Quy trình thay đổi phương thức giao dịch với cơ quan BHXH mới nhất

1. Cơ quan bảo hiểm xã hội được hiểu như thế nào?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 93 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 định nghĩa về cơ quan bảo hiểm xã hội như sau:

- Cơ quan bảo hiểm xã hội là cơ quan nhà nước: Điều này chỉ rõ rằng cơ quan bảo hiểm xã hội được coi là một cơ quan của nhà nước, tức là nó được thành lập và hoạt động dưới sự quản lý của chính phủ hoặc các cơ quan nhà nước có liên quan.

- Chức năng của cơ quan bảo hiểm xã hội: Cơ quan bảo hiểm xã hội có các chức năng sau đây:

+ Thực hiện chế độ và chính sách bảo hiểm xã hội: Điều này ám chỉ rằng cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm triển khai và thực hiện các chế độ và chính sách bảo hiểm xã hội, bao gồm bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các quỹ bảo hiểm xã hội khác.

+ Quản lý và sử dụng các quỹ bảo hiểm xã hội: Cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm quản lý và sử dụng các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp. Điều này bao gồm việc thu tiền đóng bảo hiểm và chi trả các khoản bảo hiểm cho người tham gia khi cần thiết.

+ Thanh tra việc đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế: Cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm kiểm tra và giám sát việc đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm y tế của các cá nhân và tổ chức theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội.

+ Nhiệm vụ khác theo quy định của Luật này: Cơ quan bảo hiểm xã hội có thể có các nhiệm vụ khác được quy định trong Luật Bảo hiểm xã hội hoặc các quy định pháp luật liên quan khác

Điều này giúp định rõ phạm vi hoạt động và trách nhiệm của cơ quan bảo hiểm xã hội trong việc thực hiện các chính sách và quy định về bảo hiểm xã hội, quản lý các quỹ bảo hiểm và thực hiện thanh tra việc đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm y tế.

2. Quy trình thay đổi phương thức giao dịch với cơ quan bảo hiểm xã hội mới nhất

* Quy trình giao dịch trực tiếp với cơ quan bảo hiểm xã hội:

Sau khi được tuyển dụng hoặc chuyển công tác đến từ nơi khác hoặc điều động từ đơn vị trả lương sang đơn vị khác, người lao động phải tuân thủ quy trình lập hồ sơ đăng ký tham gia Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và Bảo hiểm tai nạn lao động. Quy trình này bao gồm các bước sau:

- Bước 1: Sau khi được tuyển dụng hoặc chuyển công tác, viên chức hoặc người lao động phải liên hệ với Phòng Tổ chức - Cán bộ để ký hợp đồng và lập Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (theo mẫu TK1-TS). Thời hạn thực hiện việc này là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu làm việc. Trong trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn, phải nộp kèm các giấy tờ cần thiết để chứng minh.

- Bước 2: Trong vòng 15 ngày kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc, Phòng Tổ chức - Cán bộ sẽ trình cấp trên ký hợp đồng và chuyển hợp đồng cùng với tờ khai tham gia BHXH, BHYT đến Phòng Tài vụ.

- Bước 3 trong quy trình đăng ký tham gia Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế là khi Phòng Tài vụ nhận được hợp đồng và Tờ khai tham gia BHXH, BHYT từ Phòng Tổ chức - Cán bộ, Phòng Tài vụ sẽ tiến hành lập hồ sơ và gửi đến cơ quan BHXH. Hồ sơ này bao gồm các thành phần sau:

+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS): Đây là danh sách liệt kê tất cả những người lao động tham gia BHXH, BHYT và BHTN. Mẫu D02-TS được sử dụng để ghi thông tin chi tiết về từng lao động tham gia.

+ Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (theo mẫu TK1-TS): Đây là tờ khai đăng ký thông tin cá nhân của người lao động tham gia BHXH và BHYT. Mẫu TK1-TS được điền thông tin và gửi kèm trong hồ sơ.

+ Sổ BHXH (trong trường hợp đã có): Đối với những người lao động đã có sổ BHXH, sổ này sẽ được gửi kèm trong hồ sơ để cơ quan BHXH thực hiện việc cập nhật thông tin và quản lý hồ sơ.

+ Bảng kê hồ sơ làm căn cứ hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (nếu có): Trong trường hợp có những lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn, bảng kê hồ sơ sẽ được lập để làm căn cứ cho việc xác định quyền lợi này. Thông tin chi tiết được ghi trong Mục II Phụ lục 03.

+ Bảng lương tương ứng với thời gian truy thu (nếu có): Trong trường hợp có sự thay đổi báo tăng lương không kịp trong tháng, bảng lương sẽ được lập để xác định mức lương tương ứng với thời gian truy thu. Thông tin này được bao gồm trong hồ sơ để cơ quan BHXH tiến hành xử lý.

- Bước 4 trong quy trình đăng ký tham gia Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế là khi Phòng Tài vụ nhận được thông báo về hồ sơ hợp lệ từ BHXH. Sau đó, sẽ liên hệ với Phòng Kế hoạch - Tổng hợp để nhận kết quả trả về. Kết quả này bao gồm các thành phần sau:

+ Bìa sổ BHXH mới (nếu viên chức hoặc người lao động chưa có sổ BHXH) hoặc sổ BHXH đã có (nếu đã gửi sổ để nhập quá trình).

+ Tờ rời BHXH và thẻ BHYT.

+ Danh sách cấp sổ BHXH.

Bước 5: Trong thời hạn 5 ngày kể từ ngày nhận kết quả, Phòng Tài vụ sẽ chuyển sổ BHXH hoặc bìa sổ BHXH mới kèm Danh sách cấp sổ BHXH đến Phòng Tổ chức - Cán bộ và thẻ BHYT đến cá nhân của viên chức hoặc người lao động. Phòng Tổ chức - Cán bộ sẽ xác nhận và gửi lại bảng gốc của Danh sách cấp sổ để Phòng Tài vụ lưu trữ.

Bước 6: Phòng Tổ chức - Cán bộ có trách nhiệm cập nhật thông tin từ hồ sơ vào dữ liệu lưu trữ để đảm bảo sự chính xác và đầy đủ của thông tin

* Quy trình giao dịch trực tuyến với cơ quan bảo hiểm xã hội:

Các yêu cầu về điều kiện để thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, như được quy định trong Nghị định. 

- Chứng thư số: Các cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội phải có chứng thư số còn hiệu lực. Chứng thư số này được cung cấp bởi tổ chức chứng thực chữ ký số, và việc cấp chứng thư số phải tuân theo quy định của pháp luật. Nếu các cá nhân không có chứng thư số, họ được phép sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử do cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam cấp.

- Cơ sở vật chất và địa chỉ thư điện tử: Để thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, các đơn vị và cá nhân phải có cơ sở vật chất đủ khả năng để truy cập và sử dụng mạng Internet. Họ cũng phải sở hữu địa chỉ thư điện tử để tiếp tục liên lạc thường xuyên và đăng ký với cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Những yêu cầu này nhằm đảm bảo rằng các giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội được thực hiện một cách an toàn, bảo mật và có tính xác thực. Việc sử dụng chứng thư số và các điều kiện kỹ thuật khác giúp tăng cường đáng kể tính hiệu quả và tiện lợi trong việc thực hiện các giao dịch này.

3. Một số lưu ý khi sử dụng phương thức giao dịch điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội

Khi tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, cơ quan, tổ chức và cá nhân được cung cấp hai phương thức thực hiện giao dịch: trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc sử dụng dịch vụ I-VAN theo quy định. Trong giao dịch điện tử, các chứng từ bảo hiểm xã hội được coi có giá trị pháp lý tương đương với chứng từ văn bản truyền thống. Các chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử bao gồm:

- Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử: Đây là hồ sơ điện tử chứa thông tin về quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của cá nhân hoặc tổ chức.

- Chứng từ kế toán điện tử: Được tạo ra theo quy định về chế độ kế toán của cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam, chứng từ kế toán điện tử đáp ứng các yêu cầu kế toán và được lưu trữ dưới dạng tài liệu điện tử.

- Văn bản, thông báo và tài liệu khác: Các cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện giao dịch bảo hiểm xã hội sẽ sử dụng phương tiện điện tử để tạo ra và trao đổi các văn bản, thông báo và tài liệu khác liên quan đến giao dịch bảo hiểm xã hội.

Điều này cho phép việc giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội trở nên tiện lợi, nhanh chóng và có tính pháp lý tương đương với các giao dịch truyền thống trên giấy tờ. Các chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử như đã nêu phải được chứng thực bằng chữ ký số của các người có trách nhiệm ký theo quy định của pháp luật. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân tham gia giao dịch điện tử có thể sử dụng Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc dịch vụ phần mềm I-VAN, hoạt động 24 giờ mỗi ngày và 7 ngày trong tuần, để thực hiện các giao dịch điện tử liên quan đến chứng từ bảo hiểm xã hội.

Ngoài ra, Nghị định cũng quy định rõ ràng rằng các đơn vị sử dụng giao dịch điện tử phải tuân thủ các quy định về giao dịch điện tử của pháp luật, cũng như các quy định về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, an toàn và vệ sinh lao động, bảo vệ bí mật nhà nước, và các quy định và pháp luật liên quan khác Việc thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội yêu cầu tuân thủ các tiêu chí rõ ràng, bình đẳng, trung thực, an toàn và hiệu quả, đồng thời tuân thủ các quy định và pháp luật của Nhà nước liên quan đến bảo mật và toàn vẹn thông tin. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân được quyền lựa chọn giữa giao dịch điện tử và giao dịch truyền thống trong lĩnh vực Bảo hiểm xã hội, tùy theo sự thuận tiện và ưu điểm của từng hình thức giao dịch.

Trên đây là toàn bộ nội dung thông tin mà Luật Minh Khuê cung cấp tới quý khách hàng. Ngoài ra quý khách hàng có thể tham khảo thêm bài viết về chủ đề cách tính bảo hiểm xã hội một lần, hồ sơ cần nộp cho cơ quan Bảo hiểm xã hội để hưởng chế độ của Luật Minh Khuê. Còn điều gì vướng mắc, quy khách vui lòng liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Trân trọng./.