Sách Kỹ năng tổ chức sự kiện và tuyển chọn, tham khảo các bài diễn văn, bài phát biểu dành cho hội nghị, hội thảo và những ngày lễ lớn

1. Giới thiệu tác giả

Cuốn sách "Kỹ năng tổ chức sự kiện và tuyển chọn, tham khảo các bài diễn văn, bài phát biểu dành cho hội nghị, hội thảo và những ngày lễ lớn" do tác giả Thu Phương hệ thống.

2. Giới thiệu hình ảnh sách

Kỹ năng tổ chức sự kiện và tuyển chọn, tham khảo các bài diễn văn, bài phát biểu dành cho hội nghị, hội thảo và những ngày lễ lớn

Tác giả: Thu Phương hệ thống

Nhà xuất bản Thế giới

3. Tổng quan nội dung sách

Diễn văn là một bài văn được chuẩn bị trước, cần phải trình bày, diễn đạt trước một buổi lễ, buổi mít tinh, đại hội, hội nghị,...vào lúc khai mạc (hay bế mạc) nhằm giới thiệu, chào mừng ban đầu (hay đánh giá khi kết thúc) giúp cho người tham dự hiểu được mục đích, ý nghĩa, vai trò, vị trí, tầm quan trọng của sự kiện, những thành tích hướng tới sự kiện, những nội dung cần tiến hành (hay đánh giá kết quả việc thực hiện các nội dung đó); lời chúc, lời cảm ơn những tổ chức, cá nhân góp phần làm nên thành công của “ngày hội” đó và lời cỗ vũ đối tượng của mình hưởng ứng thực hiện thắng lợi phương hướng hành động mà “ngày hội” đó đã xác định.

Trong hoạt động thực tiễn của các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp ngày nay, các bài diễn văn, phát biểu trong các đại hội, hội nghị, lễ kỷ niệm,... có vai trò rất quan trọng, giúp cho người tham dự hiểu được vai trò, mục đích, ý nghĩa và tầm quan trọng của sự kiện, từ đó rút ra những kinh nghiệm và định hướng cho công việc sau này. Vậy làm sao để có thể soạn thảo được những bản diễn văn nội dung súc tích, bao hàm và thu hút sự chú ý của đông đảo đại biểu, người tham dự? Đó là trăn trở của những người làm công tác soạn thảo tại các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp. Hiểu được trăn trở đó, nhằm giúp lãnh đạo, nhân viên ở các cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp có thể chuẩn bị tốt các bài diễn văn, bài phát biểu khi tổ chức sự kiện hay các ngày lễ lớn, Nhà xuất bản Thế giới xuất bản cuốn sách: Kỹ năng tổ chức sự kiện và tuyển chọn, tham khảo các bài diễn văn, bài phát biểu dành cho hội nghị, hội thảo và những ngày lễ lớn do tác giả Thu Phương hệ thống.

Nội dung cuốn sách gồm những phần sau:

Phần thứ nhất. Kỹ năng tổ chức sự kiện thành công

Phần thứ hai. Các bài phát biểu khai mạc, bế mạc, tổng kết các đại hội, hội nghị, hội thảo

Phần thứ ba. Các bài diễn văn, bài phát biểu tại các sự kiện quan trọng của các cấp, các ngành, các địa phương

4. Đánh giá bạn đọc

Cuốn sách được tập hợp và sắp xếp theo các phần mục, mỗi phần được phân chia theo từng lĩnh vực cụ thể: Các bài phát biểu khai mạc, bế mạc, tổng kết các đại hội, hội nghị, hội thảo; Các bài diễn văn, bài phát biểu tại các sự kiện quan trọng của các cấp, các ngành, các địa phương; Các bài diễn văn, bài phát biểu chào mừng các ngày lễ lớn; Các bài diễn văn, bài phát biểu lãnh đạo địa phương thường dùng và các bài phát biểu lãnh đạo công ty, doanh nghiệp thường dùng. Với cách hệ thống như vậy, sẽ giúp cho bạn đọc có thể tra cứu được những nội dung mà mình cần tham khảo ở phần mục nào. Các bài diễn văn, phát biểu được tuyển chọn cũng đã được phổ biến rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng. Bên cạnh đó tác giả còn dành một phần trong cuốn sách để chia sẻ với bạn đọc về kỹ năng tổ chức sự kiện thành công cung cấp thêm cho bạn đọc những bí quyết, công việc cần lưu ý khi tổ chức sự kiện.

Cuốn sách có giá trị thực tiễn, là tài liệu tham khảo có tác dụng thiết thực cho các cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp - những người làm công tác soạn thảo văn bản.

5. Kết luận

Hy vọng những chia sẻ trên đây của chúng tôi sẽ là một nguồn tư liệu đánh giá chất lượng sách hiệu quả tin cậy của bạn đọc. Nếu thấy chia sẻ của chúng tôi hữu ích, bạn hãy lan tỏa nó đến với nhiều người hơn nhé! Chúc các bạn đọc sách hiệu quả và thu được nhiều thông tin hữu ích từ cuốn sách “Kỹ năng tổ chức sự kiện và tuyển chọn, tham khảo các bài diễn văn, bài phát biểu dành cho hội nghị, hội thảo và những ngày lễ lớn".

Luật Minh Khuê chia sẻ với bạn đọc một số lưu ý khi soạn thảo diễn văn:

Những yêu cầu khi soạn thảo diễn văn:

- Phải gây được tâm lý vui mừng, hưng phấn cho đông đảo thính giả.

- Hành văn phải sinh động, lịch sự, có sức thuyết phục.

- ý tưởng rõ ràng, mạch lạc để người nghe theo dõi.

Xây dựng bố cục và cách viết diễn văn:

Việc soạn thảo diễn văn thực ra không bắt buộc phải theo một khuôn mẫu bố cục nào cụ thể, miễn viết sao đáp ứng được các yêu cầu trên đây. Theo kinh nghiệm thực tế thì có thể chia nội dung diễn văn thành ba phần sau:

Phần mở đầu: Viết lời chào mừng các khách quý, nêu rõ lý do của buổi lễ, buổi mít tinh, liên hoan văn nghệ,....hoặc giới thiệu ý nghĩa sự kiện mà diễn văn đề cập đến.

Phần thứ hai: Nêu các nội dung trọng tâm cần thuyết trình trước quần chúng hoặc thính giả. Trong phần này có thể nêu các thành tích của quá trình phấn đấu, vai trò, vị trí, tầm quan trọng của sự kiện cần chào mừng. Có thể bộc lộ các quan điểm, các chính kiến của cơ quan , tổ chức mình về sự đánh giá các vấn đề liên quan đến sự kiện đó, có thể đưa những ví dụ để minh hoạ nhằm tăng sức thuyết phục và lôi cuốn người nghe.

Phần thứ ba: Tóm tắt sự kiện, đánh giá lại một lần nữa ý nghĩa, tầm quan trọng của sự kiện xảy ra, thể hiện hy vọng tương lai có kết quả to lớn hơn, mối liên hệ bền chặt hơn, hợp tác rộng hơn bằng những lời chúc tốt đẹp, cuối cùng là lời cảm ơn. Cần lưu ý rằng: diễn văn không nên viết dài mà cần cô đọng, rõ ràng, hành văn ngắn gọn, súc tích, dùng từ ngữ dễ hiểu, lượng thông tin vừa phải phù hợp với đối tượng nghe.

Hướng dẫn soạn thảo bài phát biểu của lãnh đạo công ty trong Hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng là buổi lễ thường niên của công ty, nhằm gặp gỡ, tri ân khách hàng, đối tác đã đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt một năm qua. Đây cũng là dịp để công ty giới thiệu những kế hoạch mới và gửi lời cam kết tới các khách hàng. Bài phát biểu cho lãnh đạo cần được soạn thảo chỉn chu và tỉ mỉ, thể hiện được hình ảnh của doanh nghiệp trước các khách hàng và đối tác.

Một bài phát biểu của lãnh đạo trong hội nghị khách hàng thường có bố cục các phần như sau:

- Lời mở đầu: Gồm lời chào, giới thiệu bản thân (tên, chức vụ thay mặt Ban lãnh đạo). Trong lời mở đầu cần gửi lời cảm ơn tới khách hàng đã tới tham dự buổi lễ cũng như đồng hành với công ty trong suốt một năm vừa qua. Lời mở đầu cần được viết trang trọng và lịch sự, thể hiện

- Tổng kết thành tích của doanh nghiệp: Trong phần này, cần nêu lên những con số thể hiện kết quả kinh doanh ấn tượng như: tăng trưởng doanh thu vượt bao nhiêu % so với mục tiêu đề ra, lợi nhuận ròng, số chi nhánh mở rộng, danh hiệu hoặc giải thưởng đã đạt được,... Nên chọn lọc từ 3 cho tới 4 thành tích nổi bật nhất để trình bày.

- Lời cảm ơn khách hàng, đối tác: Chú ý rằng lời cảm ơn, tri ân cần được viết trang trọng, lịch sự ở mức độ cao nhất. Ngoài ra, ở bài phát biểu Hội nghị tri ân khách hàng có thể nêu rõ một vài khách hàng và đối tác chiến lược, tiêu biểu của công ty trong năm vừa qua. Cuối cùng, liệt kê thêm một số khách hàng và đối tác khác trong câu kết đoạn.

- Giới thiệu kế hoạch và định hướng chung của công ty: Ở phần này, bài phát biểu có thể giới thiệu sơ lược về một số chỉ tiêu kinh doanh đề ra cho năm tới, hé lộ một số sản phẩm, dịch vụ mới sắp được triển khai. Cuối cùng là lời cam kết và bày tỏ mong muốn luôn nhận được sự ủng hộ từ khách hàng.

- Lời kết: Nhắc lại lời cảm ơn khách hàng, lời hứa, lời cam kết. Cuối đoạn kết cần gửi lời chúc tới Lễ cảm ơn khách hàng cuối năm thành công rực rỡ.

Dưới đây là một số lưu ý khi tổ chức sự kiện để bạn đọc tham khảo:

Nhân sự

Nhân sự là yếu tố quan trọng cần lưu ý khi tổ chức sự kiện bởi nhân sự giống như dòng máu chảy trong cơ thể vậy. Nhân sự có tốt thì sự kiện mới diễn ra suôn sẻ. Hệ thống nhân sự ở đây chính là nội bộ, phòng ban, cộng tác viên, outsource,…

Nội bộ, phòng ban: Khi tổ chức một sự kiện, cần sự phối hợp tốt giữa các bộ phận, phòng ban. Chỉ cần một bộ phận sơ xảy thôi là cũng ảnh hưởng đến cả sự kiện. Nếu các phòng ban “mỗi người một phách” thì sự kiện không thể thành công được.

Cộng tác viên: Một sự kiện tổ chức thường có quy mô khá lớn. Nhân viên các phòng ban không để lo hết tất cả mọi việc được. Vì vậy, mỗi sự kiện cần có sự hỗ trợ rất lớn từ các cộng tác viên trong những công việc nhỏ liên quan như trà nước, bánh kẹo, hướng dẫn khách mời,… Nếu thiếu cộng tác viên hay cộng tác viên không tốt thì sẽ làm sự kiện có nhiều sai sót.

- MC được ví như linh hồn của sự kiện, là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của sự kiện. Để tránh gặp những lỗi không nên xảy ra như MC nhận kịch bản muộn, không kịp đọc bản thảo, trang phục không phù hợp với sự kiện… bạn cần kiểm tra kĩ bản thảo, dặn dò và báo trước với MC về concept của sự kiện, đặc biệt nên có buổi tổng duyệt trước để đảm bảo không có sai sót khi bắt đầu sự kiện.

- Người nổi tiếng (ca sĩ, diễn viên,…) giúp cho sự kiện hấp dẫn và thu hút khách hơn. Nhưng bạn cũng có thể gặp phải một số vấn đề đau đầu như: người nổi tiếng đến muộn do lịch trình, không kiểm soát được đám đông,… Để tránh xảy ra các trường hợp này, bạn nên có một nhân sự riêng đảm nhận vị trí quan tâm, chăm sóc talent cũng như kiểm soát và nắm được thời gian khi nào talent xuất hiện, có đến kịp giờ hay không, có gặp vấn đề, trục trặc gì không,…Ngoài ra, khi xảy ra vấn đề, bạn cần bình tĩnh để đưa ra phương án tốt nhất.

Kế hoạch tổ chức sự kiện

Khi tổ chức một sự kiện, bạn cần nên kế hoạch từ trước. Bạn hãy đưa ra nhiều phương án khác nhau và chọn phương án tối ưu nhất. Bạn cần đưa ra lịch trình cụ thể, sắp xếp vị trí của đội hình nhân viên phục vụ sao cho hợp lý nhất, khách mời ngồi ở đâu, MC nên đứng chỗ nào, các tiết mục văn nghệ diễn ra vào khoảng thời gian nào với đội hình ra sao,… Ngay cả âm thanh, ánh sáng cũng phải thật hoàn hảo từ buổi diễn tập.

Ngoài ra, bạn cần quan tâm đến thời gian setup sân khấu, treo băng rôn, trang trí sự kiện,… Nếu thuê địa điểm thì bạn cần quan tâm đến thời gian đơn vị cho thuê cho trước để chuẩn bị sự kiện. Thông thường, bạn sẽ có nửa ngày hoặc một ngày để chuẩn bị địa điểm tổ chức nhưng cũng có lúc vì sự kiện diễn ra trước đó nên thời gian chuẩn bị có thể rất ít. Tùy theo khoảng thời gian cho trước, hãy chuẩn bị sẵn sàng các phương án ứng phó.

Địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm cũng là một vấn đề cần lưu ý khi tổ chức sự kiện. Bạn phải chọn địa điểm ở vị trí trung tâm thành phố, thuận tiện cho việc đi lại. Cơ sở vật chất, an ninh ở đó phải đảm bảo. Nhân viên chuyên nghiệp. Dịch vụ tốt. Đặc biệt là phải có chỗ để xe cho khách mời tới tham dự sự kiện.

Bạn cũng cần chú ý tới sức chứa của địa điểm tổ chức. Sức chứa của địa điểm phải cân đối với số khách mời tham dự để tránh trường hợp thừa chỗ hoặc thiếu chỗ.

Ngoài ra, bạn cần chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với tình hình thời tiết. Nếu vào ngày trời lạnh hoặc vào mùa mưa thì không nên tổ chức sự kiện ngoài trời. Lúc đó, hãy chọn địa điểm tổ chức là trong phòng có mái che.

Hệ thống âm thanh, ánh sáng

Nhiều người khi tổ chức sự kiện đã gặp phải một số vấn đề như ánh sáng chập chờn, bóng đèn cháy, hỏng; âm thanh không ổn định, tậm tịt, quá nhỏ hoặc chói tai,… khiến sự kiện thất bại. Chính vì thế, khi tổ chức sự kiện, bạn cần phải chú ý tới hệ thống âm thanh và ánh sáng. m thanh phải trong trẻo, rõ ràng, chất lượng. Còn ánh sáng phải thật chất lượng, rõ nét và hoàn hảo. Hệ thống loa, đèn hiện đại đảm bảo tính thẩm mỹ về cảnh quan. Nếu thuê địa điểm, bạn cần liên hệ trước với đơn vị cho thuê để kiểm tra trước xem tình hình âm thanh, ánh sáng ra sao và có phương án dự phòng phù hợp.

Chuẩn bị rủi ro

Một sự kiện dù hoàn hảo mấy cũng có thể có rủi ro. Vì thế, bạn cần dành thời gian dự đoán trước những rủi ro có thể gặp phải và đưa ra các phương án dự phòng để khắc phục. Có như vậy, bạn mới kiểm soát được tình hình. Và khi rủi ro xảy ra, bạn có thể xử lý một cách dễ dàng và nhanh chóng bằng các phương án đã dự phòng từ trước.