1. Quyền của người giữ chức vụ Chuyên viên chính về quản lý văn thư, lưu trữ

Căn cứ bản mô tả vị trí việc làm của Chuyên viên chính về quản lý văn thư, lưu trữ quy định tại Phụ lục IIA Ban hành kèm theo Thông tư 11/2022/TT-BNV, Chuyên viên chính về quản lý văn thư, lưu trữ có các quyền như sau: 

Chức vụ Chuyên viên chính về quản lý văn thư và lưu trữ đòi hỏi người giữ chức vụ này có một số quyền hạn cụ thể để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Dưới đây là một số quyền hạn cụ thể của họ:

Được chủ động về phương pháp thực hiện công việc được giao: Chuyên viên chính về quản lý văn thư và lưu trữ có quyền tự quyết định về cách thực hiện nhiệm vụ của họ, bao gồm việc tổ chức và quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu, và các hoạt động liên quan khác.

Tham gia ý kiến về các việc chuyên môn của đơn vị: Họ có quyền tham gia đưa ra ý kiến, gợi ý và tư vấn về các vấn đề liên quan đến quản lý văn thư và lưu trữ trong đơn vị, giúp cải thiện quy trình và tăng cường hiệu suất.

Được cung cấp các thông tin chỉ đạo điều hành của tổ chức: Chuyên viên chính về quản lý văn thư và lưu trữ phải được cung cấp thông tin về các chỉ đạo và quy định của tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ được giao. Điều này giúp họ hiểu rõ các quy tắc và quy định cần tuân theo.

Được yêu cầu cung cấp thông tin và đánh giá mức độ xác thực của thông tin: Họ có trách nhiệm cung cấp thông tin và đánh giá mức độ xác thực của thông tin để đảm bảo tính chính xác và tin cậy của dữ liệu được lưu trữ.

Được tham gia các cuộc họp trong và ngoài cơ quan theo sự phân công của cấp trên: Chuyên viên chính về quản lý văn thư và lưu trữ có quyền tham gia các cuộc họp liên quan đến công việc của họ, cả trong và ngoài cơ quan, theo sự chỉ đạo của cấp trên hoặc theo nhiệm vụ được giao.

Những quyền hạn này giúp đảm bảo rằng công việc quản lý văn thư và lưu trữ được thực hiện một cách hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu chuyên môn và tổ chức.

 

2. Nhân viên chính về quản lý văn thư, lưu trữ phải thực hiện nhiệm vụ gì?

Căn cứ bản mô tả vị trí việc làm của Chuyên viên chính về quản lý văn thư, lưu trữ quy định tại Phụ lục IIA Ban hành kèm theo Thông tư 11/2022/TT-BNV, Chuyên viên chính về quản lý văn thư, lưu trữ phải thực hiện những nhiệm vụ như sau:

- Xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách, chương trình, đề án, dự án.

+ Tham gia nghiên cứu, xây dựng các quy định trình Bộ Chính trị, Ban Bí thư; văn bản pháp luật của Quốc hội; Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách, chương trình, dự án, đề án quan trọng của ngành, lĩnh vực hoặc của địa phương về văn thư, lưu trữ. Người giữ chức vụ Chuyên viên chính về quản lý văn thư và lưu trữ có quyền tham gia vào quá trình nghiên cứu, xây dựng các quy định và văn bản pháp luật liên quan đến văn thư, lưu trữ. Họ có khả năng đóng góp vào việc phát triển các chiến lược và kế hoạch cho việc quản lý tài liệu và văn thư trong ngành hoặc địa phương cụ thể. Quyền hạn này giúp đảm bảo rằng quản lý văn thư và lưu trữ được tích hợp một cách hiệu quả vào quy trình quyết định và phát triển chính sách, đảm bảo tính hiệu quả và an toàn của hệ thống văn thư và lưu trữ trong các tổ chức và cơ quan khác nhau.

+  Chủ trì nghiên cứu, xây dựng các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành, quy định của Đảng, văn bản pháp luật của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách, chương trình, dự án, đề án quan trọng của ngành, lĩnh vực hoặc của địa phương về văn thư, lưu trữ. Chức vụ Chuyên viên chính về quản lý văn thư và lưu trữ có quyền hạn chủ trì nghiên cứu, xây dựng các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành và quy định liên quan đến quản lý văn thư và lưu trữ. Họ có trách nhiệm dựng nên các quy định và hướng dẫn cụ thể về quản lý văn thư và lưu trữ, đảm bảo rằng các quy trình và quy định này đáp ứng yêu cầu chuyên môn và phù hợp với mục tiêu và chuẩn mực của tổ chức hoặc ngành. Họ có trách nhiệm phát triển các kế hoạch và chiến lược để nâng cao quản lý văn thư và lưu trữ trong ngành hoặc địa phương cụ thể. Quyền hạn này giúp đảm bảo rằng quản lý văn thư và lưu trữ được thực hiện theo cách hiệu quả và tuân theo các quy định và quy chuẩn liên quan.

- Hướng dẫn và triển khai thực hiện các văn bản.

+ Chủ trì hoặc tham gia hướng dẫn triển khai thực hiện các quy định của Bộ Chính trị, Ban Bí thư; văn bản pháp luật của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ, ngành; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách, chương trình, dự án, đề án của ngành, lĩnh vực hoặc của địa phương về văn thư, lưu trữ.

+ Tổ chức, hướng dẫn, theo dõi việc thực hiện chế độ, chính sách chuyên môn, nghiệp vụ; đề xuất các biện pháp để nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của ngành, lĩnh vực hoặc của địa phương về văn thư, lưu trữ. Chuyên viên chính có nhiệm vụ hướng dẫn và đào tạo nhân viên trong lĩnh vực văn thư và lưu trữ để đảm bảo họ hiểu rõ các quy định và quy trình cũng như áp dụng chúng một cách hiệu quả. Chuyên viên chính có trách nhiệm đưa ra các đề xuất để cải thiện quy trình và quản lý văn thư và lưu trữ, đảm bảo tính hiệu quả và an toàn của hệ thống.

+ Chủ trì hoặc tham gia tổ chức các chuyên đề bồi dưỡng nghiệp vụ, phổ biến kinh nghiệm về công tác hoạch định và thực thi chính sách của ngành, lĩnh vực hoặc của địa phương về văn thư, lưu trữ. Chuyên viên chính có thể tự chủ trì hoặc chủ trì cùng với đội ngũ đào tạo để đào tạo và bồi dưỡng nhân viên về quản lý văn thư và lưu trữ. Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ quy trình và quy định và có khả năng thực hiện công việc một cách chuyên nghiệp. Họ phải chia sẻ kinh nghiệm và thông tin về công tác hoạch định và thực thi chính sách về văn thư và lưu trữ, giúp nhân viên và cộng đồng có kiến thức và hiểu biết tốt hơn về lĩnh vực này.

- Tham gia thẩm định các văn bản: Tham gia thẩm định, góp ý các quy định của Bộ Chính trị, Ban Bí thư; văn bản pháp luật của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ, ngành; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách, chương trình, dự án, đề án liên quan đến ngành, lĩnh vực hoặc của địa phương về văn thư, lưu trữ.

- Thực hiện các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ: Chủ trì hoặc tham gia tổ chức triển khai thực hiện các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ theo nhiệm vụ được phân công. 

+ Chủ trì hoặc tham gia vào việc tổ chức và triển khai các hoạt động chuyên môn và nghiệp vụ: Họ có trách nhiệm lãnh đạo hoặc tham gia vào việc triển khai các hoạt động liên quan đến quản lý văn thư và lưu trữ, bao gồm xây dựng hệ thống lưu trữ, quy trình lưu trữ tài liệu, bảo mật thông tin, và xử lý văn thư.

+ Thực hiện nhiệm vụ được phân công: Họ phải hoàn thành nhiệm vụ được giao theo lịch trình và yêu cầu, đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

+ Đảm bảo tuân thủ các quy định và quy trình chuyên môn: Chuyên viên chính phải đảm bảo rằng mọi hoạt động chuyên môn và nghiệp vụ liên quan đến văn thư và lưu trữ tuân theo các quy định và quy trình quy định.

+ Tham gia vào việc đánh giá và cải tiến quy trình làm việc: Họ có trách nhiệm tham gia vào việc đánh giá hiệu quả của các quy trình và đề xuất biện pháp để cải thiện chúng. Quyền hạn này giúp đảm bảo rằng công việc quản lý văn thư và lưu trữ được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, và đảm bảo rằng tài liệu và thông tin quan trọng được quản lý và bảo vệ đúng cách.

- Phối hợp thực hiện: Phối hợp với các đơn vị liên quan tham mưu hoạch định và thực thi chính sách liên quan đến ngành, lĩnh vực nhiệm vụ được phân công.

- Thực hiện nhiệm vụ chung, hội họp: Tham dự các cuộc họp liên quan đến lĩnh vực chuyên môn ở trong và ngoài đơn vị theo phân công. Chuyên viên chính phải thực hiện các nhiệm vụ chung được giao theo phân công hoặc yêu cầu từ cấp trên. Các nhiệm vụ này có thể liên quan đến quản lý văn thư và lưu trữ cũng như các công việc chung trong tổ chức hoặc đơn vị. Họ có trách nhiệm tham dự các cuộc họp liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của họ. Điều này có thể bao gồm các cuộc họp nội bộ trong đơn vị hoặc các cuộc họp ngoại vi với các tổ chức hoặc đơn vị khác có liên quan.

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch công tác năm, quý, tháng, tuần của cá nhân. Chuyên viên chính phải xây dựng kế hoạch công tác cho cá nhân dựa trên mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể của họ trong lĩnh vực quản lý văn thư và lưu trữ. Kế hoạch này có thể bao gồm các hoạt động, dự án, nhiệm vụ cụ thể, và mục tiêu cần đạt được trong khoảng thời gian cụ thể. Chuyên viên chính phải thực hiện kế hoạch công tác theo đúng lịch trình và các hoạt động đã xác định trong kế hoạch. Họ phải đảm bảo rằng các mục tiêu và nhiệm vụ được hoàn thành một cách chất lượng và hiệu quả.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên phân công

 

3. Tại sao cần quy định cụ thể về quyền và nhiệm vụ của chuyên viên chính về quản lý văn thư, lưu trữ?

Quy định cụ thể về quyền và nhiệm vụ của chuyên viên chính về quản lý văn thư và lưu trữ là cần thiết vì một số lý do quan trọng sau đây:

Đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy: Văn thư và lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin. Quy định cụ thể giúp đảm bảo rằng công việc quản lý văn thư và lưu trữ được thực hiện một cách chính xác và theo các quy tắc và tiêu chuẩn quy định.

Bảo vệ thông tin quan trọng: Văn thư và lưu trữ chứa thông tin quan trọng và nhạy cảm. Quy định cụ thể giúp đảm bảo rằng thông tin này được bảo vệ và xử lý đúng cách để tránh rủi ro về bảo mật và sự mất mát.

Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật: Có nhiều quy định pháp luật liên quan đến quản lý văn thư và lưu trữ. Quy định cụ thể giúp đảm bảo rằng công việc này tuân theo các quy định và quy chuẩn pháp lý.

Tăng hiệu suất và hiệu quả: Các nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể giúp xác định rõ vai trò và trách nhiệm của chuyên viên chính. Điều này có thể dẫn đến tăng cường hiệu suất và hiệu quả trong công việc, giúp tổ chức hoạt động một cách trơn tru và hiệu quả hơn.

Đảm bảo trách nhiệm và chuyên nghiệp: Quy định cụ thể giúp đảm bảo rằng chuyên viên chính hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của họ và phải chịu trách nhiệm về công việc của mình. Điều này thúc đẩy tính chuyên nghiệp và đảm bảo rằng công việc quản lý văn thư và lưu trữ được thực hiện đúng cách.

Tóm lại, quy định cụ thể về quyền và nhiệm vụ của chuyên viên chính về quản lý văn thư và lưu trữ là quan trọng để đảm bảo tính chính xác, bảo mật và hiệu quả trong quản lý thông tin và tài liệu trong tổ chức hoặc đơn vị.

Vui lòng liên hệ 19006162 hoặc lienhe@luatminhkhue.vn để được hướng dẫn chi tiết nhất

Theo dõi thêm: Công tác văn thư, lưu trữ của Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh