1. Tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử?

Theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP về việc lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử, có một số điều cần chú ý và tuân theo để đảm bảo tính hiệu quả và an toàn của quá trình này.

- Đầu tiên, theo quy định, chứng từ kế toán và sổ kế toán của các đơn vị kế toán nên được in ra giấy trước khi chuyển sang lưu trữ trên phương tiện điện tử. Tuy nhiên, đơn vị có quyền lựa chọn lưu trữ trực tiếp trên phương tiện điện tử mà không cần in ra giấy, nhưng điều này phải được thực hiện đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và khả năng tra cứu trong thời hạn lưu trữ.

- Đặc biệt, đối với các đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước (trừ đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp), nếu quyết định lưu trữ trên phương tiện điện tử, họ vẫn cần thực hiện việc in sổ kế toán tổng hợp ra giấy và ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) để đảm bảo tuân thủ quy định. Việc in giấy chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết và các tài liệu kế toán khác là trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của đơn vị.

- Còn đối với các đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp, họ phải thực hiện theo hướng dẫn cụ thể của Bộ trưởng Bộ Tài chính để đảm bảo tuân thủ quy định và tính đồng nhất trong quá trình lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử.

- Khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu thông tin để phục vụ quá trình kiểm tra, thanh tra, giám sát, và kiểm toán theo quy định, đơn vị kế toán không chỉ có trách nhiệm đáp ứng mà còn có cơ hội tạo ra quy trình linh hoạt và chất lượng trong việc cung cấp thông tin này.

- Theo đó, đơn vị kế toán không chỉ phải in ra giấy các tài liệu kế toán đã lưu trữ trên phương tiện điện tử mà còn cần chú trọng vào việc ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật hoặc kế toán trưởng (phụ trách kế toán). Quy trình này không chỉ đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin mà còn tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm của đơn vị.

- Hơn nữa, việc đóng dấu (nếu có) trên các tài liệu là một biện pháp bảo mật quan trọng, góp phần khẳng định tính chính thức và không thể thay đổi của thông tin. Điều này không chỉ tăng cường sự tin tưởng từ phía cơ quan có thẩm quyền mà còn giữ cho quá trình cung cấp thông tin diễn ra một cách mạch lạc và minh bạch.

 

2. Tài liệu kế toán thế nào thì phải lưu trữ?

Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì trong quá trình lưu trữ tài liệu kế toán, đối với việc đảm bảo tính minh bạch và chuẩn xác, các loại tài liệu quan trọng cần được chú trọng và bảo quản một cách cẩn thận. 

- Chứng từ kế toán: Đây là những bằng chứng cụ thể và chi tiết về mọi giao dịch tài chính của đơn vị. Chứng từ này giữ vai trò quan trọng trong việc chứng minh sự hợp lý và chính xác của các giao dịch kế toán.

- Sổ kế toán chi tiết ghi chép chi tiết từng khoản thu, chi, và các biến động tài khoản. Trong khi đó, sổ kế toán tổng hợp thể hiện sự tổng hợp và tổng kết của toàn bộ hoạt động kế toán. Cả hai loại sổ này đều quan trọng để theo dõi và đánh giá hiệu suất tài chính của đơn vị.

- Báo cáo tài chính là tài liệu quan trọng cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nó bao gồm các chỉ số và thông tin quan trọng như bảng cân đối kế toán, bảng lưu chuyển tiền, và báo cáo lợi nhuận. Bảo quản đầy đủ và chính xác báo cáo này giúp đơn vị nắm bắt được hình ảnh toàn diện về tài chính của mình.

​- Đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực ngân sách, việc bảo quản báo cáo quyết toán ngân sách và báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là công cụ quan trọng để đánh giá hiệu suất quản lý tài chính và nguồn lực.

- Trong danh sách các tài liệu liên quan đến lĩnh vực kế toán, không chỉ giới hạn ở những văn bản cơ bản, mà còn bao gồm các tài liệu chi tiết và đa dạng để đảm bảo sự đầy đủ và chính xác trong quá trình quản lý tài chính.

​+ Hợp đồng là hệ thống quy định và cam kết giữa các bên liên quan. Bảo quản các loại hợp đồng không chỉ hỗ trợ quá trình kiểm soát tài chính mà còn cung cấp thông tin về các cam kết và trách nhiệm của đơn vị đối với các đối tác kinh doanh.

​+ Báo cáo kế toán quản trị là nguồn thông tin quý báu cho quản lý doanh nghiệp, cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu suất và khả năng tạo ra giá trị của công ty. Bảo quản chúng đảm bảo rằng quyết định chiến lược được đưa ra dựa trên thông tin chính xác và chi tiết.

​+ Các hồ sơ và báo cáo quyết toán dự án không chỉ là bản ghi về quy trình thực hiện mà còn là tài liệu chứng minh về sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong quản lý nguồn lực. Các dự án quan trọng quốc gia yêu cầu sự minh bạch và chính xác để đảm bảo sự đồng bộ và tuân thủ với chuẩn mực.

​+ Bảo quản báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản là quan trọng để chứng minh sự an toàn và độ tin cậy của tài sản của đơn vị. Điều này không chỉ là yêu cầu về mặt pháp lý mà còn giúp tăng cường quản lý tài sản và ngăn chặn rủi ro liên quan đến quản lý tài sản.

+ ​Bảo quản các tài liệu này không chỉ giúp đơn vị đáp ứng các yêu cầu của cơ quan kiểm tra mà còn là công cụ quan trọng để tự giám sát và đánh giá năng lực và tính minh bạch của quá trình quản lý tài chính.

​+ Các biên bản và quyết định này ghi chép và chứng minh những quyết định quan trọng về tài chính của doanh nghiệp. Bảo quản chúng không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cơ sở để theo dõi và đánh giá hiệu suất quản lý tài chính.

​+ Việc bảo quản tài liệu liên quan đến các quyết định lớn như giải thể hay hợp nhất không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp theo dõi và đánh giá kết quả của những quyết định chiến lược.

​+ Bảo quản các tài liệu này giúp theo dõi và đánh giá quy trình quản lý nguồn lực, đồng thời cung cấp thông tin quan trọng cho quyết định chiến lược và tài chính tương lai.

​+ Việc bảo quản tài liệu liên quan đến nghĩa vụ pháp lý và tài chính giúp đơn vị đảm bảo tuân thủ và tránh rủi ro liên quan đến các vấn đề thuế và phí.

 

3. Tài liệu kế toán phải được lưu trứ vĩnh viễn là loại nào?

Theo Điều 14 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, quy định về việc lưu trữ tài liệu kế toán vĩnh viễn, đặt ra những tiêu chí cụ thể và quan trọng để bảo vệ thông tin quan trọng và có ý nghĩa lớn trong lĩnh vực kế toán, đặc biệt là đối với đơn vị kế toán hoạt động trong lĩnh vực kế toán nhà nước.

- Bảo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước: Đây là tài liệu chứng minh về việc quản lý và sử dụng nguồn lực ngân sách quốc gia, được Quốc hội phê chuẩn. Việc lưu trữ vĩnh viễn giúp bảo tồn thông tin quan trọng và lịch sử về quản lý ngân sách quốc gia.

- Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia: Những tài liệu này đánh dấu những thành tựu lớn và quan trọng trong quá trình triển khai dự án, được xác định là thuộc nhóm A. Việc lưu trữ vĩnh viễn giữ cho thông tin này khả dụng để đánh giá và học hỏi từ các dự án quan trọng.

- Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng: Đây là một phần quan trọng của việc lưu trữ vĩnh viễn, nơi chứa đựng những thông tin đặc biệt và có ý nghĩa to lớn về mặt kinh tế, an ninh, và quốc phòng. Sự quyết định về việc xác định tính chất sử liệu và ý nghĩa quan trọng được thực hiện bởi người đại diện theo pháp luật, ngành, hoặc địa phương.

Trong hoạt động kinh doanh, việc lưu trữ tài liệu kế toán vĩnh viễn không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là một chiến lược quan trọng để bảo tồn thông tin quan trọng về kinh tế, an ninh, và quốc phòng. Những tài liệu này không chỉ đơn thuần là bản ghi các sự kiện tài chính mà còn mang tính sử liệu và có ý nghĩa lâu dài đối với phát triển của tổ chức.

Người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm xác định quyết định về việc lưu trữ vĩnh viễn dựa trên tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của từng tài liệu. Quá trình này không chỉ đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về nội dung tài liệu mà còn đòi hỏi khả năng đánh giá chiến lược và sự nhạy bén trong việc định rõ giá trị lịch sử và tương lai của thông tin. Mỗi trường hợp cụ thể đều đòi hỏi một quyết định cẩn thận, và việc giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác để lưu trữ có thể thể hiện sự phân công chính xác và chuyên nghiệp. Sự đa dạng trong hình thức lưu trữ, từ bản gốc đến các hình thức khác, phản ánh tầm quan trọng của tài liệu và sự đa chiều trong quyết định về bảo quản.

Quy định thời hạn lưu trữ vĩnh viễn không chỉ là việc xác định một kỳ hạn cụ thể mà còn là sự chăm sóc đặc biệt đối với bảo tồn thông tin quan trọng. Thay vì chỉ đơn giản là thời gian lưu trữ trên 10 năm, việc này đặt ra một tiêu chí chi tiết, yêu cầu đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên. Sự đặc biệt này không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn phản ánh tầm quan trọng của thông tin kế toán. Quyết định giữ tài liệu vĩnh viễn cho đến khi chúng bị hủy hoại tự nhiên thể hiện tầm quan trọng của việc giữ gìn và bảo tồn thông tin trong tình hình không lường trước được.

Ngoài ra, có thể tham khảo: Lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử thì cần in ra giấy không. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.