) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Việc bổ sung này phù hợp và thống nhất với các quy định khác tương ứng trong Bộ luật, góp phần tăng cường quyền quản lý lao động của người sử dụng lao động trong việc thiết lập và duy trì trật tự, nề nếp trong đơn vị, làm căn cứ để xử lý kỷ luật lao động trong các đơn vị nhất là doanh nghiệp.

 

2. Bổ sung quy định về cơ quan đăng ký nội quy lao động

Theo Bộ luật Lao động năm 2012, cơ quan có thẩm quyền đăng ký nội quy lao động là cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh, tức là cơ quan chuyên môn vê lao động thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Sở Lao động - Thương binh và Xã hội). Ngoài kế thừa quy định này, Bộ luật Lao động năm 2019 còn bổ sung cơ quan đăng ký nội quy lao động còn là cơ quan chuyên môn về lao động thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện, tức là Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội khi được Sở Lao động - Thương binh và Xã hội ủy quyền. Cụ thể: Căn cứ điều kiện cụ thể, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc đăng ký nội quy lao động” (khoản 5 Điều 119). Như vậy, đây là một quy định linh hoạt, đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp ở các tỉnh/thành phố lớn.

 

3. Những nội dung trong nội quy lao động là?

Nội quy lao động là một văn bản do người sử dụng lao động ban hành ra nhằm tạo ra và duy trì kỷ luật trong lao động của đơn vị và nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của quá trình sản xuất, kinh doanh. Nội quy lao động cũng là cơ sở để xử lý kỷ luật đối với người lao động có hành vi vi phạm. Theo quy định tại khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định về nội quy lao động sẽ bao gồm những nội dung cụ thể. Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động sẽ gồm những nội dung cụ thể chủ yếu sau:

- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định về thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;

- Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;

- An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;

- Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động sẽ quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định. Người sử dụng lao đông quy định về phòng, chống quấy rối tình dụng trong nội quy lao động hoặc bằng phụ lục ban hành kèm theo nội quy lao động sẽ bao gồm các nội dung cơ bản sau đây: nghiêm cấm hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc; Quy định chi tiết, cụ thể về các hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc phù hợp với tính chất, đặc điểm của công việc và nơi làm việc; trách nhiệm, thời hạn, trình tự, thủ tục xử lý nội bộ đối với hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc, bao gồm cả trách nhiệm, thời hạn, trình tự, thủ tục khiếu nại, tố cáo, giải quyết khiếu nại, tố cáo và các quy định khác có liên quan; hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với người thực hiện hành vi quấy rối tình dục hoặc người tố cáo sai sự thật tương ứng với tính chất, mức độ của hành vi vi phạm; bồi thường thiệt hại cho nạn nhân và các biện pháp khắc phục hậu quả. Các quy định của người sử dụng lao động về khiếu nại, tố cáo về quấy rối tình dục và xử lý đối với hành vi quấy rối tình dục phải bảo đảm các nguyên tắc: nhanh chóng, kịp thời; bảo vệ bí mật, danh dự, uy tín, nhân phẩm, an toàn cho nạn nhân bị quấy rối tình dục, người khiếu nại, tố cáo và người bị khiếu nại, tố cáo;

- Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;

- Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật. Khi gặp khó khăn đột xuất do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, áp dụng biện pháp ngăn ngừa, khắc phục tai nạn giao thông, bệnh nghề nghiệp, sự cố điện, nước hoặc do nhu cầu sản xuất, kinh doanh thì người sử dụng lao động được quyền tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng nhưng không được quá 60 ngày làm việc cộng dồn trong 1 năm; trường hợp chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động quá 60 ngày làm việc cộng dồn trong 01 năm thì chỉ được thực hiện khi người lao động đồng ý bằng văn bản. Người sử dụng lao động quy định cụ thể trong nội quy lao động những trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh mà người sử dụng lao động được tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động.

- Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động quy định cụ thể các hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với các hành vi vi phạm;

- Trách nhiệm vật chất quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hai do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hai tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;

- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động theo quy định hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động. Người giao kết hợp đồng lao động bên phía sử dụng lao động là người thuộc trong các trường hợp sau đây: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật; Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật; Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật; Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động. 

Người sử dụng lao động có thể căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị để soạn thảo nội quy lao động theo các quy định của pháp luật lao động. Người sử dụng lao động cũng có thể lấy ý kiến soạn thảo của Ban chấp hành công đoàn hoặc đại diện của người lao động. Sau khi đã soạn thảo xong nội quy lao động thì người sử dụng lao động ký quyết định công bố nội quy lao động và thông báo công khai trong đơn vị và nếu đơn vị có trên 10 lao động thì cần thực hiện đăng ký nội quy lao động tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.  Theo quy định tại khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động năm 2019 thì người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh. Do đó, khi sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động. 

 

4. Thủ tục đăng ký nội quy lao động

Thủ tục đăng ký nội quy lao động được quy định tại Điều 119 Bộ luật lao động năm 2019 như sau:

- Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động thì người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

+ Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

+ Nội quy lao động;

+ Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;

+ Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

- Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại. 

Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh. Căn cứ vào điều kiện cụ thể thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc đăng ký nội quy lao động theo quy định. 

 

5. Trường hợp không đăng ký nội quy lao động thì sẽ bị xử lý như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định về mức phạt hành chính khi không đăng ký nội dung lao động. Người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi cụ thể sau đây:

- Thứ nhất, người sử dụng lao động không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;

- Thứ hai, khi người sử dụng lao động không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật;

- Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động;

- Thứ ba, người sử dụng lao động sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;

- Thứ tư là khi người sử dụng lao động xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự; thủ tục; thời hiệu theo quy định của pháp luật;

- Thứ năm là người sử dụng lao động tạm thời đình chỉ công việc quá thời hạn quy định của pháp luật;

- Thứ sáu là trước khi đình chỉ công việc của người lao động thì người sử dụng lao động không tham gia ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động bị xem xét tạm đình chỉ công việc làm thành viên.

Như vậy, khi người sử dụng lao động không đăng ký nội quy lao động thì sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân vi phạm; nếu tổ chức có hành vi vi phạm tương tự thì phạt gấp đôi. 

 

6. Quy định mới về nội quy lao động và đăng ký nội quy lao động

6.1. Quy định mới về nội quy lao động

Nhằm tránh trường hợp vì mục đích lợi nhuận của bản thân mà người sử dụng lao động lạm quyền, đặt ra các quy định khắt khe đối với người lao động, để xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động; pháp luật đã quy định cụ thể người sử dụng lao động khi ban hành nội quy lao động phải tuân theo các quy định về nội dung nội quy lao động. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động nếu như sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải được lập thành văn bản. Nội dung trong nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động sẽ bao gồm các nội dung chủ yếu theo đúng quy định của pháp luật. Quy định hiện hành bổ sung thêm vào trong nội quy lao động các nội dung sau:

- Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thỉ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

- Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;

- Trách nhiệm vật chất;

- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật.

Việc bổ sung các nội dung trên vào trong nội quy lao động là hoàn toàn phù hợp với các quy định khác tương ứng với quy định của pháp luật hiện hành, nhằm góp phần tăng cường quản lý lao động của người sử dụng lao động trong việc thiết lập và duy trì trật tự, nề nếp trong đơn vị tổ chức, làm căn cứ để xử lý kỷ luật lao động trong các đơn vị nhất là trong doanh nghiệp. Để ngăn ngừa lạm dụng quyền của người sử dụng lao động để làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động thì pháp luật lao động có quy định những trình tự, thủ tục mà người sử dụng lao động phải tuân thủ chấp hành khi ban hành nội quy lao động. Trước khi ban hành nội quy lao động theo quy định tại Bộ luật lao động năm 2012 thì người sử dụng lao động chỉ phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động tại cơ sở. Và đơn vị cơ sở sẽ thành lập một tổ chức đại diện tập thể lao động và phải lấy ý kiến tham khảo của tổ chức này trước khi ban hành nội quy lao động. Nhưng theo quy định hiện hành thì để đảm bảo cho việc ban hành nội quy lao động đúng với quy định của pháp luật thì người sử dụng lao động phải có trách nhiệm thông báo nội quy lao động đến người lao động bằng cách niêm yết các nội dung chính của nội quy lao động ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc để người lao động nắm được nội dung của nội quy lao động và lựa chọn cách xử lý phù hợp. Đây là quy định có yếu tố quan trọng vì tổ chức đại diện tập thể lao động là tổ chức bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, là tiếng nói của người lao động. 

 

6.2. Quy định mới về đăng ký nội quy lao động

Theo quy định của Bộ luật lao động năm 2019 thì người sử dụng lao động phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động ở cấp tỉnh trong thời hạn quy định. Và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh. Theo quy định tại Bộ luật Lao động năm 2012, cơ quan có thẩm quyền đăng ký nội quy lao động là cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh, tức là cơ quan chuyên môn về lao động Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Sở Lao động - Thương binh và Xã hội). Và quy định pháp luật hiện hành thì tại Bộ luật lao động năm 2019 còn bổ sung thêm cơ quan đăng ký nội quy lao động là cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, hay chính là Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội khi được Sở Lao động - Thương binh và Xã hội ủy quyền. Căn cứ vào điều kiện cụ thể thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc đăng ký nội quy lao động. Đây là một quy định đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp và đảm bảo được các nhu cầu, tiêu chuẩn đúng với quy định của pháp luật. 

Mọi vướng mắc pháp lý trong lĩnh vực lao động hiện nay về xây dựng nội quy lao động, đăng ký nội quy lao động, thời gian làm việc và nghỉ ngơi Hãy gọi ngay: 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài. Đội ngũ luật sư lao động giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và giải đáp mọi vướng mắc của quý khách hàng một cách nhanh chóng, tận tâm và chuyên nghiệp nhất. Rất mong nhận được sự hợp tác! Trân trọng./.