Mục lục bài viết

1. Quy định pháp luật hiện hành về giới hạn thời gian làm thêm giờ

Làm thêm giờ là khoảng thời gian người lao động làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường theo quy định của pháp luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy lao động của doanh nghiệp. Căn cứ pháp lý chủ yếu điều chỉnh vấn đề này gồm Bộ luật Lao động năm 2019, Nghị định số 145/2020/NĐ-CP và các quy định xử phạt tại Nghị định số 12/2022/NĐ-CP.

Theo Điều 107 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động chỉ được tổ chức làm thêm giờ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

  • Có sự đồng ý của người lao động, trừ các trường hợp đặc biệt theo Điều 108 Bộ luật Lao động.
  • Bảo đảm không vượt quá giới hạn số giờ làm thêm theo ngày, tháng và năm do pháp luật quy định.
  • Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ trả lương làm thêm giờ và các chế độ liên quan.

Một trong những nguyên tắc quan trọng nhất là tính tự nguyện của người lao động. Doanh nghiệp không được tự ý yêu cầu hoặc ép buộc người lao động làm thêm giờ nếu chưa có sự đồng ý hợp pháp. Để bảo đảm tính minh bạch, Nghị định số 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn doanh nghiệp lập văn bản thỏa thuận làm thêm giờ theo Mẫu số 01/PLIV nhằm làm căn cứ quản lý và giải quyết tranh chấp nếu phát sinh.

Bên cạnh đó, thời giờ làm việc bình thường theo quy định hiện hành không quá 08 giờ trong một ngày và không quá 48 giờ trong một tuần. Nếu doanh nghiệp quy định thời giờ làm việc thấp hơn mức này thì mọi khoảng thời gian vượt quá thời giờ làm việc bình thường đã thỏa thuận vẫn được xác định là làm thêm giờ và phải được thanh toán theo đúng quy định.

Việc giới hạn thời gian làm thêm không chỉ nhằm bảo đảm quyền nghỉ ngơi của người lao động mà còn góp phần phòng ngừa tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và duy trì sức khỏe lâu dài của lực lượng lao động.

 

2. Cách tính giới hạn số giờ làm thêm trong ngày, tháng và năm

Pháp luật lao động Việt Nam áp dụng cơ chế kiểm soát thời gian làm thêm theo ba cấp độ gồm ngày, tháng và năm nhằm hạn chế tình trạng làm việc quá sức.

Đối với giới hạn theo ngày, quy định được áp dụng tùy theo phương thức tổ chức thời giờ làm việc của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp áp dụng thời giờ làm việc theo ngày thì số giờ làm thêm không được vượt quá 50% số giờ làm việc bình thường trong ngày. Chẳng hạn, nếu người lao động làm việc 08 giờ/ngày thì chỉ được làm thêm tối đa 04 giờ, nâng tổng thời gian làm việc trong ngày lên không quá 12 giờ.

Nếu doanh nghiệp bố trí thời giờ làm việc theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm trong một ngày cũng không được vượt quá 12 giờ.

Đối với trường hợp làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần hoặc ngày nghỉ lễ, Tết thì tổng thời gian làm việc trong ngày vẫn phải bảo đảm không quá 12 giờ.

Về giới hạn theo tháng, tổng số giờ làm thêm của người lao động không được vượt quá 40 giờ trong một tháng. Đây là mức giới hạn được Bộ luật Lao động năm 2019 điều chỉnh tăng từ 30 giờ theo quy định trước đây nhằm tạo điều kiện cho doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu sản xuất trong những giai đoạn cao điểm, đồng thời vẫn duy trì giới hạn nhằm bảo vệ sức khỏe người lao động.

Đối với giới hạn theo năm, pháp luật chia thành hai mức khác nhau.

Mức thông thường là không quá 200 giờ trong một năm và được áp dụng đối với đa số doanh nghiệp.

Trong một số ngành, nghề hoặc công việc đặc thù theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp được sử dụng người lao động làm thêm từ trên 200 giờ đến tối đa 300 giờ trong một năm. Tuy nhiên, việc áp dụng mức này phải đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật và thực hiện nghĩa vụ thông báo đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động theo đúng trình tự quy định.

Doanh nghiệp cần theo dõi chính xác số giờ làm thêm của từng người lao động theo từng ngày, từng tháng và từng năm. Việc để người lao động vượt quá bất kỳ giới hạn nào đều có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, kể cả khi người lao động tự nguyện đồng ý làm thêm.

 

3. Các trường hợp được phép làm thêm giờ vượt quá quy định

Mặc dù pháp luật đặt ra giới hạn chặt chẽ về thời gian làm thêm giờ, Bộ luật Lao động năm 2019 vẫn cho phép áp dụng mức làm thêm cao hơn trong một số trường hợp nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất, kinh doanh hoặc xử lý các tình huống đặc biệt. Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ được thực hiện khi đáp ứng đầy đủ điều kiện luật định.

Trường hợp thứ nhất là doanh nghiệp được sử dụng người lao động làm thêm đến tối đa 300 giờ trong một năm.

Theo Điều 107 Bộ luật Lao động năm 2019 và Điều 61 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, mức giới hạn này chỉ áp dụng đối với một số ngành, nghề, công việc đặc thù như:

  • Sản xuất, gia công hàng dệt, may, da giày.
  • Sản xuất, lắp ráp điện, điện tử.
  • Chế biến nông sản, lâm sản, thủy sản, diêm nghiệp.
  • Sản xuất, cung cấp điện, viễn thông, cấp nước, thoát nước.
  • Lọc dầu.
  • Dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh.
  • Giáo dục, đào tạo nghề.
  • Công việc đòi hỏi lao động có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao mà thị trường lao động chưa đáp ứng kịp thời.
  • Các doanh nghiệp thực hiện thời giờ làm việc bình thường không quá 44 giờ trong một tuần đối với công việc trực tiếp sản xuất, kinh doanh.
  • Một số công việc cấp bách phát sinh không thể trì hoãn theo quy định của pháp luật.

Khi tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong năm, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo Mẫu số 02/PLIV ban hành kèm Nghị định số 145/2020/NĐ-CP. Thời hạn thông báo chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày bắt đầu tổ chức làm thêm trên 200 giờ.

Ngoài trường hợp nêu trên, Điều 108 Bộ luật Lao động năm 2019 còn quy định một số tình huống đặc biệt mà người sử dụng lao động có quyền huy động người lao động làm thêm giờ vượt giới hạn thông thường.

Các trường hợp này bao gồm:

  • Thực hiện lệnh động viên hoặc huy động nhằm bảo đảm nhiệm vụ quốc phòng, an ninh trong tình trạng khẩn cấp.
  • Thực hiện công việc nhằm bảo vệ tính mạng con người, tài sản của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi xảy ra thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm hoặc thảm họa.

Trong những trường hợp này, người lao động về nguyên tắc không được từ chối làm thêm giờ. Tuy nhiên, nếu việc tiếp tục làm việc có nguy cơ trực tiếp ảnh hưởng đến tính mạng hoặc sức khỏe theo quy định về an toàn, vệ sinh lao động thì người lao động vẫn có quyền từ chối để bảo vệ bản thân.

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa trường hợp được phép làm thêm đến 300 giờ trong năm với trường hợp làm thêm do tình huống khẩn cấp theo Điều 108. Đây là hai cơ chế pháp lý hoàn toàn khác nhau về điều kiện áp dụng, trình tự thực hiện và quyền của người lao động.

 

4. Quyền lợi của người lao động khi làm thêm giờ theo Bộ luật Lao động

Người lao động khi làm thêm giờ không chỉ được hưởng tiền lương cao hơn so với thời giờ làm việc bình thường mà còn được pháp luật bảo đảm nhiều quyền lợi khác nhằm bảo vệ sức khỏe và lợi ích hợp pháp.

Trước hết, người lao động có quyền đồng ý hoặc từ chối làm thêm giờ, trừ các trường hợp đặc biệt quy định tại Điều 108 Bộ luật Lao động năm 2019. Người sử dụng lao động không được ép buộc hoặc gây áp lực buộc người lao động làm thêm trái quy định.

Về tiền lương, Điều 98 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định mức trả lương làm thêm giờ tối thiểu như sau:

  • Làm thêm vào ngày làm việc bình thường: ít nhất bằng 150% tiền lương giờ thực trả.
  • Làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần: ít nhất bằng 200%.
  • Làm thêm vào ngày nghỉ lễ, Tết hoặc ngày nghỉ hưởng nguyên lương: ít nhất bằng 300%, chưa bao gồm tiền lương của ngày lễ đối với người hưởng lương ngày.

Đối với trường hợp làm việc vào ban đêm, người lao động còn được hưởng thêm ít nhất 30% tiền lương tính theo đơn giá hoặc tiền lương thực trả của công việc đang làm.

Nếu vừa làm thêm giờ vừa làm vào ban đêm thì ngoài các khoản nêu trên, người lao động còn được trả thêm 20% tiền lương tính theo đơn giá hoặc tiền lương của công việc làm vào ban ngày tương ứng.

Ngoài chế độ tiền lương, người lao động còn được bảo đảm quyền nghỉ ngơi theo quy định. Sau những đợt làm thêm nhiều ngày liên tục trong tháng, doanh nghiệp phải bố trí thời gian nghỉ bù phù hợp để người lao động phục hồi sức khỏe. Tuy nhiên, việc nghỉ bù không được sử dụng để thay thế nghĩa vụ trả tiền lương làm thêm giờ.

Một quyền lợi đáng chú ý khác là phần tiền lương được trả cao hơn so với tiền lương làm việc trong giờ bình thường do làm thêm giờ được miễn thuế thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật về thuế. Chính sách này góp phần giúp người lao động tăng thu nhập thực tế khi tham gia làm thêm.

Nếu doanh nghiệp không trả đủ tiền lương làm thêm hoặc vi phạm quy định về thời giờ làm thêm, người lao động có quyền khiếu nại, yêu cầu hòa giải hoặc khởi kiện để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình theo quy định của pháp luật lao động.

 

5. Những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi tổ chức làm thêm giờ

Để tránh vi phạm pháp luật lao động, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý làm thêm giờ chặt chẽ ngay từ khâu lập kế hoạch sản xuất.

Thứ nhất, chỉ tổ chức làm thêm khi có sự đồng ý của người lao động và nên lập văn bản thỏa thuận theo Mẫu số 01/PLIV nhằm bảo đảm giá trị chứng minh khi có tranh chấp hoặc thanh tra lao động.

Thứ hai, cần theo dõi số giờ làm thêm của từng người lao động theo ngày, tháng và năm để không vượt quá các giới hạn luật định. Việc quản lý bằng phần mềm chấm công hoặc hệ thống theo dõi điện tử sẽ giúp hạn chế sai sót.

Thứ ba, nếu thuộc trường hợp được sử dụng người lao động làm thêm đến 300 giờ trong năm thì doanh nghiệp phải thực hiện đúng thủ tục thông báo đến cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn luật định. Việc đủ điều kiện nhưng không thực hiện nghĩa vụ thông báo vẫn có thể bị xử phạt hành chính.

Thứ tư, doanh nghiệp phải thanh toán đầy đủ tiền lương làm thêm theo đúng mức quy định, kể cả khi có bố trí nghỉ bù sau đó. Nghỉ bù không làm mất nghĩa vụ trả lương làm thêm.

Thứ năm, cần quan tâm đến điều kiện làm việc, bữa ăn giữa ca, thời gian nghỉ ngơi và các biện pháp bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động trong thời gian người lao động làm thêm, đặc biệt đối với các ca kéo dài hoặc làm việc ban đêm.

Thứ sáu, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan đến việc làm thêm giờ như bảng chấm công, văn bản thỏa thuận, bảng thanh toán tiền lương và các tài liệu thông báo gửi cơ quan quản lý. Đây là căn cứ quan trọng khi cơ quan chức năng kiểm tra hoặc khi phát sinh tranh chấp lao động.

Ngoài ra, người sử dụng lao động cần thường xuyên cập nhật các quy định pháp luật mới để điều chỉnh quy chế lao động và quy trình quản trị nhân sự phù hợp với yêu cầu hiện hành.

 

6. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về giờ làm thêm (OT)

Người lao động có bắt buộc phải làm thêm giờ khi doanh nghiệp yêu cầu không?

Không. Theo Bộ luật Lao động năm 2019, người lao động chỉ làm thêm khi có sự đồng ý, trừ các trường hợp đặc biệt quy định tại Điều 108 liên quan đến quốc phòng, an ninh hoặc phòng, chống thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm và các tình huống khẩn cấp khác theo luật định.

Doanh nghiệp có được bố trí làm thêm quá 40 giờ trong một tháng không?

Không. Trừ trường hợp pháp luật có quy định đặc biệt, tổng số giờ làm thêm không được vượt quá 40 giờ trong một tháng.

Doanh nghiệp có được cho nghỉ bù thay cho việc trả tiền lương làm thêm không?

Không. Nghỉ bù không thay thế nghĩa vụ trả tiền lương làm thêm giờ. Người sử dụng lao động vẫn phải thanh toán tiền lương làm thêm theo đúng mức quy định của Bộ luật Lao động.

Làm thêm vào ngày lễ được hưởng bao nhiêu tiền lương?

Người lao động được trả ít nhất bằng 300% tiền lương của công việc đang làm, chưa kể tiền lương của ngày nghỉ lễ đối với người hưởng lương ngày. Trong một số trường hợp, tổng thu nhập thực tế có thể cao hơn nếu làm việc vào ban đêm hoặc thuộc đối tượng hưởng lương theo quy định riêng.

Làm thêm vào ban đêm có được hưởng thêm tiền lương không?

Có. Ngoài tiền lương làm thêm giờ, người lao động còn được hưởng khoản tiền trả thêm do làm việc vào ban đêm và khoản cộng thêm nếu vừa làm thêm vừa làm việc trong khung giờ ban đêm theo Điều 98 Bộ luật Lao động năm 2019.

Doanh nghiệp huy động người lao động làm thêm vượt quá quy định sẽ bị xử lý như thế nào?

Tùy theo tính chất và số lượng người lao động bị vi phạm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP với mức phạt lên đến 150 triệu đồng đối với tổ chức. Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn có thể bị buộc trả đủ tiền lương làm thêm còn thiếu và khoản tiền lãi phát sinh theo quy định.

Có được miễn thuế thu nhập cá nhân đối với tiền lương làm thêm giờ không?

Có. Phần tiền lương được trả cao hơn so với tiền lương làm việc trong giờ bình thường do làm thêm giờ được miễn thuế thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật về thuế. Tuy nhiên, chỉ phần chênh lệch do làm thêm mới thuộc diện miễn thuế, không phải toàn bộ khoản tiền lương làm thêm.

Bên cạnh đó, quý bạn đọc cũng có thể xem thêm một số nội dung liên quan đến chủ đề làm thêm giờ như: