Xử lý sai ngày tháng năm sinh trên giấy đăng ký kết hôn thế nào?

1. Sai sót ngày tháng năm sinh trên giấy đăng ký kết hôn

1.1. Giấy đăng ký kết hôn 

Giấy đăng ký kết hôn (còn gọi là Giấy chứng nhận kết hôn) là một văn bản pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, ghi nhận việc hai người nam và nữ chính thức xác lập quan hệ vợ chồng theo quy định của pháp luật. Nó là bằng chứng hợp pháp chứng minh quan hệ hôn nhân giữa hai người.

Một Giấy đăng ký kết hôn chuẩn thường bao gồm các thông tin chính như:

• Thông tin cơ quan cấp giấy.
• Số và quyển số đăng ký.
• Thông tin cá nhân của người chồng (họ tên, ngày sinh, dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú...).
• Thông tin cá nhân của người vợ (họ tên, ngày sinh, dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú...).
• Ngày, tháng, năm đăng ký kết hôn.
• Chữ ký và con dấu của người có thẩm quyền.

1.2. Sai sót thông tin ngày tháng năm sinh trên giấy kết hôn

"Sai sót ngày tháng năm sinh trên Giấy đăng ký kết hôn" là tình trạng thông tin về ngày, tháng, năm sinh của một hoặc cả hai bên vợ chồng được ghi nhận trên Giấy đăng ký kết hôn không trùng khớp với thông tin chính xác về ngày, tháng, năm sinh của họ được thể hiện trên các giấy tờ pháp lý gốc khác như Giấy khai sinh, Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân, Hộ chiếu, hoặc Sổ hộ khẩu.

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến sai sót này, và chúng thường rơi vào các trường hợp sau:

Lỗi do người đi đăng ký kết hôn cung cấp thông tin sai

Đây là trường hợp phổ biến nhất, do một trong các lý do sau:

• Nhầm lẫn thông tin: Người đi đăng ký kết hôn vô tình cung cấp sai ngày tháng năm sinh của mình hoặc của vợ/chồng. Ví dụ: nhầm lẫn giữa ngày sinh dương lịch và âm lịch, hoặc nhầm lẫn giữa ngày/tháng/năm của mình với người thân khác.
• Ghi nhớ sai: Do không nhớ chính xác hoặc chỉ nhớ mang máng ngày tháng năm sinh của mình hoặc của bạn đời.
• Thông tin trên giấy tờ gốc không thống nhất trước đó: Trước khi đăng ký kết hôn, bản thân người yêu cầu đã có sự sai lệch thông tin ngày tháng năm sinh trên các giấy tờ tùy thân của họ (ví dụ: Giấy khai sinh khác với căn cước công dân). Khi đăng ký kết hôn, họ khai theo một giấy tờ nào đó mà không phải là thông tin chính xác nhất

Lỗi do cán bộ tư pháp - hộ tịch khi tiếp nhận hoặc nhập liệu 

Mặc dù cán bộ tư pháp - hộ tịch luôn kiểm tra kỹ lưỡng, nhưng đôi khi vẫn có thể xảy ra sai sót trong quá trình:

• Ghi chép sai: Cán bộ ghi sai thông tin ngày tháng năm sinh từ tờ khai hoặc giấy tờ gốc của người dân vào Sổ hộ tịch hoặc Giấy đăng ký kết hôn. Ví dụ: viết nhầm số, nhầm thứ tự ngày/tháng, hoặc nhầm năm.
• Lỗi đánh máy/nhập liệu: Khi nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính hoặc in giấy chứng nhận, cán bộ có thể gõ sai hoặc chọn nhầm số liệu.
• Thiếu sót trong việc kiểm tra lại: Sau khi in giấy tờ, việc kiểm tra lại chưa đủ chặt chẽ dẫn đến sai sót không được phát hiện kịp thời.

Lỗi do thay đổi/cải chính thông tin cá nhân trước đó nhưng chưa cập nhật đồng bộ 

• Đã cải chính Giấy khai sinh nhưng chưa làm lại CCCD: Một người đã được cải chính ngày tháng năm sinh trên Giấy khai sinh (là giấy tờ gốc) nhưng thông tin trên Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác vẫn chưa được cập nhật. Khi đi đăng ký kết hôn, người đó có thể đã cung cấp thông tin theo CCCD cũ (sai), dẫn đến sai lệch trên Giấy đăng ký kết hôn.
• Thay đổi thông tin trên một số giấy tờ nhưng không phải giấy tờ gốc: Ví dụ, một người có Giấy khai sinh đúng, nhưng CCCD lại sai. Khi đăng ký kết hôn, họ dùng CCCD và cán bộ ghi theo đó.

Sai sót do giấy tờ gốc của người dân đã có sự mâu thuẫn từ trước

Đây là trường hợp phức tạp hơn, khi bản thân các giấy tờ tùy thân của người đăng ký (như Giấy khai sinh, CCCD, Sổ hộ khẩu) đã có sự mâu thuẫn về ngày tháng năm sinh. Khi đăng ký kết hôn, họ khai hoặc nộp một trong các giấy tờ đó, dẫn đến việc Giấy đăng ký kết hôn ghi nhận một thông tin không thống nhất với giấy tờ gốc có giá trị pháp lý cao hơn (thường là Giấy khai sinh).

Khi giấy đăng ký kết hôn bị sai sót về ngày tháng năm sinh, bạn hoàn toàn có thể thực hiện thủ tục cải chính hộ tịch để chỉnh sửa thông tin này. Việc tự ý sửa chữa là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt.

2. Căn cứ pháp lý về việc sửa đổi thông tin ngày tháng năm sinh trên Giấy đăng ký kết hôn

Đăng ký kết hôn là một trong nhưng sự kiện hộ tịch và được xác nhận vào sổ hộ tịch. Việc sửa đổi thông tin về ngày tháng năm sinh trên Giấy đăng ký kết hôn là việc cải chính hộ tịch. Đây cũng được coi là một sự kiện hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật Hộ tịch 2014.

Theo quy định khoản 12 Điểu 4 Luật Hộ tịch 2014: "Cải chính hộ tịch theo quy định của Luật Hộ tịch là việc chỉnh sửa thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch và chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ để xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch."

Về thẩm quyền cải chính hộ tịch, theo quy định Điều 27 Luật Hộ tịch 2014:  "Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của cá nhân có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người chưa đủ 14 tuổi; bổ sung hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước."

Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện nay, trong trường hợp có sai sót về thông tin trên giấy đăng ký kết hôn (một giấy tờ được coi là giấy tờ hộ tịch), cụ thể là có sai sót về ngày tháng năm sinh, người dân có quyền yêu cẩu Ủy ban nhân dân chỉnh sửa thông tin cá nhân về ngày tháng năm sinh trong Sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch và chỉ được thực hiện khi có căn cứ để xác định do có sai sót do lỗi của công chức làm hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch. Và thẩm quyền về việc cải chính hộ tịch liên quan đến sai sót thông tin cá nhân về ngày tháng năm sinh được quy định thuộc về Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của người yêu cầu.

3. Điều kiện để được cải chính thông tin ngày tháng năm sinh trên Giấy đăng ký kết hôn

Để được cải chính ngày tháng năm sinh trên Giấy đăng ký kết hôn, cần đáp ứng các điều kiện được quy định rõ ràng trong pháp luật về hộ tịch của Việt Nam, cụ thể:

Thứ nhất: Có sai sót về thông tin ngày tháng năm sinh trên Giấy đăng ký kết hôn

Đây là điều kiện tiên quyết để có thể được chỉnh sửa thông tin ngày tháng năm sinh trên Giấy đăng ký kết hôn. Theo đó, thông tin ngày tháng năm sinh trên Giấy đăng ký kết hôn phải không đúng với thông tin chính xác trên các giấy tờ hộ tịch gốc có giá trị pháp lý cao hơn. Sai sót ở đây có thể là sai ngày hoặc sai tháng hoặc sai năm sinh, hoặc sai cả ba thông tin.

Thứ hai: Có giấy tờ tài liệu chứng minh sai sót

Khi yêu cầu chỉnh sửa thông tin trên giấy đăng ký kết hôn nói chung và thông tin ngày tháng năm sinh nói riêng, người yêu cầu cần có đầy đủ các giấy tờ, tài liệu hợp pháp để chứng minh rằng thông tin ngày tháng năm sinh trên Giấy đăng ký kết hôn là sai và thông tin muốn cải chính mới là đúng. Các giấy tờ này phải là bản gốc hoặc bản sao có chứng thực và có giá trị pháp lý để cơ quan hộ tịch đối chiếu, xác minh.

Các giấy tờ thường được sử dụng làm bằng chứng bao gồm:

• Giấy khai sinh (bản chính): Đây là giấy tờ gốc và có giá trị pháp lý cao nhất để xác định ngày tháng năm sinh của một cá nhân.
• Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân: Nếu thông tin trên CCCD khớp với Giấy khai sinh và khác với Giấy đăng ký kết hôn.
• Hộ chiếu (nếu có): Tương tự như CCCD.
• Sổ hộ khẩu: Thông tin ngày tháng năm sinh trong sổ hộ khẩu cũng cần được đối chiếu.
• Các giấy tờ hợp lệ khác: Bao gồm các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp, có ghi nhận rõ ràng và chính xác về ngày tháng năm sinh của người yêu cầu cải chính (ví dụ: hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, học bạ, bằng tốt nghiệp...).

Thông thường, Giấy khai sinh là bằng chứng quan trọng nhất. Nếu Giấy khai sinh cũng có sai sót hoặc không có, việc cải chính có thể phức tạp hơn và có thể cần làm thủ tục cải chính Giấy khai sinh trước hoặc đồng thời.

Thứ ba: Người yêu cầu cải chính là người có quyền và nghĩa vụ liên quan

Người yêu cầu cải chính phải là: Chính người có thông tin sai sót trên Giấy đăng ký kết hôn (tức là vợ hoặc chồng) hoặc Người giám hộ hay người đại diện hợp pháp của người có thông tin sai sót (trong trường hợp người đó chưa thành niên hoặc mất năng lực hành vi dân sự).

Thứ tư: Thuộc thẩm quyền của cơ quan đăng ký hộ tịch

Việc cải chính ngày tháng năm sinh trên Giấy đăng ký kết hôn phải được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi trước đây bạn đã đăng ký kết hôn. Đây là cơ quan có thẩm quyền để giải quyết thủ tục này. Trong trường hợp người yêu cầu hiện không sinh sống tại nơi đăng ký kết hôn, thủ tục cải chính thông tin vẫn được thực hiện bởi Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đăng ký kết hôn, tuy nhiên để thuận tiện trong quá trình làm việc, người yêu cầu có thể làm thủ tục trên Cổng dịch vụ công trực tuyến hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện mà không bắt buộc vào trực tiếp đến Ủy ban nhân dân nơi đăng ký kết hôn để làm thủ tục.

4. Những trường hợp không được giải quyết sửa thông tin trên Giấy đăng ký kết hôn

Mặc dù pháp luật hiện nay tạo điều kiện thuận lợi cho việc cải chính thông tin hộ tịch bao gồm cả ngày tháng năm sinh trên giấy đăng ký kết hôn khi có sai sót, nhưng trong một số trường hợp yêu cầu này không được chấp nhận, cụ thể:

4.1. Không chứng minh được có sai sót thực sự

Trường hợp có yêu cầu về việc chỉnh sửa thông tin về ngày tháng năm sinh trên Giấy đăng ký kết hôn nhưng người yêu cầu không có giấy tờ chứng minh. Nếu người yêu cầu không thể cung cấp được các giấy tờ hợp lệ (như Giấy khai sinh, CCCD, Hộ chiếu, Sổ hộ khẩu...) để chứng minh rằng thông tin ngày tháng năm sinh trên Giấy đăng ký kết hôn là sai và thông tin muốn cải chính mới là đúng, thì yêu cầu sẽ bị từ chối. Ngoài ra, việc không chứng minh được có sai sót thực sự thường là trường hợp giấy tờ chứng minh không hợp lệ/mâu thuẫn: Các giấy tờ được cung cấp để chứng minh lại có sự mâu thuẫn lẫn nhau về thông tin ngày tháng năm sinh (ví dụ: Giấy khai sinh một kiểu, CCCD một kiểu khác, và đều khác với Giấy đăng ký kết hôn). Trong trường hợp này, cơ quan hộ tịch sẽ yêu cầu làm rõ, hoặc có thể từ chối nếu không thể xác định được thông tin chính xác.

4.2. Mục đích cải chính không phải để sửa sai sót

Điều 17 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định rõ: "Việc cải chính hộ tịch chỉ được giải quyết sau khi xác định có sai sót khi đăng ký hộ tịch; không cải chính nội dung trên giấy tờ hộ tịch đã được cấp hợp lệ nhằm hợp thức hóa thông tin trên hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác."

Điều này có nghĩa là:

• Thay đổi thông tin đã đúng thành sai: Nếu thông tin trên Giấy đăng ký kết hôn đã đúng theo các giấy tờ gốc ban đầu nhưng bạn lại muốn thay đổi để phù hợp với một giấy tờ khác mà thông tin trên giấy tờ đó lại bị sai, thì sẽ không được chấp nhận.
• Hợp thức hóa thông tin gian dối: Đây là trường hợp thường gặp khi người dân cố tình khai gian thông tin (ví dụ: khai gian tuổi để đủ tuổi kết hôn, khai sai để được hưởng chế độ nào đó...) và bây giờ muốn "cải chính" để hợp thức hóa thông tin chính xác. Pháp luật sẽ không giải quyết những trường hợp này. Ví dụ: một người khai gian tuổi để kết hôn khi chưa đủ tuổi theo luật định, sau đó muốn cải chính lại tuổi thật thì sẽ không được chấp nhận vì đây không phải là "sai sót" mà là hành vi vi phạm pháp luật ngay từ đầu.

4.3. Không thuộc thẩm quyền giải quyết

Một trong những trường hợp không được giải quyết yêu cầu thay đổi thông tin ngày tháng năm sinh trên Giấy đăng ký kết hôn rất phổ biến đó là:

• Nộp hồ sơ sai cơ quan: Nếu bạn nộp hồ sơ tại cơ quan không có thẩm quyền (ví dụ: nộp ở UBND cấp xã không phải nơi đã đăng ký kết hôn ban đầu mà không có lý do chính đáng được pháp luật cho phép), hồ sơ sẽ bị trả lại.
• Yêu cầu cải chính thông tin không thuộc phạm vi cải chính: Mặc dù ngày tháng năm sinh thuộc phạm vi được cải chính, nhưng nếu yêu cầu cải chính các nội dung khác không được phép (ví dụ: cải chính giới tính đã đăng ký trên Giấy khai sinh, trừ trường hợp có xác nhận y tế về chuyển giới theo quy định riêng), yêu cầu cũng sẽ bị từ chối.

4.4. Không đủ năng lực hành vi dân sự hoặc không có người đại diện hợp pháp

Nếu người yêu cầu cải chính không đủ năng lực hành vi dân sự (ví dụ: chưa thành niên, bị bệnh tâm thần...) mà không có người giám hộ hoặc người đại diện hợp pháp đứng ra thực hiện thủ tục, yêu cầu sẽ không được chấp nhận.

4.5. Yêu cầu cải chính được thực hiện trái quy định pháp luật

• Tự ý tẩy xóa, sửa chữa: Việc tự ý tẩy xóa, sửa chữa nội dung trên Giấy đăng ký kết hôn là hành vi vi phạm pháp luật và sẽ bị xử phạt hành chính (phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng) và không được công nhận. Cơ quan hộ tịch sẽ không giải quyết yêu cầu cải chính dựa trên giấy tờ đã bị làm giả hoặc sửa chữa trái phép.
• Cung cấp thông tin, tài liệu giả mạo: Nếu phát hiện người yêu cầu cung cấp thông tin hoặc tài liệu giả mạo để cải chính, yêu cầu sẽ bị từ chối và có thể bị xử lý theo quy định của pháp luật.

5. Hồ sơ khi tiến hành sửa ngày tháng năm sinh trên Giấy đăng ký kết hôn

Để được chỉnh sửa thông tin ngày tháng năm sinh trên Giấy đăng ký kết hôn, người yêu cầu cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của pháp luật bao gồm: 

5.1. Tờ khai yêu cầu cải chính hộ tịch

• Đây là mẫu đơn bạn cần điền đầy đủ thông tin theo quy định của pháp luật.
• Bạn có thể xin mẫu này tại cơ quan đăng ký hộ tịch (Bộ phận Một cửa của UBND cấp xã) hoặc tải về từ Cổng dịch vụ công quốc gia (nếu có).
• Trong tờ khai, bạn cần ghi rõ thông tin sai sót trên giấy đăng ký kết hôn và thông tin chính xác mà bạn muốn cải chính.

5.2. Giấy đăng ký kết hôn bản chính

• Bạn cần nộp bản chính Giấy chứng nhận kết hôn có thông tin ngày tháng năm sinh bị sai sót.
• Cơ quan hộ tịch sẽ ghi chú nội dung cải chính vào bản chính này, chứ không cấp lại một giấy đăng ký kết hôn mới.

5.3. Giấy tờ chứng minh sai sót và thông tin chính xác

Đây là nhóm giấy tờ quan trọng nhất, dùng để chứng minh rằng ngày tháng năm sinh trên giấy đăng ký kết hôn là sai và thông tin bạn muốn sửa là đúng. Bạn cần xuất trình bản chính để đối chiếu và nộp bản sao (có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu):

• Giấy khai sinh bản chính: Đây là giấy tờ có giá trị pháp lý cao nhất để xác định ngày tháng năm sinh của một cá nhân. Nó là căn cứ hàng đầu để chứng minh thông tin đúng.
• Căn cước công dân (CCCD) của người có thông tin sai sót: Nếu thông tin trên CCCD khớp với Giấy khai sinh và khác với Giấy đăng ký kết hôn, đây cũng là một bằng chứng quan trọng.
• Sổ hộ khẩu: Kiểm tra thông tin ngày tháng năm sinh trong Sổ hộ khẩu để xem có trùng khớp với Giấy khai sinh và CCCD không.
• Hộ chiếu (nếu có): Tương tự như CCCD.
• Các giấy tờ khác có giá trị pháp lý: Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, bạn có thể cần thêm các giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp, có ghi nhận rõ ràng và chính xác về ngày tháng năm sinh của người yêu cầu cải chính. Ví dụ:
  • Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức.
  • Học bạ, bằng tốt nghiệp (đặc biệt đối với những trường hợp khai sinh muộn và thông tin được ghi nhận lần đầu trên các giấy tờ này).
  • Quyết định của Tòa án về việc xác định lại sự kiện hộ tịch (nếu có).

5.4. Giấy tờ tùy thân của người đi làm thủ tục

• CCCD/Hộ chiếu bản chính của người trực tiếp đi nộp hồ sơ (là vợ hoặc chồng, hoặc người được ủy quyền).
• Nếu là người đại diện hoặc người giám hộ, cần có thêm các giấy tờ chứng minh quan hệ đại diện/giám hộ hợp pháp (ví dụ: văn bản ủy quyền có công chứng, quyết định cử người giám hộ...).

5.5. Văn bản ủy quyền (nếu có người khác đi nộp thay)

• Trong trường hợp bạn không thể trực tiếp đi làm thủ tục, bạn có thể ủy quyền cho người khác. Văn bản ủy quyền này phải được công chứng hoặc chứng thực hợp pháp theo quy định của pháp luật
• Trước khi đến nộp hồ sơ, bạn nên liên hệ với Bộ phận Một cửa của UBND cấp xã nơi đã đăng ký kết hôn để hỏi rõ về các yêu cầu cụ thể, tránh việc thiếu sót giấy tờ.
• Luôn mang theo bản gốc của tất cả các giấy tờ để cán bộ hộ tịch đối chiếu.
• Các bản sao giấy tờ thường yêu cầu phải là bản sao y công chứng hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác sẽ giúp quá trình giải quyết yêu cầu cải chính của bạn diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.

6. Quy trình thực hiện thủ tục chỉnh sửa thông tin trên Giấy đăng ký kết hôn

6.1. Các bước thực hiện từ chuẩn bị hồ sơ đến nộp kết quả

Việc chỉnh sửa thông tin ngày tháng năm sinh trên Giấy đăng ký kết hôn được tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ yêu cầu chỉnh sửa thông tin ngày tháng năm sinh trên Giấy đăng ký kết hôn bao gồm:

• Tờ khai theo mẫu quy định (Mẫu TP/HT-2020-TK.HT1 theo Thông tư 04/2020/TT-BTP).
• Bản chính Giấy chứng nhận kết hôn có thông tin ngày tháng năm sinh bị sai sót.
• Các giấy tờ, tài liệu làm căn cứ chứng minh có sai sót và thông tin chính xác:
  • Giấy khai sinh bản chính.
  • Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của người có thông tin sai sót.
  • Sổ hộ khẩu.
  • Hộ chiếu (nếu có).
  • Các giấy tờ khác có giá trị pháp lý (ví dụ: hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; học bạ, bằng tốt nghiệp...) nếu cần thiết để chứng minh tính chính xác của thông tin.
  • Các giấy tờ này cần là bản gốc để đối chiếu, và nộp kèm bản sao (có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để công chức đối chiếu).
• Giấy tờ tùy thân của người đi làm thủ tục: CCCD/Hộ chiếu bản chính của người yêu cầu (hoặc người được ủy quyền/người giám hộ).
• Văn bản ủy quyền (nếu người khác đi nộp thay, phải có công chứng/chứng thực).

Bước 2: Nộp hồ sơ

• Địa điểm nộp: Nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký kết hôn trước đây.
• Cách thức nộp:
  • Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa.
  • Gửi qua hệ thống bưu chính.
  • Nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp tỉnh (nếu địa phương có triển khai và hỗ trợ).

Bước 3: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

• Công chức tư pháp - hộ tịch tại Bộ phận Một cửa sẽ tiếp nhận hồ sơ.
• Công chức sẽ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ, đối chiếu thông tin trong tờ khai với các giấy tờ chứng minh.
• Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ: Công chức sẽ viết giấy tiếp nhận hồ sơ, ghi rõ ngày hẹn trả kết quả.
• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ: Công chức sẽ hướng dẫn cụ thể để bạn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
• Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết: Công chức sẽ từ chối và nêu rõ lý do bằng văn bản.

Bước 4: Giải quyết yêu cầu cải chính

• Thời hạn giải quyết:
  • Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
  • Trường hợp cần phải xác minh (ví dụ: cần xác minh thông tin từ cơ quan khác hoặc nguồn dữ liệu khác), thời hạn có thể kéo dài thêm không quá 03 ngày làm việc.
• Nội dung giải quyết:
  • Nếu yêu cầu cải chính có cơ sở, phù hợp với quy định của pháp luật, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ:
    • Ghi nội dung cải chính vào Sổ hộ tịch.
    • Ghi chú nội dung cải chính vào bản chính Giấy chứng nhận kết hôn của bạn. (Lưu ý: cơ quan hộ tịch sẽ không cấp lại giấy chứng nhận kết hôn mới mà chỉ ghi chú vào bản chính giấy cũ).
  • Nếu đăng ký cải chính hộ tịch không phải tại nơi đăng ký hộ tịch trước đây (trong trường hợp pháp luật cho phép), UBND cấp xã nơi tiếp nhận hồ sơ sẽ thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến UBND nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây để ghi vào Sổ hộ tịch.

Bước 5: Nhận kết quả

• Xuất trình giấy tiếp nhận hồ sơ và giấy tờ tùy thân.
• Nhận lại Giấy chứng nhận kết hôn đã được ghi chú nội dung cải chính.

6.2. Thời gian xử lý và các mốc quan trọng

• Thời hạn cơ bản: 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
  • Trong thời gian này, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ kiểm tra, xác minh (nếu cần), và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định.
  • Nếu thấy việc cải chính có cơ sở, phù hợp với quy định của pháp luật, công chức sẽ ghi vào Sổ hộ tịch và ghi chú nội dung cải chính vào bản chính Giấy chứng nhận kết hôn.
• Trường hợp cần phải xác minh thêm thông tin (ví dụ: cần xác minh từ cơ quan, tổ chức khác, hoặc có yếu tố phức tạp), thời hạn giải quyết có thể được kéo dài thêm không quá 03 ngày làm việc.
  • Như vậy, tổng thời gian tối đa để giải quyết thủ tục cải chính hộ tịch (bao gồm cả thời gian xác minh) là 06 ngày làm việc.

Căn cứ pháp lý: Khoản 2 Điều 28 Luật Hộ tịch năm 2014 

7. Chi phí, lệ phí và vấn đề tài chính liên quan

Mức thu lệ phí đối với trường hợp cải chính thông tin ngày tháng năm sinh trên Giấy đăng ký kết hôn không phải là cố định trên toàn quốc mà được quy định bởi Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trên cơ sở khung mức thu do Bộ Tài chính ban hành.

8. Xử lý trong trường hợp có yếu tố nước ngoài 

Chỉnh sửa thông tin ngày tháng năm sinh trên Giấy đăng ký kết hôn trong trường hợp có yếu tố nước ngoài có những điểm khác biệt so với trường hợp thông thường, chủ yếu về thẩm quyền và một số yêu cầu về giấy tờ. Điều này được quy định chi tiết trong Luật Hộ tịch 2014 và Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Theo đó, "Yếu tố nước ngoài" trong cải chính hộ tịch có thể hiểu là:

• Có người Việt Nam định cư ở nước ngoài.
• Có người nước ngoài.
• Sự kiện hộ tịch được đăng ký tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Thứ nhất: Về thẩm quyền giải quyết

Đối với trường hợp có yếu tố nước ngoài, thay vì Ủy ban nhân dân cấp xã, thẩm quyền cải chính hộ tịch có yếu tố nước ngoài thường thuộc về:

- Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đăng ký kết hôn hoặc nơi cư trú của người nước ngoai (nếu người nước ngoài đã đăng ký hộ tịch tại Việt Nam và có nhu cầu cải chính); Hoặc nơi người Việt Nam định cư ở nước ngoài đã đăng ký hộ tịch trước đây (nếu có).

- Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: Đối với công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài mà sự kiện hộ tịch của họ đã được đăng ký tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, hoặc cần cải chính thông tin liên quan đến quan hệ pháp luật phát sinh tại nước sở tại.

Căn cứ pháp lý:

Điều 46 Luật Hộ tịch 2014: Quy định rõ thẩm quyền của UBND cấp huyện trong việc giải quyết việc cải chính, bổ sung hộ tịch đối với người nước ngoài đã đăng ký hộ tịch tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài.

Thứ hai: Về hồ sơ

Hồ sơ về cơ bản vẫn tương tự như cải chính hộ tịch thông thường nhưng có một số lưu ý:

• Tờ khai: Tờ khai theo mẫu quy định (Mẫu TP/HT-2020-TK.HT1).
• Giấy tờ chứng nhận kết hôn bản chính: Để cơ quan có thẩm quyền ghi chú nội dung cải chính.
• Các giấy tờ chứng minh sai sót và thông tin chính xác:
  • Giấy khai sinh bản chính (nếu có và là căn cứ chính).
  • Hộ chiếu của người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài.
  • Các giấy tờ tùy thân khác (CCCD/Thẻ thường trú/Thẻ tạm trú) của người yêu cầu.
  • Các giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp có liên quan đến việc cải chính, đã được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng sang tiếng Việt. (Ví dụ: giấy khai sinh, giấy tờ tùy thân của nước ngoài có thông tin chính xác).
  • Giấy tờ chứng minh nơi cư trú (nếu nộp hồ sơ tại nơi cư trú).
• Văn bản ủy quyền: Nếu không phải người có thông tin sai sót trực tiếp đi nộp (phải có công chứng/chứng thực).
• Bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm bản chính để đối chiếu của tất cả các giấy tờ liên quan.

Thứ ba: Về quy trình thực hiện

Quy trình cơ bản vẫn theo các bước như đã trình bày ở phần quy trình giải quyết. Tuy nhiên, có thể có thêm bước xác minh thông tin với cơ quan nước ngoài nếu cần thiết. Một trong những điểm quan trọng đó là, khi cải chính hộ tịch có yếu tố nước ngoài, việc hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng các giấy tờ do nước ngoài cấp là điều bắt buộc và rất quan trọng để hồ sơ được chấp nhận.

Cách thức nộp: Trực tiếp tại UBND cấp huyện hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, hoặc qua bưu chính, hoặc qua cổng dịch vụ công trực tuyến (nếu có hỗ trợ). 

Thứ tư: Về thời hạn giải quyết

• Thời hạn giải quyết cơ bản vẫn là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Tuy nhiên, trong trường hợp cần xác minh (đặc biệt khi có yếu tố nước ngoài, cần xác minh thông tin với cơ quan nước ngoài hoặc Bộ Ngoại giao), thời hạn có thể kéo dài thêm không quá 03 ngày làm việc.
• Đối với các thủ tục tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, thời hạn này có thể dài hơn một chút do yếu tố địa lý và thủ tục hành chính giữa các quốc gia. (Ví dụ: Một số quy định có thể nêu 5 ngày làm việc, hoặc 10 ngày nếu cần xác minh).

Căn cứ pháp lý:

• Khoản 2 Điều 28 Luật Hộ tịch 2014: Áp dụng chung cho cả trường hợp có yếu tố nước ngoài về thời hạn giải quyết.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi.  Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900.6162 để được giải đáp. Rất mong nhận được sự hợp tác.