Mục lục bài viết

1. Sổ công chứng là gì?
1.1. Công chứng là gì?
1.2. Sổ công chứng là gì?
2. Quy định về sổ công chứng và số công chứng
3. Lập, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng

1. Sổ công chứng là gì?

1.1. Công chứng là gì?

Tại Việt Nam, lĩnh vực công chứng bắt đầu xuất hiện vào năm 1987 và được quy định tại Thông tư 574/QLTPK ngày 10/10/1987. Công chứng là một hoạt động do nhà nước thực hiện với mục tiêu hỗ trợ cơ quan, tổ chức và công dân trong việc lập và xác nhận các văn bản và sự kiện có tính pháp lý, từ đó hợp pháp hóa chúng và tạo ra hiệu lực thực hiện.

Thông tư này có ý nghĩa vô cùng quan trọng, đánh dấu sự ra đời của hệ thống công chứng do nhà nước Việt Nam quản lý. Theo thời gian, các văn bản pháp lý liên quan đến công chứng đã được điều chỉnh và hoàn thiện để phản ánh thực tế ở từng giai đoạn cụ thể. Đến năm 2014, Luật Công chứng 2014 đã được Quốc hội thông qua vào ngày 20/06/2014 và có hiệu lực từ ngày 01/01/2015, quy định về công chứng như sau:

Công chứng là việc công chứng viên, là thành viên của một tổ chức hành nghề công chứng, thực hiện hành vi xác nhận tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng và giao dịch dân sự bằng văn bản (được gọi là hợp đồng và giao dịch), đảm bảo tính hợp pháp, chính xác và không vi phạm đạo đức xã hội trong các bản dịch giấy tờ và văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại.

Theo quy định này, công chứng đề cập đến việc công chứng viên, làm việc trong một tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công chứng, thực hiện hành vi xác nhận tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng và giao dịch dân sự bằng văn bản; cũng như xác nhận tính chính xác và không vi phạm đạo đức xã hội trong các bản dịch giấy tờ từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại.

Công chứng có các đặc điểm sau đây:

- Công chứng là một hoạt động do các công chứng viên, hoạt động trong tổ chức công chứng, thực hiện theo quy định của pháp luật về công chứng.

- Đối tượng yêu cầu công chứng có thể là cá nhân hoặc tổ chức, bất kể họ là người Việt Nam hay người nước ngoài, nếu họ cần công chứng cho các giao dịch dân sự bằng văn bản hoặc các bản dịch.

- Nội dung của công chứng bao gồm việc xác định tính hợp pháp của các giao dịch dân sự bằng văn bản và xác nhận tính chính xác, hợp pháp, không vi phạm đạo đức xã hội của các bản dịch giấy tờ và văn bản.

- Có hai loại giao dịch có thể được công chứng: công chứng tự nguyện, khi cá nhân hoặc tổ chức tự yêu cầu công chứng cho các giao dịch mà họ thực hiện (ví dụ như hợp đồng vay tài sản không thế chấp hoặc lập di chúc); và công chứng bắt buộc, khi pháp luật yêu cầu công chứng cho các giao dịch cụ thể (ví dụ như hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất hoặc quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất).

Việc công chứng là một quá trình cực kỳ quan trọng và tạo ra mối ràng buộc pháp lý giữa các bên tham gia giao dịch, đặc biệt là đối với các giao dịch bắt buộc phải công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam (như chuyển nhượng đất đai hoặc mua bán xe ô tô). Ngoài ra, khi công chứng các văn bản cho các giao dịch không bắt buộc theo quy định pháp luật, nó giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và ngăn ngừa sự xảy ra của tranh chấp sau quá trình giao dịch.

1.2. Sổ công chứng là gì?

Trong lĩnh vực công chứng, một trong những nhiệm vụ cần thực hiện trước khi tổ chức công chứng bắt đầu hoạt động chính thức là việc lập sổ công chứng theo quy định của pháp luật. Mục tiêu của việc lập sổ công chứng là để theo dõi và quản lý các hoạt động công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng. Sổ công chứng, do nhà nước ban hành mẫu và quy định cụ thể, được sử dụng để ghi chép và theo dõi các công việc liên quan đến công chứng, và việc sử dụng sổ công chứng phải tuân theo quy định của pháp luật.

Theo quy định tại Điều 25 của Thông tư 01/2021/TT-BTP, được sáng tạo để thi hành Luật công chứng, được quy định rõ ràng rằng sổ công chứng có chức năng theo dõi và quản lý các công việc công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng. Điều này có nghĩa là sổ công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý hoạt động công chứng tại các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công chứng.

2. Quy định về sổ công chứng và số công chứng

Dựa theo Điều 25 của Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021, hướng dẫn cụ thể việc thực thi Luật Công chứng, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã đưa ra quy định về sổ công chứng và số công chứng như sau:

- Sổ công chứng được sử dụng để theo dõi và quản lý các hoạt động công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng. Sổ này phải được lập hàng năm, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12. Sổ phải được đánh số trang và viết liên tiếp theo thứ tự từ số 01 đến khi sổ đầy, không được để trống bất kỳ trang nào. Các sổ phải được đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật.

Khi năm kết thúc, tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện đóng kỳ sổ và thực hiện thống kê tổng số công chứng đã thực hiện trong năm. Người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng phải xác nhận, ký tên và đóng dấu lên sổ.

Sổ công chứng được thiết kế theo mẫu gồm hai loại: sổ công chứng hợp đồng, giao dịch (Mẫu TP-CC-27) và sổ công chứng bản dịch (Mẫu TP-CC-28).

- Số công chứng là số thứ tự ghi trong sổ công chứng, đi kèm với quyển số, năm thực hiện công chứng và ký hiệu loại công chứng (hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch). Số thứ tự ghi trên sổ công chứng phải được liên tục, bắt đầu từ số 01 và kết thúc vào cuối năm, không kèm theo chữ cái. Trong trường hợp năm chưa kết thúc mà cần sử dụng sổ khác, số thứ tự tiếp theo của sổ mới phải được sử dụng.

Số ghi trên văn bản công chứng phải tương ứng với số công chứng đã ghi trong sổ công chứng.

- Nếu tổ chức hành nghề công chứng sử dụng sổ công chứng điện tử, thì hàng tháng, phải in và đóng thành sổ giấy, sau đó đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật. Quá trình lập sổ, ghi sổ và đóng kỳ sổ phải tuân thủ quy định của pháp luật.

Điều này giúp tổ chức hành nghề công chứng duy trì sự hiệu quả và tính chính xác trong việc quản lý và theo dõi hoạt động công chứng của họ.

3. Lập, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng

Dựa trên Điều 26 của Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021, hướng dẫn chi tiết việc thực hiện Luật Công chứng, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã quy định về việc lập, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng như sau:

Tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện việc lập, bảo quản và lưu trữ các loại sổ sau đây:

- Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch và sổ công chứng bản dịch theo hướng dẫn của quy định;

- Sổ theo dõi việc sử dụng lao động (Mẫu TP-CC-29).

Sổ theo dõi sử dụng lao động phải ghi rõ ngày mở sổ, ngày khóa sổ và phải được đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật;

- Ngoài ra, tổ chức cũng phải lập, bảo quản và lưu trữ các loại sổ như sổ văn thư, sổ lưu trữ, sổ kế toán, sổ tài chính và các loại sổ khác theo quy định của pháp luật liên quan.

Việc lập, bảo quản, và lưu trữ các loại sổ này phải tuân thủ theo quy định của pháp luật liên quan đến công chứng, lưu trữ tài liệu, thống kê, thuế, tài chính, và bất kỳ quy định pháp luật nào khác có liên quan đến hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng.