Cơ sở pháp lý:

Luật Đấu thầu năm 2013;

Nghị định 63/2014/NĐ-CP;

1. Phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ là gì?

Phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ là một phương thức được sử dụng nhằm lựa chọn nhà thầu hoặc nhà đầu tư theo quy định của pháp luật đấu thầu.

Khi sử dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ, bên mời thầu sẽ đưa ra các yêu cầu của mình trong hồ sơ mời thầu. Nhà thầu hay nhà đầu tư muốn tham gia đấu thầu sẽ tiến hành nộp hai bộ hồ sơ cùng một lúc (chỉ diễn ra trong một giai đoạn tính từ lúc đóng thầu đến khi mở hồ sơ). Hai bộ hồ sơ được lập riêng biệt gồm một bộ để đề xuất về kỹ thuật còn một bộ để đề xuất về tài chính.

Việc mở thầu diễn ra thành hai đợt: ngay sau khi đóng thầu bộ hồ sơ đề xuất về kỹ thuật sẽ được mở và lựa chọn ra những nhà thầu, nhà đầu tư đạt yêu cầu về kỹ thuật; còn lại sẽ bị loại luôn. Tiếp theo, những nhà thầu, nhà thầu đáp ứng được yêu cầu về kỹ thuật sẽ được mở tiếp bộ hồ sơ về tài chính để đánh giá và đưa ra lựa chọn cuối cùng.

2. Các trường hợp áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ

Dựa theo quy định tại Điều 29 Luật Đấu thầu 2013 thì chỉ những trường hợp sau đây khi lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư được áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ:

+ Đối với lựa chọn nhà thầu: chỉ áp dụng khi sử dụng hình thức đấu thầu là đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế để đấu thầu gói thầu mua sắm hàng hóa, xây dựng và lắp đặt công trình, hạng mục, cung cấp dịch vụ phi tư vấn, cung cấp dịch vụ tư vấn, gói thầu hỗn hợp.

+ Đối với lựa chọn nhà đầu tư: chỉ áp dụng khi sử dụng hình thức đấu thầu rộng rãi.

Hình thức đấu thầu rộng rãi tức là khi lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư thì số lượng nhà thầu, nhà đầu tư tham gia đấu thầu không bị giới hạn. Hình thức đấu thầu hạn chế tức là có sự hạn chế – chỉ một số nhà thầu được tham dự do gói thầu có yêu cầu cao về kỹ thuật hoặc kỹ thuật có tính đặc thù riêng mà không phải nhà thầu nào cũng đáp ứng được.

3. Quy trình chi tiết phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ

Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu, bao gồm:

a) Lựa chọn danh sách ngắn (nếu cần thiết);

b) Lập hồ sơ mời thầu;

c) Thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời thầu.

Bước 2: Tổ chức lựa chọn nhà thầu, bao gồm:

a) Mời thầu;

b) Phát hành, sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu;

c) Chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu;

d) Mở hồ sơ đề xuất về kỹ thuật.

Bước 3: Đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật, bao gồm:

a) Kiểm tra, đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất về kỹ thuật;

b) Đánh giá chi tiết hồ sơ đề xuất về kỹ thuật;

c) Phê duyệt danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật.

Bước 4: Mở và đánh giá hồ sơ đề xuất về tài chính, bao gồm:

a) Mở hồ sơ đề xuất về tài chính của các nhà thầu trong danh sách được duyệt;

b) Kiểm tra, đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất về tài chính;

c) Đánh giá chi tiết hồ sơ đề xuất về tài chính;

d) Xếp hạng nhà thầu.

Bước 5: Thương thảo hợp đồng.

Nhà thầu vượt qua “vòng” xét duyệt hồ sơ đề xuất về kỹ thuật và đứng đầu trong danh sách xếp hạng đề xuất về tài chính sẽ trúng thầu. Nhà thầu này sẽ tiến hành thương thảo hợp đồng cụ thể dựa trên nội dung của hồ sơ dự thầu. Nếu nhà thầu đứng đầu danh sách xếp hạng mà không đến hoặc từ chối đến không có lý do chính đáng thì không được nhận lại bảo đảm dự thầu. Nếu quá trình thương thảo hợp đồng không đi đến kết quả thì bên mời thầu có thể lựa chọn tiếp đến những nhà thầu xếp hạng tiếp theo trong danh sách đã được duyệt.

Bước 6: Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu.

Kết quả lựa chọn nhà thầu phải được thẩm định và phê duyệt bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu phải lập thành văn bản và công bố công khai kết quả này.

Bước 7: Hoàn thiện, ký kết hợp đồng.

Nếu quá trình đấu thầu theo phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ được thực hiện đúng theo quy trình trên và nội dung thương thảo không còn gì vướng mắc thì bên mời thầu và nhà thầu được chọn sẽ tiến hành hoàn thiện và ký kết hợp đồng.

4. Quy trình tổ chức lựa chọn nhà thầu theo phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ

Bước 1: Mời thầu

a) Thông báo mời thầu được áp dụng đối với trường hợp không tiến hành thủ tục lựa chọn danh sách ngắn và được thực hiện theo quy định tại Điểm d Khoản 1 Điều 7 và Điểm b Khoản 1 hoặc Điểm a Khoản 2 Điều 8 của Nghị định 63/2014/NĐ-CP;

b) Gửi thư mời thầu đến các nhà thầu có tên trong danh sách ngắn.

Bước 2: Phát hành, sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu:

Việc phát hành, sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu thực hiện như sau:

a) Hồ sơ mời thầu được phát hành cho các nhà thầu tham gia đấu thầu rộng rãi hoặc cho các nhà thầu có tên trong danh sách ngắn. Đối với nhà thầu liên danh, chỉ cần một thành viên trong liên danh mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu, kể cả trường hợp chưa hình thành liên danh khi mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;

b) Trường hợp sửa đổi hồ sơ mời thầu sau khi phát hành, bên mời thầu phải gửi quyết định sửa đổi kèm theo những nội dung sửa đổi hồ sơ mời thầu đến các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;

c) Trường hợp cần làm rõ hồ sơ mời thầu thì nhà thầu phải gửi văn bản đề nghị đến bên mời thầu tối thiểu 03 ngày làm việc (đối với đấu thầu trong nước), 05 ngày làm việc (đối với đấu thầu quốc tế) trước ngày có thời điểm đóng thầu để xem xét, xử lý. Việc làm rõ hồ sơ mời thầu được bên mời thầu thực hiện theo một hoặc các hình thức sau đây:

- Gửi văn bản làm rõ cho các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;

- Trong trường hợp cần thiết, tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để trao đổi về những nội dung trong hồ sơ mời thầu mà các nhà thầu chưa rõ. Nội dung trao đổi phải được bên mời thầu ghi lại thành biên bản và lập thành văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu gửi cho các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;

- Nội dung làm rõ hồ sơ mời thầu không được trái với nội dung của hồ sơ mời thầu đã duyệt, Trường hợp sau khi làm rõ hồ sơ mời thầu dẫn đến phải sửa đổi hồ sơ mời thầu thì việc sửa đổi hồ sơ mời thầu thực hiện theo quy định tại Điểm b Khoản này;

d) Quyết định sửa đổi, văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu là một phần của hồ sơ mời thầu.

Bước 3: Chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu:

Việc chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu thực hiện như sau:

a) Nhà thầu chịu trách nhiệm trong việc chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu;

b) Bên mời thầu tiếp nhận và quản lý các hồ sơ dự thầu đã nộp theo chế độ quản lý hồ sơ mật cho đến khi công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; trong mọi trường hợp không được tiết lộ thông tin trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu này cho nhà thầu khác, trừ các thông tin được công khai khi mở thầu. Hồ sơ dự thầu được gửi đến bên mời thầu sau thời điểm đóng thầu sẽ không được mở, không hợp lệ và bị loại. Bất kỳ tài liệu nào được nhà thầu gửi đến sau thời điểm đóng thầu để sửa đổi, bổ sung hồ sơ dự thầu đã nộp đều không hợp lệ, trừ tài liệu nhà thầu gửi đến để làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu hoặc tài liệu làm rõ, bổ sung nhằm chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu;

c) Khi muốn sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu đã nộp, nhà thầu phải có văn bản đề nghị gửi đến bên mời thầu. Bên mời thầu chỉ chấp thuận việc sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu của nhà thầu nếu nhận được văn bản đề nghị trước thời điểm đóng thầu;

d) Bên mời thầu phải tiếp nhận hồ sơ dự thầu của tất cả các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu, kể cả trường hợp nhà thầu tham dự thầu chưa mua hoặc chưa nhận hồ sơ mời thầu trực tiếp từ bên mời thầu. Trường hợp chưa mua hồ sơ mời thầu thì nhà thầu phải trả cho bên mời thầu một khoản tiền bằng giá bán hồ sơ mời thầu trước khi hồ sơ dự thầu được tiếp nhận.

Bước 4: Mở hồ sơ đề xuất về kỹ thuật:

a) Mở hồ sơ đề xuất về kỹ thuật: Việc mở hồ sơ đề xuất về kỹ thuật phải được tiến hành công khai và bắt đầu ngay trong vòng 01 giờ, kể từ thời điểm đóng thầu. Chỉ tiến hành mở hồ sơ đề xuất về kỹ thuật mà bên mời thầu nhận được trước thời điểm đóng thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu trước sự chứng kiến của đại diện các nhà thầu tham dự lễ mở thầu, không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của các nhà thầu;

b) Việc mở thầu được thực hiện đối với từng hồ sơ dự thầu theo thứ tự chữ cái tên của nhà thầu và theo trình tự sau đây:

- Kiểm tra niêm phong;

- Mở hồ sơ và đọc rõ các thông tin về: Tên nhà thầu; số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ đề xuất về kỹ thuật; đơn dự thầu thuộc hồ sơ đề xuất về kỹ thuật; thời gian có hiệu lực của hồ sơ đề xuất về kỹ thuật; thời gian thực hiện hợp đồng; giá trị, hiệu lực của bảo đảm dự thầu; các thông tin khác liên quan;

c) Biên bản mở thầu: Các thông tin nêu tại Điểm b Khoản này phải được ghi vào biên bản mở thầu. Biên bản mở thầu phải được ký xác nhận bởi đại diện của bên mời thầu và nhà thầu tham dự lễ mở thầu. Biên bản này phải được gửi cho các nhà thầu tham dự thầu;

d) Đại diện của bên mời thầu phải ký xác nhận vào bản gốc đơn dự thầu, giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của nhà thầu (nếu có); thỏa thuận liên danh (nếu có); bảo đảm dự thầu; các nội dung quan trọng của từng hồ sơ đề xuất về kỹ thuật;

đ) Hồ sơ đề xuất về tài chính của tất cả các nhà thầu phải được bên mời thầu niêm phong trong một túi riêng biệt và được đại diện của bên mời thầu, nhà thầu tham dự lễ mở thầu ký niêm phong.

Trên đây là tư vấn, phân tích quy định pháp luật của chúng tôi. Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luật và thông tin do quý khách cung cấp. Mục đích đưa ra bản tư vấn này là để các cá nhân, tổ chức tham khảo. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.