1. Cơ sở pháp lý
Trong những năm gần đây, việc triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã được Bộ Tài chính đẩy mạnh với mục tiêu xây dựng một môi trường kinh doanh lành mạnh và hạn chế các hiện tượng gian lận thuế. Hóa đơn điện tử là một hình thức thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống, với các thông tin về giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Việc áp dụng HĐĐT không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ hóa đơn mà còn nâng cao tính chính xác và minh bạch trong hoạt động kế toán và quản lý thuế. HĐĐT còn giúp cơ quan quản lý nhà nước dễ dàng theo dõi và kiểm soát các giao dịch thương mại, qua đó góp phần vào việc chống gian lận thuế và giảm thiểu tình trạng trốn thuế.
Những lợi ích rõ ràng của hóa đơn điện tử đã dẫn đến việc Chính phủ và Bộ Tài chính tích cực thúc đẩy chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT trên toàn quốc. Chính phủ đã triển khai nhiều chính sách và biện pháp hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi này, đồng thời tổ chức các chương trình đào tạo và tuyên truyền nhằm nâng cao nhận thức và kỹ năng của người sử dụng. Những nỗ lực này không chỉ giúp cải thiện hiệu quả quản lý thuế mà còn góp phần vào việc thúc đẩy nền kinh tế số phát triển mạnh mẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho sự hội nhập và phát triển bền vững của nền kinh tế quốc dân.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được ban hành vào ngày 19 tháng 10 năm 2020, và Thông tư 78/2021/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 17 tháng 9 năm 2021, đã quy định rõ ràng về lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc. Theo các quy định này, trước ngày 1 tháng 7 năm 2022, việc áp dụng hóa đơn điện tử chỉ bắt buộc đối với các cơ sở kinh doanh mà cơ quan thuế đã thông báo chuyển đổi và các cơ sở này phải đáp ứng được các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin theo quy định tại Điều 60 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp và cơ sở kinh doanh sẽ chỉ được yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử nếu họ đã có đủ điều kiện công nghệ cần thiết, như hệ thống phần mềm và thiết bị hỗ trợ.
Ngoài việc yêu cầu bắt buộc, các quy định cũng khuyến khích các cơ quan, tổ chức và cá nhân đã đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thực hiện việc áp dụng hóa đơn điện tử. Theo khoản 1 Điều 11 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, các cơ quan, tổ chức và cá nhân này không chỉ được khuyến khích mà còn có thể được hưởng các hỗ trợ và ưu đãi từ cơ quan quản lý để thực hiện chuyển đổi một cách thuận lợi và hiệu quả. Các chính sách này nhằm tạo điều kiện thuận lợi và khuyến khích sự tham gia của mọi thành phần kinh tế trong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý thuế và thúc đẩy nền kinh tế số phát triển bền vững.
2. Lộ trình triển khai hóa đơn điện tử
Từ ngày 1 tháng 7 năm 2022, việc áp dụng hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh trên toàn quốc, trừ một số trường hợp đặc biệt. Cụ thể, những cơ sở như doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, cũng như hộ và cá nhân kinh doanh tại các khu vực có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn sẽ không bắt buộc phải chuyển đổi nếu họ không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử và không có hệ thống phần mềm kế toán phù hợp.
Như vậy, từ ngày 1 tháng 7 năm 2022, ngoại trừ những trường hợp được miễn trừ theo quy định, tất cả các đối tượng trên sẽ phải ngừng sử dụng hóa đơn giấy và chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình quản lý thuế mà còn thúc đẩy sự minh bạch và hiệu quả trong các giao dịch kinh doanh.
Trên thực tế, việc áp dụng hóa đơn điện tử đã được triển khai đồng bộ tại tất cả 63 tỉnh, thành phố trên cả nước từ tháng 4 năm 2022. Tuy nhiên, do thời gian áp dụng còn ngắn và những yêu cầu kỹ thuật cần thiết cho việc chuyển đổi còn phức tạp, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải không ít khó khăn trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử. Những vướng mắc này bao gồm các vấn đề về hạ tầng công nghệ, đào tạo nhân sự, và tích hợp hệ thống phần mềm kế toán. Chính vì vậy, cần có sự hỗ trợ và hướng dẫn thêm từ các cơ quan chức năng để giúp các doanh nghiệp và cơ sở kinh doanh vượt qua các khó khăn này và thực hiện chuyển đổi một cách hiệu quả.
Theo báo cáo mới nhất của Tổng cục Thuế, tính đến hết ngày 21 tháng 4 năm 2024, tổng số lượng hóa đơn điện tử mà cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý đã ước đạt 7,48 tỷ hóa đơn. Trong số này, có 2,08 tỷ hóa đơn được cấp mã, còn lại hơn 5,4 tỷ hóa đơn không có mã. Số lượng hóa đơn điện tử được ghi nhận cho thấy sự phổ biến và áp dụng rộng rãi của hệ thống hóa đơn điện tử trong các giao dịch kinh doanh trên toàn quốc.
Để khuyến khích người dân và doanh nghiệp tích cực sử dụng hóa đơn điện tử, Tổng cục Thuế đã triển khai Chương trình “Hóa đơn may mắn” tại 63 tỉnh, thành phố trên toàn quốc. Chương trình này nhằm thúc đẩy việc sử dụng hóa đơn điện tử bằng cách tạo động lực cho các cá nhân và tổ chức thông qua việc trao thưởng. Kết quả của chương trình từ ngày 1 tháng 1 năm 2023 đến ngày 31 tháng 12 năm 2023, ngành Thuế đã tổ chức trao tổng cộng 3.816 giải thưởng với tổng giá trị lên tới 10,2 tỷ đồng. Đây là một trong những nỗ lực lớn của cơ quan thuế để tăng cường sự chấp nhận và sử dụng hóa đơn điện tử, đồng thời góp phần vào việc cải thiện hiệu quả quản lý thuế và nâng cao tính minh bạch trong các giao dịch kinh doanh.
3. Ưu điểm của việc áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc
Việc áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc mang lại nhiều ưu điểm rõ ràng cho các bên liên quan, bao gồm cơ quan thuế, doanh nghiệp, và người tiêu dùng.
Đối với cơ quan thuế:
Tăng cường quản lý thuế, chống thất thu: Hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế nắm bắt được thông tin giao dịch một cách chính xác và kịp thời. Nhờ vào hệ thống theo dõi trực tuyến, cơ quan thuế có thể dễ dàng phát hiện và ngăn chặn các hành vi gian lận thuế, giúp tăng cường quản lý thuế và giảm thiểu thất thu ngân sách nhà nước.
Nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra, giám sát: Việc tiếp nhận và xử lý hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế thực hiện các công tác kiểm tra và giám sát hiệu quả hơn. Các dữ liệu hóa đơn được lưu trữ và quản lý trên hệ thống điện tử, giúp cơ quan thuế dễ dàng truy cập, phân tích và theo dõi các giao dịch một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp giảm thiểu công việc thủ công và nâng cao chất lượng công tác kiểm tra.
Đối với doanh nghiệp:
Giảm chi phí in ấn, lưu trữ: Việc chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí liên quan đến in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn. Do hóa đơn điện tử không yêu cầu các tài liệu giấy, doanh nghiệp có thể giảm bớt chi phí và công sức cho việc quản lý tài liệu.
Nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp: Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi các giao dịch mua bán. Các dữ liệu được lưu trữ một cách hệ thống và dễ truy cập, từ đó giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các hoạt động tài chính và kế toán. Điều này không chỉ tăng cường khả năng quản lý mà còn hỗ trợ trong việc lập báo cáo tài chính và lập kế hoạch kinh doanh.
Tích hợp với các phần mềm kế toán: Hóa đơn điện tử có thể được tích hợp trực tiếp vào các phần mềm kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng. Sự tích hợp này giúp tự động hóa quy trình kế toán, từ việc nhập dữ liệu đến việc xử lý và báo cáo, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
Đối với người tiêu dùng:
Đảm bảo quyền lợi khi mua hàng hóa, dịch vụ: Hóa đơn điện tử cung cấp chứng từ hợp pháp cho người tiêu dùng khi thực hiện giao dịch mua hàng hóa và dịch vụ. Điều này giúp bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng, đảm bảo họ có tài liệu chính thức để yêu cầu đổi trả hoặc khiếu nại nếu có vấn đề xảy ra.
Dễ dàng đối chiếu hóa đơn: Với hóa đơn điện tử, người tiêu dùng có thể dễ dàng lưu trữ và tra cứu hóa đơn khi cần thiết. Các dữ liệu hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống điện tử có thể được truy cập bất kỳ lúc nào, giúp người tiêu dùng thuận tiện hơn trong việc theo dõi và đối chiếu các giao dịch đã thực hiện.
Xem thêm bài viết: Tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử có bắt buộc hay không?
Khi quý khách có thắc mắc về quy định pháp luật, vui lòng liên hệ đến hotline 19006162 hoặc gửi thư tư vấn đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để được tư vấn, giải đáp quy định pháp luật nhanh chóng và kịp thời.
