Quy định mới về người đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp

Trong cấu trúc vận hành của các tập đoàn và mô hình công ty mẹ - con, việc các tổ chức sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần tại nhiều doanh nghiệp khác nhau là một thực tế phổ biến. Tuy nhiên, một pháp nhân không thể trực tiếp tham gia các cuộc họp Hội đồng thành viên hay biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông mà phải thông qua những cá nhân cụ thể. Chính từ nhu cầu này, chế định về người đại diện theo ủy quyền đã ra đời, đóng vai trò là "cánh tay nối dài" và là tiếng nói đại diện cho quyền lợi của chủ sở hữu tổ chức tại doanh nghiệp mà họ đầu tư.

Sự thay đổi của hệ thống pháp luật doanh nghiệp qua các thời kỳ, đặc biệt là những quy định mới nhất trong giai đoạn 2024 - 2026, đã đặt ra những tiêu chuẩn khắt khe hơn đối với tư cách, trách nhiệm và phạm vi quyền hạn của người đại diện theo ủy quyền. Không còn đơn thuần là việc thực hiện quyền biểu quyết theo chỉ đạo, người đại diện hiện nay phải đối mặt với những yêu cầu cao về năng lực chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp và trách nhiệm cá nhân đối với các quyết định quản trị. Việc nắm vững các quy định mới không chỉ giúp các tổ chức đầu tư bảo vệ tối đa dòng vốn của mình mà còn giúp doanh nghiệp tiếp nhận đầu tư vận hành minh bạch, tránh được những xung đột lợi ích không đáng có.

1. Người đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp là gì?

Nguyên tắc xác định người đại diện theo ủy quyền trong doanh nghiệp được xây dựng trên nền tảng sự tự nguyện và chuyển giao thẩm quyền có giới hạn. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 14 Luật Doanh nghiệp 2020, quy định cụ thể như sau:

1. Người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức phải là cá nhân được ủy quyền bằng văn bản nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đó thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật này.

Cá nhân hoặc pháp nhân có quyền ủy quyền cho chủ thể khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự nhân danh mình. Người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông là tổ chức phải là cá nhân được ủy quyền bằng văn bản để nhân danh tổ chức đó thực hiện các quyền và nghĩa vụ tại doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Về bản chất, đây là sự chuyển dịch quyền năng pháp lý tạm thời và có điều kiện. Khác với người đại diện theo pháp luật – vốn mang tính thường trực, gắn liền với bộ máy quản trị và được ghi nhận công khai trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp – người đại diện theo ủy quyền chỉ tồn tại dựa trên một văn bản ủy quyền (Giấy ủy quyền hoặc Hợp đồng ủy quyền) cụ thể.

Nguyên tắc xác định đòi hỏi sự minh bạch về ba yếu tố sau:

• Phạm vi thẩm quyền: Người đại diện chỉ được thực hiện các hành vi trong giới hạn văn bản cho phép.
• Thời hạn đại diện: Tư cách này chấm dứt khi hết thời hạn hoặc khi công việc hoàn thành.
• Hình thức xác lập: Bắt buộc phải bằng văn bản để đảm bảo giá trị chứng minh đối với bên thứ ba.

Việc ủy quyền không làm thay đổi tư cách pháp nhân của doanh nghiệp nhưng tạo ra sự linh hoạt tối đa, giúp doanh nghiệp xử lý các vụ việc chuyên biệt hoặc duy trì hoạt động thông suốt khi người đứng đầu vắng mặt. Điều này đảm bảo tính liên tục của quản trị và tối ưu hóa năng lực thực thi các giao dịch thương mại trong hành lang pháp lý an toàn.

Tình huống: Công ty Cổ phần A (là cổ đông lớn tại Công ty B) muốn cử người tham gia và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông của Công ty B. Căn cứ Điều 14 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng quản trị Công ty A sẽ ban hành Nghị quyết và ký Văn bản ủy quyền cho ông Nguyễn Văn X làm người đại diện theo ủy quyền. Tại cuộc họp, ông X sẽ nhân danh Công ty A để thực hiện các quyền cổ đông. Mọi ý kiến phát biểu và biểu quyết của ông X trong phạm vi văn bản ủy quyền được coi là ý chí chính thức của Công ty A.

Việc xác định đúng người đại diện theo ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi hợp pháp mà còn ngăn ngừa các rủi ro về vô hiệu giao dịch do vượt quá thẩm quyền. Doanh nghiệp cần lưu ý kiểm soát chặt chẽ thời hạn và nội dung ủy quyền để đảm bảo an toàn pháp lý tuyệt đối.

2. Thực hiện trường hợp điều lệ công ty không có quy định khác thì việc cử người đại diện theo ủy quyền  

Nguyên tắc chủ đạo của quy định này là tỷ lệ sở hữu tỷ lệ thuận với số lượng nhân sự đại diện. Pháp luật thiết lập các ngưỡng sở hữu tối thiểu để tổ chức có quyền cử nhiều hơn một người đại diện:

• Đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Ngưỡng 35% vốn điều lệ.
• Đối với Công ty Cổ phần: Ngưỡng 10% tổng số cổ phần phổ thông.

Việc cho phép cử tối đa 03 người đại diện giúp các tổ chức sở hữu tỷ lệ vốn lớn có thể phân chia nguồn lực nhân sự để theo sát các mảng hoạt động khác nhau của doanh nghiệp nhận đầu tư. Điều này đảm bảo tính giám sát chặt chẽ và chuyên sâu, tránh sự quá tải nếu chỉ giao cho một cá nhân duy nhất quản lý một khối lượng tài sản hoặc quyền biểu quyết lớn.

Điểm đáng chú ý là quy định này chỉ áp dụng khi "Điều lệ công ty không có quy định khác". Đây là biểu hiện của nguyên tắc tôn trọng quyền tự do thỏa thuận trong kinh doanh. Các thành viên/cổ đông có thể thống nhất trong Điều lệ về một tỷ lệ thấp hơn hoặc số lượng người đại diện nhiều hơn tùy thuộc vào quy mô và đặc thù quản trị của công ty. Nếu Điều lệ không ghi nhận, các bên mặc định tuân thủ "ngưỡng" 35% và 10% như luật định. Khi có nhiều người đại diện, quyền biểu quyết của tổ chức sẽ được phân chia tương ứng cho từng người theo văn bản ủy quyền, đảm bảo sự minh bạch trong việc thực thi quyền sở hữu.

Quy định về ngưỡng sở hữu để cử nhiều người đại diện là giải pháp cân bằng lợi ích, giúp các tổ chức đại chúng và tập đoàn lớn kiểm soát hiệu quả danh mục đầu tư. Việc nắm vững quy tắc này giúp doanh nghiệp chủ động trong việc soạn thảo Điều lệ hoặc thực hiện quyền cổ đông/thành viên một cách hợp pháp.

3. Quyền biểu quyết khi cử nhiều người đại diện theo ủy quyền

Quy định về việc phân chia phần vốn góp và cổ phần cho nhiều người đại diện theo ủy quyền tại Khoản 3 Điều 14 Luật Doanh nghiệp 2020 là một giải pháp kỹ thuật pháp lý nhằm cụ thể hóa quyền biểu quyết và trách nhiệm của từng cá nhân trong bộ máy quản trị.

Theo quy định, khi một tổ chức (chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông) cử từ hai người đại diện theo ủy quyền trở lên, tổ chức đó có nghĩa vụ phải xác định rõ tỷ lệ phần vốn góp hoặc số lượng cổ phần mà mỗi người đại diện được quyền quản lý.

Về bản chất, đây là việc chuyển hóa quyền sở hữu tập thể của tổ chức thành các "suất biểu quyết" cá nhân hóa. Việc phân định này có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định giá trị phiếu bầu của từng người đại diện tại các cuộc họp Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông, đảm bảo tính minh bạch và tránh sự chồng chéo khi thực thi quyền hạn.

Trong trường hợp văn bản cử người đại diện không ghi rõ tỷ lệ phân bổ, pháp luật áp dụng nguyên tắc chia đều. Cụ thể, tổng số vốn góp hoặc cổ phần của tổ chức sẽ được chia cho tổng số người đại diện đã được chỉ định.

Đây là một "nguyên tắc suy đoán pháp lý" nhằm đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn do sự thiếu sót về mặt nội dung trong văn bản ủy quyền của cổ đông/thành viên tổ chức. Cơ chế này loại bỏ mọi sự mơ hồ về thẩm quyền, giúp doanh nghiệp nhận vốn đầu tư dễ dàng kiểm soát tỷ lệ biểu quyết và xác lập các nghị quyết đúng trình tự pháp luật.

4. Hiệu lực và nội dung của văn bản cử người đại diện theo ủy quyền

Quy định tại Khoản 4 Điều 14 Luật Doanh nghiệp 2020 thiết lập một khung khổ pháp lý chặt chẽ về hình thức và nội dung của văn bản cử người đại diện theo ủy quyền, nhằm đảm bảo tính minh bạch và an toàn pháp lý cho mọi giao dịch của doanh nghiệp.

Nguyên tắc xác lập hiệu lực đối với bên thứ ba: Văn bản cử người đại diện, dù đã được ký kết hợp pháp giữa các bên, vẫn chưa có giá trị ràng buộc đối với công ty (nơi có vốn góp/cổ phần) cho đến khi văn bản đó được thông báo chính thức và công ty thực tế nhận được.

Nguyên tắc này giúp bảo vệ công ty trước các rủi ro tranh chấp về quyền biểu quyết hoặc tư cách tham dự họp của cổ đông/thành viên. Thời điểm công ty nhận được văn bản là mốc thời gian phân định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của người đại diện trong các hoạt động quản trị nội bộ.

Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu văn bản ủy quyền phải hội đủ 05 nhóm nội dung chủ yếu để đảm bảo tính định danh và phạm vi quyền lực:

• Chủ thể ủy quyền (Điểm a): Xác định rõ pháp nhân sở hữu vốn thông qua mã số doanh nghiệp và trụ sở chính.
• Phân bổ quyền lực (Điểm b): Cụ thể hóa số lượng nhân sự và "suất" vốn/cổ phần tương ứng, tránh sự chồng chéo khi có nhiều người đại diện.
• Định danh người được ủy quyền (Điểm c): Thông tin nhân thân chi tiết để đối chiếu, kiểm soát tư cách tham gia giao dịch.
• Tính thời điểm (Điểm d): Xác định rõ "điểm rơi" quyền lực (ngày bắt đầu) và thời gian duy trì tư cách đại diện.
• Tính cam kết (Điểm đ): Chữ ký của cả hai bên không chỉ xác nhận sự ủy thác mà còn thể hiện sự chấp thuận và chịu trách nhiệm của người được ủy quyền đối với các hành vi nhân danh tổ chức.

5. Tiêu chuẩn và điều kiện pháp lý đối với người đại diện theo ủy quyền

Thiết lập tiêu chuẩn cho người đại diện theo ủy quyền là cơ chế quan trọng nhằm đảm bảo năng lực thực thi quyền sở hữu và phòng ngừa các rủi ro về quản trị. Căn cứ Khoản 5 Điều 14 Luật Doanh nghiệp 2020, các tiêu chuẩn này được xây dựng trên ba trụ cột: năng lực hành vi, đạo đức công vụ và tính tự trị của doanh nghiệp.

Trước hết, pháp luật quy định nguyên tắc loại trừ tại Khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2025. Người đại diện phải là người không thuộc diện bị cấm quản lý doanh nghiệp (như cán bộ, công chức, viên chức, người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự...). Điều này đảm bảo cá nhân có đủ tư cách pháp lý và năng lực hành vi để nhân danh tổ chức thực hiện các giao dịch.

Đặc biệt, đối với khối doanh nghiệp nhà nước (DNNN) theo Điểm b Khoản 1 Điều 88, quy định về "quan hệ gia đình" là một rào cản kỹ thuật để ngăn chặn tình trạng "lợi ích nhóm". Việc cấm cử người thân (vợ, chồng, bố mẹ, con, anh chị em ruột...) của người quản lý hoặc người có thẩm quyền bổ nhiệm làm đại diện vốn tại doanh nghiệp khác nhằm đảm bảo tính khách quan, minh bạch và bảo toàn vốn nhà nước. Cuối cùng, luật mở ra không gian cho Điều lệ công ty tự quy định các tiêu chuẩn chuyên môn cao hơn, cho phép doanh nghiệp cá nhân hóa yêu cầu về trình độ và kinh nghiệm phù hợp với đặc thù ngành nghề.

Tình huống: Tổng công ty Nhà nước A (nắm 40% vốn tại Công ty B) dự định cử ông M làm người đại diện theo ủy quyền. Ông M là em trai ruột của Chủ tịch Hội đồng thành viên Tổng công ty A. Dựa trên quy định tại Điểm b Khoản 5 Điều 14, dù ông M có đầy đủ bằng cấp và năng lực chuyên môn, Tổng công ty A vẫn không được phép cử ông M làm người đại diện. Đây là trường hợp vi phạm quy định về quan hệ gia đình đối với doanh nghiệp nhà nước. Nếu cố tình thực hiện, các quyết định biểu quyết của ông M tại Công ty B có thể bị tuyên vô hiệu do vi phạm điều kiện về tư cách đại diện.

Việc tuân thủ các điều kiện và tiêu chuẩn của người đại diện theo ủy quyền không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là nền tảng để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cổ đông và thành viên tổ chức. Doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng hồ sơ nhân sự và đối chiếu với cả quy định pháp luật lẫn Điều lệ công ty để tránh các tranh chấp pháp lý không đáng có.

Kết luận

Những quy định mới về người đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp đã phản ánh tư duy quản trị hiện đại: Minh bạch, Trách nhiệm và Hiệu quả. Việc thắt chặt các tiêu chuẩn lựa chọn và xác định rõ ràng trách nhiệm liên đới giữa người đại diện và tổ chức ủy quyền không nhằm tạo ra rào cản, mà để thiết lập một cơ chế giám sát dòng vốn an toàn và bền vững. Người đại diện theo ủy quyền giờ đây không chỉ là người truyền đạt ý chí của chủ sở hữu, mà còn là một mắt xích quan trọng trong việc xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp lành mạnh, đóng góp vào sự phát triển chung của thực thể kinh tế mà họ tham gia quản lý.

Trong một môi trường kinh doanh đầy biến động, sự am hiểu pháp lý và tinh thần trách nhiệm của người đại diện theo ủy quyền chính là nhân tố quyết định đến sự thành bại của các thương vụ đầu tư. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát, kiện toàn đội ngũ đại diện và chuẩn bị các văn bản ủy quyền đúng quy chuẩn để đảm bảo mọi quyền lợi được thực thi một cách hợp pháp và trọn vẹn. Hy vọng rằng, những phân tích chi tiết về các điểm mới trong quy định pháp luật đã cung cấp cho quý độc giả một cái nhìn thấu đáo, giúp các tổ chức vững vàng hơn trong việc điều phối nhân sự và tối ưu hóa quyền lực sở hữu tại doanh nghiệp. Một đội ngũ đại diện chuyên nghiệp và liêm chính chính là bảo chứng vững chắc nhất cho sự thịnh vượng của mọi tổ chức đầu tư.

Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty luật Minh Khuê tư vấn, giải đáp chi tiết.Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!