Quy trình chi tiết phương thức hai giai đoạn hai túi hồ sơ

1. Thế nào là phương thức hai giai đoạn hai túi hồ sơ?

Theo quy định của luật đấu thầu, trong quá trình đấu thầu, thuật ngữ "hai túi hồ sơ" được hiểu là sự phân chia và sắp xếp các tài liệu trong hồ sơ đấu thầu. Tuy nhiên, phương pháp hai giai đoạn hai túi hồ sơ không chỉ đơn thuần là việc phân loại tài liệu, mà còn là một quy trình tối ưu hóa và tinh vi, được sử dụng để lựa chọn nhà thầu hoặc nhà đầu tư phù hợp nhất cho một dự án đấu thầu.

Phương pháp hai giai đoạn hai túi hồ sơ đòi hỏi sự cụ thể và chặt chẽ trong việc đánh giá và chọn lựa các nhà thầu hoặc nhà đầu tư. Trong quá trình đấu thầu, bên mời thầu đưa ra các yêu cầu cụ thể trong hồ sơ mời thầu. Nhà thầu hoặc nhà đầu tư muốn tham gia đấu thầu sẽ nộp hai bộ hồ sơ cùng một lúc, bao gồm một bộ đề xuất kỹ thuật và một bộ đề xuất tài chính riêng biệt.

Trong giai đoạn đầu tiên của phương pháp hai giai đoạn hai túi hồ sơ, nhà thầu được yêu cầu nộp Đề xuất kỹ thuật dựa trên ý tưởng/chủ đề cơ bản của công việc sẽ được thực hiện. Đề xuất kỹ thuật này phải nêu rõ phương pháp và đặc điểm kỹ thuật mà công việc sẽ được thực hiện theo ý tưởng cơ bản đã đề ra. Đây là giai đoạn quan trọng để các nhà thầu hoặc nhà đầu tư thể hiện sự sáng tạo và khả năng tư duy trong việc thiết kế giải pháp kỹ thuật tiềm năng cho dự án. Sau đó, chủ đầu tư sẽ sử dụng thông số kỹ thuật tốt nhất từ Đề xuất kỹ thuật này để chuẩn bị hồ sơ dự thầu/yêu cầu đề xuất chính xác về đặc điểm kỹ thuật của công việc và bước vào giai đoạn thứ hai của đấu thầu, sử dụng phương pháp hai bao thư (riêng về kỹ thuật và tài chính).

Giai đoạn thứ hai của phương pháp hai giai đoạn hai túi hồ sơ là thời điểm quyết định cuối cùng về việc chọn nhà thầu hoặc nhà đầu tư. Các bộ hồ sơ kỹ thuật và tài chính sẽ được mở riêng biệt, giúp tối ưu hóa quá trình đánh giá và so sánh các đề xuất từ các nhà thầu hoặc nhà đầu tư. Phương pháp này giúp tăng tính minh bạch và công bằng trong việc chọn lựa đối tác phù hợp nhất cho dự án đấu thầu và đảm bảo sự hiệu quả kinh tế và kỹ thuật của công trình được thực hiện.

2. Trường hợp nào áp dụng phương thức hai giai đoạn hai túi hồ sơ?

Phương pháp hai giai đoạn hai túi hồ sơ được áp dụng trong trường hợp đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế cho các gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp có kỹ thuật, công nghệ mới, phức tạp, và có tính đặc thù (theo khoản 1 Điều 31 Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13).

Theo đó:

- Giai đoạn 1: Nhà thầu nộp cùng một lúc hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất tài chính theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Hồ sơ đề xuất kỹ thuật sẽ được mở ngay sau thời điểm đóng thầu.

Dựa trên việc đánh giá đề xuất kỹ thuật từ các nhà thầu trong giai đoạn này, các nội dung kỹ thuật sẽ được điều chỉnh so với hồ sơ mời thầu và danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu sẽ được mời tham gia giai đoạn hai. Hồ sơ đề xuất tài chính sẽ được mở trong giai đoạn hai.

- Giai đoạn hai: Các nhà thầu đáp ứng yêu cầu từ giai đoạn một sẽ được mời nộp hồ sơ dự thầu. Hồ sơ dự thầu bao gồm đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu giai đoạn hai tương ứng với các điều chỉnh kỹ thuật đã được thực hiện. Trong giai đoạn này, hồ sơ đề xuất tài chính đã được nộp trong giai đoạn một sẽ được mở cùng lúc với hồ sơ dự thầu giai đoạn hai để tiến hành đánh giá.

3. Quy trình chi tiết phương thức hai giai đoạn hai túi hồ sơ

Theo quy định của Nghị định 63/2014/NĐ-CP, quy trình đấu thầu theo phương pháp hai giai đoạn hai túi hồ sơ được thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị cho giai đoạn một của đấu thầu

- Dựa trên quy mô và tính chất của gói thầu, có thể áp dụng thủ tục lựa chọn danh sách ngắn để chọn những nhà thầu đáp ứng đủ năng lực và kinh nghiệm theo yêu cầu của gói thầu.

- Lập hồ sơ mời thầu cho giai đoạn một.

- Thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời thầu.

Bước 2: Tổ chức giai đoạn một của đấu thầu

- Mời thầu giai đoạn một.

- Phát hành, sửa đổi và làm rõ hồ sơ mời thầu.

- Chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi và rút hồ sơ dự thầu.

- Mở hồ sơ đề xuất kỹ thuật (hồ sơ đề xuất tài chính sẽ được mở ở giai đoạn hai).

- Đánh giá hồ sơ đề xuất kỹ thuật: Trong quá trình đánh giá hồ sơ đề xuất kỹ thuật, bên mời thầu sẽ xem xét yêu cầu trong hồ sơ mời thầu và các đề xuất từ nhà thầu để xác định các điều chỉnh kỹ thuật so với hồ sơ mời thầu.

- Bên mời thầu phải thông báo danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu kỹ thuật cho tất cả các nhà thầu tham gia giai đoạn một và mời những nhà thầu đáp ứng yêu cầu kỹ thuật tham gia giai đoạn hai. Danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu kỹ thuật phải được phê duyệt bằng văn bản dựa trên tờ trình phê duyệt và báo cáo thẩm định kết quả đánh giá kỹ thuật.

Bước 3: Chuẩn bị cho giai đoạn hai của đấu thầu

- Lập hồ sơ mời thầu cho giai đoạn hai. Hồ sơ mời thầu giai đoạn hai được lập dựa trên hồ sơ mời thầu giai đoạn một và điều chỉnh kỹ thuật đã trao đổi với nhà thầu.

- Thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời thầu.

- Phát hành, sửa đổi và làm rõ hồ sơ mời thầu.

- Chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi và rút hồ sơ dự thầu.

- Mở thầu:

+ Việc mở thầu phải được tiến hành công khai và bắt đầu trong vòng 01 giờ sau thời điểm đóng thầu. Mở thầu chỉ áp dụng cho các hồ sơ dự thầu theo yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, và phải có sự chứng kiến của đại diện các nhà thầu tham dự lễ mở thầu.

+ Việc mở thầu được thực hiện theo thứ tự chữ cái tên của nhà thầu.

Bước 4: Đánh giá hồ sơ dự thầu và thương thảo hợp đồng giai đoạn hai

- Không cần đánh giá lại những nội dung đã được thống nhất về kỹ thuật ở giai đoạn một.

- Nhà thầu đáp ứng yêu cầu kỹ thuật trong giai đoạn hai sẽ được xem xét đánh giá về tài chính dựa trên:

+ Đề xuất về tài chính của nhà thầu trong giai đoạn một và đề xuất về tài chính trong giai đoạn hai.

+ Đề xuất về kỹ thuật của nhà thầu trong giai đoạn một và các điều chỉnh kỹ thuật của nhà thầu trong giai đoạn hai.

Bước 5: Trình, thẩm định, phê duyệt, công khai kết quả lựa chọn nhà thầu, hoàn thiện và ký kết hợp đồng.

4. Nguyên tắc đánh giá hồ sơ dự thầu theo phương thức hai đoạn một túi hồ sơ

Theo quy định tại Điều 37 của Nghị định 63/2014/NĐ-CP, việc đánh giá hồ sơ dự thầu theo phương pháp hai giai đoạn một túi hồ sơ là một quy trình cụ thể và cần tuân thủ các nguyên tắc đánh giá được quy định tại Điều 15 của Nghị định nói trên. Quy định này giúp đảm bảo tính minh bạch, công bằng và chính xác trong việc lựa chọn nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm để thực hiện gói thầu.

Việc đánh giá hồ sơ dự thầu phải căn cứ vào tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu và các yêu cầu khác trong hồ sơ mời thầu. Nhà thầu cần cung cấp các tài liệu giải thích và làm rõ hồ sơ dự thầu của mình để hỗ trợ quá trình đánh giá. Mục tiêu của việc này là để đảm bảo chỉ lựa chọn nhà thầu có đủ năng lực, kinh nghiệm và giải pháp khả thi để thực hiện gói thầu một cách hiệu quả và đáng tin cậy.

Việc đánh giá hồ sơ dự thầu được thực hiện trên bản chụp của hồ sơ dự thầu, tuy nhiên, nhà thầu phải đảm bảo tính thống nhất giữa bản gốc và bản chụp. Trong trường hợp có sự khác biệt giữa bản gốc và bản chụp nhưng không ảnh hưởng đến thứ tự xếp hạng của các nhà thầu, thì căn cứ đánh giá sẽ được dựa trên bản gốc.

Tuy nhiên, nếu có sự khác biệt giữa bản gốc và bản chụp dẫn đến kết quả đánh giá trên bản gốc khác với kết quả đánh giá trên bản chụp và làm thay đổi thứ tự xếp hạng của các nhà thầu, thì hồ sơ dự thầu của nhà thầu đó sẽ bị loại. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc duy trì tính chính xác và tin cậy trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu và đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong việc lựa chọn nhà thầu cuối cùng.

Bài viết liên quan: Phương thức hai giai đoạn một túi hồ sơ để lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư theo Luật Đấu thầu 

Luật Minh Khuê xin tiếp nhận mọi yêu cầu tư vấn đề vấn đề pháp lý qua số hotline: 1900.6162 hoặc qua email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin chân thành cảm ơn!